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Sie können verfolgen, wann Datensätze in einer Tabelle zuletzt geändert wurden. Dazu verwenden Sie ein Formular mit einem Makro. Wenn das Formular zum Ändern eines Datensatzes verwendet wird, speichert das Makro Datum und Uhrzeit in der Tabelle. Nur Datum und Uhrzeit der letzten Änderung werden gespeichert.

 Tipp   Wenn Sie verfolgen möchten, wann Datensätze erstellt werden, Änderungen jedoch nicht von Interesse sind, erstellen Sie ein entsprechendes Feld in der Tabelle, und verwenden Sie die Eigenschaft Standardwert des Felds, um jeden Datensatz bei der Erstellung mit einem Zeitstempel zu versehen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

• Übersicht

• Voraussetzungen

• Schritt 1: Hinzufügen von Zeitstempelfeldern zu einer Tabelle

• Schritt 2: Erstellen eines Makros zum Aufzeichnen von Datum und Uhrzeit

• Schritt 3: Hinzufügen des Makros zu einem Dateneingabeformular

Übersicht

Zum Aufzeichnen von Datum und Uhrzeit, zu der Datensätze in einer Tabelle geändert werden, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1: Hinzufügen von Feldern zu einer Tabelle  Sie benötigen einen Ort zum Speichern von Datum und Uhrzeit, bevor Sie diese erfassen können. Zunächst werden Felder in der Tabelle mit den Datensätzen erstellt, die Sie verfolgen möchten. Um Datum und Uhrzeit zu erfassen, erstellen Sie ein Feld für das Datum und ein Feld für die Uhrzeit. Wenn Sie nur das Datum oder nur die Uhrzeit erfassen möchten, können Sie auch lediglich das erforderliche Feld erstellen.

Schritt 2: Erstellen eines Makros zum Aufzeichnen von Datum und Uhrzeit  Abhängig davon, ob Sie das Datum, die Uhrzeit oder beides aufzeichnen möchten, weist das Makro ein oder zwei Aktionen auf. Wenn Sie das Makro schreiben, geben Sie nur die Felder an, in denen Datum und Uhrzeit gespeichert werden, und nicht die Tabelle, die diese Felder enthält. Auf diese Weise können Sie das Makro problemlos für andere Tabellen und Formulare wiederverwenden.

Schritt 3: Hinzufügen des Makros zu einem Dateneingabeformular  Sie fügen das Makro zur Eigenschaft Vor Aktualisierung des Formulars hinzu, das Sie zum Bearbeiten von Datensätzen in der Tabelle verwenden. Wenn Sie andere Formulare zum Bearbeiten von Datensätzen in der Tabelle verwenden, können Sie das Makro auch zu jedem dieser Formulare hinzufügen. Auf diese Weise können Sie Datum und Uhrzeit unabhängig von dem Formular erfassen, das zum Bearbeiten des Datensatzes verwendet wird.

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Voraussetzungen

Beachten Sie Folgendes:

• Die Benutzer müssen Makros in der Datenbank aktivieren. Wenn ein Benutzer die Datenbank öffnet und Makros nicht aktiviert, versieht das Makro die Datensätze nicht mit einem Zeitstempel. Wenn Sie die Datenbank an einem vertrauenswürdigen Speicherort (Vertrauenswürdiger Speicherort: Ein Ordner oder Dateipfad auf einem Computer oder ein Speicherort im Internet, von dem aus Code sicher ausgeführt werden kann. Zu den vertrauenswürdigen Standardspeicherorten gehören die Ordner "Templates", "Addins" und "Startup". Sie können auch eigene vertrauenswürdige Speicherorte angeben.) speichern, werden Makros automatisch aktiviert.
• Wenn ein Benutzer Datensätze bearbeitet, jedoch kein Dateneingabeformular verwendet, in dem das Makro für Zeitstempel enthalten ist, werden die vom Benutzer bearbeiteten Datensätze nicht mit Zeitstempeln versehen.
• Da Datum und Uhrzeit in Tabellenfeldern gespeichert werden, werden die Werte in diesen Feldern bei jeder Änderung eines Datensatzes überschrieben. Dies bedeutet, dass Sie nur Datum und Uhrzeit der letzten Änderung speichern können.
• Wenn Sie nur Datum und Uhrzeit der Erstellung eines Datensatzes erfassen möchten, fügen Sie ein Feld zur Tabelle hinzu, und setzen Sie die Eigenschaft Standardwert dieses Felds auf Jetzt() oder Datum().

  Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

• Wenn die Datenbankdatei ein älteres Dateiformat aufweist und Sicherheitsfunktionen auf Benutzerebene verwendet, müssen Sie über die Berechtigungen zum Ändern des Tabellenentwurfs und der Formulare verfügen, die zum Bearbeiten der jeweiligen Datensätze verwendet werden.

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Schritt 1: Hinzufügen von Zeitstempelfeldern zu einer Tabelle

Erstellen Sie Felder zum Speichern der Informationen.

1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.
2. Führen Sie eine oder beide der folgenden Aktionen aus:
   • Erstellen Sie ein Feld zum Speichern des Datums.  Geben Sie in der Spalte Feldname des Entwurfsfensters den Eintrag Geändert am in eine neue Zeile ein, und wählen Sie anschließend Datum/Uhrzeit in der Spalte Datentyp aus.
   • Erstellen Sie ein Feld zum Speichern der Uhrzeit.  Geben Sie in der Spalte Feldname des Entwurfsfensters den Eintrag Geändert um in eine neue Zeile ein, und wählen Sie anschließend Datum/Uhrzeit in der Spalte Datentyp aus.
3. Drücken Sie STRG+S, um die Änderungen zu speichern.

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Schritt 2: Erstellen eines Makros zum Aufzeichnen von Datum und Uhrzeit

Nachdem Sie die Felder erstellt haben, erstellen Sie ein Makro, um diese Felder mit Zeitstempeln zu versehen. Damit das Makro für andere Tabellen wiederverwendet werden kann, verweisen Sie nur auf die Feldnamen und nicht auf die Tabellennamen.

 Hinweis   Wenn Sie nur das Datum oder nur die Uhrzeit aufzeichnen möchten, lassen Sie die nicht benötigte Makroaktion aus.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Makro. Wenn dieser Befehl nicht verfügbar ist, klicken Sie auf den Pfeil unter entweder der Schaltfläche Modul oder der Schaltfläche Klassenmodul, und klicken Sie dann auf Makro.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Alle Aktionen anzeigen.
3. Wählen Sie in der ersten leeren Zeile der Spalte Aktion die Option SetzenWert aus.
4. Geben Sie am unteren Rand des Entwurfsfensters unter Aktionsargumente im Feld Element den Eintrag [Geändert am] ein.
5. Geben Sie im Feld Ausdruck den Eintrag Datum() ein.
6. Wählen Sie in der ersten leeren Zeile der Spalte Aktion die Option SetzenWert aus.
7. Geben Sie am unteren Rand des Entwurfsfensters unter Aktionsargumente im Feld Element den Eintrag [Geändert um] ein.
8. Geben Sie im Feld Ausdruck den Eintrag Zeit() ein.
9. Drücken Sie STRG+S, und geben Sie dann im Dialogfeld Speichern unter den Eintrag Datum der letzten Änderung ein.

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Schritt 3: Hinzufügen der Felder und des Makros zu einem Dateneingabeformular

Nach dem Erstellen des Makros fügen Sie dieses zu jedem Dateneingabeformular hinzu, das von Benutzern zum Eingeben von Daten in die entsprechende Tabelle verwendet wird.

1. Öffnen Sie das Dateneingabeformular in der Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.
3. Ziehen Sie in der Feldliste unter Für diese Ansicht verfügbare Felder die Felder Geändert am und Geändert um in das Formular. Passen Sie die Größe und Anordnung der Felder auf dem Formular nach Bedarf an.
4. Wenn das Eigenschaftenblatt nicht bereits angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
5. Vergewissern Sie sich, dass auf dem Eigenschaftenblatt die Option Auswahltyp auf Formular gesetzt ist.

    Tipp   Zum Ändern von Auswahltyp klicken Sie in der Dropdownliste auf den gewünschten Typ.

6. Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Ereignis.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Ereignis auf den Pfeil im Feld Vor Aktualisierung, und klicken Sie dann auf Datum der letzten Änderung.
8. Wenn Sie mehrere Formulare zum Bearbeiten von Datensätzen verwenden, wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes dieser Formulare.
9. Um zu überprüfen, ob das Makro ordnungsgemäß funktioniert, öffnen Sie das Formular in der Formularansicht, bearbeiten einen Datensatz und drücken dann UMSCHALT+F9. Das Datum und die Uhrzeit, zu der Sie den Datensatz bearbeitet haben, sollten angezeigt werden.

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