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Es kann ratsam sein, Datenbanken aufzuteilen, die von mehreren Personen über ein Netzwerk gemeinsam verwendet werden. Durch das Aufteilen einer gemeinsam verwendeten Datenbank kann deren Leistung verbessert und die Gefahr einer Beschädigung von Datenbankdateien verringert werden.

 Hinweis   Das Aufteilen einer Datenbank entspricht nicht dem Archivieren einer Datenbank. Daher wird das Archivieren von Daten in diesem Thema nicht behandelt. Sie archivieren Daten, indem Sie ältere Datensätze regelmäßig in eine andere Datenbank verschieben. Der Grund dafür kann sein, dass die Datenbankdatei zu schnell die maximale Dateigröße erreicht oder dass Sie die Datenbankdatei klein und die Daten nach Zeitraum geordnet halten möchten. Daten können nicht durch Aufteilen einer Datenbank archiviert werden.

• Übersicht

• Voraussetzungen

• Aufteilen der Datenbank

• Verteilen der Front-End-Datenbank

Übersicht

Beim Aufteilen einer Datenbank ordnen Sie diese in zwei Dateien an: einer Back-End-Datenbank, die die Datentabellen enthält, und einer Front-End-Datenbank, die alle anderen Datenbankobjekte enthält, z. B. Abfragen, Formulare und Berichte. Jeder Benutzer interagiert mit den Daten anhand einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank.

Zum Aufteilen einer Datenbank verwenden Sie den Assistenten zur Datenbankaufteilung. Nachdem Sie die Datenbank aufgeteilt haben, müssen Sie die Front-End-Datenbank an die Benutzer verteilen.

Vorteile einer aufgeteilten Datenbank

Die Vorteile einer aufgeteilten Datenbank umfassen Folgendes:

• Verbesserte Leistung  Die Leistung der Datenbank wird in der Regel wesentlich gesteigert, da nur die Daten über das Netzwerk gesendet werden. Bei einer gemeinsam verwendeten Datenbank, die nicht aufgeteilt ist, werden die Datenbankobjekte selbst (Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module) und nicht nur die Daten über das Netzwerk gesendet.
• Höhere Verfügbarkeit  Da nur die Daten über das Netzwerk gesendet werden, können Datenbanktransaktionen, z. B. Datensatzbearbeitungen, schneller durchgeführt werden, wodurch sich eine bessere Verfügbarkeit der Daten zur Bearbeitung ergibt.
• Verbesserte Sicherheit  Wenn Sie die Back-End-Datenbank auf einem Computer mit NTFS-Dateisystem speichern, können Sie NTFS-Sicherheitsfeatures zum Schutz Ihrer Daten verwenden. Da die Benutzer mithilfe verknüpfter Tabellen auf die Back-End-Datenbank zugreifen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Angreifer unautorisierten Zugriff auf die Daten erhalten, indem Sie sich die Front-End-Datenbank aneignen oder sich als autorisierter Benutzer ausgeben. Windows XP, Windows Vista und Windows Server 2003 verwenden standardmäßig das NTFS-Dateisystem. Wenn Sie nicht sicher sind, welches Dateisystem Ihr Dateiserver verwendet, wenden Sie sich an den Systemadministrator. Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, können Sie den Befehl msinfo32 ausführen, um das Dateisystem selbst zu ermitteln.

  Wie wird msinfo32 zum Überprüfen des Dateisystems verwendet?

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start und anschließend auf Ausführen.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Ausführen den Eintrag msinfo32 ein, und klicken Sie auf OK.
  3. Klicken Sie unter Systemübersicht auf das Pluszeichen neben Komponenten.
  4. Klicken Sie unter Komponenten auf das Pluszeichen neben Speicher, und klicken Sie dann auf Laufwerke. Im Dialogfeld werden Informationen über die verfügbaren Laufwerke im Bereich auf der rechten Seite angezeigt.
• Verbesserte Zuverlässigkeit  Wenn ein Benutzer auf ein Problem stößt und die Datenbank unerwartet geschlossen wird, ist eine Beschädigung von Datenbankdateien normalerweise auf die Kopie der Front-End-Datenbank beschränkt, die der Benutzer geöffnet hatte. Da der Benutzer nur über verknüpfte Tabellen auf Daten in der Back-End-Datenbank zugreift, ist eine Beschädigung der Back-End-Datenbankdatei weniger wahrscheinlich.
• Flexible Entwicklungsumgebung  Da jeder Benutzer mit einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank arbeitet, können Abfragen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte von jedem Benutzer unabhängig entwickelt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf andere Benutzer hat. Ebenso können Sie eine neue Version der Front-End-Datenbank entwickeln und verteilen, ohne den Zugriff auf die Daten zu unterbrechen, die in der Back-End-Datenbank gespeichert sind.

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Voraussetzungen

Bevor Sie eine Datenbank aufteilen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Sie sollten eine Datenbank vor dem Aufteilen immer sichern. Wenn Sie eine Datenbank aufteilen und sich dann entschließen, die Aufteilung der Datenbank rückgängig zu machen, können Sie das Original anhand der Sicherungskopie wiederherstellen.
• Das Aufteilen einer Datenbank kann möglicherweise längere Zeit in Anspruch nehmen. Sie sollten die Benutzer benachrichtigen, damit diese die Datenbank während der Aufteilung nicht verwenden. Wenn ein Benutzer Daten ändert, während Sie die Datenbank aufteilen, sind die Änderungen nicht in der Back-End-Datenbank enthalten.

   Tipp   Ändert ein Benutzer Daten, während Sie die Datenbank aufteilen, können Sie die neuen Daten nach der Aufteilung in die Back-End-Datenbank importieren.

• Das Aufteilen einer Datenbank stellt eine Möglichkeit zur gemeinsamen Verwendung von Daten dar, doch muss dazu jeder Benutzer der Datenbank über eine Version von Microsoft Office Access verfügen, die mit dem Dateiformat der Back-End-Datenbank kompatibel ist. Wenn die Back-End-Datenbankdatei beispielsweise das ACCDB-Dateiformat verwendet, können Benutzer nicht mit Access 2003 auf die Daten zugreifen.
• Möglicherweise möchten Sie ein älteres Access-Dateiformat für die Back-End-Datenbank verwenden, falls Sie Features nutzen, die nicht mehr unterstützt werden. Falls Sie beispielsweise Datenzugriffsseiten verwenden, können Sie diese weiterhin nutzen, wenn die Back-End-Datenbank ein früheres Dateiformat aufweist, das Datenzugriffsseiten unterstützt. Sie können dann für die Front-End-Datenbank das neue Dateiformat verwenden, sodass die Benutzer die Vorteile des neuen Formats nutzen können. Beachten Sie, dass Sie Daten in einer Datenzugriffsseite nicht mit Access 2007 ändern können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Aufteilen der Datenbank

1. Erstellen Sie auf Ihrem Computer eine Kopie der Datenbank, die Sie aufteilen möchten. Beginnen Sie mit der Datenbankdatei auf Ihrer lokalen Festplatte, nicht mit der auf der Netzwerkfreigabe. Wenn die Datenbankdatei derzeit auf Ihrer lokalen Festplatte freigegeben ist, können Sie sie an dieser Position belassen.
2. Öffnen Sie die Kopie der Datenbank, die sich auf der lokalen Festplatte befindet.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Daten verschieben auf Access-Datenbank. Der Assistent zur Datenbankaufteilung wird gestartet.
4. Klicken Sie auf Datenbank aufteilen.
5. Geben Sie im Dialogfeld Back-End-Datenbank erstellen einen Namen, einen Dateityp und einen Speicherort für die Back-End-Datenbankdatei an.

     Hinweise  

   • Verwenden Sie nach Möglichkeit den von Access vorgeschlagenen Namen. Bei diesem Namen wird der ursprüngliche Dateiname beibehalten und angegeben, dass es sich bei der Datenbank um eine Back-End-Datenbank handelt, indem unmittelbar vor der Dateinamenerweiterung die Zeichenfolge _be in den Namen eingefügt wird.
   • Ändern Sie den Dateityp nur dann, wenn einige Benutzer für den Zugriff auf die Daten eine frühere Version von Access verwenden.
   • Sie können den Pfad zum Netzwerkspeicherort im Feld Dateiname vor dem Dateinamen eingeben. Wenn der Netzwerkspeicherort für die Back-End-Datenbank beispielweise \\server1\share1\ ist und der Dateiname für die Back-End-Datenbank MyDB_be.accdb lautet, können Sie in das Feld Dateiname den Eintrag \\server1\share1\MyDB_be.accdb eingeben.
   • Der von Ihnen gewählte Speicherort muss für alle Benutzer der Datenbank verfügbar sein. Da Laufwerkverbindungen unterschiedlich sein können, sollten Sie den UNC (UNC: Akronym für Universal Naming Convention (auch Uniform Naming Convention). Das System zum Benennen von Dateien zwischen den Computern in einem Netzwerk, damit eine Datei auf einem Computer denselben Pfadnamen aufweist, wenn auf sie von den anderen Computern im Netzwerk zugegriffen wird.)-Pfad des Speicherorts statt eines verbundenen Laufwerkbuchstabens angeben.

6. Bei Beendigung des Assistenten wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

Die Datenbank ist nun aufgeteilt. Die Front-End-Datenbank ist die Datei, mit der Sie begonnen haben (die Kopie der ursprünglich freigegebenen Datenbank), und die Back-End-Datenbank befindet sich an dem Netzwerkspeicherort, den Sie in Schritt 5 dieses Verfahrens angegeben haben.

Einschränken von Änderungen des Entwurfs der Front-End-Datenbank

Um Änderungen an der verteilten Front-End-Datenbank einzuschränken, können Sie diese als kompilierte Binärdatei (ACCDE-Datei) speichern. In Access 2007 ist eine kompilierte Binärdatei eine Datenbankanwendungsdatei, die mit dem gesamten kompilierten VBA-Code gespeichert wurde. In einer von Access kompilierten Binärdatei gibt es keinen VBA-Quellcode mehr. Die Benutzer können den Entwurf von Objekten in einer ACCDE-Datei nicht ändern.

1. Öffnen Sie die Front-End-Datenbankdatei (ACCDB), die Sie als kompilierte Binärdatei (ACCDE) speichern möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Datenbanktools auf ACCDE erstellen.
3. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Verteilen der Front-End-Datenbank

Nachdem Sie die Datenbank aufgeteilt haben, verteilen Sie die Front-End-Datenbank an die Benutzer, damit diese mit der Verwendung der Datenbank beginnen können.

Führen Sie dazu eine der folgenden Aktionen aus:

• Senden Sie eine E-Mail-Nachricht an die Datenbankbenutzer, und hängen Sie die Front-End-Datenbankdatei an die Nachricht an. Fügen Sie alle Anweisungen bei, um den Benutzern die sofortige Nutzung der Front-End-Datenbank zu erleichtern.
• Speichern Sie die Front-End-Datenbankdatei an einem Netzwerkspeicherort, auf den alle Datenbankbenutzer zugreifen können. Senden Sie dann eine E-Mail-Nachricht an die Benutzer, in der sowohl der Netzwerkspeicherort als auch weitere Anweisungen enthalten sind, die für den Zugriff auf die Datenbank erforderlich sein können.
• Verteilen Sie die Front-End-Datenbankdatei mithilfe von Wechselmedien wie einer CD oder einem USB Thumb Drive. Wenn Sie die Datei selber installieren, können Sie anhand eines Tests sicherstellen, dass sie funktioniert. Wenn die Benutzer die Datei installieren müssen, sollten Sie ein Dokument einfügen, in dem die Schritte zur Installation der Datei sowie ein Ansprechpartner für mögliche Probleme angegeben sind.

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