Sie sollten sämtliche aktiven Datenbanken regelmäßig sichern, um diese vor Datenverlust und Ihre Investition in den Datenbankentwurf zu schützen. Mithilfe einer Sicherungskopie können Sie die gesamte Datenbank oder ausgewählte Datenbankobjekte einfach wiederherstellen.

Wenn die Anzahl von Datensätzen in der Datenbank regelmäßig zunimmt, sollten Sie außerdem die Archivierung alter Daten in Betracht ziehen. Das Archivieren beschreibt den Prozess, bei dem ältere Datensätze aus einer Tabelle einer aktiven Datenbank periodisch in eine Tabelle in einer Archivdatenbank verschoben werden. In diesem Artikel wird nicht erläutert, wie alte Daten archiviert werden.

Wenn Sie das Erstellen von Sicherungskopien für Datenbankdateien automatisieren möchten, sollten Sie die Verwendung eines Produkts in Betracht ziehen, das automatisierte Sicherungen eines Dateisystems durchführt, z. B. eine Software für Dateiserversicherungen oder ein externes USB-Sicherungsgerät. In diesem Artikel werden keine Möglichkeiten zur automatisierten Erstellung von Microsoft Office Access-Sicherungskopien beschrieben.

Wenn Sie bereits über eine Datenbanksicherungskopie verfügen, und Sie die Daten oder Objekte wiederherstellen möchten, lesen Sie den Artikel Wiederherstellen einer Datenbank.

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• Übersicht

• Sichern einer Datenbank

• Sichern einer geteilten Datenbank

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Übersicht

Sicherungskopien helfen dabei, eine Datenbank vor Systemfehlern sowie vor Fehlern zu schützen, die mithilfe des Befehls Rückgängig nicht behoben werden können.

In Microsoft Office Access 2007 können Sie den Befehl Rückgängig bis zu 20 Mal hintereinander verwenden, um Änderungen rückgängig zu machen, die Sie seit dem letzten Speichern der Datenbankdatei vorgenommen haben.

Wenn Sie jedoch eine Aktionsabfrage (Aktionsabfrage: Eine Abfrage, die Daten kopiert oder ändert. Aktionsabfragen sind Anfüge-, Lösch-, Tabellenerstellungs- und Aktualisierungsabfragen. Sie sind im Datenbankfenster durch ein Ausrufezeichen [!] neben ihrem Namen gekennzeichnet.) verwenden, um Datensätze zu löschen oder Daten zu ändern, dann können Sie diese Änderungen nicht mithilfe des Befehls Rückgängig rückgängig machen. Wenn Sie z. B. eine Aktualisierungsabfrage ausführen, können sämtliche alten Werte, die von der Abfrage aktualisiert wurden, nicht mehr mithilfe des Befehls Rückgängig wiederhergestellt werden.

 Tipp   Erwägen Sie die Erstellung einer Sicherungskopie unmittelbar bevor Sie eine Aktionsabfrage ausführen, insbesondere, wenn mithilfe der Abfrage sehr viele Daten geändert oder gelöscht werden.

Nicht alle Änderungen in einer Datenbank können rückgängig gemacht werden

Obwohl Access Ihnen die Möglichkeit bietet, unerwünschte Änderungen zurückzunehmen, ist dieser Prozess nicht ganz unproblematisch. Sie sollten Sicherungskopien Ihrer Datenbank erstellen, um auf die Wiederherstellung nach unerwünschten Änderungen vorbereitet zu sein, die nicht rückgängig gemacht werden können.

Regelmäßige Sicherungskopien sind unverzichtbar

Überlegen Sie, wie häufig sich die Datenbank ändert, um zu entscheiden, wie häufig Sicherungskopien erstellt werden sollen:

• Wenn es sich bei der Datenbank um ein Archiv handelt oder diese nur zur Referenz verwendet wird und sich daher selten ändert, dann sollten Sie jedes Mal eine Sicherungskopie erstellen, wenn die Daten geändert werden.

• Wenn die Datenbank aktiv ist und die Daten regelmäßig geändert werden, dann sollten Sie die Datenbank gemäß eines Zeitplans sichern.

• Wenn die Datenbank keine Daten enthält, sondern stattdessen verknüpfte Tabellen (Verknüpfte Tabelle: Eine Tabelle, die in einer Datei außerhalb der geöffneten Datenbank gespeichert ist, auf deren Datensätze Access jedoch zugreifen kann. Sie können Datensätze in einer verknüpften Tabelle hinzufügen, löschen und bearbeiten, jedoch nicht die Tabellenstruktur ändern.) verwendet, dann sollten Sie die Datenbank bei Änderungen am Entwurf sichern.

   Hinweis   Sie sollten die Daten in verknüpften Tabellen mithilfe der Sicherungsfunktionen des Programms sichern, in dem die verknüpften Tabellen enthalten sind. Wenn es sich bei der Datenbank mit den verknüpften Tabellen um eine Access-Datenbank handelt, verwenden Sie das Verfahren im Abschnitt Sichern einer geteilten Datenbank, um diese Datenbank zu sichern.

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Sichern einer Datenbank

Wenn Sie eine Datenbank sichern, dann speichert und schließt Access sämtliche Objekte, die in der Ansicht "Entwurf" geöffnet sind, komprimiert und repariert die Datenbank und speichert dann eine Kopie der Datenbankdatei, wobei der Name und Speicherort für diesen Vorgang von Ihnen angegeben werden kann. Anschließend öffnet Access alle von ihm zuvor geschlossenen Objekte wieder.

 Hinweis   Access öffnet Objekte gemäß dem Wert der Eigenschaft Standardansicht des Objekts erneut.

1. Öffnen Sie die Datenbank, die Sie sichern möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Leiten, und klicken Sie anschließend unter Diese Datenbank verwalten auf Datenbank sichern.
3. Überprüfen Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname den Namen für Ihre Sicherungskopie der Datenbank.

   Sie können den Namen bei Bedarf ändern, aber der Standardname erfasst sowohl den Namen der ursprünglichen Datenbankdatei als auch das Datum, an dem die Sicherung durchgeführt wurde.

    Tipp   Wenn Sie Daten oder Objekte aus einer Sicherungskopie wiederherstellen, möchten Sie wissen, aus welcher Datenbank die Sicherungskopie stammt und wann dieses erstellt wurde. Daher ist es normalerweise empfehlenswert, den Standarddateinamen zu verwenden.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Speicherort aus, an dem die Datenbanksicherungskopie gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Sichern einer geteilten Datenbank

Eine geteilte Datenbank besteht normalerweise aus zwei Datenbankdateien. Eine Back-End-Datenbank, die nur Daten in Tabellen enthält und eine Front-End-Datenbank, die zusätzlich zu Abfragen, Formularen, Berichten und anderen Datenbankobjekten auch Verknüpfungen zu den Tabellen in der Back-End-Datenbank enthält. Sämtliche Daten werden in der Back-End-Datenbank gespeichert. Die ganzen Objekte der Benutzeroberfläche, z. B. Abfragen, Formulare und Berichte, werden in der Front-End-Datenbank gespeichert.

Wenn Sie eine geteilte Datenbank sichern, erstellen Sie unabhängige Sicherungskopien der Front-End- und Back-End-Datenbanken. Es ist wichtiger, regelmäßige Sicherungskopien der Back-End-Datenbank zu erstellen, da diese die Daten enthält. Sie können eine Sicherungskopie der Front-End-Datenbank erstellen, sobald Sie deren Entwurf ändern. Da jeder Benutzer jedoch über eine individuelle Kopie der Front-End-Datenbank verfügt und beliebige Änderungen am Entwurf vornehmen kann, sollten Sie in Betracht ziehen, dass von diesen Benutzern das Erstellen eigener Sicherungskopien der Front-End-Datenbank gefordert wird.

Sichern der Back-End-Datenbank

Da die Erstellung der Sicherungskopie den exklusiven Zugriff auf die Datenbankdatei erfordert, sind die Benutzer möglicherweise vorübergehend nicht in der Lage, die Back-End-Datenbank zu verwenden. Erwägen Sie die Benachrichtigung der Benutzer, bevor Sie den Sicherungsvorgang starten.

1. Öffnen der Back-End-Datenbank im Exklusivmodus.

   Wie öffne ich die Datenbank im Exklusivmodus?

   1. Starten Sie Access, aber öffnen Sie dabei keine Datenbank.
   2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
   3. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Back-End-Datenbank aus. Sie können die Liste Suchen in verwenden, wenn Sie nach der Datenbankdatei suchen müssen.
   4. Klicken Sie auf den Pfeil auf der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen.

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2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Leiten, und klicken Sie anschließend unter Diese Datenbank verwalten auf Datenbank sichern.
3. Überprüfen Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname den Standardnamen für Ihre Sicherungskopie der Datenbank. Sie können den Namen bei Bedarf ändern, aber beachten Sie, dass der Standardname sowohl den Namen der ursprünglichen Datenbankdatei als auch das Datum erfasst, an dem die Sicherung durchgeführt wurde.

    Tipp   Wenn Sie Daten oder Objekte aus einer Sicherungskopie wiederherstellen, müssen Sie wissen, aus welcher Datenbank die Sicherungskopie stammt und wann dieses erstellt wurde. Daher ist es normalerweise empfehlenswert, den Standarddateinamen zu verwenden.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Speicherort aus, an dem die Datenbanksicherungskopie gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern.

Sichern der Front-End-Datenbank

Damit die Investition in den Entwurf Ihrer Front-End-Datenbank gesichert wird, sollten Sie die Front-End-Datenbank bei jeder Änderung des Entwurfs sichern. Wenn Sie es den Benutzern erlauben, den Entwurf ihrer eigenen Kopien der Front-End-Datenbank anzupassen, dann sollten Sie in Betracht ziehen, von diesen Benutzern die Sicherung ihrer eigenen angepassten Kopien zu erfordern.

Um die Front-End-Datenbank zu sichern, lassen Sie die Datenbank geöffnet, unmittelbar nachdem Sie ihren Entwurf geändert haben. Befolgen Sie anschließend die Schritte im Abschnitt Sichern einer Datenbank, wobei Sie mit Schritt 2 beginnen.

Nachdem Sie den Sicherungsvorgang für die Front-End-Datenbank abgeschlossen haben, können Sie den neuen Entwurf für die Benutzer zur Verfügung stellen.

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