Eine Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-Liste gleicht einer Microsoft Office Access 2007-Tabelle: Sie speichern in einer Liste Daten und können Ansichten einer SharePoint-Liste erstellen, wie Sie sonst Ansichten einer Tabelle in Office Access 2007 erstellen.
Außer Standard-Windows SharePoint Services-Ansichten können Sie mit Office Access 2007 Formulare, Berichte und andere aussagekräftige Ansichten einer SharePoint-Liste erstellen. Die mithilfe von Access 2007 erstellten Ansichten werden in einer Datenbankdatei auf dem Windows SharePoint Services-Server gespeichert. Wenn Sie eine Access-Ansicht einer SharePoint-Liste starten, wird Access gestartet und von Access die Ansicht angezeigt. Da die Ansicht auf der SharePoint-Website gespeichert ist, kann sie von anderen Benutzern der Website geöffnet werden. Um die Ansicht verwenden zu können, braucht der Benutzer nicht den Speicherort der Datenbankdatei, die die Access-Ansicht enthält, auf der SharePoint-Website zu kennen. Der Benutzer braucht nicht einmal zu wissen, wie Access gestartet wird. Das wird automatisch von der SharePoint-Website erledigt.
Hinweis Auf dem Computer des Benutzers muss Access 2007 installiert sein, damit er eine Access-Ansicht auf einer SharePoint-Website erstellen, verwenden oder ändern kann.
Was möchten Sie tun?
Erstellen einer Access-Ansicht einer SharePoint-Liste
Wenn Sie eine Access-Ansicht einer SharePoint-Liste erstellen, wird Access automatisch gestartet. Die Ansicht kann in Access eine Vielzahl von Formular- und Berichtsvorlagen zur Grundlage haben, und Sie passen dann die Ansicht nur noch an. Sie können sie leicht anderen Benutzern bereitstellen, indem Sie sie auf der SharePoint-Website veröffentlichen.
Hinweis Zum Erstellen einer Ansicht einer SharePoint-Liste benötigen Sie die Windows SharePoint Services-Berechtigung zum Verwalten von Listen, die standardmäßig in der Berechtigungsstufe für das Entwerfen enthalten ist.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Access-Ansicht einer SharePoint-Liste zu erstellen, die Sie in Ihrem Browser anzeigen können.
- Klicken Sie auf der SharePoint-Website im Menü Ansicht auf
Ansicht erstellen.
- Klicken Sie auf der Seite Ansicht erstellen auf Access-Ansicht.
Access startet und fordert Sie auf, eine lokale Kopie der Datenbank zu speichern, die später Ihre neue Ansicht enthalten wird.
- Wählen Sie im Dialogfeld Lokale Kopie speichern den Speicherort auf Ihrem Computer aus, an dem die Kopie gespeichert werden soll, geben Sie einen Namen für die lokale Kopie in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
Access speichert und öffnet die lokale Kopie, und anschließend wird das Dialogfeld Access-Sicht erstellen angezeigt.
- Doppelklicken Sie im Dialogfeld Access-Sicht erstellen auf den Ansichtstyp, den Sie erstellen möchten.
Access erstellt die neue Ansicht und öffnet sie in der Layoutansicht.
-
Sie können die neue Ansicht in der Layoutansicht anpassen, oder Sie können in die Entwurfsansicht wechseln.
In der Layoutansicht können Sie die Steuerelemente (z. B. Beschriftungen und Felder) in der Ansicht vergrößern, verkleinern oder umordnen, aber es können keine zusätzlichen Steuerelemente in die Ansicht eingefügt werden. Die Layoutansicht stellt eine Vorschau auf die Daten bereit, wodurch Sie leichter erkennen können, wie sich Änderungen in der fertigen Ansicht auswirken.
In der Entwurfsansicht können Sie nicht nur die Größe der Steuerelemente und ihre Anordnung verändern, sondern auch zusätzliche Steuerelemente in die Ansicht einfügen. In der Entwurfsansicht steht jedoch keine Datenvorschau zur Verfügung.
Tipp Sie können zwischen Entwurfsansicht und Layoutansicht beliebig oft wechseln. Nachdem Sie in der Entwurfsansicht Steuerelemente hinzugefügt haben, können Sie in die Layoutansicht wechseln, die Steuerelemente in der Ansicht anordnen und währenddessen auf die Datenvorschau einen Blick werfen.
- Nachdem Sie die Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie auf der Meldungsleiste auf Auf SharePoint-Website veröffentlichen.
Das Dialogfeld Auf Webserver veröffentlichen wird angezeigt.
Hinweis Wenn die Meldungsleiste nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Meldungsleiste.
- Standardmäßig speichert Access die Ansicht in einer Datenbankdatei, die sich in der Bibliothek für Freigegebene Dokumente auf der SharePoint-Website befindet. Diese Website enthält die Liste, aus der Sie die Ansicht erstellt haben. In den meisten Fällen ist diese Bibliothek vermutlich die gewünschte. Sie können statt dieser Bibliothek aber auch eine andere Dokumentbibliothek zum Speichern der Datenbankdatei auswählen. Hierfür wählen Sie im Dialogfeld Auf Webserver veröffentlichen im Feld Speichern in eine andere Bibliothek aus. Dies ist z. B. sinnvoll, um noch genauer zu steuern, wer Zugriff auf die Ansicht hat und ob die Benutzer die Ansicht schreibgeschützt oder im Bearbeitungsmodus öffnen können. Auf der SharePoint-Website sind möglicherweise auch bestimmte Bibliotheken für die Veröffentlichung von Access-Ansichten eingerichtet. In diesem Fall müssen Sie evtl. den Speicherort unter Speichern in für die Auswahl der richtigen Bibliothek ändern.
Der Administrator der SharePoint-Website kann Ihnen bei der Auswahl der korrekten Bibliothek behilflich sein.
- Access gibt einen Namen für die Datenbank im Feld Dateiname im Dialogfeld Auf Webserver veröffentlichen vor. Dieser Name stimmt mit dem Namen der Datenbank überein, die Sie als lokale Kopie gespeichert haben. Sie können den Namen ändern, aber im Allgemeinen sollten Sie den vorgeschlagenen Namen akzeptieren. Dann können Sie sich leichter merken, welche lokale Datenbank der Datenbank entspricht, die Sie auf der SharePoint-Website veröffentlichen.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen, um die Datenbank auf der SharePoint-Website zu speichern.
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Verwenden einer Access-Ansicht einer SharePoint-Liste
Wenn Sie eine Access-Ansicht einer SharePoint-Liste verwenden möchten, wählen Sie die Access-Ansicht im Menü Ansicht der Liste aus.
- Klicken Sie im Menü Ansicht auf den Namen der Access-Ansicht. Access wird gestartet, und dann wird die Ansicht schreibgeschützt angezeigt.
Im schreibgeschützten Modus können Sie die Daten in der Ansicht ändern und die Ansicht drucken, aber Sie können nicht die Gestaltung der Ansicht ändern. Weitere Informationen zum Ändern des Ansichtdesigns finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels Ändern einer Access-Ansicht einer SharePoint-Liste.
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Ändern einer Access-Ansicht einer SharePoint-Liste
Vor dem Ändern des Designs einer Access-Ansicht speichern Sie eine lokale Kopie der Datenbank, die die Access-Ansicht enthält, und nehmen dann die Änderungen vor. Anschließend können Sie Ihre lokale Kopie verwenden oder, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen auf der SharePoint-Website verfügen, die neue Ansicht veröffentlichen.
Hinweis Sie können eine lokale Kopie einer Access-Ansicht unabhängig von Ihrer Windows SharePoint Services-Berechtigungsstufe ändern. Zum Veröffentlichen einer geänderten Ansicht der SharePoint-Website benötigen Sie jedoch die Windows SharePoint Services-Berechtigung zum Verwalten von Listen, die standardmäßig in der Berechtigungsstufe für das Entwerfen enthalten ist. Wenn Sie eine Access-Ansicht erstellt haben, sollten Sie bereits über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Websiteadministrator, um festzustellen, ob Sie im Besitz der erforderlichen Berechtigungen sind.
- Klicken Sie bei geöffneter Access-Ansicht auf der Meldungsleiste auf Speichern unter.
Hinweis Wenn die Meldungsleiste nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Meldungsleiste.
- Klicken Sie auf Ja, wenn Access Sie auffordert, die Ansicht und alle anderen geöffneten Objekte zu schließen.
Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
- Geben Sie im Dialogfeld Speichern in den Speicherort an, an dem die lokale Kopie gespeichert werden soll, geben Sie einen Namen für die lokale Kopie in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
Access speichert die lokale Kopie der Datenbank und öffnet sie dann.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie das Layout der Ansicht ändern möchten, ohne neue Steuerelemente hinzuzufügen, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Ansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.
In der Layoutansicht können Sie die Steuerelemente (z. B. Beschriftungen und Felder) in der Ansicht vergrößern, verkleinern oder umordnen, aber es können keine zusätzlichen Steuerelemente in die Ansicht eingefügt werden. Die Layoutansicht stellt eine Vorschau auf die Daten bereit, wodurch Sie leichter erkennen können, wie sich Änderungen in der fertigen Ansicht auswirken.
- Wenn Sie in der Ansicht Steuerelemente (z. B. Beschriftungen oder Felder) hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Ansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
In der Entwurfsansicht können Sie nicht nur die Größe der Steuerelemente und ihre Anordnung verändern, sondern auch zusätzliche Steuerelemente in die Ansicht einfügen. In der Entwurfsansicht steht jedoch keine Datenvorschau zur Verfügung.
Hinweis Wenn Sie die Ansicht in der Entwurfsansicht bearbeiten möchten und beabsichtigen, die überarbeitete Ansicht auf der SharePoint-Website zu veröffentlichen, fügen Sie der Ansicht keine Felder hinzu, die nicht Bestandteil der SharePoint-Liste sind.
Tipp Sie können zwischen Entwurfsansicht und Layoutansicht beliebig oft wechseln. Nachdem Sie in der Entwurfsansicht Steuerelemente hinzugefügt haben, können Sie in die Layoutansicht wechseln, die Steuerelemente in der Ansicht anordnen und währenddessen auf die Datenvorschau einen Blick werfen.
Veröffentlichen der geänderten Access-Ansicht auf der SharePoint-Website
Wenn Sie mit den Änderungen an der Ansicht fertig sind, können Sie, sofern Sie über die Berechtigung zur Verwaltung von Listen auf der SharePoint-Website verfügen, die geänderte Ansicht veröffentlichen. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor.
Hinweis Wenden Sie sich an den Administrator der SharePoint-Website, um die Berechtigung zum Verwalten von Listen zu erhalten.
- Speichern Sie die Ansicht in der lokalen Kopie der Datenbank.
- Klicken Sie auf der Meldungsleiste auf Auf SharePoint-Website veröffentlichen.
Hinweis Wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, wird auf der Meldungsleiste die Schaltfläche Auf SharePoint-Website veröffentlichen nicht angezeigt. Wenn die Meldungsleiste nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Meldungsleiste.
- Klicken Sie im Dialogfeld Auf Webserver veröffentlichen auf Veröffentlichen.
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