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Mit bedingter Formatierung können Sie bestimmte Daten in einem Formular oder einem Bericht selektiv hervorheben, um die Lesbarkeit zu verbessern. So können Sie negative Zahlen beispielsweise in roter Schrift darstellen, um darauf hinzuweisen, dass diese Datensätze näher untersucht werden müssen.

Sie können eine bedingte Formatierung für ein Textfeld- oder ein Kombinationsfeld-Steuerelement festlegen. Sie können die Formatierung basierend auf dem eigenen Wert des Steuerelements ändern, oder Sie können zum Ändern der Formatierung basierend auf den Werten in anderen Feldern oder Steuerelementen einen Ausdruck verwenden. In einem Formular können Sie mit bedingter Formatierung eine Steuerelement deaktivieren, und Sie können festlegen, dass sich die Formatierung eines Steuerelements ändern soll, wenn der Cursor auf dieses Steuerelement gesetzt wird.

• Zuweisen einer bedingten Formatierung zu einem Steuerelement basierend auf dessen eigenem Wert

• Zuweisen einer bedingten Formatierung zu einem oder mehreren Steuerelementen mithilfe eines Ausdrucks

• Ändern der Formatierung eines Steuerelements in einem Formular, wenn dieses den Fokus erhält

• Entfernen einer bedingten Formatierung von einem oder mehreren Steuerelementen

• Erstellen von sich ändernden Zeilenfarben in einem Bericht

Zuweisen einer bedingten Formatierung zu einem Steuerelement basierend auf dessen eigenem Wert

Sie können einem Steuerelement in einem Formular oder einem Bericht eine bedingte Formatierung zuweisen, wenn dessen Wert bestimmten Kriterien entspricht. Nehmen wir beispielsweise einmal an, Sie erstellen gerade einen tabellarischen Bericht mit Bestelldaten für eine Produktliste. In jeder Zeile des Berichts soll nun der Endpreis mit einem gelben Hintergrund angezeigt werden, wenn der Wert zwischen 100 und 1.000 liegt. Die nachstehende Abbildung zeigt einen Bericht mit dieser Art der bedingten Formatierung.

Mit dem folgenden Verfahren wird beschrieben, wie diese Art der bedingten Formatierung zugewiesen wird.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.
2. Klicken Sie auf das Steuerelement, dem Sie die bedingte Formatierung zuweisen möchten. Wenn es weitere Steuerelemente mit ähnlichen Daten gibt, denen die gleichen Regeln für eine bedingte Formatierung zugewiesen werden sollen, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, während Sie auf diese Steuerelemente klicken, um sie ebenfalls auszuwählen.

    Hinweis   Alle weiteren von Ihnen ausgewählten Steuerelemente werden so formatiert, dass die bedingte Formatierung auf Basis von deren eigenen Werten und nicht entsprechend dem Wert des ersten ausgewählten Steuerelement zugewiesen wird.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Format in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.

   Das Dialogfeld Bedingte Formatierung wird geöffnet.

   

4. Wenn eine bestimmte Formatierung angewendet werden soll, wenn keine der Bedingungen zutrifft, wählen Sie unter Standardformatierung die gewünschten Formatierungsoptionen aus. Der Beispieltext im Vorschaufeld ändert sich und zeigt nun die Standardformatierung an. Die Standardeinstellungen für diesen Bereich entsprechen den aktuellen Schriftarteinstellungen des Steuerelements.
5. Geben Sie unter Bedingung 1 das Kriterium für die Anwendung der bedingten Formatierung ein, und wählen Sie dann die gewünschten Formatierungsoptionen aus. Wenn das Steuerelement deaktiviert werden soll, wenn diese Kriterien zutreffen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktiviert . Der Beispieltext im Vorschaufeld ändert sich und zeigt nun die bedingte Formatierung an.

   

6. Wenn Sie dem Steuerelement ein weiteres bedingtes Format zuweisen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie dann die für Bedingung 1 unternommenen Schritte. Einem Steuerelement können bis zu drei bedingte Formate zugewiesen werden. So können Sie als Bedingung 1 beispielsweise festlegen, dass der Hintergrund des Steuerelements bei einem Wert zwischen 100 und 1.000 gelb werden soll, und als Bedingung 2 können Sie festlegen, dass der Wert des Steuerelements in roter Fettschrift angezeigt werden solle, wenn er 1.000 überschreitet. Die nachstehende Abbildung enthält die Einstellungen, die im Dialogfeld "Bedingte Formatierung" hierfür vorgenommen werden müssen.

   

   Die folgende Abbildung zeigt die Ergebnisse dieser Einstellungen.

   

  Hinweise  

• Wird einem Nachschlagefeld eine bedingte Formatierung zugewiesen, muss die Bedingung auf der Nachschlage-ID und nicht auf dem Wert basieren, der von dem Nachschlagefeld zurückgegeben wird.
• Bedingungen werden nach Maßgabe der folgenden Regeln ausgewertet.
  • Wenn Bedingung 1 zutrifft, wird nur die Formatierung für Bedingung 1 angewendet.
  • Bedingung 2 wird nur geprüft, wenn Bedingung 1 nicht zutrifft. Wenn Bedingung 2 zutrifft, wird nur die Formatierung für Bedingung 2 angewendet.
  • Bedingung 3 wird nur geprüft, wenn die Bedingungen 1 und 2 nicht zutreffen. Trifft Bedingung 3 zu, wird nur die Formatierung für Bedingung 3 angewendet.
  • Wenn keine der Bedingungen zutrifft, wird die Standardformatierung des Steuerelements angewendet.

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Zuweisen einer bedingten Formatierung zu einem oder mehreren Steuerelementen mithilfe eines Ausdrucks

Soll eine bedingte Formatierung zugewiesen werden, wenn alle drei Bedingungen zutreffen, müssen Sie anstelle eines Feldwerts einen Ausdruck verwenden.

• Sie möchten einem einzelnen Steuerelement basierend auf dem Wert eines anderen Steuerelements eine bedingte Formatierung zuweisen.
• Sie möchten einem einzelnen Steuerelement eine bedingte Formatierung basierend auf dem Ergebnis einer Berechnung oder dem Inhalt eines Felds zuweisen, das nicht die Datensatzquelle des Steuerelements ist.
• Sie möchten mehreren Steuerelementen gleichzeitig eine bedingte Formatierung zuweisen, ungeachtet, ob die Formatierung auf dem Wert eines Felds oder eines Steuerelements oder auf dem Ergebnis einer Berechnung basiert. So können Sie beispielsweise eine gesamte Zeile in einem Bericht hervorheben, wenn ein Feld einen bestimmten Wert oder einen Wertebereich enthält.
• Sie möchten einem ungebundenen Steuerelement (Ungebundenes Steuerelement: Ein Steuerelement, das an kein Feld einer zugrunde liegenden Tabelle, Abfrage oder SQL-Anweisung gebunden ist. Ungebundene Steuerelemente werden häufig zum Anzeigen von Informationstext oder dekorativen Bildern verwendet.) eine bedingte Formatierung zuweisen.

Voraussetzungen

Wird ein Ausdruck zum Zuweisen einer bedingten Formatierung verwendet, sollten Sie sicherstellen, dass die zu formatierenden Steuerelemente nicht die gleichen Namen wie eines der Felder in der Datensatzquelle des Formulars oder des Berichts aufweisen. Wenn Sie in einem Ausdruck auf ein Feld verweisen und es ein Steuerelement mit dem gleichen Namen im Formular oder im Bericht gibt, ist Access nicht in der Lage zu ermitteln, ob Sie auf das Steuerelement oder auf das Feld verweisen. Daher kann Access den Ausdruck nicht auswerten. Demzufolge wird die bedingte Formatierung nicht angewendet, und das Steuerelement wird mit der Standardformatierung angezeigt. Immer wenn Sie einem Formular oder einem Bericht Ausdrücke hinzufügen, ist es wichtig, sämtliche Steuerelemente umzubenennen, die in Konflikt zu den in den Ausdrücken verwendeten Feldnamen stehen. Mit dem folgenden Verfahren wird beschrieben, wie in solchen Fällen Steuerelemente umbenannt werden.

 Hinweis   Wenn Sie Steuerelemente in einem Formular oder einem Bericht umbenennen, das oder der bereits Steuerelemente enthält, deren Steuerelementinhalt-Eigenschaften Ausdrücke sind, ändert Access diese Ausdrücke so, dass sie auf die neuen Steuerelementnamen verweisen. Dies führt in vielen Fällen dazu, dass die Ausdrücke nicht ausgewertet werden, und im Bericht wird das Dialogfeld Parameterwerte eingeben angezeigt, wenn Sie diesen drucken oder in der Entwurfs- oder Berichtsansicht öffnen. Mit dem nachstehenden Verfahren zum Umbenennen von Steuerelementen müssen Sie alle bereits vorhandenen Steuerelementinhalt-Ausdrücke so bearbeiten, dass sie auf Felder in der zugrunde liegenden Datensatzquelle und nicht auf Steuerelemente im Formular oder im Bericht verweisen.

Umbenennen von Steuerelementen in einem Formular oder einem Bericht  

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
2. Wenn das Eigenschaftenblatt nicht bereits angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf einen Steuerelement, um es zu markieren.
4. Wenn auf der Registerkarte Alle des Eigenschaftenblatts die ersten beiden Eigenschaften (Name und Steuerelementinhalt) identisch sind oder wenn die Eigenschaft Name einem anderen Feldnamen in der dem Formular oder dem Bericht zugrunde liegenden Datensatzquelle entspricht, ändern Sie die Eigenschaft Name so, dass der Wert eindeutig ist. Eine gängige Praxis besteht darin, dem Namen ein kurzes Präfix voranzustellen. Wenn es sich bei dem Steuerelement beispielsweise um ein Textfeld handelt, können Sie der Eigenschaft Name das Präfix "txt" wie in "txtMenge" voranstellen.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle Steuerelemente im Formular oder im Bericht, deren Namen gleich den Feldnamen in der zugrunde liegenden Datensatzquelle sind.
6. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S.
7. Wenn das Formular oder der Bericht Steuerelemente enthält, deren Steuerelementinhalt-Eigenschaften Ausdrücke sind, prüfen Sie die Ausdrücke und bearbeiten Sie diese im Bedarfsfall, um sicherzustellen, dass sie weiterhin auf die Felder in der Datensatzquelle und nicht auf die soeben umbenannten Steuerelemente verweisen.

Hinzufügen von bedingter Formatierung mithilfe eines Ausdrucks

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.
2. Klicken Sie auf das erste Steuerelement, dem Sie die bedingte Formatierung zuweisen möchten. Möchten Sie weitere Steuerelemente auswählen, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie auf alle Steuerelemente, denen Sie das Format zuweisen möchten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Format in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.

   Das Dialogfeld Bedingte Formatierung wird geöffnet.

   

4. Wenn eine bestimmte Formatierung angewendet werden soll, wenn keine der Bedingungen zutrifft, wählen Sie unter Standardformatierung die gewünschten Formatierungsoptionen aus. Der Beispieltext im Vorschaufeld ändert sich und zeigt nun die Standardformatierung an. Die Standardeinstellungen für diesen Bereich entsprechen den aktuellen Schriftarteinstellungen des Steuerelements.
5. Wählen Sie unter Bedingung 1 in der ersten Liste Ausdruck ist aus.
6. Geben Sie einen Ausdruck in das Feld rechts der Liste ein. Beenden Sie den Ausdruck nicht mit einem Gleichheitszeichen (=). Beispiel:

   [Quantity] * [Unit Price] > 1000

   Eine Verknüpfung zu weiteren Informationen zu Ausdrücken finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

7. Wählen Sie die gewünschten Formatierungsoptionen aus. Wenn das Steuerelement deaktiviert werden soll, wenn die Kriterien zutreffen, klicken Sie auf Aktiviert . Der Beispieltext im Vorschaufeld ändert sich und zeigt nun die bedingte Formatierung an.

   

8. Wenn Sie dem Steuerelement ein weiteres bedingtes Format zuweisen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie dann die für Bedingung 1 unternommenen Schritte. Einem Steuerelement können bis zu drei bedingte Formate zugewiesen werden.
9. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK.

   Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis der Zuweisung dieser bedingten Formatierung zu allen fünf Steuerelementen im Detailbereich eines tabellarischen Berichts.

   

 Tipp   Sollen in einem Ausdruck die SQL-Operatoren (Structured Query Language) Between oder In verwendet werden, arbeiten Sie wie in den folgenden beiden Beispielen gezeigt mit der Eval-Funktion.

Eval([Quantity] Between 10 And 20)

- oder -

Eval([Country/Region] In ("USA", "Canada", "Spain"))

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Ändern der Formatierung eines Steuerelements, das den Fokus hat

Wenn Sie den Cursor in einem Formular in ein Steuerelement setzen, entweder, indem Sie auf das Steuerelement klicken oder indem Sie das Steuerelement mit der TABTASTE aktivieren, so erhält das Steuerelement den Fokus. Sie können das Aussehen eines Steuerelements mit bedingter Formatierung ändern, wenn dieses den Fokus erhält. Wird diese Art der bedingten Formatierung beispielsweise auf alle Text- und Kombinationsfelder in einem Formular angewendet, ist einfacher zu erkennen, welches Steuerelement zum gegebenen Zeitpunkt den Fokus hat. Gehen Sie wie im folgenden Verfahren erläutert vor, um eine bedingte Formatierung auf eine Steuerelement anzuwenden, das den Fokus hat.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.
2. Klicken Sie auf das Steuerelement, dem Sie die bedingte Formatierung zuweisen möchten. Wenn Sie die gleiche bedingte Formatierung weiteren Steuerelementen zuweisen möchten, halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie auf alle Steuerelemente, die Sie ebenfalls auswählen möchten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Format in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
4. Wenn eine bestimmte Formatierung angewendet werden soll, wenn keine der Bedingungen zutrifft, wählen Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung unter Standardformatierung die gewünschten Formatierungsoptionen aus. Der Beispieltext im Vorschaufeld ändert sich und zeigt nun die Standardformatierung an. Die Standardeinstellungen für diesen Bereich entsprechen den aktuellen Schriftarteinstellungen des Steuerelements.
5. Wählen Sie unter Bedingung 1 in der ersten Liste die Option Feld hat Fokus aus.

    Hinweis   Die Option Feld hat Fokus steht nur unter Bedingung 1 zur Verfügung.

6. Wählen Sie rechts des Vorschaufelds die Formatierungsoptionen aus, die Access anwenden soll, wenn das Steuerelement den Fokus erhält. Der Beispieltext im Vorschaufeld ändert sich und zeigt nun die bedingte Formatierung an.

   

7. Wenn Sie diesem Steuerelement oder der Steuerelementgruppe ein weiteres bedingtes Format zuweisen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie dann die für Bedingung 1 unternommenen Schritte.
8. Wenn Sie alle Bedingungen hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Bedingte Formatierung zu schließen.

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Entfernen einer bedingten Formatierung von einem oder mehreren Steuerelementen

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.
2. Klicken Sie auf das Steuerelement, dem Sie die bedingte Formatierung zuweisen möchten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Format in der Gruppe Schriftart auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung auf Löschen.
5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung löschen das Kontrollkästchen für jede zu löschende Bedingung, und klicken Sie dann auf OK.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung auf OK.

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Erstellen von sich ändernden Zeilenfarben in einem Bericht

Standardmäßig formatiert Access jede Zeile im Detailbereich eines Berichts mit der gleichen Hintergrundfarbe. Wird beim Drucken eines Berichts jede zweite Zeile des Detailbereichs mit einer Schattierung versehen, kann dies die Lesbarkeit erheblich erhöhen. Anstatt hierfür eine bedingte Formatierung zu verwenden, können Sie auch mit der Eigenschaft Alternative Hintergrundfarbe für den Detailbereich eine Farbe angeben, in der bei der Anzeige oder beim Druck des Berichts jede zweite Zeile angezeigt bzw. ausgegeben werden soll. Das folgende Verfahren erläutert, wie hierzu vorgegangen werden muss.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
2. Wenn das Eigenschaftenblatt nicht bereits angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf die Bereichskopfzeile Detail des Berichts.
4. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Format.
5. Klicken Sie in das Eigenschaftenfeld Alternative Hintergrundfarbe, und wählen Sie ein nun ein Farbschema aus der Liste aus. Alternativ können Sie auch auf und dann auf die Farbe klicken, die jeder zweiten Zeile zugewiesen werden soll.
6. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S.
7. Wechseln Sie zur Berichtsansicht, und prüfen Sie das Ergebnis. Die nachstehende Abbildung enthält ein Beispiel für einen tabellarischen Bericht, dessen Eigenschaft Alternative Hintergrundfarbe auf Heller Hintergrundkopf festgelegt wurde.

   

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