Wenn Sie eine Microsoft Office Access 2007-Datenbank auf einer Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-Website veröffentlichen, können andere Mitglieder Ihrer Organisation mit der Datenbank arbeiten.

• Übersicht

• Veröffentlichen Ihrer Datenbank auf einer SharePoint-Website

• Erneutes Veröffentlichen einer Datenbank auf einer SharePoint-Website

Übersicht

Wenn Sie eine Datenbank auf einer SharePoint-Website veröffentlichen, können Sie die Daten für andere Benutzer der SharePoint-Website freigeben, während Sie Access weiter als Front-End für die Formulare, Berichte und Abfragen in der Datenbank verwenden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit einer veröffentlichten Datenbank zu arbeiten. Als Datenbankdesigner können Sie Abfragen, Formulare und Berichte erstellen, die die Daten aus der SharePoint-Website verwenden. Als Datenbankbenutzer können Sie die Daten der SharePoint-Website in Access eingeben, anzeigen und analysieren.

Sie können eine bereits erstellte Datenbank veröffentlichen, oder Sie können aus einer oder mehreren Tabellen, die mit SharePoint-Listen oder -Bibliotheken verknüpft sind, eine neue Datenbank erstellen. Beim Verknüpfen von Daten aus einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek mit einer Access-Tabelle können Sie Ansichten für diese Listen oder Bibliotheken erstellen, die auf Formularen, Abfragen und Bereichen in Access basieren. Auf diese Weise können Sie eine eine Access-Anwendung erstellen, die die Daten auf Ihrer SharePoint-Website nachverfolgt.

Enthält Ihre SharePoint-Website z. B. Listen, die Kundendienstfragen nachverfolgt und Mitarbeiterinformationen speichert, können Sie eine Datenbank in Access als Front-End für diese Listen erstellen. Erstellen Sie Access-Abfragen zum Analysieren dieser Fragen und Access-Berichte zum Formatieren und Veröffentlichen geschriebener Berichte für eine Statusbesprechung des Teams. Wenn die Benutzer Access auf ihren Computern installiert haben, sind die Abfragen und Berichte von Access im Menü Ansicht für die SharePoint-Liste verfügbar. Beim Anzeigen der Liste auf der SharePoint-Website können die Benutzer die Abfragen, Berichte und sonstigen Access-Objekte suchen und durch Klicken auf das Menü Ansicht öffnen.

Beim erstmaligen Veröffentlichen einer Datenbank auf einer SharePoint-Website stellt Access eine Liste mit Webservern bereit, die das Navigieren zum Speicherort für die zu veröffentlichende Datenbank, z. B. eine Dokumentbibliothek, vereinfacht. Der Speicherort der Datenbank bleibt in Access nach dem Veröffentlichen erhalten, sodass Sie den Server nicht erneut suchen müssen, wenn Sie Änderungen veröffentlichen.

Eine Datenbank kann nur dann auf einer SharePoint-Website veröffentlicht werden, wenn die Datenbankdateien im Format von Office Access 2007 gespeichert sind.

Arbeiten mit Daten auf einer SharePoint-Website

Wenn Sie eine Datenbank erstellen möchten, die auf einer SharePoint-Liste basiert, können Sie direkt in der SharePoint-Liste beginnen. Klicken Sie im Menü Aktionen für die SharePoint-Liste auf In Microsoft Office Access öffnen, und stellen Sie eine Verknüpfung mit den Daten auf der SharePoint-Website her. Anschließend können Sie Formulare, Berichte und Abfragen für die Daten sowie weitere Listen erstellen, um sie der Datenbank hinzuzufügen.

Wenn Sie die Datenbank in einer Bibliothek auf der SharePoint-Website veröffentlichen, sind die von Ihnen in Access erstellten Objekte für andere Benutzer im Menü Ansicht für die SharePoint-Liste verfügbar. Beim Öffnen der Ansichten sind die Access-Objekte für die Benutzer schreibgeschützt. Sie können zum Aktualisieren der Ansichten die entsprechende Objekte in der veröffentlichten Datenbank bearbeiten und aktualisieren.

Wenn Benutzer mit einer veröffentlichten Datenbank arbeiten, werden Sie zum Speichern einer lokalen Kopie aufgefordert. Die Änderungen werden bis zur Veröffentlichung lokal gespeichert. Das verbessert in der Regel die Leistung und vereinfacht das Wiederherstellen der Daten bei Netzwerkfehlern. Wenn Sie die Daten oder Objekte ändern, müssen Sie die Datenbank erneut veröffentlichen, damit die Änderungen für andere Benutzer verfügbar sind.

Access enthält verschiedene Schalflächen, die Ihnen ein einfaches Arbeiten mit den Daten aus SharePoint-Listen ermöglichen, z. B. zum Erstellen von Benachrichtigungen und Ändern der Spalten für die Listen. Wenn Sie in Access die Tabellen bearbeiten, die mit SharePoint-Listen in einer veröffentlichten Datenbank verknüpft sind, finden Sie die entsprechenden Schaltflächen auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe SharePoint-Liste.

Wenn Sie eine Datenbank auf einer SharePoint-Website veröffentlichen, erhalten Personen mit der Berechtigung zum Arbeiten mit der Website Zugriff auf die Datenbank. Personen mit der Berechtigung zum Ändern von Listen des Speicherorts, an dem Sie die Datenbank veröffentlicht haben (z. B. einer Dokumentbibliothek), können die Datenbank aktualisieren. Personen mit einer Teilnahmeberechtigung für die Listen auf der SharePoint-Website können der Datenbank Daten hinzufügen. Personen mit der Berechtigung zum Anzeigen der Listen können die Daten in der Datenbank anzeigen.

Erneutes Veröffentlichen der Datenbank

Wenn Sie eine Datenbank auf einer SharePoint-Website veröffentlichen und die Daten anschließend ändern, müssen Sie die Datenbank erneut veröffentlichen, damit die neuesten Änderungen gespeichert werden. Die Datenbank wird beim erneuten Veröffentlichen als verfügbar aufgeführt, sobald Access das nächste Mal geöffnet wird.

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Veröffentlichen Ihrer Datenbank auf einer SharePoint-Website

Beim Veröffentlichen einer Datenbank können Sie mit einer vorhandene Datenbank beginnen oder mithilfe der Listen auf der SharePoint-Website eine Datenbank erstellen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Veröffentlichen, und klicken Sie dann auf Dokumentverwaltungsserver.
2. Geben Sie die URL der SharePoint-Website ein, auf der Sie die Datenbank veröffentlichen möchten.

   Wenn Sie beim letzten Öffnen von Access denselben Speicherort verwendet haben, wird die Datenbank im Dialogfeld Auf Webserver veröffentlichen angezeigt.

    Hinweis   Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Datenbank im Format von Office Access 2007 gespeichert ist.

3. Wählen Sie die Bibliothek aus (z. B. eine Dokumentbibliothek), in der Sie die Datenbank veröffentlichen möchten, und klicken Sie auf Öffnen.
4. Geben Sie in das Feld Name einen Dateinamen für Ihre Datenbank ein.
5. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

 Hinweis   Wenn Sie die Datenbank auf der SharePoint-Website öffnen, werden Sie aufgefordert, eine lokale Kopie zu speichern.

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Erneutes Veröffentlichen einer Datenbank auf einer SharePoint-Website

Nachdem Sie die Daten oder den Entwurf einer Datenbank geändert haben, müssen Sie sie erneut auf der SharePoint-Website veröffentlichen. Der Speicherort der Datenbank ist beim erneuten Veröffentlichen noch in Access erhalten, sodass Sie nicht wieder das Verzeichnis wechseln müssen.

Wenn Sie eine Datenbank zur Bearbeitung öffnen, die in einer SharePoint-Bibliothek veröffentlicht wurde, wird oben in der Datenbank eine Statusleiste mit einer Schaltfläche Auf SharePoint-Website veröffentlichen angezeigt. Sollte die Statusleiste aus irgendeinem Grund nicht verfügbar sein – z. B., weil Sie während der Arbeit die Statusleiste geschlossen haben –, können Sie den Veröffentlichungsbefehl der Schaltfläche Microsoft Office verwenden.

1. Klicken Sie auf der Statusleiste auf die Schaltfläche Auf SharePoint-Website veröffentlichen.

    Hinweis   Falls Sie die Statusleiste mit der Schaltfläche Auf SharePoint-Website veröffentlichen nicht sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Veröffentlichen, und klicken Sie dann auf Dokumentverwaltungsserver.

2. Bestätigen Sie im Dialogfeld Auf SharePoint-Website veröffentlichen, dass die angezeigte Bibliothek der Ort ist, an dem Sie die Datenbank erneut veröffentlichen möchten.
3. Klicken Sie auf Veröffentlichen.
4. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie gefragt werden, ob die Kopie der Datenbank auf der Website ersetzt werden soll.

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