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Sie können Daten einer Microsoft Office Access 2007-Datenbank in Form von Listen auf einer Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-Website freigeben, sodass Teammitglieder damit arbeiten können. Die Teammitglieder können mit den Features einer SharePoint-Website den Inhalt gemeinsam nutzen und verwalten und dabei weiter die Formulare, Berichte und Abfragen von Access verwenden.

• Übersicht

• Verschieben von Daten

• Verwenden des Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten

• Beschränkungen der Migration

Übersicht

Beim Verschieben einer Datenbank aus Office Access 2007 auf eine SharePoint-Website erstellen Sie auf der SharePoint-Website Listen, die mit den Tabellen in der Datenbank verknüpft bleiben. Der Wechseln zu SharePoint-Website-Assistent hilft Ihnen dabei, die Daten aus allen Tabellen gleichzeitig zu verschieben und deren Beziehungen beizubehalten.

Nachdem die SharePoint-Listen erstellt wurden, können die Benutzer mit den Listen auf der SharePoint-Website oder in den verknüpften Tabellen in Access arbeiten und dabei die Features der SharePoint-Website verwenden, um die Daten zu verwalten und über Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können z. B. die Tabellen aus einer Inventardatenbank auf eine SharePoint-Website verschieben, wobei die Beziehungen zwischen den Geräten und den für die Geräte verantwortlichen Mitarbeitern als Verknüpfungen zwischen den SharePoint-Listen erhalten bleiben.

Verwalten Sie die Zugriffsberechtigungen für die Daten, indem Sie verschiedenen Gruppen oder bestimmten Personen unterschiedliche Berechtigungsstufen zuweisen. Verwalten Sie Versionen von Daten, damit Sie sehen, wer die Daten geändert hat, oder damit Sie frühere Daten wiederherstellen können. Sie können auch den Papierkorb auf der SharePoint-Website verwenden, um versehentlich gelöschte Elemente wiederherzustellen. Die Benutzer können mithilfe von Benachrichtigungen oder der RSS-Technologie über Änderungen auf dem Laufenden gehalten werden.

Verknüpfungen mit SharePoint-Listen werden in Ihrer Access-Datenbank gespeichert. Die Formulare, Abfragen und Berichte bleiben ebenfalls in Access. Sie können die Daten mithilfe einer Tabelle oder eines Formulars in Access eingeben oder indem Sie die Liste auf der SharePoint-Website bearbeiten.

Wenn Sie eine Kopie der Datenbank auf der SharePoint-Website speichern und Verknüpfungen zu den Formularen, Berichten und Abfragen in Access erstellen, können Sie spezielle Ansichten für Ihre Access-Listen erstellen. Die Formulare, Abfragen und Berichte sind als Ansichten im Menü Ansicht der entsprechenden SharePoint-Liste verfügbar.

Wenn Sie Daten verschieben und verknüpfte Listen erstellen, ermöglichen Sie mehreren Benutzern, mit der Datenbank zu arbeiten. Sie können auch die Features der Versionsverwaltung einer SharePoint-Website zum Ändern der Daten verwenden. Benutzer können den Erhalt von Benachrichtigungen abonnieren, um zu erfahren, wann neue Elemente hinzugefügt oder vorhandene Elemente geändert werden. Wenn eine Access-Abfrage ausgeführt oder ein formatierter Bericht verteilt werden muss, können Benutzer im Menü Ansicht die SharePoint-Liste zum Ausführen einer Access-Abfrage oder Öffnen und Drucken eines Access-Berichts auswählen.

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Verschieben von Daten

Der Wechseln zu SharePoint-Website-Assistent verschiebt Daten wenn möglich in Listen, die auf der SharePoint-Website auf Listenvorlagen basieren, wie z. B. eine Liste Kontakte. Stimmt eine Tabelle mit keiner Listenvorlage überein, wird die Tabelle auf der SharePoint-Website zu einer benutzerdefinierten Liste in der Datenblattansicht.

Je nach Größe der Datenbank, der Anzahl der Objekte und der Systemleistung kann der Vorgang einige Zeit dauern. Falls Sie währenddessen Ihre Meinung ändern, können Sie auf Beenden klicken, um den Vorgang abzubrechen.

Der Assistent erstellt eine Sicherungskopie der Datenbank auf Ihrem Computer. In Access werden Verknüpfungen mit den Listen der Tabellen erstellt, sodass die Daten bei der Arbeit in Access auf der SharePoint-Website leicht gefunden werden. Die Beziehungen zwischen den Tabellen werden möglichst als Verknüpfungen zwischen den SharePoint-Listen dargestellt.

Eventuelle Probleme werden vom Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten gemeldet und in der Access-Datenbank als Protokolltabelle gespeichert, die Sie zur Problembehandlung verwenden können.

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Verwenden des Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe SharePoint-Listen auf Zu SharePoint wechseln.

    Hinweis   Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Datenbank im Format von Office Access 2007 gespeichert ist.

2. Führen Sie die Schritte im Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten aus. Geben Sie dabei auch den Speicherort der SharePoint-Website an.

   Klicken Sie auf Beenden, wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten.

3. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Details anzeigen, um weitere Einzelheiten zur Migration anzuzeigen.

   Diese Seite des Assistenten beschreibt, welche Tabellen mit Listen verknüpft wurden, und sie gibt den Speicherort der Sicherungskopie sowie die URL Ihrer Datenbank an. Bei Migrationsproblemen enthält die Seite außerdem eine Warnmeldung und gibt den Speicherort der Protokolltabelle an, in der Sie weitere Einzelheiten zu den Problemen finden.

4. Klicken Sie auf Fertig stellen, wenn die Aktionen des Assistenten abgeschlossen sind.

   Überprüfen Sie die Protokolltabelle, falls der Assistent eine Warnmeldung anzeigt, und führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, um die erfolgreiche Migration der Daten sicherzustellen. Es können z. B. einige Felder nicht verschoben oder in einen anderen mit einer SharePoint-Liste kompatiblen Dateityp konvertiert worden sein.

 Hinweis   Klicken Sie auf Listen, um Ihre Listen auf der SharePoint-Website anzuzeigen, oder klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Alle Websiteinhalte einblenden. Sie müssen die Seite eventuell in Ihrem Webbrowsers aktualisieren. Wenn Sie möchten, dass Ihre Listen auf der Schnellstartleiste angezeigt werden, oder wenn Sie andere Einstellungen ändern möchten, z. B. die Versionsverfolgung aktivieren, können Sie die Listeneinstellungen auf der SharePoint-Website ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe auf der SharePoint-Website.

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Beschränkungen der Migration

Nach Abschluss des Wechseln zu SharePoint-Website-Assistenten wird eine Meldung angezeigt, falls in Access Probleme mit den Daten aufgetreten sind. In Access wird eine Protokolltabelle mit der Bezeichnung Wechseln zu SharePoint-Website-Problemen erstellt und der Datenbank hinzugefügt. Die Tabelle Wechseln zu SharePoint-Website-Problemen wird in der Datenbank gespeichert, jedoch nicht als Liste auf der SharePoint-Website veröffentlicht.

In der folgenden Tabelle werden die Beschränkungen beim Migrieren von Daten aufgeführt. Beschränkungen treten in der Regel auf, wenn Access und SharePoint unterschiedliche Features oder gelegentlich nicht den gleichen Datentyp aufweisen. Wenn die Access-Tabelle z. B. die referentielle Integrität (Referenzielle Integrität: Regeln, deren Einhaltung beim Eingeben oder Löschen von Datensätzen überprüft wird, um die definierten Beziehungen zwischen Tabellen beizubehalten.) unterstützt, wird die Integrität nicht in der Liste auf der SharePoint-Website erzwungen. Die Informationen in der folgenden Tabelle helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob die Daten migrierte werden können, und bei der Überprüfung der in der Tabelle Wechseln zu SharePoint-Website-Problemen aufgeführten Probleme.

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