Angenommen, Sie haben eine Datenbank mithilfe einer der im Lieferumfang von Microsoft Office Access 2007 enthaltenen Vorlagen erstellt. Vielleicht handelt es sich um eine Datenbank vom Typ Kontaktpersonen, und Sie haben Kontaktinformationen aus Microsoft Office Outlook 2007 importiert. Irgendwann haben Sie so viele Daten, dass zum Suchen bestimmter Datensätze mehr als nur ein kurzer Blick auf ein Datenblatt erforderlich ist.

Es gibt vier Möglichkeiten, bestimmte Datensätze zu suchen:

• Navigieren  Beim Navigieren wechseln Sie in einer Tabelle oder Sicht in der Regel von einem Datensatz zu einem anderen.

   Hinweis   Eine Sicht ist ein Datenbankobjekt, das Informationen anzeigt, die in Tabellen gespeichert sind. Formulare, Abfragen und Berichte können Sichten sein.

• Suchen  Beim Suchen geben Sie Kriterien (Suchbegriffe) und Vergleichsoperatoren (wie z. B. "ist gleich" oder "enthält") an. Anschließend werden die Datensätze angezeigt, die die angegebenen Bedingungen erfüllen. Datensätze, die die Bedingungen erfüllen, werden hervorgehoben, Datensätze, die die Bedingungen nicht erfüllen, werden zwar angezeigt, jedoch nicht hervorgehoben.
• Filtern  Ähnlich wie beim Suchen müssen beim Filtern Kriterien und Vergleichsoperatoren angegeben werden. Anders als bei der Suche wird beim Filtern nur eingeschränkt, welche Datensätze angezeigt werden. Ein Filter kann aktiviert oder deaktiviert werden, sodass Sie leicht zwischen der gefilterten und ungefilterten Ansicht derselben Daten hin und her wechseln können.
• Abfragen  Abfragen (Abfrage: Eine Anfrage nach in Tabellen gespeicherten Daten oder eine Aufforderung, bestimmte Aktionen mit den Daten durchzuführen. Eine Abfrage kann Daten aus mehreren Tabellen als Datenquelle für ein Formular oder einen Bericht zusammenführen.) stellen eine sehr leistungsfähige und flexible Möglichkeit der Suche nach bestimmten Datensätzen dar. Mithilfe einer Abfrage können Sie benutzerdefinierte Suchvorgänge durchführen, benutzerdefinierte Filter anwenden und Datensätze sortieren. Abfragen können gespeichert, wiederverwendet und beim Erstellen von Formularen (Formular: Ein Access-Datenbankobjekt, in das Sie Steuerelemente für die Ausführung bestimmter Aktionen oder für die Eingabe, Anzeige und Bearbeitung von Daten in Feldern platzieren.) und Berichten (Bericht: Ein druckbares Access-Datenbankobjekt, das Informationen enthält, die in der von Ihnen festgelegten Formatierung und Anordnung gedruckt werden. Beispiele für Berichte sind Verkaufsberichte, Telefonlisten und Adressetiketten.) verwendet werden.

Sämtliche Office Access 2007-Vorlagen enthalten Abfragen, die Sie direkt verwenden können. Sie können auch eigene Abfragen erstellen, um sich auf bestimmte Datensätze zu konzentrieren und um bestimmte Fragen zu beantworten.

In diesem Artikel werden Vorgehensweisen zum Navigieren, Suchen und Filtern von Datensätzen beschrieben. Zudem ist in diesem Artikel ein Beispiel für eine Abfrage enthalten, um nach bestimmten Datensätzen zu suchen, und Sie finden hier Hyperlinks zu anderen Hilfeartikeln mit ausführlicheren Informationen zur Verwendung von Abfragen.

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• Navigieren durch Datensätze

• Suchen nach bestimmten Datensätzen

• Filtern von Datensätzen

• Suchen nach Datensätzen mithilfe einer Abfrage

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Navigieren durch Datensätze

Es gibt mehrere Möglichkeiten durch Datensätze zu navigieren. Sie können TAB drücken, um der Reihe nach durch alle Datensätze einzeln zu navigieren. Wenn Sie eine Tabelle oder Sicht in der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Eine Ansicht, in der Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format angezeigt werden. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.) öffnen, können Sie mithilfe der Schaltflächen für die Datensatznavigation durch die Datensätze navigieren. Auch die meisten Formulare enthalten Schaltflächen für die Datensatznavigation. Einige Formulare in den Office Access 2007-Vorlagen enthalten ein Feld vom Typ Gehe zu, mit dessen Hilfe Sie einen Datensatz anhand der Daten in Schlüsselfeldern auswählen können.

Verwenden der Schaltflächen für die Datensatznavigation

Mithilfe der Schaltflächen für die Datensatznavigation können Sie von Datensatz zu Datensatz navigieren. Je nachdem, auf welche Schaltfläche Sie klicken, navigieren Sie zum ersten, vorhergehenden, nächsten, letzten oder zu einem neuen Datensatz.

Wenn Sie in das Feld Aktueller Datensatz klicken, können Sie eine Datensatznummer eingeben und dann die EINGABETASTE drücken, um zu diesem Datensatz zu navigieren. Die Datensatznummer wird sequenziell vom Beginn des Formulars oder Datenblatts an gezählt. Sie entspricht keinem Feldwert.

Die Schaltfläche für die Filteranzeige zeigt an, ob ein Filter angewendet wurde. Wenn kein Filter angewendet wurde oder alle Filter gelöscht wurden, wird Kein Filter angezeigt. Sie können auf diese Schaltfläche klicken, wenn Gefiltert angezeigt wird, um den Filter zu entfernen. Entsprechend können Sie auf diese Schaltfläche klicken, wenn Ungefiltert angezeigt wird, um ggf. den zuletzt verwendeten Filter anzuwenden.

Wenn Sie Text in das Feld Suchen eingeben, wird der erste übereinstimmende Wert beim Eingeben der einzelnen Zeichen in Echtzeit hervorgehoben. Mithilfe dieses Features können Sie mit einem übereinstimmenden Wert schnell nach einem Datensatz suchen.

Auswählen eines Datensatzes mithilfe eines Felds vom Typ "Gehe zu"

Mit einem Feld vom Typ Gehe zu können Sie einen bestimmten Datensatz aus einer Dropdownliste auswählen. Dieses Feld finden Sie in Datenbanken, die mit einer Access-Vorlage erstellt wurden, meist auf Detailformularen, die Informationen zu Personen anzeigen, wie z. B. das Formular Kontaktdetails, das auf der Vorlage Kontakte basiert. Das Feld Gehe zu finden Sie auch gelegentlich auf Formularen, wie z. B. auf dem Formular Projekte und Vorgänge in Datenbanken, die auf der Vorlage Marketingprojekte basieren.

Wenn ein Formular ein Feld vom Typ Gehe zu enthält, befindet sich dieses im oberen linken Bereich dieses Formulars und sieht wie die folgende Abbildung aus:

Verwenden eines Felds vom Typ Gehe zu

1. Klicken Sie auf den Pfeil am Rand des Felds.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste einen Datensatz aus.

    Hinweis   Wenn Sie die ersten Zeichen eines Datensatzes kennen, zu dem Sie navigieren möchten, können Sie diese Zeichen in das Feld Gehe zu eingeben, um diesen Datensatz schnell zu finden.

Im Feld Gehe zu werden nur so viele Daten angezeigt, wie Sie benötigen, um die einzelnen Datensätze eindeutig zu identifizieren. Wenn Sie einen Datensatz in der Liste auswählen, zeigt Access die restlichen Daten dieses Datensatzes im Hauptbereich des Formulars an.

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Suchen nach bestimmten Datensätzen

Mithilfe der Registerkarte Suchen im Dialogfeld Suchen und Ersetzen können Sie nach bestimmten Datensätzen suchen. Sie können in einem bestimmten Feld suchen oder eine ganze Tabelle oder Sicht durchsuchen.

 Hinweis   Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen kann nur verwendet werden, wenn in der Tabelle oder Sicht aktuell Daten angezeigt werden. Dies gilt auch dann, wenn aufgrund eines angewendeten Filters keine sichtbaren Datensätze vorhanden sind.

Suchen nach Datensätzen  

1. Öffnen Sie die Tabelle oder Sicht, die Sie durchsuchen möchten.
2. Klicken Sie auf das Feld, das Sie durchsuchen möchten.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Suchen, oder drücken Sie STRG+F.

   –Oder–

   Tastenkombination  Drücken Sie STRG+F.

   Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt, wobei die Registerkarte Suchen ausgewählt ist.

4. Geben Sie im Feld Suchen nach den Wert ein, nach dem Sie suchen möchten. Dies ist Ihr Suchkriterium.
5. Sie können auch die Liste Suchen in verwenden, um das zu durchsuchende Feld zu ändern oder um die gesamte zugrunde liegende Tabelle zu durchsuchen.
6. Sie können auch in der Liste Vergleichen auf Teil des Feldinhaltes klicken. Dadurch erhalten Sie den größtmöglichen Suchumfang.

   In der Liste Vergleichen ist der Vergleichsoperator angegeben. Das Element Teil des Feldinhaltes entspricht "enthält" und ist dafür verantwortlich, dass das Suchkriterium berücksichtigt wird, sofern das Kriterium in einem Teil des Felds gefunden wird, das Sie durchsuchen.

7. Wählen Sie in der Liste Suchen die Option Alle aus, und klicken Sie dann auf Weitersuchen.
8. Wenn das gesuchte Element hervorgehoben ist, klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf Abbrechen, um das Dialogfeld zu schließen.

Weitere Informationen zur Verwendung des Dialogfelds Suchen und Ersetzen finden Sie im Artikel Ändern von Daten mithilfe des Dialogfelds "Suchen und Ersetzen".

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Filtern von Datensätzen

Ein Filter wird angewendet, um die Anzahl der angezeigten Datensätze auf diejenigen zu beschränken, die den Kriterien entsprechen. Mithilfe eines Filters wird die Suche nach den gewünschten Datensätzen erleichtert. Um beispielsweise die angezeigten Datensätze rasch einzuschränken, klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Feld, dessen Wert verglichen werden soll, und wählen Sie dann eine der Optionen im Auswahlmenü im unteren Bereich des Kontextmenüs aus (Ist gleich, Ungleich, Enthält oder Enthält nicht).

Anwenden eines auswahlbasierten Filters

1. Öffnen Sie eine Tabelle oder ein Formular.
2. Um sicherzustellen, dass die Tabelle oder das Formular nicht bereits gefiltert wird, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen, sofern dieser Befehl verfügbar ist.
3. Wechseln Sie zu dem Datensatz, der den Wert enthält, den Sie als Teil des Filters verwenden möchten, und klicken Sie dann in das Feld. Soll der Filter nur auf einer Teilauswahl basieren, wählen Sie die gewünschten Zeichen aus.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Auswahl, und klicken Sie dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.

   -Oder-

   Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld, und wählen Sie dann eine der Optionen im Auswahlmenü im unteren Bereich des Kontextmenüs aus (Ist gleich, Ungleich, Enthält oder Enthält nicht.

5. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte 3 und 4, um basierend auf einer Auswahl weitere Felder zu filtern.

Um andere Formen des Filterns auszuprobieren, verwenden Sie die Befehle in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Start.

Weitere Informationen zum Anwenden eines Filters finden Sie im Artikel Filter: Einschränken der Anzahl von Datensätzen in einer Ansicht.

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Suchen nach Datensätzen mithilfe einer Abfrage

Mithilfe der Techniken, mit denen Sie Datensätze durchsuchen und filtern, können in einer bestimmten Situation bestimmte Datensätze leicht gefunden werden. Gelegentlich kann es jedoch vorkommen, dass Sie denselben Such- oder Filtervorgang regelmäßig durchführen möchten. Statt jedes Mal dieselben Schritte der Such- und Filtervorgänge erneut durchzuführen, können Sie auch eine Abfrage erstellen.

Unterschiedliche Arten von Informationen werden als unterschiedliche Datentypen gespeichert. Geburtstage werden beispielsweise als Daten vom Typ Datum/Uhrzeit gespeichert, während Namen als Daten vom Typ Text gespeichert werden. Wenn Sie zum Suchen oder Filtern eine Abfrage verwenden, verwenden Sie Kriterien, die auf dem Typ der gesuchten Daten basieren.

Es kann vorkommen, dass Sie einen bestimmten Datensatz nicht finden, von dem Sie wissen, dass er vorhanden ist. Dies ist dann der Fall, wenn Sie Datensätze in einem Formular oder Abfrage anzeigen, in dem bzw. der bestimmte Datensätze aufgrund des Werts eines bestimmten Felds nicht angezeigt werden. In der Vorlage Probleme werden im Formular Problemliste beispielsweise keine Probleme mit dem Status Geschlossen angezeigt, da die Datensätze aus einer Abfrage stammen, die speziell diese Fälle ausschließt. Um die geschlossenen Fälle anzuzeigen, können Sie diese in der Tabelle Probleme oder im Formular Problemdetails suchen, den Bericht Geschlossene Fälle verwenden oder eine Abfrage erstellen, mit der geschlossene Fälle angezeigt werden. Anhand des folgenden Beispiels können Sie sehen, wie mithilfe einer Abfrage nach Datensätzen gesucht wird.

Angenommen, Sie verwenden eine Datenbank, die mit der Access 2007-Vorlage Probleme erstellt wurde, um Probleme nachzuverfolgen. Die Tabelle Probleme enthält das Feld Status, das angibt, ob ein bestimmtes Problem aktiv, gelöst oder geschlossen ist. Mithilfe der folgenden Schritte können Sie eine Abfrage erstellen, mit der Probleme mit dem Status Geschlossen angezeigt werden:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf Probleme, und klicken Sie dann auf Schließen.
3. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer auf das Sternchen (*) in der Tabelle Probleme. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Abfrage alle Felder aus den zurückgegebenen Datensätzen anzeigt.

   Probleme.* wird in der ersten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile Feld angezeigt. Damit wird angegeben, dass alle Felder aus der Tabelle Probleme zurückgegeben werden müssen.

4. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer in der Tabelle Probleme auf Status.

   Status wird in der zweiten Spalte im Entwurfsbereich in der Zeile Feld angezeigt.

5. Deaktivieren Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs das Kontrollkästchen in der Zeile Einblenden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Abfrage das Feld Status nicht anzeigt.

   Wenn Sie das Kontrollkästchen Einblenden in der Spalte Status nicht deaktivieren, wird das Feld Status in den Abfrageergebnissen zweimal angezeigt.

6. Geben Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile Kriterien ="Geschlossen" ein. Dies ist Ihr Suchkriterium. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Abfrage nur Datensätze zurückgibt, bei denen der Wert von Status "Geschlossen" ist.

    Hinweis   In diesem Beispiel wird nur ein Suchkriterium verwendet. Sie können für jede beliebigen Suchvorgang mehrere Suchkriterien verwenden. Fügen Sie hierzu mehreren Feldern Kriterien hinzu, und verwenden Sie die Zeile oder sowie die zusätzlichen Zeilen unterhalb von oder.

   Die Abfrage kann nun ausgeführt werden und sieht wie folgt aus:

   

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Hinweis   Wenn Sie nicht bereits mit dem Nachverfolgen von Problemen begonnen haben, und sich somit bereits Daten in der Tabelle Probleme befinden, und Sie für den Status mindestens eines Problems den Wert "Geschlossen" festgelegt haben, gibt die Abfrage keine Ergebnisse zurück. Sie können die Abfrage jedoch speichern und künftig jederzeit verwenden.

8. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die Abfrage ein, z. B. Geschlossene Probleme, und klicken Sie dann auf OK.

Sie verfügen nun über eine Abfrage, die Probleme mit dem Status Geschlossen anzeigt.

Weitere Informationen zu Such- und Filterkriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

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