Es können Situationen auftreten, in denen Daten nicht in der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Ein Fenster, das Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format anzeigt. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.) der Abfrage bearbeitet werden können, um die Daten der zugrunde liegenden Tabelle zu ändern. In diesem Artikel wird erläutert, wann Abfragedaten bearbeitet werden können und wann nicht. Darüber hinaus werden Möglichkeiten zum Ändern des Entwurfs einer Abfrage behandelt, damit Sie die zugrunde liegenden Daten bearbeiten können.
Inhalt dieses Artikels
Einführung
Beim Öffnen einer Abfrage in der Datenblattansicht werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie die Daten bearbeiten möchten. Möglicherweise finden Sie einen Fehler, oder es werden Informationen angezeigt, die nicht mehr aktuell sind. Je nachdem, wie die Abfrage erstellt wurde, können Sie die Daten direkt im Abfragedatenblatt (Datenblatt: Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur, die in einem Zeilen/Spalten-Format angezeigt werden.) bearbeiten.
Wenn Sie die Daten in einem Abfragedatenblatt bearbeiten und nichts geschieht, oder wenn in Windows ein Ton wiedergegeben wird und die Bearbeitung nicht übernommen wird, können die Daten nicht bearbeitet werden. Möglicherweise kann die Abfrage selbst nicht bearbeitet werden, wie z. B. eine Kreuztabellenabfrage. Möglicherweise kann aber auch nur ein bestimmtes Feld nicht bearbeitet werden, z. B. ein Feld, das auf einer Aggregatfunktion wie der Mittelwertfunktion basiert. In beiden Beispielen können Sie möglicherweise etwas unternehmen, um die Bearbeitung zu ermöglichen.
Sie können Daten nicht nur in der Datenblattansicht der Abfrage bearbeiten, sondern auch eine Aktualisierungsabfrage (Aktualisierungsabfrage: Eine Aktionsabfrage (SQL-Anweisung), die eine Gruppe von Datensätzen entsprechend den angegebenen Kriterien (Suchbedingungen) ändert.) verwenden, um Daten in einer Tabelle zu aktualisieren. In diesem Artikel werden Aktualisierungsabfragen nicht behandelt.
Weitere Informationen zu Aktualisierungsabfragen finden Sie im Artikel Erstellen einer Aktualisierungsabfrage.
Wenn Sie Daten in der Datenblattansicht einer Abfrage bearbeiten, möchten Sie in der Regel, dass die Änderungen in den Tabellen gespeichert werden, die der Abfrage zugrunde liegen. Wenn Sie nicht möchten, dass die Daten in diesen Tabellen geändert werden, Sie die Daten dennoch bearbeiten und nach der Bearbeitung speichern möchten, können Sie eine Tabellenerstellungsabfrage (Tabellenerstellungsabfrage: Eine Abfrage [SQL-Anweisung], die eine neue Tabelle erstellt und in diese Tabelle dann die in einer vorhandenen Tabelle enthaltenen Datensätze [Zeilen] kopiert.) verwenden. Damit können Sie zunächst eine neue Tabelle erstellen, deren Daten Sie dann bearbeiten können. Mithilfe einer Tabellenerstellungsabfrage können sie auch das Ergebnis einer Abfrage speichern, die die Bearbeitung als neue Tabelle nicht zulässt, und dann die Daten in dieser neuen Tabelle bearbeiten. In diesem Artikel wird nicht beschrieben, wie Tabellenerstellungsabfragen erstellt und ausgeführt werden.
Weitere Informationen zu Tabellenerstellungsabfragen finden Sie im Artikel Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage.
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Wann können Daten in einer Abfrage bearbeitet werden?
Die Daten in einer Abfrage können immer bearbeitet werden, wenn der Abfrage entweder nur eine Tabelle zugrunde liegt oder zwei Tabellen mit einer 1:1-Beziehung (1:1-Beziehung: Eine Verbindung zwischen zwei Tabellen, bei der der Primärschlüsselwert jedes Datensatzes in der Mastertabelle mit dem Wert im entsprechenden Feld bzw. den entsprechenden Feldern genau eines Datensatzes in der verknüpften Tabelle übereinstimmt.) zugrunde liegen.
Hinweis Auch wenn Daten in einer Abfrage bearbeitet werden können, können möglicherweise nicht alle Felder bearbeitet werden. Beispiele hierfür finden Sie im nachfolgenden Abschnitt.
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Wann können Daten in einer Abfrage nicht bearbeitet werden?
Daten in einer Abfrage können in folgenden Fällen nicht bearbeitet werden:
- Bei der Abfrage handelt es sich um eine Kreuztabellenabfrage (Kreuztabellenabfrage: Eine Abfrage, die eine Summe, einen Mittelwert, eine Anzahl oder ein anderes Gesamtergebnis für eine Gruppe von Datensätzen berechnet und das Ergebnis dann anhand zweier Informationsarten gruppiert: eine am linken Rand des Datenblattes von oben nach unten, die andere entlang des oberen Randes.).
- Bei der Abfrage handelt es sich um eine SQL-Abfrage (SQL-Abfrage: Eine Abfrage, die aus einer SQL-Anweisung besteht. Unterabfragen sowie Pass-Through-, Union- und Datendefinitionsabfragen sind SQL-Abfragen.).
- Das Feld, das sie bearbeiten möchten, ist ein berechnetes Feld (Berechnetes Feld: Ein in einer Abfrage definiertes Feld, das statt gespeicherter Daten das Ergebnis eines Ausdrucks anzeigt. Immer wenn sich ein Wert im Ausdruck ändert, wird der Wert neu berechnet.). In diesem Fall können Sie möglicherweise die anderen Felder bearbeiten.
- Der Abfrage liegen mindestens drei Tabellen zugrunde, und es liegt eine n:1:n-Beziehung vor.
Hinweis In diesem Fall können Sie das Abfragetabellenblatt zwar nicht bearbeiten, aber Sie können die Daten in einem Formular bearbeiten, wenn für die RecordsetType-Eigenschaft des Formulars der Wert Dynaset (inkonsistente Aktualisierungen) festgelegt ist.
- Die Abfrage enthält eine GROUP BY-Klausel.
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Wie kann eine Abfrage geändert werden, sodass die zugehörigen Daten bearbeitet werden können?
In der folgenden Tabelle sind Beispiele aufgeführt, in denen eine Abfrage nicht bearbeitet werden kann, sowie Methoden, mit denen das Abfragedatenblatt für die Bearbeitung verfügbar gemacht wird.
| Die Werte in einem Abfragedatenblatt können in folgenden Fällen nicht bearbeitet werden: |
So machen Sie das Abfragedatenblatt für die Bearbeitung verfügbar: |
| Für die Eigenschaft Keine Duplikate der Abfrage ist der Wert Ja festgelegt. |
Legen Sie für die Eigenschaft Keine Duplikate der Abfrage den Wert Nein fest. Im folgenden Abschnitt, Festlegen der Eigenschaft "Keine Duplikate" auf "Nein", finden Sie Informationen zum Festlegen dieser Eigenschaft.
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| Die Abfrage, die eine verknüpfte ODBC-Datenbanktabelle (ODBC-Datenbank: Eine Datenbank, für die es einen ODBC-Treiber (Open Database Connectivity) gibt, mit dem Sie Daten importieren, verknüpfen oder exportieren können.) ohne eindeutigen Index (Eindeutiger Index: Ein Index, der dadurch definiert wird, dass die Indiziert-Eigenschaft eines Felds auf "Ja (Ohne Duplikate)" festgelegt wird. Ein eindeutiger Index lässt doppelte Einträge im indizierten Feld nicht zu. Wenn ein Feld als Primärschlüssel festgelegt wird, wird das Feld automatisch als eindeutig definiert.) oder eine Paradox-Tabelle ohne Primärschlüssel (Primärschlüssel: Eines oder mehrere Felder [Spalten], die die einzelnen Datensätze in einer Tabelle eindeutig identifizieren. Ein Primärschlüssel lässt keine Null-Werte zu und muss immer einen eindeutigen Index haben. Ein Primärschlüssel wird verwendet, um eine Beziehung zwischen einer Tabelle und den Fremdschlüsseln in anderen Tabellen zu erstellen.) enthält. |
Fügen Sie der verknüpften Tabelle mithilfe der vom Anbieter der verknüpften Datenbank bereitgestellten Methoden einen Primärschlüssel oder einen eindeutigen Index hinzu. |
| Sie verfügen nicht über die Berechtigung Daten aktualisieren für die zugrunde liegende Tabelle. |
Weisen Sie die Berechtigung Daten aktualisieren zu. |
| Die Abfrage enthält mehr als eine Tabelle oder Abfrage, und die Tabellen oder Abfragen sind in der Entwurfsansicht nicht mit einer Verknüpfungslinie verknüpft. |
Erstellen Sie die entsprechenden Verknüpfungen. Im Abschnitt Erstellen von Verknüpfungen finden Sie Informationen zum Erstellen der Verknüpfungen.
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| Die Datenbank ist im schreibgeschützten Modus geöffnet oder befindet sich in einem schreibgeschützten Laufwerk. |
Schließen Sie die Datenbank, und öffnen Sie sie erneut, ohne Schreibgeschützt öffnen auszuwählen. Wenn sich die Datenbank in einem schreibgeschützten Laufwerk befindet, entfernen Sie das Schreibschutzattribut vom Laufwerk, oder verschieben Sie die Datenbank in ein Laufwerk, das nicht schreibgeschützt ist. |
| Das Feld in dem Datensatz, den Sie aktualisieren möchten, wurde gelöscht oder durch einen anderen Benutzer gesperrt. |
Warten Sie, bis die Sperre für den Datensatz aufgehoben wird. Ein gesperrter Datensatz kann nach Aufhebung der Sperre sofort aktualisiert werden. Warten Sie, bis der Benutzer den Vorgang abgeschlossen hat, durch den der Datensatz gesperrt wurde. |
| Der Abfrage liegen Tabellen mit einer 1:n-Beziehung (1:n-Beziehung: Eine Verbindung zwischen zwei Tabellen, bei der der Primärschlüsselwert jedes Datensatzes in der Mastertabelle mit dem Wert im entsprechenden Feld bzw. den entsprechenden Feldern von mehreren Datensätzen in der verknüpften Tabelle übereinstimmt.) zugrunde, und das Verknüpfungsfeld von der "n"-Seite ist kein Ausgabefeld. In diesem Fall können die Daten im Verknüpfungsfeld auf der "1"-Seite nicht bearbeitet werden. |
Fügen Sie den Ausgabefeldern der Abfrage das Verknüpfungsfeld aus der "n"-Seite der Beziehung hinzu. Im Abschnitt Hinzufügen des Verknüpfungsfelds aus der "n"-Seite der Ausgabefelder einer Abfrage finden Sie Informationen zum Hinzufügen des Verknüpfungsfelds.
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| Das Verknüpfungsfeld aus der "n"-Seite (nach dem Bearbeiten der Daten) befindet sich auf der "1"-Seite. |
Drücken Sie UMSCHALT+F9, um die Änderungen zu bestätigen und die Abfrage zu aktualisieren. |
| Auf der "1"-Seite einer 1:n-Beziehung befindet sich ein leeres Feld aus der Tabelle, und die Verbindung ist eine rechte äußere Verknüpfung. |
Stellen Sie sicher, dass sich in diesem Feld auf der "1"-Seite ein Wert befindet. Sie können das Verknüpfungsfeld auf der "n"-Seite nur bearbeiten, wenn sich auf der "1"-Seite in diesem Feld ein Wert befindet. |
| Sie verwenden eine verknüpfte ODBC-Datenbanktabelle, und in der Ausgabe der Abfrage befinden sich nicht alle Felder aus dem eindeutigen Index der verknüpften Tabelle. |
Fügen Sie den Ausgabefeldern der Abfrage alle Felder aus dem eindeutigen Index der ODBC-Tabelle hinzu. Im Abschnitt Hinzufügen eindeutiger Indexfelder aus einer verknüpften ODBC-Tabelle finden Sie Informationen zum Hinzufügen der Felder.
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Festlegen der Eigenschaft "Keine Duplikate" auf "Nein"
- Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
- Wenn das Eigenschaftenfenster nicht geöffnet wird, drücken Sie F4, um es zu öffnen. Klicken Sie einmal auf den Abfrageentwurfsbereich, um sicherzustellen, dass im Eigenschaftenfenster anstelle der Feldeigenschaften Abfrageeigenschaften angezeigt werden.
- Suchen Sie im Eigenschaftenfenster das Eigenschaftenfeld Keine Duplikate. Klicken Sie auf das Feld daneben. Klicken Sie auf den Pfeil in diesem Feld, und klicken Sie dann auf Nein.
Erstellen von Verknüpfungen
- Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
- Ziehen Sie für jede Tabelle oder Abfrage, die Sie mit einer anderen verknüpfen möchten, das Verknüpfungsfeld aus dieser Tabelle oder Abfrage in das entsprechende Feld in der Tabelle oder Abfrage, in der Sie die Verknüpfung erstellen möchten.
Weitere Informationen zum Erstellen von Verknüpfungen finden Sie im Artikel Verknüpfen von Tabellen und Abfragen.
Fügen Sie den Ausgabefeldern der Abfrage das Verknüpfungsfeld aus der "n"-Seite hinzu.
- Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
- Suchen Sie im Abfrage-Designer nach der Verknüpfung, die der jeweiligen 1:n-Beziehung entspricht.
- Doppelklicken Sie auf das Verknüpfungsfeld aus der "n"-Seite der 1:n-Beziehung. Das Verknüpfungsfeld wird im Feldbereich nun als Ausgabefeld angezeigt.
Hinzufügen eindeutiger Indexfelder aus einer verknüpften ODBC-Tabelle
- Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
- Suchen Sie im Abfrage-Designer nach der verknüpften ODBC-Tabelle.
- Die eindeutigen Indexfelder sind mit einem Schlüsselsymbol neben dem Feldnamen gekennzeichnet. Doppelklicken Sie auf jedes Feld, das sich nicht bereits im Feldbereich befindet. Jedes Verknüpfungsfeld wird im Feldbereich nun als Ausgabefeld angezeigt.
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