Alle anzeigen

Alle ausblenden

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine Spitzenwertabfrage zum Suchen der aktuellsten oder frühesten Daten in einer Reihe von Datensätzen verwenden. Sie verwenden Spitzenwertabfragen, um verschiedene Geschäftsfragen zu beantworten, z. B. welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht.

• Grundlagen zu Spitzenwertabfragen

• Ermitteln der Datensätze, die Spitzen- oder Tiefstwerte enthalten

• Ermitteln der Spitzen- oder Tiefstwerte für Datensätze in Kategorien oder Gruppen

• Ermitteln der Datensätze, die Spitzen- und Tiefstwerte enthalten

Grundlagen zu Spitzenwertabfragen

Sie verwenden eine Spitzenwertabfrage, wenn Sie Datensätzen finden müssen, die die Spitzen- oder Tiefstwerte in einem Tabellenfeld enthalten. Sie können eine Spitzenwertabfrage verwenden, um folgende Arten von Fragen zu beantworten.

• Welches ist das teuerste oder billigste Produkt?
• Welche drei Mitarbeiter haben als nächstes Geburtstag?
• Welche Abteilungen generierten im laufenden Jahr den höchsten oder niedrigsten Umsatz?
• Welche Produkte machen die obersten oder untersten 5 Prozent des Umsatzes aus?
• Welche Produkte in jeder der Produktkategorien machen die obersten oder untersten 5 Prozent des Umsatzes aus?

Kurz gesagt werden Ihre Daten mithilfe der Spitzenwertabfrage sortiert und anschließend gefiltert, um die Spitzen- oder Tiefstwerte in einem Feld zu ermitteln. Mithilfe einer Spitzenwertabfrage können Sie nach numerischen (einschließlich Währung) und Datumswerten suchen.

Der Prozess zum Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe besteht aus den folgenden wesentlichen Schritten:

• Erstellen Sie entweder eine Auswahlabfrage oder eine Gesamtsummenabfrage.

  Um die oberen oder unteren Werte in einer Tabelle zu suchen, verwenden Sie eine Auswahlabfrage. Um die oberen oder unteren Werte in einer oder mehreren Kategorien zu suchen, verwenden Sie eine Berechnungsabfrage. Wenn Sie beispielsweise eine Frage wie "Welches ist das teuerste oder billigste Produkt?" beantworten möchten, erstellen Sie zunächst eine Spitzenwertabfrage. Um die Frage "Welche Produkte in jeder der Produktkategorien machen die obersten oder untersten 5 Prozent des Umsatzes aus?" zu beantworten, verwenden Sie eine Berechnungsabfrage. Sie können außerdem beide Abfragetypen für die Suche nach den oberen und unteren Werten verwenden, und zwar sowohl in einer Gruppe von Datensätzen als auch in Datensätzen, die unter Kategorien fallen.

• Verwenden Sie bei der Abfrage eine Sortierreihenfolge.
• Verwenden Sie für die Abfrage andere Kriterien.
• Geben Sie die Anzahl von Datensätzen an, die bei der Abfrage ermittelt werden soll. Sie können einen Prozentsatz angeben, um die oberen 5 % der Werte in einem Feld zu finden, oder Sie können eine feste Zahl angeben, damit beispielsweise die 10 oberen Werte in einem Feld angezeigt werden.

Auswählen zwischen einer Spitzenwertabfrage und einem Filter

Um zu bestimmen, ob Sie eine Spitzenwertabfrage erstellen oder einen Filter anwenden sollten, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

• Erstellen Sie eine Spitzenwertabfrage, wenn Sie die Datensätze mit den höchsten und niedrigsten Werten in einem Feld ermitteln möchten und wenn Sie die genauen Datenwerte nicht kennen oder diese nicht von Bedeutung sind.
• Sie wenden einen Filter an, wenn Sie alle Datensätze ermitteln möchten, bei denen der Wert in einem Feld größer oder kleiner ist als der von Ihnen gesuchte Wert oder mit ihm übereinstimmt. Beispielsweise wenden Sie einen Filter an, um die Produkte mit einem Preis zwischen 50 € und 100 € anzuzeigen. Diese Abbildung veranschaulicht einen Beispielfilter in der Abfrageentwurfsansicht und die Ergebnisse, die mit einem solchen Filter erzielt werden können:

  

  Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie im Artikel Filter: Einschränken der Anzahl von Datensätzen in einer Ansicht.

Regeln zum Erstellen und Verwenden von Spitzenwertabfragen

Bedenken Sie bitte im weiteren Verlauf, dass unabhängig vom Abfragetyp Felder verwendet werden müssen, die beschreibende Daten wie Mitarbeiter- oder Artikelnamen enthalten. Sie müssen zudem ein Feld wie z. B. ein Preis- oder Datumsfeld verwenden, in dem die von Ihnen gesuchten oberen oder unteren Werte enthalten sind. Sie können mehr als nur ein Datenfeld verwenden. Im Falle einer Berechnungsabfrage sollten Ihre Datenfelder Kategorieinformationen wie die Felder Stadt oder Land/Region enthalten. Sie dürfen Kategoriedaten nur dann außer Acht lassen, wenn Sie eine Abfrage auf der Grundlage aller Datensätze erstellen, wie beispielsweise in "Zeige mir die oberen fünf Prozent der teuersten Aufträge an". Sie können außerdem beide Arten der Abfrage für die Suche nach den oberen und unteren Werten sowohl in einer Gruppe von Datensätzen als auch in Datensätzen, die unter Kategorien fallen, verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Ermitteln der oberen und unteren Werte für Datensätze in Kategorien oder Gruppen weiter unten in diesem Artikel.

Suchen der Datensätze mit den höchsten oder niedrigsten Werten

In diesem Abschnitt werden die Schritte zum Erstellen einer grundlegenden Spitzenwertabfrage und einer erweiterten Abfrage erklärt. Die ersten Schritte veranschaulichen die grundlegenden Bestandteile einer Spitzenwertabfrage, während in dem zweiten Abschnitt erläutert wird, wie Sie nach einigen der nächsten Mitarbeitergeburtstage suchen können. Diesen Schritten liegt die folgende Beispieltabelle zu Grunde:

Wenn Sie möchten, können Sie diese Tabelle in Microsoft Office Excel 2007 kopieren und dann das daraus resultierende Tabellenblatt in eine Tabelle in Microsoft Office Access 2007 importieren.

Demo

Erstellen einer grundlegenden Spitzenwertabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um die Tabelle im Entwurfsbereich zu platzieren. Klicken Sie anschließend auf Schließen.

   -Oder-

   Doppelklicken Sie auf die Tabelle.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle Personal hinzu.

3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.

   Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder Vorname, Nachname und Geburtsdatum hinzu.

4. Klicken Sie im Feld, das die Spitzen- oder Tiefstwerte (das Feld Geburtsdatum, wenn Sie die Beispieltabelle verwenden) enthält, auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.

   Wenn Ihr Wertefeld Zahlen, wie z. B. Preise oder Umsatzzahlen, enthält, gibt die Sortierreihenfolge Aufsteigend die niedrigsten und die Sortierreihenfolge Absteigend die höchsten Werte zurück. Enthält Ihr Wertefeld Daten, gibt die Sortierreihenfolge Absteigend das letzte Datum zurück, während Aufsteigend das frühste Datum zurückgibt.

    Wichtig   Sie müssen nur für die Felder die Zeile Sortieren auf Aufsteigend oder Absteigend festlegen, die Ihre oberen oder unteren Werte enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein Feld festlegen, das nicht Ihre oberen und unteren Werte enthält, wie z. B. Artikelname statt Preis, gibt die Suche nicht die von Ihnen gewünschten Ergebnisse zurück.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie entweder die Anzahl oder den Prozentsatz der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.
6. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
7. Speichern Sie die Abfrage, und lassen Sie sie zum Verwenden in den nächsten Schritten geöffnet.

Es wird deutlich, dass Sie mit diesem Typ der Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten und jüngsten Person im Unternehmen). Im nächsten Schritt wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um die Leistung und Flexibilität der Abfrage zu steigern. Die im nächsten Schritt dargestellten Kriterien geben die folgenden drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

 Hinweis   In diesen Schritten wird vorausgesetzt, dass Sie die im vorherigen Abschnitt beschriebene Abfrage verwenden.

1. Öffnen Sie in der Entwurfsansicht die Abfrage, die in den vorherigen Schritten erstellt wurde.
2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte rechts von der Spalte Geburtsdatum folgenden Ausdruck ein (oder kopieren Sie ihn, und fügen Sie ihn ein: Ausdr1: DatTeil("m",[Geburtsdatum]). Über die DatePart-Funktion wird der Monatsteil des Felds Geburtsdatum extrahiert.
3. Kopieren und fügen Sie den Ausdruck Ausdr2 DatumTeil("d",[Geburtsdatum]) rechts von der Spalte ein, die Ihren Ausdruck enthält, oder geben Sie ihn dort ein. In diesem Fall wird durch die DatumTeil-Funktion der Tagesteil des Werts im Feld Geburtsdatum extrahiert.
4. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen für jeden Ausdruck, klicken Sie dann für jeden Ausdruck auf die Zelle Sortieren, und wählen Sie Aufsteigend.
5. Sie haben die Option, ein Kriterium zum Einschränken des Abfragebereichs anzugeben. Wenn Sie Kriterien angeben, sortiert die Abfrage nur die Datensätze, die diese Kriterien erfüllen, und identifiziert die Spitzen- oder Tiefstwerte innerhalb der sortierten Liste.

   Um dies mit den Beispieldaten in der Zeile Kriterien des Felds Geburtsdatum fortzusetzen, kopieren und fügen oder geben Sie diesen Ausdruck ein:

   Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) Oder Monat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum())

   Dieser Ausdruck führt Folgendes aus: Der Teil Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) überprüft das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters, um herauszufinden, ob das Geburtsdatum in einen zukünftigen Monat fällt. Falls dem so ist, fügt der Ausdruck diese Datensätze in die Abfrage ein. Der Teil Monat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum()) des Ausdrucks überprüft die Geburtsdaten des laufenden Monats, um herauszufinden, ob die Geburtstage auf den aktuellen oder auf den folgenden Tag fallen. Falls die Bedingung erfüllt ist, werden diese Datensätze in die Abfrageergebnisse eingefügt. Zusammenfassend ignoriert dieser Ausdruck Datensätze, bei denen Geburtsdaten zwischen dem 1. Januar und dem Tag liegen, an dem Sie Ihre Abfrage ausführen.

   Weitere Beispiele für Abfragekriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie entweder die Anzahl oder den Prozentsatz der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.
7. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Wenn Ihre Abfrage mehr Ergebnisse zurückgibt, als Sie erwarten

Wenn die Daten Datensätze mit dem gleichen Datumswert enthalten, liefert die Spitzenwertabfrage möglicherweise mehr Daten, als Sie erwarten. Beispielsweise können Sie eine Spitzenwertabfrage so aufbauen, dass drei Mitarbeiterdatensätze abgerufen werden, aber tatsächlich werden vier angezeigt, da "Mevius" und "Voss" dasselbe Geburtsdatum haben. Dieser Abfragetyp gibt alle Spitzenwerte zurück, und zwar unabhängig davon, wie viele Datensätze diese Werte haben. Um doppelte Werte auszuschließen, können Sie eine Eigenschaft mit dem Namen Eindeutiger Wert auf Ja festlegen. Informationen zum Verwenden der Eigenschaft finden Sie im Abschnitt Wenn doppelte Datensätze angezeigt werden weiter unten in diesem Artikel.

Wenn Ihre Abfrage weniger Ergebnisse liefert, als Sie erwarten

Nehmen wir an, dass Sie eine Abfrage entwerfen, die die oberen oder unteren fünf Datensätze in einem Feld liefert, aber nur drei Datensätze angezeigt werden. Generell können Sie diese Art von Problem beheben, indem Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen und die Zeile Kriterien in dem Entwurfsbereich für Kriterien, die restriktiver sind als von Ihnen beabsichtigt, überprüfen. Weitere Informationen zu Kriterien finden Sie in dem Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

Wenn doppelte Datensätze angezeigt werden

Wenn eine Spitzenwertabfrage Duplikate liefert, enthalten entweder die zugrunde liegenden Tabellen doppelte Datensätze oder die Datensätze werden als Duplikate angezeigt, da die Abfrage nicht die Felder enthält, die zwischen Datensätzen unterscheiden können. Beispielsweise zeigt diese Abfrage die fünf Bestellungen, die erst vor kurzem ausgeliefert wurden, zusammen mit dem Namen des Verkäufers an, der die Transaktion abgewickelt hat.

Der dritte und vierte Datensatz wird als Duplikat angezeigt. Möglicherweise hat der Verkäufer Osada zwei verschiedene Bestellungen bearbeitet, die an demselben Tag geliefert wurden.

Je nach Ihren Anforderungen können Sie Folgendes tun, um die Rückgabe doppelter Datensätze zu verhindern. Sie können den Entwurf der Abfrage ändern, um Felder hinzuzufügen, die das Unterscheiden der Datensätze ermöglichen (beispielsweise die Felder Bestell-Nr. und Kunden-Nr.). Wenn die Darstellung nur eines der verdoppelten Datensätze genügt, können Sie Datensätze ausgesucht darstellen, indem Sie die Eigenschaft Eindeutige Werte der Abfrage auf Ja festlegen. Um diese Eigenschaft in der Abfrageentwurfsansicht festzulegen, drücken Sie F4. Um die Abfrageeigenschaften anzuzeigen, lokalisieren Sie die Eigenschaft Eindeutige Werte, und legen Sie sie auf Ja fest.

Weitere Informationen zum Umgang mit doppelten Datensätzen finden Sie im Artikel Suchen, Ausblenden oder Beseitigen von Duplikaten.

 Seitenanfang

Ermitteln der oberen und unteren Werte für Datensätze in Kategorien oder Gruppen

Mithilfe einer Gesamtabfrage ermitteln Sie die oberen und unteren Werte für Datensätze, die in Gruppen fallen. Bedenken Sie im weiteren Verlauf, dass standardmäßig eine Gesamtabfrage nur das Feld oder die Felder umfassen kann, die Ihre Gruppendaten, wie ein Feld Kategorien, und das Feld mit den oberen oder unteren Werten, wie das Feld Preis, enthalten. Berechnungsabfragen dürfen keine anderen Felder enthalten, die die Elemente in einer Kategorie beschreiben. Sie können jedoch eine zweite Abfrage erstellen, die zusätzlich zu den Feldern aus Ihrer Berechnungsabfrage Felder aus anderen Tabellen mit beschreibenden Daten enthält.

Nehmen wir beispielsweise an, dass Sie eine Tabelle mit Produkten haben und dass Sie jedes Produkt einer Kategorie, wie z. B. Brettspielen, Puzzles usw., zuweisen. Wenn Sie eine Berechnungsabfrage erstellen, um das teuerste Produkt in jeder Kategorie zu ermitteln, kann nur das Feld oder die Felder, die die Kategoriedaten und das Feld mit den Preisdaten enthalten, in der Abfrage berücksichtigt werden. Nehmen wir für dieses Beispiel an, es wäre ein Feld mit dem Namen Kategoriename und eines mit dem Namen Preis vorhanden. Wenn Sie diesen Abfrage-Typen ausführen, stellt Access (je nach der Funktion, die Sie auswählen) wie folgt MaxVon oder MinVon dem Feld Preis voran:

Ihre Berechnungsabfrage darf, wie im Folgenden dargestellt, außer den Feldern, die das Produkt beschreiben (wodurch die Daten verständlicher sind), wie Artikelnamen oder Namen von Lieferanten, keine anderen Felder enthalten:

Wenn Sie diese beschreibenden Daten anzeigen möchten, können Sie eine zweite Auswahlabfrage erstellen, mit der die Felder in Ihrer Berechnungsabfrage mit den zusätzlichen Datenfeldern kombiniert werden.

Die Schritte in diesem Abschnitt beschreiben, wie die Berechnungsabfrage erstellt und die Abfrage ausgewählt wird, die für die Ermittlung der teuersten Produkte in jeder Kategoriereihe erforderlich ist. Die Schritte setzen die Verwendung der folgenden Beispieltabellen voraus:

Die Kategorientabelle

Die Lieferantentabelle

Die Artikeltabelle

 Hinweis   Die Schritte setzen eine 1:n-Beziehung sowohl zwischen der Kategorien- und Artikel- als auch zwischen der Lieferanten- und Artikeltabelle voraus. In diesem Fall haben die Tabellen die gleichen Felder LieferantenNr und KategorieNr. Ohne die Beziehungen ist die in den nächsten Abschnitten beschriebene Berechnungsabfrage nicht ausführbar.

Erstellen der Berechnungsabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Schließen, nachdem Sie das Hinzufügen der Tabellen abgeschlossen haben.

   -Oder-

   Doppelklicken Sie auf die zu verwendenden Tabellen, und klicken Sie dann auf Schließen. Jede Tabelle erscheint im Entwurfsbereich. Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie die Tabellen Kategorien und Artikel hinzu.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   Stellen Sie zu diesem Zeitpunkt sicher, dass Sie nur die Gruppenfelder und das Wertfeld zur Abfrage hinzufügen. Wenn Sie die in der vorangegangenen Tabelle aufgeführten Beispieldaten verwenden, fügen Sie das Feld Kategoriename aus der Tabelle Kategorien und das Feld Preis aus der Tabelle Artikel hinzu.

4. Sie haben die Option, ein Kriterium zum Einschränken des Abfragebereichs anzugeben.

   Es werden nur Datensätze sortiert, die die Kriterien erfüllen. Die oberen und unteren Feldwerte werden innerhalb dieser sortierten Liste bestimmt. Um beispielsweise Produkte in der Sportkategorie auszuschließen, fügen Sie diesen Ausdruck der Zeile Kriterien des Felds Kategoriename hinzu: <>"Sports".

   Weitere Beispiele für Abfragekriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

5. Konvertieren der Abfrage in eine Berechnungsabfrage.

   Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

   Die Zeile Summen wird im Entwurfsbereich angezeigt.

6. Stellen Sie sicher, dass die Zelle Summen jedes Gruppenfelds auf Gruppieren nach festgelegt ist, und legen Sie dann die Zelle Summen des Wertfelds (das Feld, das die oberen oder unteren Werte enthält) entweder auf Max oder Min fest.

   Max liefert den größten Wert in einem numerischen Feld und den aktuellsten Datums- oder Uhrzeitwert im Feld Datum/Uhrzeit.Min liefert den niedrigsten Wert in einem numerischen Feld und den frühesten Datums- oder Uhrzeitwert im Feld Datum/Uhrzeit. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, legen Sie die Zelle Summen des Felds Kategorienamen auf Gruppieren nach und die Zelle Summen des Felds Preis auf Max oder Min fest.

7. Stellen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras sicher, dass die Liste Spitzenwerte auf Alle festgelegt ist, und klicken Sie dann auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Hinweis   Je nach der in Schritt 7 ausgewählten Funktion wird in Access der Name des Wertfelds in der Abfrage zu MaxVonFieldName oder MinVonFieldName geändert. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, wird das Feld MaxOfPrice oder MinOfPrice umbenannt.

8. Speichern Sie die Abfrage, und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

Die Abfrage liefert keine Artikelnamen oder andere Informationen zu Produkten. Zum Anzeigen zusätzlicher Daten müssen Sie eine zweite Abfrage erstellen, die die soeben von Ihnen erstellte Abfrage enthält. In den nächsten Schritten wird das Erstellen der zweiten Abfrage erläutert.

Erstellen einer zweiten Abfrage zum Anzeigen weiterer Daten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Abfragen, und doppelklicken Sie dann auf die im vorherigen Abschnitt erstellte Berechnungsabfrage.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, und fügen Sie zusätzlich zu den in der Berechnungsabfrage verwendeten Tabellen alle Tabellen hinzu, die die anderen zugehörigen Daten enthalten, die Sie anzeigen möchten.

   Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, die zuvor aufgeführt wurden, fügen Sie Ihrer neuen Abfrage die Tabellen Kategorien, Artikel und Lieferanten hinzu.

4. Verknüpfen Sie die Felder in der Berechnungsabfrage mit den entsprechenden Feldern in den übergeordneten Tabellen. Ziehen Sie hierzu jedes Feld in der Berechnungsabfrage in das entsprechende Feld in der Tabelle.

   Ziehen Sie das Feld Kategoriename in der Berechnungsabfrage auf das Feld Kategoriename in der Tabelle Kategorien, wenn Sie die Beispieldaten verwenden. Dann ziehen Sie das Feld MaxOfPrice in der Berechnungsabfrage auf das Feld Preis in der Artikel-Tabelle. Durch diese Verknüpfungen wird ermöglicht, dass in Ihrer neuen Abfrage die Daten in der Berechnungsabfrage mit Daten in anderen Tabellen zusammengeführt werden.

5. Doppelklicken Sie in dem Fenster für die Berechnungsabfrage auf das Sternchen, um die gesamte Abfrage zu dem Entwurfsbereich hinzuzufügen, und ziehen Sie dann die zusätzlichen Felder aus den anderen Tabellen in die Abfrage.

   Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, doppelklicken Sie auf die Berechnungsabfrage, die in dem vorherigen Abschnitt erstellt wurde, und fügen Sie dann aus der Produkt- und der Lieferantentabelle jeweils die Felder Artikelname und Lieferanten hinzu.

6. Geben Sie optional eine Sortierreihenfolge für eine oder mehrere Spalten an.

   Legen Sie beispielsweise die Zelle Sortieren der Spalte Kategoriename auf Aufsteigend fest, um die Kategorien in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Dieser Befehl wird durch Abfrage ausgeführt, und die Ergebnisse werden in der Datenblattansicht angezeigt.

Tipp  Wenn Sie nicht möchten, dass die Überschrift der Preisspalte als MaxOfPrice oder MinOfPrice angezeigt wird, öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht, und geben Sie in der Preisspalte des Bereichs Price: MaxOfPrice oder Price: MinOfPrice ein. Dadurch wird Preis als Überschrift der Spalte in der Datenblattansicht angezeigt.

 Seitenanfang

Suchen der Datensätze mit den höchsten und niedrigsten Werten

Die Abfragen, die Sie zuvor in diesem Artikel erstellt haben, können Spitzen- oder Tiefstwerte zurückgeben, jedoch nicht beides gleichzeitig. Wenn Sie beide Wertegruppen in einer Ansicht anzeigen möchten, müssen Sie zwei Abfragen erstellen – eine, die Spitzenwerte abruft und eine weiter, die Tiefstwerte abruft –, und dann führen Sie die Ergebnisse in einer einzelnen Tabelle zusammen und zeigen sie an.

Das Suchen von Spitzen- und Tiefstwerten und das Anzeigen dieser Daten in einer Tabelle umfasst die folgenden grundlegenden Schritte:

• Erstellen Sie eine Spitzenwert- und eine Tiefstwertabfrage, oder erstellen Sie Berechnungsabfragen, die die Min- und Max-Funktionen verwenden, wenn Sie Ihre Daten gruppieren möchten.
• Konvertieren Sie Ihre Spitzenwertabfrage (oder Ihre maximale Berechnungsabfrage) in eine Tabellenerstellungsabfrage, und führen Sie diese Abfrage aus, um eine neue Tabelle zu erstellen.
• Konvertieren Sie Ihre Tiefstwertabfrage (oder Ihre minimale Berechnungsabfrage) in eine Anfügeabfrage, und führen Sie diese Abfrage aus, um die Datensätze Ihrer Spitzenwerttabelle hinzuzufügen.

Die Vorgehensweise zum Erstellen der Abfrage wird in den Schritten in diesen Abschnitten erläutert.

 Hinweis   Sofern Ihre Datenbank nicht digital signiert ist oder sich an einem vertrauenswürdigen Ort befindet, werden Sie in Access daran gehindert, die hier beschriebenen Aktionsabfragen auszuführen. Führen Sie die ersten Schritte aus, um blockierten Inhalt zu aktivieren, bevor Sie die Tabelle zu erstellen versuchen und die hier geschilderten Abfragen anfügen.

Aktivieren des Inhalts in einer Datenbank

• Klicken Sie auf der Statusleiste auf Optionen.

  Das Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen wird angezeigt.

• Wählen Sie die Option Diesen Inhalt aktivieren aus, und klicken Sie dann auf OK.
• Führen Sie Ihre Abfrage erneut aus.

Wenn die Statusleiste nicht angezeigt wird

• Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Statusleiste.

Weitere Informationen zum Modus "Deaktiviert" und zur Sicherheit in Access finden Sie im Artikel Sichern einer Access 2007-Datenbank.

Erstellen Sie die Abfragen

1. Erstellen Sie die Spitzen- und Tiefstwertabfragen.

   Weitere Informationen zu den zum Erstellen einer Spitzenwert- oder Tiefstwertabfrage erforderlichen Schritten finden Sie unter Suchen der Datensätze mit Spitzen- oder Tiefstwerten weiter oben in diesem Abschnitt. Wenn Sie Ihre Datensätze nach Kategorien gruppieren möchten, lesen Sie den Abschnitt Suchen der Spitzen- oder Tiefstwerte für Datensätze in Kategorien oder Gruppen weiter oben in diesem Abschnitt.

2. Speichern Sie jede Abfrage, und lassen Sie sie zum Verwenden in den nächsten Schritten geöffnet.

Erstellen Sie die Tabellenerstellungsabfrage

1. Mit Ihrer geöffneten Spitzenwertabfrage in der Entwurfsansicht:

   Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

   Das Dialogfeld Neue Tabelle erstellen wird angezeigt.

2. Geben Sie im Feld Tabellenname einen Namen für die Tabelle ein, in der die Spitzen- und Tiefstwertdatensätze gespeichert werden. Geben Sie beispielsweise Spitzen- und Tiefstdatensätze ein, und klicken Sie dann auf OK.

   Wenn Sie die Abfrage ausführen, erstellt die Abfrage eine Tabelle und ersetzt den Spitzenwert mit den aktuellen Daten, anstatt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

3. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Erstellen einer Anfügeabfrage

1. Öffnen Sie Ihre Tiefstwertabfrage in der Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anhängen.
3. Geben Sie im Dialogfeld Anfügen denselben Namen ein, den Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen eingegeben haben.

   Geben Sie z. B. Spitzen- und Tiefstdatensätze ein, und klicken Sie dann auf OK. Jedes Mal, wenn Sie die Abfrage ausführen, fügt die Abfrage die Datensätze den Tabellen mit den Spitzen- und Tiefstdatensätzen an, anstatt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

4. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Ausführen der Abfragen

Nun können Sie die beiden Abfragen ausführen.

• Doppelklicken Sie im Datenbankfenster auf die Spitzenwertabfrage, und klicken Sie in den Nachrichten auf Ja.
• Doppelklicken Sie auf die Tiefstwertabfrage, und klicken Sie in den Nachrichten auf Ja.
• Öffnen Sie die Tabelle mit den Spitzen- und Tiefstdatensätzen in der Datenblattansicht.

 Seitenanfang