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Sie können eine Abfrage zum Bereitstellen von Daten in einem Formular oder Bericht verwenden. Verwenden Sie dazu einen Assistenten, oder legen Sie die Record Source-Eigenschaft in einem Formular oder Bericht fest. In diesem Artikel wird das Verwenden einer Abfrage als Datensatzquelle in einem Formular oder Bericht dargestellt.

• Einführung

• Verwenden einer Abfrage als Datensatzquelle in einem Formular

• Verwenden einer Abfrage als Datensatzquelle in einem Bericht

Einführung

Oftmals erweist sich eine Tabelle als ungenügend, die zum Erstellen eines bestimmten Formulars oder Berichts erforderlichen Daten bereitzustellen. Möglicherweise benötigen Sie Daten aus mehreren Tabellen, oder Sie möchten Daten aus einer Tabelle zusammenfassen. Sie können aber auch Daten aus nur einer Tabelle verwenden, möchten aber die Beziehung verwenden, die diese Tabelle zu einer anderen Tabelle aufweist, um zu bestimmen die in der Datensatzgruppe (Recordset: Der gemeinsame Name für Recordset-Objekte vom Typ "Tabelle", "Dynaset" und "Snapshot", die aus Gruppen von Datensätzen bestehen und sich wie Objekte verhalten.) vorhandenen Datensätze zu bestimmen.

Erstellen Sie in solchen Fällen eine Abfrage, um genau die Daten zu erhalten, die Sie verwenden möchten. Verwenden Sie dann diese Abfrage als Datensatzquelle für Ihr Formular oder Ihren Bericht. Zum Ausführen dieser Aufgabe stehen Ihnen mehrere Methoden zur Verfügung. In diesem Artikel wird die Verwendung jeder Methode erläutert, sowohl für Formulare als auch für Berichte.

In diesem Artikel werden nicht alle Schritte beschrieben, die zum Erstellen eines Formulars oder eines Berichts erforderlich sind.

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Verwenden einer Abfrage als Datensatzquelle für ein Formular

Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, mit denen Sie eine Abfrage als Datensatzquelle eines Formulars verwenden können.

Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten

Im Assistenten geben Sie die Abfrage an, die Sie auf der ersten Seite des Assistenten verwenden möchten. Die Abfrage muss bereits vorhanden sein.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Weitere Formulare, und klicken Sie dann auf Formular-Assistent .

   Der Formular-Assistent wird gestartet.

2. Klicken Sie im Kombinationsfeld Tabellen/Abfragen auf den Namen der Abfrage, die Sie als Datensatzquelle des Formulars verwenden möchten.
3. Doppelklicken Sie im Listenfeld Verfügbare Felder auf jedes Feld, das Sie verwenden möchten.

   Wenn Sie auf ein Feld doppelklicken, wird es dem Listenfeld Ausgewählte Felder hinzugefügt.

4. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie das Hinzufügen von Feldern abgeschlossen haben.

Festlegen der Recordsource-Eigenschaft auf eine Abfrage in Formularentwurfsansicht

Erstellen Sie ein Formular in der Entwurfsansicht, und legen Sie die Recordsource-Eigenschaft des Formulars fest, um eine vorhandene Abfrage anzugeben, die Sie verwenden möchten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formularentwurf.

    Hinweis   Wenn anstelle der Schaltfläche Formularentwurf nur die Schaltfläche Formulare angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil neben Formulare und dann auf Formularentwurf.

2. Drücken Sie F4, um das Formulareigenschaftsblatt zu öffnen, falls dies nicht bereits erfolgt ist.
3. Klicken Sie im Formulareigenschaftenblatt auf der Registerkarte Daten auf das Recordsource-Eigenschaftenfeld.
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Starten Sie mit der Eingabe des Namens der Abfrage, die Sie als Datensatzquelle des Formulars verwenden möchten.

     In Access wird der Name bei der Eingabe automatisch ausgefüllt.

   • Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und wählen Sie die Abfrage aus, die Sie aus der angezeigten Dropdownliste verwenden möchten.

Erstellen einer neuen Abfrage in der Formularentwurfsansicht mit der Schaltfläche "Generator"

Erstellen Sie ein Formular in der Entwurfsansicht, und verwenden Sie die Schaltfläche Generator () im Eigenschaftenfeld Datensatzquelle des Formulars, um eine neue Abfrage zu erstellen, die als Datensatzquelle des Formulars erstellt werden soll.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formularentwurf.

    Hinweis   Wenn anstelle der Schaltfläche Formularentwurf nur die Schaltfläche Formulare angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil neben Formulare und dann auf Formularentwurf.

2. Drücken Sie F4, um das Formulareigenschaftsblatt zu öffnen, falls es nicht bereits geöffnet wurde.
3. Klicken Sie im Formulareigenschaftenblatt auf der Registerkarte Daten auf das Recordsource-Eigenschaftenfeld.
4. Klicken Sie auf .

   Eine neue Abfrage wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

5. Entwerfen Sie die Abfrage, und speichern und schließen Sie sie dann.

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Verwenden einer Abfrage als Datensatzquelle in einem Bericht

Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, mit denen Sie eine Abfrage als Datensatzquelle eines Berichts verwenden können.

Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Auf der ersten Seite des Assistenten geben Sie die Abfrage an, die Sie verwenden möchten. Die Abfrage muss bereits vorhanden sein.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichts-Assistent.

   Der Berichts-Assistent wird gestartet.

2. Klicken Sie im Kombinationsfeld Tabellen/Abfragen auf den Namen der Abfrage, die Sie als Datensatzquelle des Berichts verwenden möchten.
3. Doppelklicken Sie im Listenfeld Verfügbare Felder auf jedes Feld, das Sie verwenden möchten.

   Wenn Sie auf ein Feld doppelklicken, wird es dem Listenfeld Ausgewählte Felder hinzugefügt.

Festlegen der Recordsource-Eigenschaft auf eine Abfrage in Berichtentwurfsansicht

Erstellen Sie einen Bericht in der Entwurfsansicht, und legen Sie die Recordsource-Eigenschaft des Berichts fest, um eine vorhandene Abfrage anzugeben, die Sie verwenden möchten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichtsentwurf.

    Hinweis   Wenn anstelle der Schaltfläche Berichtsentwurf die Schaltfläche Einfacher Bericht angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil neben Einfacher Bericht und dann auf Berichtsentwurf.

2. Drücken Sie F4, um das Berichteigenschaftsblatt zu öffnen, falls es nicht bereits geöffnet wurde.
3. Klicken Sie im Berichteigenschaftenblatt auf der Registerkarte Daten auf das Recordsource-Eigenschaftenfeld.

    Hinweis   Wenn das Eigenschaftenfeld Datensatzquelle nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie tatsächlich die Eigenschaften des Berichts selbst und nicht die Eigenschaften eines Steuerelements im Bericht anzeigen.

4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Starten Sie mit der Eingabe des Namens der Abfrage, die Sie als Datensatzquelle des Berichts verwenden möchten.

     In Access wird der Name bei der Eingabe automatisch ausgefüllt.

   • Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und wählen Sie die Abfrage aus, die Sie aus der angezeigten Dropdownliste verwenden möchten.

Erstellen einer neuen Abfrage in der Berichtentwurfsansicht mit der Schaltfläche "Generator"

Erstellen Sie einen Bericht in der Entwurfsansicht, und verwenden Sie die Schaltfläche Generator () im Eigenschaftenfeld Datensatzquelle des Berichts, um eine neue Abfrage zu erstellen, die als Datensatzquelle des Berichts erstellt werden soll.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichtsentwurf.

    Hinweis   Wenn anstelle der Schaltfläche Berichtsentwurf die Schaltfläche Einfacher Bericht angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil neben Einfacher Bericht und dann auf Berichtsentwurf.

2. Drücken Sie F4, um das Berichteigenschaftsblatt zu öffnen, falls es nicht bereits geöffnet wurde.
3. Klicken Sie im Berichteigenschaftenblatt auf der Registerkarte Daten auf das Recordsource-Eigenschaftenfeld.
4. Klicken Sie auf . Eine neue Abfrage wird in der Entwurfsansicht geöffnet.
5. Entwerfen Sie die Abfrage, und speichern und schließen Sie sie dann.

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