Einer Tabelle fügen Sie ein Text-Feld hinzu, wenn Sie kleinere Mengen Textdaten, wie z. B. Namen, Adressen und Telefonnummern, speichern müssen. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit Microsoft Office Access 2007 ein Text-Feld in neuen und vorhandenen Datenbanktabellen hinzufügen und löschen können.

• Grundlegendes zu "Text"-Feldern

• Hinzufügen eines "Text"-Felds in der Datenblattansicht

• Hinzufügen eines "Text"-Felds in der Entwurfsansicht

• Löschen eines "Text"-Felds

• Übersicht über Eigenschaften für das "Text"-Feld

Grundlegendes zu "Text"-Feldern

Wenn Sie mit Office Access 2007 noch nicht vertraut sind, beachten Sie, dass die Daten in einer Datenbank in einer oder mehren Tabellen gespeichert sind. Sie können die Informationen in einem Datenblatt (ein Raster, das mit einem Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsblatt vergleichbar ist), in einem Formular zur Dateneingabe oder in einem Bericht anzeigen. Sämtliche Daten einer Datenbank sind jedoch in einer oder mehreren Tabellen gespeichert. Die einzelnen Tabellen bestehen wiederum aus Feldern (Spalten), die so konfiguriert sind, dass ein bestimmter Datentyp akzeptiert wird. So legen Sie für ein Feld beispielsweise den Datentyp Datum/Uhrzeit fest, wenn Sie Datums- oder Uhrzeitangaben speichern möchten. Und Sie legen für das Feld den Datentyp Text fest, wenn Sie Textdaten, wie z. B. Namen, Adressen oder Telefonnummern speichern müssen. Wenn Sie große Textmengen (mehr als 256 Zeichen) speichern müssen, legen Sie für das Feld den Datentyp Memo fest.

Spezifikationen für das "Text"-Feld

In Text-Feldern in Office Access 2007 können bis zu 256 alphanumerische Zeichen gespeichert werden. Sie können alle 256 Zeichen im Tabellenfeld und in einem Steuerelement in einem Formular oder Bericht anzeigen. Im Gegensatz zu Memo-Feldern kann auf die Daten in einem Text-Feld keine Rich-Text-Formatierung angewendet werden. Sie können jedoch benutzerdefinierte Anzeigeformate sowie Eingabeformate anwenden, mit denen festgelegt wird, wie Benutzer Daten eingeben.

Weitere Informationen zum Formatieren von numerischen Daten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Tabellen, Formularen und Berichten. Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Erstellen eines Eingabeformats zum Eingeben von Feld- und Steuerelementwerten in einem bestimmten Format.

Methoden zum Erstellen eines "Text"-Felds

Office Access 2007 bietet mehrere Möglichkeiten zum Hinzufügen eines Text-Felds zu einer neuen oder vorhandenen Tabelle:

• Datenblattansicht  Sie können einer neuen oder vorhandenen Tabelle in der Datenblattansicht ein Text-Feld hinzufügen, indem Sie ein neues Feld hinzufügen und anschließend Text in eine leere Zeile im Feld eingeben, oder indem Sie bis zu 256 Zeichen in eine leere Zeile einfügen. Sie können den Datentyp aber auch aus einer Dropdownliste auswählen und Eigenschaften festlegen wie z. B. Ist erforderlich, was Benutzer dazu zwingt, ein Datum in das Feld einzugeben, und Ist eindeutig, wodurch Benutzer einen nicht doppelten Wert in das Feld eingeben müssen.
• Entwurfsansicht  Sie verwenden die Entwurfsansicht, um ein Text-Feld hinzuzufügen und Eigenschaften für das Feld festzulegen, die Sie in der Datenblattansicht nicht festlegen können. Zu diesen Eigenschaften zählen Eingabeformate sowie ein Standardwert für das Feld. Weitere Informationen zu den Feldeigenschaften, die Sie in der Entwurfsansicht festlegen können, finden Sie unter Übersicht über Eigenschaften für das "Text"-Feld am Ende dieses Artikels.

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Hinzufügen eines "Text"-Felds in der Datenblattansicht

Anhand der Schritte in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie einer vorhandenen Tabelle und einer neuen Tabelle in der Datenblattansicht ein Text-Feld hinzufügen können. Wenn Sie mit Access nicht vertraut sind, beachten Sie, dass ein Datenblatt ein Raster ist, das sich dem Aussehen nach mit einem Office Excel 2007-Arbeitsblatt vergleichen lässt.

Hinzufügen eines "Text"-Felds zu einer vorhandenen Tabelle

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.

   Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

4. Führen Sie bei Bedarf einen horizontalen Bildlauf durch, um zum ersten leeren Feld zu gelangen. Standardmäßig wird von Access in der Überschriftenzeile aller neuen Felder Neues Feld hinzufügen angezeigt.
5. Doppelklicken Sie auf die Kopfzeile, und geben Sie dann einen Namen für das neue Feld ein.
6. Wählen Sie die erste leere Zeile unter der Kopfzeile aus, und geben Sie dann einen Textblock oder eine Kombination aus Text und Zahlen ein. Sie können bis zu 256 Zeichen eingeben. Access leitet daraus den Text-Datentyp für das Feld ab, wenn Sie Text oder eine Kombination aus Text und Zahlen sowie maximal 256 Zeichen eingeben. Wenn Sie mehr als 256 Zeichen eingeben, leitet Access daraus den Memo-Datentyp ab.

   – Oder –

   Fügen Sie 256 Textdatenzeichen in die erste Zeile ein.

7. Speichern Sie die Änderungen.

Hinzufügen eines "Text"-Felds zu einer neuen Tabelle

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

   Die neue Tabelle wird in in Access in der Datenblattansicht geöffnet. Diese Abbildung zeigt eine neue Tabelle:

   

4. Klicken Sie auf Speichern , und geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Tabelle ein.
5. Doppelklicken Sie für das erste Tabellenfeld (mit der Bezeichnung Neues Feld hinzufügen) auf die Kopfzeile, und geben Sie dann einen Namen für das Feld ein.
6. Wählen Sie die erste leere Zeile unter der Kopfzeile aus, und geben Sie dann einen Textblock oder eine Kombination aus Text und Zahlen ein. Sie können bis zu 256 Zeichen eingeben. Access leitet daraus den Text-Datentyp für das Feld ab, wenn Sie Text oder eine Kombination aus Text und Zahlen sowie maximal 256 Zeichen eingeben. Wenn Sie mehr als 256 Zeichen eingeben, leitet Access daraus den Memo-Datentyp ab.

   – Oder –

   Fügen Sie 256 Textdatenzeichen in die erste Zeile ein.

   -Oder-

   Wählen Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp & Formatierung in der Liste Datentyp die Option Text aus.

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Hinzufügen eines "Text"-Felds in der Entwurfsansicht

Sie verwenden die Entwurfsansicht, um einer neuen oder vorhandenen Tabelle ein Text-Feld hinzuzufügen und die Feldeigenschaften festzulegen, die in der Datenblattansicht nicht festgelegt oder geändert werden können. So können Sie beispielsweise ein Eingabeformat oder einen Standardwert festlegen. Anhand der Schritte in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie ein Text-Feld hinzufügen und Eigenschaften für das Feld festlegen.

Hinzufügen eines "Text"-Felds zu einer vorhandenen Tabelle

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
4. Markieren Sie in der Spalte Feldname die erste leere Zeile, und geben Sie dann einen Namen für das Feld ein.
5. Markieren Sie die angrenzende Zelle in der Spalte Datentyp, und wählen Sie aus der Liste die Option Text aus.
6. Speichern Sie die Änderungen.

Hinzufügen eines "Text"-Felds zu einer neuen Tabelle

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.
4. Klicken Sie auf Speichern , und geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Tabelle ein.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die neue Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
6. Markieren Sie in der Spalte Feldname die erste leere Zeile, und geben Sie dann einen Namen für das Feld ein.
7. Markieren Sie die angrenzende Zelle in der Spalte Datentyp, und wählen Sie aus der Liste die Option Text aus.
8. Speichern Sie die Änderungen. Wenn Sie für das Feld Eigenschaften festlegen möchten, lassen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht geöffnet, und setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Festlegen oder Ändern von Feldeigenschaften

1. Suchen Sie auf der Registerkarte Allgemein im unteren Bereich des Tabellen-Designers unter Feldeigenschaften die Eigenschaft, die Sie ändern möchten.
2. Markieren Sie das Feld neben dem Eigenschaftennamen. Je nach Eigenschaft können Sie Daten (wie z. B. Standardtext oder ein Eingabeformat) eingeben, den Ausdrucks-Generator starten, indem Sie auf klicken, oder eine Option aus einer Liste auswählen.

Informationen zur Verwendung der einzelnen Feldeigenschaften erhalten Sie, wenn Sie die Eigenschaft markieren und dann F1 drücken.

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Löschen eines "Text"-Felds

Zum Löschen eines Text-Felds aus einer Tabelle können Sie die Datenblattansicht oder die Entwurfsansicht verwenden. Wenn Sie jedoch ein Text-Feld löschen, das Daten enthält, gehen die Daten unwiderruflich verloren, d. h. Sie können den Löschvorgang nicht rückgängig machen. Daher sollten Sie vor dem Löschen von Tabellenfeldern oder anderen Datenbankkomponenten eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen.

Löschen eines "Text"-Felds in der Datenblattansicht

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.

   Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

4. Suchen Sie das Text-Feld, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile (den Namen), und klicken Sie dann auf Spalte löschen.

Löschen eines "Text"-Felds in der Entwurfsansicht

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

   Die Tabelle wird von Access in der Entwurfsansicht geöffnet.

4. Klicken Sie auf die Zeilenauswahl (das leere Quadrat) neben dem Text-Feld, und drücken Sie dann ENTF.

   – Oder –

   Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilenauswahl, und klicken Sie dann auf Zeilen löschen.

5. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.

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Übersicht über Eigenschaften für das "Text"-Feld

Wenn Sie zum Hinzufügen eines Text-Felds zu einer Tabelle die Entwurfsansicht verwenden, können Sie verschiedene Eigenschaften für das Feld festlegen und ändern. In der folgenden Tabelle werden die Eigenschaften für das Text-Feld aufgeführt, die jeweiligen Funktionsweisen beschrieben, und es wird erläutert, wie sich das Festlegen oder Ändern dieser Eigenschaften auswirkt.

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