In diesem Artikel wird die Verwendung einer Aggregatfunktion beschrieben, um die Daten in einem Abfrageresultset zu summieren. Zudem wird kurz die Verwendung anderer Aggregatfunktionen wie ANZAHL und MITTELWERT erläutert, um die Werte in einem Resultset zu zählen oder deren Mittelwert zu berechnen. Zusätzlich wird in diesem Artikel die Verwendung der Ergebniszeile beschrieben. Hierbei handelt es sich um ein neues Feature in Microsoft Office Access 2007, mit dem Sie Daten summieren können, ohne den Abfrageentwurf ändern zu müssen.

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• Grundlagen zum Summieren von Daten

• Vorbereiten von Beispieldaten

• Summieren von Daten durch eine Ergebniszeile

• Berechnen von Gruppensummen unter Verwendung einer Berechnungsabfrage

• Gruppenübergreifendes Summieren von Daten unter Verwendung einer Kreuztabellenabfrage

• Aggregatfunktionsverweis

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Grundlagen zum Summieren von Daten

Sie können eine Spalte mit Zahlen in einer Abfrage summieren, indem Sie eine Aggregatfunktion verwenden. Aggregatfunktionen führen eine Berechnung für eine Spalte mit Daten aus und geben einen Einzelwert zurück. Access bietet eine Reihe verschiedener Aggregatfunktionen, z. B. Summe, Anzahl, Mittelwert (zum Berechnen von Mittelwerten), Min und Max. Sie summieren Daten durch Hinzufügen der Summe-Funktion zu einer Abfrage, Sie zählen Daten unter Verwendung der Anzahl-Funktion usw.

Zusätzlich bietet Office Access 2007 verschiedene Möglichkeiten, einer Abfrage die Funktion Summe und andere Aggregatfunktionen hinzuzufügen. Sie können die folgenden Aktionen ausführen:

• Öffnen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht, und fügen Sie eine Ergebniszeile hinzu. Die Ergebniszeile ist ein neues Feature in Office Access 2007, das es Ihnen ermöglicht, eine Aggregatfunktion in einer oder mehreren Spalten eines Abfrageresultsets zu verwenden, ohne den Abfrageentwurf ändern zu müssen.
• Erstellen Sie eine Berechnungsabfrage. Eine Berechnungsabfrage berechnet Teilergebnisse für Gruppen von Datensätzen; eine Ergebniszeile berechet Gesamtergebnisse für eine oder mehrere Spalten (Felder) mit Daten. Wenn Sie z. B. alle Verkäufe nach Ort oder Quartal summieren möchten, können Sie eine Berechnungsabfrage verwenden, um die Datensätze nach der gewünschten Kategorie zu gruppieren und dann die Verkaufszahlen zu summieren.
• Erstellen Sie eine Kreuztabellenabfrage. Dies ist eine besondere Abfrageart, deren Ergebnisse in einem Raster angezeigt werden, das einem Microsoft Office Excel 2007-Tabellenblatt ähnelt. Kreuztabellenabfragen fassen Werte zusammen und gruppieren diese dann nach zwei Informationstypen: eine Gruppe entlang der linken Seite (Zeilenüberschriften) und die andere Gruppe entlang der oberen Seite des Rasters (Spaltenüberschriften). Sie können z. B. eine Kreuztabellenabfrage verwenden, um die Umsatzsummen der letzten drei Jahre für jeden Ort wie in der folgenden Tabelle anzuzeigen:

  Ort	2003	2004	2005
  Paris	254.556	372.455	467.892
  Sydney	478.021	372.987	276.399
  Jakarta	572.997	684.374	792.571
  ...	...	...	...

 Hinweis   Die Abschnitte mit den Anleitungsschritten dieses Dokuments beschränken sich auf die Verwendung der Funktion Summe. Beachten Sie jedoch, dass Sie auch weitere Aggregatfunktionen in Ergebniszeilen und Abfragen verwenden können. Weitere Informationen zur Verwendung anderer Aggregatfunktionen finden Sie im Abschnitt Aggregatfunktionsverweis weiter unten in diesem Artikel.

Weitere Informationen zu Verwendungsmöglichkeiten anderer Aggregatfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltengesamtergebnissen in einem Datenblatt.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erläutern das Hinzufügen einer Ergebniszeile, die Verwendung von Berechnungsabfragen zum gruppenübergreifenden Summieren von Daten und die Verwendung einer Kreuztabellenabfrage, die Teilergebnisse für Gruppen und Zeitintervalle erstellt. Beachten Sie, dass viele Aggregatfunktionen nur für Daten in Feldern verwendbar sind, für die ein bestimmter Datentyp eingestellt ist. Die Funktion SUMME kann z. B. nur für Felder vom Datentyp Zahl, Dezimal oder Währung verwendet werden. Weitere Informationen zu Datentypen, die die einzelnen Funktionen erfordern, finden Sie im Abschnitt Aggregatfunktionsverweis weiter unten in diesem Artikel.

Allgemeine Informationen zu Datentypen finden Sie im ArtikelÄndern der Datentypeinstellung für ein Feld.

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Vorbereiten von Beispieldaten

Die Abschnitte zur Vorgehensweise in diesem Artikel verfügen über Tabellen mit Beispieldaten. In den Anleitungsschritten werden die Beispieltabellen verwendet, um die Aggregatfunktion zu erläutern. Sie können die Beispieltabellen auch einer neue oder vorhandenen Datenbank hinzufügen.

Access bietet mehrere Möglichkeiten, die Beispieltabellen einer Datenbank hinzuzufügen. Sie können die Daten manuell eingeben, die einzelnen Tabellen in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Office Excel 2007 kopieren, und die Arbeitsblätter dann in Access importieren, oder Sie können die Daten in einen Texteditor wie Notepad einfügen und die Daten aus den entsprechenden Textdateien importieren.

Die Schritte in diesem Abschnitt dienen zum Eingeben der Daten in ein leeres Datenblatt und zum Kopieren der Beispieltabellen in ein Tabellenkalkulationsprogramm und deren Importieren in Access 2007. Weitere Informationen zum Erstellen und Importieren von Textdaten finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer Textdatei.

Die Anleitungsschritte in diesem Artikel verwenden folgende Tabellen. Verwenden Sie die Tabellen zum Erstellen der Beispieldaten:

Die Tabelle Kategorien:

Kategorie
Puppen
Spiele und Puzzles
Kunst und Rahmen
Videospiele
DVDs und Filme
Modelle und Hobbys
Sport

Die Tabelle Artikel:

Artikelname	Preis	Kategorie
Der Programmierer (Actionfoto)	€12.95	Puppen
Spaß mit C# (ein Brettspiel für die ganze Familie)	€15.85	Spiele und Puzzles
Relationales Datenbankdiagramm	€22.50	Kunst und Rahmen
Der magische Computerchip (500 Teile)	€32.65	Spiele und Puzzles
Access! Das Spiel!	€22.95	Spiele und Puzzles
Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	€78.50	Videospiele
Übungen für Computer-Geeks! Die DVD!	€14.88	DVDs und Filme
Die ultimative Flying-Pizza	€36.75	Sport
Externes 5,25-Zoll Diskettenlaufwerk	€65.00	Modelle und Hobbys
Der Bürokrat (Non-Actionfoto)	€78.88	Puppen
Gloom	€53.33	Videospiele
Tastatur-Selbstbauset	€77.95	Modelle und Hobbys

Die Tabelle Bestellungen:

Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
14.11.05	15.11.05	Jakarta	€55.00
14.11.05	15.11.05	Sydney	€76.00
16.11.05	17.11.05	Sydney	€87.00
17.11.05	18.11.05	Jakarta	€43.00
17.11.05	18.11.05	Paris	€105.00
17.11.05	18.11.05	Stuttgart	€112.00
18.11.05	19.11.05	Vienna	€215.00
19.11.05	20.11.05	Miami	€525.00
20.11.05	21.11.05	Vienna	€198.00
20.11.05	21.11.05	Paris	€187.00
21.11.05	22.11.05	Sydney	€81.00
23.11.05	24.11.05	Jakarta	€92.00

Die Tabelle Bestelldetails:

Bestell-Nr.	Artikelname	Artikel-Nr.	Einzelpreis	Menge	Discount (Rabatt)
1	Tastatur-Selbstbauset	12	€77.95	9	5%
1	Der Bürokrat (Non-Actionfoto)	2	€78.88	4	7,5%
2	Übungen für Computer-Geeks! Die DVD!	7	€14.88	6	4%
2	Der magische Computerchip	4	€32.65	8	0
2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	€78.50	4	0
3	Access! Das Spiel!	5	€22.95	5	15%
4	Der Programmierer (Actionfoto)	1	€12.95	2	6%
4	Die ultimative Flying-Pizza	8	€36.75	8	4%
5	Externes 5,25-Zoll Diskettenlaufwerk	9	€65.00	4	10%
6	Relationales Datenbankdiagramm	3	€22.50	12	6,5%
7	Gloom	11	€53.33	6	8%
7	Relationales Datenbankdiagramm	3	€22.50	4	9%

 Hinweis   Beachten Sie, dass die Bestelldetailtabelle einer typischen Datenbank nur das Feld Artikel-Nr. und nicht das Feld Artikelname enthält. Die Beispieltabelle verwendet das Feld Artikelname, um die Daten besser lesbar zu machen.

Manuelles Eingeben der Probendaten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

   Access fügt der Datenbank eine neue leere Tabelle hinzu.

    Hinweis   Sie müssen diesen Schritt nicht ausführen, wenn Sie eine neue leere Datenbank öffnen, er muss jedoch ausgeführt werden, wenn Sie der Datenbank eine Tabelle hinzufügen möchten.

2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Zeilenüberschrift, und geben Sie den Feldnamen in die gleiche Tabelle ein.

   Access weist leeren Feldern in der Zeilenüberschrift standardmäßig den Text Neues Feld hinzufügen zu:

   

3. Verwenden Sie die Pfeiltasten, um zur nächsten leeren Überschriftenzelle zu gelangen, und geben Sie den zweiten Feldnamen ein (Sie können auch TAB drücken oder auf eine neue Zelle doppelklicken). Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie alle Feldnamen eingegeben haben.
4. Eingeben der Daten in die Probentabelle.

   Bei der Eingabe der Daten leitet Access einen Datentyp für jedes Feld ab. Wenn Sie gerade erst anfangen, mit relationalen Datenbanken zu arbeiten, sollten Sie für jedes Feld in den Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, z. B. Zahl, Text oder Datum/Zeit. Das Festlegen eines Datentyps stellt die Eingabe der korrekten Daten sicher und hilf, Fehler zu vermeiden, z. B. das Verwenden von Telefonnummern in einer Berechnung. Für die Beispieltabellen sollte Access die Datentypen ableiten.

5. Klicken Sie nach dem Beenden der Dateneingabe auf Speichern

   Tastenkombination  Drücken Sie STRG+S.

   Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

6. Geben Sie in das Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

   Sie verwenden die Namen der Beispieltabellen, da die Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise diese Namen verwenden.

7. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie die einzelnen Beispieltabellen erstellt haben, die am Anfang dieses Abschnitts aufgelistet sind.

Wenn Sie die Daten nicht manuell eingeben möchten, führen Sie folgende Schritte aus, um die Daten in ein Tabellenkalkulationsprogramm zu kopieren und die Daten dann aus der Tabellenkalkulationsdatei in Access zu importieren.

Erstellen der Beispieltabellenblätter

1. Starten Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue leere Datei. Wenn Sie Excel verwenden, wird eine neue leere Arbeitsmappe standardmäßig erstellt.
2. Kopieren Sie die erste bereitgestellte Beispieltabelle, und fügen Sie sie in das erste Tabellenblatt ein, indem Sie mit der ersten Zelle beginnen.
3. Benennen Sie das Arbeitsblatt entsprechend der Vorgehensweise in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm um. Weisen Sie dem Arbeitsblatt den gleichen Namen wie die Beispieltabelle zu. Wenn die Beispieltabelle z. B. Kategorien heißt, benennen Sie das Arbeitsblatt ebenso.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um jede Tabelle in ein leeres Arbeitsblatt zu kopieren, und benennen Sie das Arbeitsblatt um.

    Hinweis   Sie müssen der Tabellenkalkulationsdatei unter Umständen Arbeitsblätter hinzufügen. Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe für das Tabellenkalkulationsprogramm.

5. Speichern Sie die Arbeitsmappe an einem geeigneten Speicherort auf dem Computer oder im Netzwerk, und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Tabellenblättern

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Excel.

   -Oder-

   Klicken Sie auf Weitere, und wählen Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm aus der Liste aus.

   Das Dialogfeld Externe Daten - Programmname Spreadsheet wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

   Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.

3. Der Assistent wählt standardmäßig das erste Tabellenblatt in der Arbeitsmappe aus (das Tabellenblatt Kunden, wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben). Die Daten aus dem Tabellenblatt werden im unteren Abschnitt der Assistentenseite angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften, und klicken Sie dann auf Weiter.
5. Optional können Sie auf der nächsten Seite die Textfelder und Listen unter Feldoptionen verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder im Importvorgang wegzulassen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.
6. Lassen Sie die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert, und klicken Sie auf Weiter.
7. In Access wird der Name des Tabellenblatts auf Ihre neue Tabelle angewendet. Akzeptieren Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7, bis Sie eine Tabelle aus jedem Tabellenblatt in der Arbeitsmappe erstellt haben.

Umbenennen der Primärschlüsselfelder

 Hinweis   Beim Importieren der Tabellenblätter wurde von Access jeder Tabelle automatisch eine Primärschlüsselspalte hinzugefügt. Standardmäßig wurde diese Spalte ID benannt und auf den Datentyp AutoWert eingestellt. Die folgenden Schritte erläutern, wie jedes Primärschlüsselfeld umbenannt wird. Hierdurch können alle Felder in einer Abfrage eindeutig identifiziert werden.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf jede von Ihnen in den vorherigen Schritten erstellte Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
2. Suchen Sie für jede Tabelle das Primärschlüsselfeld. Standardmäßig wird in Access jedes Feld ID benannt.
3. Fügen Sie in der Spalte Feldname für jedes Primärschlüsselfeld den Tabellennamen hinzu.

   Benennen Sie beispielsweise das Feld ID für die Tabelle Kategorien in Kategorie-Nr. um und das Feld für die Tabelle Bestellungen in Bestell-Nr.. Benennen Sie das Feld für die Bestelldetails-Tabelle in Bestelldetail-Nr. um. Benennen Sie schließlich das Feld für die Artikel-Tabelle in Artikel-Nr. um.

4. Speichern Sie die Änderungen.

Die in diesem Artikel verwendeten Beispieltabellen beinhalten immer das Primärschlüsselfeld, das entsprechend der vorherigen Schritte umbenannt wurde.

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Summieren von Daten unter Verwendung einer Ergebniszeile

Sie können einer Abfrage eine Ergebniszeile hinzufügen, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht öffnen, die Zeile hinzufügen und dann die gewünschte Aggregatfunktion, z. B. Summe, Min, Max oder Mittelwert, auswählen. Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie eine grundlegende Auswahlabfrage erstellt und eine Ergebniszeile hinzugefügt wird. Sie müssen nicht unbedingt die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Tabellen verwenden.

Erstellen einer grundlegenden Auswahlabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabellen anzeigen auf die Tabelle bzw. Tabellen, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Die ausgewählte Tabelle bzw. die Tabellen werden als Fenster im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   Sie können Felder einschließen, die beschreibende Daten enthalten, wie Namen und Beschreibungen. Sie müssen jedoch mindestens ein Feld mit numerischem Wert oder Währungsdaten einschließen.

   Jedes Feld wird in einer Zelle im Entwurfsbereich angezeigt.

4. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen.

   Das Resultset der Abfrage wird in der Datenblattansicht angezeigt.

5. Wechseln Sie optional zur Entwurfsansicht, und passen Sie Ihre Abfrage an. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das Dokumentregister für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Sie können die Abfrage dann nach Bedarf anpassen, indem Sie Tabellenfelder hinzufügen oder entfernen. Wählen Sie zum Entfernen eines Felds die Spalte im Entwurfsbereich aus, und drücken Sie ENTF.
6. Speichern Sie die Abfrage.

Hinzufügen einer Ergebniszeile

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet ist. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das Dokumentregister für die Abfrage, und klicken Sie auf Datenblattansicht.

   -Oder-

   Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage. Hierdurch wird die Abfrage ausgeführt und die Ergebnisse in ein Datenblatt geladen.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

   Im Datenblatt wird die neue Zeile Summe angezeigt.

3. Klicken Sie in der Zeile Summe auf die Zelle in dem Feld, das Sie addieren möchten, und wählen Sie dann Summe aus der Liste aus.

Ausblenden einer Ergebniszeile

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

Weitere Informationen zum Verwenden einer Ergebniszeile finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

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Berechnen von Gesamtsummen unter Verwendung einer Abfrage

Eine Gesamtsumme ist die Summe aller Werte in einer Spalte. Sie können verschiedene Arten von Gesamtsummen berechnen. Hierzu zählen die folgenden Arten:

• Eine einfache Gesamtsumme, die die Werte in einer einzelnen Spalte addiert. Beispielsweise können Sie die gesamten Versandkosten berechnen.
• Eine berechnete Gesamtsumme, die die Werte in mehr als einer Spalte addiert. Beispielsweise können Sie die Gesamtverkäufe berechnen, indem Sie die Kosten mehrerer Artikel mit der Anzahl der jeweils bestellten Artikel multiplizieren und dann die einzelnen Ergebnisse addieren.
• Eine Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt. Sie können beispielsweise die Gesamtverkäufe ausschließlich für den letzten Freitag berechnen.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten beschreiben, wie jede Gesamtsummenart erstellt wird. In den Anleitungsschritten werden die Tabelle Bestellungen und Bestelldetails verwendet.

Die Bestellungen-Tabelle

Bestell-Nr.	Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
1	14.11.05	15.11.05	Jakarta	€55.00
2	14.11.05	15.11.05	Sydney	€76.00
3	16.11.05	17.11.05	Sydney	€87.00
4	17.11.05	18.11.05	Jakarta	€43.00
5	17.11.05	18.11.05	Paris	€105.00
6	17.11.05	18.11.05	Stuttgart	€112.00
7	18.11.05	19.11.05	Vienna	€215.00
8	19.11.05	20.11.05	Miami	€525.00
9	20.11.05	21.11.05	Vienna	€198.00
10	20.11.05	21.11.05	Paris	€187.00
11	21.11.05	22.11.05	Sydney	€81.00
12	23.11.05	24.11.05	Jakarta	€92.00

Die Bestelldetails-Tabelle

Bestelldetail-Nr.	Bestell-Nr.	Artikelname	Artikel­-Nr.	Einzelpreis	Menge	Discount (Rabatt)
1	1	Tastatur-Selbstbauset	12	€77.95	9	0,05
2	1	Der Bürokrat (Non-Actionfoto)	2	€78.88	4	0,075
3	2	Übungen für Computer-Geeks! Die DVD!	7	€14.88	6	0,04
4	2	Der magische Computerchip	4	€32.65	8	0,00
5	2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	€78.50	4	0,00
6	3	Access! Das Spiel!	5	€22.95	5	0,15
7	4	Der Programmierer (Actionfoto)	1	€12.95	2	0,06
8	4	Die ultimative Flying-Pizza	8	€36.75	8	0,04
9	5	Externes 5,25-Zoll Diskettenlaufwerk	9	€65.00	4	0,10
10	6	Relationales Datenbankdiagramm	3	€22.50	12	0,065
11	7	Gloom	11	€53.33	6	0,08
12	7	Relationales Datenbankdiagramm	3	€22.50	4	0,09

Berechnen einer einfachen Gesamtsumme

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie in dem Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Bestellungen-Tabelle.

   Die Tabelle wird im oberen Teil des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.

3. Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie addieren möchten. Stellen Sie sicher, dass das Feld entweder auf den Datentyp Zahl oder Währung eingestellt ist. Wenn Sie versuchen, Werte in nicht numerischen Feldern zu addieren, z. B. Werte in Textfeldern, wird in Access bei Ausführung der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich angezeigt.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Spalte Versandkosten.

    Hinweis   Sie können dem Raster zusätzliche numerische Felder hinzufügen, wenn Sie die Gesamtsummen für diese Felder berechnen möchten. Eine Berechnungsabfrage kann Gesamtsummen für mehrere Spalten berechnen.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

   Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und Gruppieren nach wird in der Zelle in der Spalte Versandkosten angezeigt.

5. Ändern Sie den Zellenwert in der Zeile Summe in Gesamtsumme.
6. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Tipp   Beachten Sie, dass in Access dem Namen des zu addierenden Felds "SummeVon" vorangestellt wird. Um die Spaltenüberschrift in eine aussagekräftigere Überschrift zu ändern, z. B. Gesamtversandkosten, wechseln Sie erneut in die Entwurfsansicht. Klicken Sie dann im Entwurfsbereich auf die Zeile Feld der Spalte Versandkosten. Platzieren Sie den Cursor neben Versandkosten, und geben Sie Gesamtversandkosten gefolgt durch einen Doppelpunkt ein: Gesamtversandkosten: Versandkosten.

7. Speichern und schließen Sie die Abfrage optional.

Berechnen einer Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle Bestellungen und die Tabelle Bestelldetails, und klicken Sie dann auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen.
3. Fügen Sie der ersten Spalte im Entwurfsbereich das Feld Bestelldatum aus der Tabelle Bestellungen hinzu.
4. Geben Sie in die Zeile Kriterien der ersten Spalte Datum() -1 ein. Dieser Ausdruck schließt die Datensätze des aktuellen Tags aus der berechneten Gesamtsumme aus.
5. Erstellen Sie dann die Spalte, die den Verkaufbetrag für jede Transaktion berechnet. Geben Sie den folgenden Ausdruck in die Zeile Feld der zweiten Spalten im Raster ein:

   Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Anzahl])

   Stellen Sie sicher, dass der Ausdruck auf Felder verweist, die auf den Datentyp Zahl oder Währung eingestellt sind. Wenn der Ausdruck auf Felder mit anderen Datentypen verweist, wird in Access beim Ausführen der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich angezeigt.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

   Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und Gruppieren nach wird in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.

7. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zelle der ZeileSumme in Gesamtsumme. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Verkaufszahlen.
8. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
9. Speichern Sie die Abfrage als Tagesumsätze.

    Hinweis   Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise eine geringe Änderung der Werte, die in den Zeilen Feld und Ergebnis der Spalte Gesamtverkaufswert angegeben sind. Der Ausdruck wird innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und die Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.

   Wenn Sie z. B. die Beispieldaten und die Abfrage verwenden (wie in den vorherigen Schritten beschrieben), wird Folgendes angezeigt:

   Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Anzahl])

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Berechnen von Gruppensummen unter Verwendung einer Berechnungsabfrage

Die Anleitungsschritte in diesem Abschnitt beschreiben, wie eine Berechnungsabfrage erstellt wird, die Teilergebnisse zwischen Datengruppen berechnet. Beachten Sie, dass eine Berechnungsabfrage standardmäßig nur das Feld bzw. die Felder einschließen kann, die die Gruppendaten enthalten, z. B. ein Feld "Kategorien" und das Feld mit den Daten, die Sie addieren möchten, z. B. ein Feld wie "Umsätze". Berechnungsabfragen können keine anderen Felder einschließen, die die Artikel in einer Kategorie beschreiben. Wenn Sie diese beschreibenden Daten anzeigen möchten, können Sie eine zweite Auswahlabfrage erstellen, die die Felder in der Berechnungsabfrage mit den zusätzlichen Datenfeldern kombiniert.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern, wie eine Berechnungs- und eine Auswahlabfrage erstellt wird, die erforderlich sind, um die Gesamtverkäufe für jeden Artikel zu ermitteln. Die Schritte setzen die Verwendung der folgenden Beispieltabellen voraus:

Die Artikel-Tabelle

Artikel-Nr.	Artikelname	Preis	Kategorie
1	Der Programmierer (Actionfoto)	€12.95	Puppen
2	Spaß mit C# (ein Brettspiel für die ganze Familie)	€15.85	Spiele und Puzzles
3	Relationales Datenbankdiagramm	€22.50	Kunst und Rahmen
4	Der magische Computerchip (500 Teile)	€32.65	Kunst und Rahmen
5	Access! Das Spiel!	€22.95	Spiele und Puzzles
6	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	€78.50	Videospiele
7	Übungen für Computer-Geeks! Die DVD!	€14.88	DVDs und Filme
8	Die ultimative Flying-Pizza	€36.75	Sport
9	Externes 5,25-Zoll Diskettenlaufwerk	€65.00	Modelle und Hobbys
10	Der Bürokrat (Non-Actionfoto)	€78.88	Puppen
11	Gloom	€53.33	Videospiele
12	Tastatur-Selbstbauset	€77.95	Modelle und Hobbys

Die Bestelldetails-Tabelle

Bestelldetail-Nr.	Bestell-Nr.	Artikelname	Artikel-Nr.	Einzelpreis	Menge	Discount (Rabatt)
1	1	Tastatur-Selbstbauset	12	€77.95	9	5%
2	1	Der Bürokrat (Non-Actionfoto)	2	€78.88	4	7,5%
3	2	Übungen für Computer-Geeks! Die DVD!	7	€14.88	6	4%
4	2	Der magische Computerchip	4	€32.65	8	0
5	2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	€78.50	4	0
6	3	Access! Das Spiel!	5	€22.95	5	15%
7	4	Der Programmierer (Actionfoto)	1	€12.95	2	6%
8	4	Die ultimative Flying-Pizza	8	€36.75	8	4%
9	5	Externes 5,25-Zoll Diskettenlaufwerk	9	€65.00	4	10%
10	6	Relationales Datenbankdiagramm	3	€22.50	12	6,5%
11	7	Gloom	11	€53.33	6	8%
12	7	Relationales Datenbankdiagramm	3	€22.50	4	9%

Die folgenden Schritte setzen eine 1:n-Beziehung zwischen den Feldern Artikel-Nr. in den Tabellen Bestellungen und Bestelldetails mit der Tabelle Bestellungen auf der 1-Seite der Beziehung voraus.

Erstellen der Berechnungsabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen, nachdem Sie das Hinzufügen von Tabellen fertig gestellt haben.

   -Oder-

   Doppelklicken Sie auf die zu verwendenden Tabellen, und klicken Sie dann auf Schließen. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.

   Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden möchten, fügen Sie die Tabellen Artikel und Bestelldetails hinzu.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   In der Regel fügen Sie der Abfrage nur das Gruppenfeld und das Wertfeld hinzu. Sie können jedoch eine Berechnung statt eines Wertfelds verwenden (dies wird im nächsten Schritt beschrieben).

1. Fügen Sie dem Entwurfsbereich das Kategorie-Feld aus der Tabelle Artikel hinzu.
2. Erstellen Sie die Spalte, die die Verkaufsbeträge für jede Transaktion berechnet, indem Sie in die zweite Spalte im Raster den folgenden Ausdruck eingeben:

   Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Discount (Rabatt)]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Menge])

   Stellen Sie sicher, dass die Felder, auf die Sie im Ausdruck verweisen vom Datentyp Zahl oder Währung sind. Wenn Sie auf Felder anderer Datentypen verweisen, wird in Access beim Wechseln zur Datenblattansicht die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich angezeigt.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

   Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und in dieser Zeile wird Gruppieren nach in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.

4. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Verkaufszahlen.
5. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
6. Lassen Sie die Abfrage für die Verwendung im nächsten Abschnitt geöffnet.

Verwenden von Kriterien mit einer Berechnungsabfrage

Die Abfrage, die Sie im vorhergehenden Abschnitt erstellt haben, schließt alle Datensätze der zugrunde liegenden Tabelle ein. Bei der Berechnung der Summen wird keine Bestellung ausgeschlossen, und es werden die Summen für alle Kategorien angezeigt.

Wenn Sie einige Datensätze ausschließen müssen, können Sie der Abfrage Kriterien hinzufügen. Sie können beispielsweise Transaktionen unter €100 ignorieren oder Summen nur für einige Artikelkategorien berechnen. Die Schritte in diesem Abschnitt erklären die Verwendung von drei Kriterienarten:

• Kriterien, die bestimmte Gruppen bei der Berechnung von Summen ignorieren.  Beispielsweise berechnen Sie nur die Summen für die Kategorien "Videospiele", "Kunst und Rahmen" und "Sport".
• Kriterien, die bestimmte Summen nach deren Berechnung ausblenden.  Sie können z. B. nur die Summen über €150.000 anzeigen.
• Kriterien, die einzelne Datensätze bei der Berechnung der Gesamtsumme ausschließen.  Sie können beispielsweise einzelne Verkaufstransaktionen ausschließen, wenn der Wert (Einzelpreis * Menge) weniger als €100 beträgt.

Die folgenden Schritte erklären, wie die einzelnen Kriterien hinzugefügt werden und wie sich diese auf das Abfrageergebnis auswirken.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

1. Öffnen Sie die Abfrage aus dem vorherigen Abschnitt in der Entwurfsansicht. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das Dokumentregister für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

   -Oder-

   Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

2. Geben Sie in die Zeile Kriterien der Spalte Kategorie-Nr. den Ausdruck ="Puppen" Oder "Sport" Oder "Kunst und Rahmen" ein.
3. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
4. Wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht, und geben Sie in die Zeile Kriterien der Spalte Gesamtverkaufswert den Ausdruck >100 ein.
5. Führen Sie die Abfrage aus, und zeigen Sie die Ergebnisse an. Wechseln Sie dann zurück zur Entwurfsansicht.
6. Fügen Sie jetzt das Kriterium hinzu, um einzelne Verkaufstransaktionen unter €100 auszuschließen. Hierzu müssen Sie eine weitere Spalte hinzufügen.

    Hinweis   Sie können das dritte Kriterium in der Spalte Gesamtverkaufswert nicht angeben. Jedes Kriterium, das Sie in dieser Spalte angeben, wird auf den Gesamtwert und nicht auf die Einzelwerte angewendet.

7. Kopieren Sie den Ausdruck aus der zweiten Spalte in die dritte Spalte.
8. Wählen Sie in der Zeile Summe für die neue Spalte Bedingung aus, und geben Sie in der Zeile Kriterien >20 ein.
9. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen. Speichern Sie dann die Abfrage.

 Hinweis   Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht, bemerken Sie möglicherweise geringe Änderungen im Entwurfsbereich. In der zweiten Spalte wird der Ausdruck in der Zeile Feld innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und der Wert in der Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.

Gesamtverkaufswert: (1-[Bestelldetails].[Rabatt]/100)*([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Bestelldetails].[Anzahl])

Es wird außerdem eine vierte Spalte angezeigt. Diese Spalte ist eine Kopie der zweiten Spalte. Das von Ihnen in der zweiten Spalte angegebene Kriterium wird als Teil der neuen Spalte angezeigt.

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Summieren von Daten aus mehreren Gruppen unter Verwendung einer Kreuztabellenabfrage

Eine Kreuztabellenabfrage ist eine spezielle Abfrageart, deren Ergebnisse in einem Raster angezeigt werden, das mit einem Excel-Tabellenblatt vergleichbar ist. Kreuztabellenabfragen fassen Werte zusammen und gruppieren diese dann nach zwei Informationstypen: eine Gruppe entlang der linken Seite (eine Gruppe aus Zeilenüberschriften) und die andere Gruppe entlang der oberen Seite des Rasters (eine Gruppe aus Spaltenüberschriften). Die folgende Abbildung stellt einen Teil des Resultsets für die Beispielkreuzestabellenabfrage dar:

Beachten Sie, dass eine Kreuztabellenabfrage nicht immer alle Felder im Resultset auffüllt, weil die für die Abfrage verwendeten Tabellen nicht immer Werte für jeden möglichen Datenpunkt enthalten.

Beim Erstellen einer Kreuztabellenabfrage schließen Sie gewöhnlich Daten aus mehreren Tabellen ein. Es werden immer drei Datentypen verwendet: die Daten der Zeilenüberschriften, die Daten der Spaltenüberschriften und die Werte, die Sie summieren oder anderweitig berechnen möchten.

Die Anleitungsschritte in diesem Abschnitt setzen die Verwendung der folgenden Tabellen voraus:

Die Bestellungen-Tabelle

Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
14.11.05	15.11.05	Jakarta	€55.00
14.11.05	15.11.05	Sydney	€76.00
16.11.05	17.11.05	Sydney	€87.00
17.11.05	18.11.05	Jakarta	€43.00
17.11.05	18.11.05	Paris	€105.00
17.11.05	18.11.05	Stuttgart	€112.00
18.11.05	19.11.05	Vienna	€215.00
19.11.05	20.11.05	Miami	€525.00
20.11.05	21.11.05	Vienna	€198.00
20.11.05	21.11.05	Paris	€187.00
21.11.05	22.11.05	Sydney	€81.00
23.11.05	24.11.05	Jakarta	€92.00

Die Bestelldetails-Tabelle

Bestell-Nr.	Artikelname	Artikel-Nr.	Einzelpreis	Menge	Discount (Rabatt)
1	Tastatur-Selbstbauset	12	€77.95	9	5%
1	Der Bürokrat (Non-Actionfoto)	2	€78.88	4	7,5%
2	Übungen für Computer-Geeks! Die DVD!	7	€14.88	6	4%
2	Der magische Computerchip	4	€32.65	8	0
2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	€78.50	4	0
3	Access! Das Spiel!	5	€22.95	5	15%
4	Der Programmierer (Actionfoto)	1	€12.95	2	6%
4	Die ultimative Flying-Pizza	8	€36.75	8	4%
5	Externes 5,25-Zoll Diskettenlaufwerk	9	€65.00	4	10%
6	Relationales Datenbankdiagramm	3	€22.50	12	6,5%
7	Gloom	11	€53.33	6	8%
7	Relationales Datenbankdiagramm	3	€22.50	4	9%

Die folgenden Schritte erläutern das Erstellen einer Kreuztabellenabfrage, die Gesamtverkäufe nach Ort gruppiert. Die Abfrage verwendet zwei Ausdrücke, um ein formatiertes Datum und einen Gesamtverkaufswert zurückzugeben.

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabellen anzeigen auf die Tabellen, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt.

   Bei Verwendung der Beispieltabellen doppelklicken Sie auf die Tabelle Bestellungen und auf die Tabelle Bestelldetails.

3. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

   Jeder Feldname wird ein einer leeren Zelle in der Zeile Feld des Entwurfsbereichs angezeigt.

   Bei Verwendung der Beispieltabellen fügen Sie das Feld Lieferort und das Feld Lieferdatum aus der Tabelle Bestellungen hinzu.

4. Fügen Sie durch Kopieren und Einfügen in die nächste leere Zelle in der Zeile Feld den folgenden Ausdruck ein, bzw. geben Sie diesen manuell ein: Gesamtverkäufe: Summe(ZCurrency([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Menge]*(1-[Rabatt])/100)*100)
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle.

   Die Zeile Summe und die Zeile Kreuztabelle werden im Entwurfsbereich angezeigt.

6. Klicken Sie auf die Zelle in der Zeile Summe im Feld Ort, und wählen Sie Gruppieren nach aus. Wiederholen Sie den Schritt für das Feld Lieferdatum. Ändern Sie den Wert in der Zelle Summe des Felds Gesamtverkäufe in Ausdruck.
7. Stellen Sie in der Zeile Kreuztabelle die Zelle im Feld Ort auf Zeilenüberschrift ein. Stellen Sie das Feld Lieferdatum auf Spaltenüberschrift und das Feld Gesamtverkäufe auf Wert ein.
8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Die Abfrageergebnisse werden in der Datenblattansicht angezeigt.

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Aggregatfunktionsverweis

In der folgenden Tabelle werden die Aggregatfunktionen aufgeführt und beschrieben, die Access in der Ergebniszeile und in Abfragen bereitstellt. Beachten Sie, dass Access mehr Aggregatfunktionen für Abfragen als für die Ergebniszeile bietet. Wenn Sie ein Access-Projekt verwenden (ein Access-Front-End, das mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbunden ist), können Sie außerdem die größere Gruppe von Aggregatfunktionen aus SQL Server verwenden. Weitere Informationen zu dieser Funktionsgruppe finden Sie in der Microsoft SQL Server-Onlinedokumentation.

Funktion	Beschreibung	Verwendung mit Datentyp(en)
Mittelwert	Berechnet den Mittelwert für eine Spalte. Die Spalte muss Daten vom Datentyp Zahl, Währung oder Datum/Uhrzeit enthalten. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Anzahl	Zählt die Anzahl von Elementen in einer Spalte.	Alle Datentypen außer komplexen sich wiederholenden Skalardaten, wie z. B. eine Spalte mit Mehrfachwertlisten. Weitere Informationen zu Mehrfachwertlisten finden Sie in den Artikeln Anleitung zu Mehrfachwertfeldern und Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können.
Maximum	Gibt das Element mit dem höchsten Wert zurück. Für Textdaten ist der höchste Wert der letzte alphabetische Wert. Die Groß-/Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet. Nullwerte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Minimum	Gibt das Element mit dem niedrigsten Wert zurück. Für Textdaten ist der niedrigste Wert der erste alphabetische Wert. Die Groß-/Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet. Nullwerte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Standardabweichung	Misst, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen. Weitere Informationen zum Verwenden dieser Funktion finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.	Zahl, Währung
Summe	Addiert die Elemente in einer Spalte. Diese Funktion kann nur für Daten der Datentypen Zahl und Währung verwendet werden.	Zahl, Währung
Varianz	Misst die statistische Varianz aller Werte in der Spalte. Diese Funktion kann nur für Daten der Datentypen Zahl und Währung verwendet werden. Falls die Tabelle weniger als zwei Zeilen enthält, wird in Access ein Nullwert zurückgegeben. Weitere Informationen zu Varianzfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.	Zahl, Währung

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