In diesem Artikel wird die Vorgehensweise zum Suchen der neuesten oder frühesten Daten in einer Reihe von Datensätzen mit einer Spitzenwertabfrage erläutert. Mit den von diesem Abfragetyp zurückgegebenen Informationen können Sie eine Vielzahl an Geschäftsfragen beantworten (z. B. die Frage nach dem Zeitpunkt der Bestellung durch einen Kunden).

---

• Grundlegendes zur Funktionsweise von Spitzenwertabfragen mit Daten

• Suchen des neuesten oder frühesten Datums

• Suchen der neuesten oder frühesten Daten für Datensätze in Kategorien oder Gruppen

• Suchen der neuesten und frühesten Daten

---

Grundlegendes zur Funktionsweise von Spitzenwertabfragen mit Daten

Verwenden Sie eine Spitzenwertabfrage, wenn Sie Datensätze suchen müssen, die die neuesten oder frühesten Daten in einer Tabelle oder Gruppe von Datensätzen enthalten. Sie können dann die Daten verwenden, um mehrere Typen von Geschäftsfragen zu beantworten, wie z. B. die folgenden:

• Wann nahm ein Mitarbeiter zuletzt einen Verkauf vor? Die Antwort kann Ihnen dabei helfen, den produktivsten und unproduktivsten Mitarbeiter zu identifizieren.
• Wann gab ein Kunde zuletzt eine Bestellung auf? Wenn ein Kunde über einen bestimmten Zeitraum keine Bestellung aufgegeben hat, können Sie den Kunden in eine Liste mit inaktiven Kunden verschieben.
• Wer hat als nächster Geburtstag oder wann sind die nächsten n Geburtstage?

Regeln zum Erstellen und Verwenden von Spitzenwertabfragen

Sie erstellen eine Spitzenwertabfrage, indem Sie zuerst eine Auswahlabfrage erstellen. Je nach gewünschtem Ergebnis wenden Sie entweder in der Abfrage eine Sortierreihenfolge an, oder Sie konvertieren die Abfrage in eine Summenabfrage. Wenn Sie die Abfrage konvertieren, verwenden Sie daraufhin eine Aggregatfunktion, wie z. B. Max oder Min, um den höchsten oder den niedrigsten Wert zurückzugeben, oder Erster oder Letzter, um das früheste oder letzte Datum zurückzugeben. Verwenden Sie Summenabfragen und Aggregatfunktionen nur, wenn Sie nach Daten suchen, die zu einer Reihe von Gruppen oder Kategorien gehören. Angenommen Sie müssen die Verkaufszahlen eines bestimmten Datums für jede Stadt finden, in der Ihr Unternehmen aktiv ist. Die Städte werden in diesem Fall zu Kategorien (die Daten müssen Sie nach Stadt suchen), und daher verwenden Sie eine Summenabfrage.

Beachten Sie dabei, dass Ihre Abfragen unabhängig vom Abfragetyp Felder verwenden müssen, die beschreibende Daten enthalten (z. B. Kundennamen) sowie ein Feld, das die zu findenden Datenwerte enthält. Darüber hinaus müssen sich die Datenwerte in einem Feld befinden, das auf den Datentyp Datum/Uhrzeit festgelegt ist. Die in diesem Artikel beschriebenen Abfragen schlagen fehl, wenn Sie sie basierend auf Datenwerten in einem Textfeld ausführen möchten. Wenn Sie zusätzlich eine Summenabfrage verwenden möchten, müssen Ihre Datenfelder Kategorieinformationen enthalten (beispielsweise das Feld Ort oder Land/Region).

Auswählen zwischen einer Spitzenwertabfrage und einem Filter

Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um zu bestimmen, ob Sie eine Spitzenwertabfrage erstellen oder einen Filter anwenden sollen:

• Erstellen Sie eine Spitzenwertabfrage, wenn Sie die Datensätze mit den neuesten Daten in einem Feld zurückgeben möchten und Sie die exakten Datenwerte nicht kennen oder diese nicht von Bedeutung sind.
• Wenn Sie alle Datensätze zurückgeben möchten, bei denen eine Übereinstimmung mit dem Datum vorliegt oder bei denen das Datum vor oder nach einem bestimmten Datum liegt, dann verwenden Sie einen Filter. Falls Sie beispielsweise die Verkaufsdaten für den Zeitraum von April bis Juli anzeigen möchten, verwenden Sie einen Filter. Eine ausführliche Beschreibung der Filter ist nicht Gegenstand dieses Artikels.

  Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie im Artikel Filter: Einschränken der Anzahl von Datensätzen in einer Ansicht.

 Seitenanfang

Suchen des neuesten oder frühesten Datums

In den Schritten dieses Abschnitts wird das Erstellen einer grundlegenden Spitzenwertabfrage erklärt, die eine Sortierreihenfolge und eine erweiterte Abfrage mit Ausdrücken und andere Kriterien verwendet. Im ersten Abschnitt werden die grundlegenden Schritte beim Erstellen einer Spitzenwertabfrage erläutert, im zweiten Abschnitt wird erklärt, wie Sie durch Hinzufügen von Kriterien die nächsten Mitarbeitergeburtstage finden. In den Schritten werden die Daten aus den folgenden Beispieltabellen verwendet.

Wenn Sie möchten, können Sie diese Beispieldaten manuell in eine neue Tabelle eingeben oder diese Beispieltabelle in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Office Excel 2007 kopieren und dann Access verwenden, um das daraus resultierende Tabellenblatt in eine Tabelle zu importieren.

Demo

Manuelles Eingeben der Beispieldaten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

   Access fügt der Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu.

    Hinweis   Sie müssen diesen Schritt nicht befolgen, wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, aber er ist wichtig, wenn Sie eine Tabelle zur Datenbank hinzufügen.

2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Überschriftenzeile, und geben Sie den Namen des Felds in der Beispieltabelle ein.

   Standardmäßig werden in Access leere Felder in der Überschriftenzeile mit dem Text Neues Feld hinzufügen gekennzeichnet, wie in diesem Beispiel:

   

3. Wechseln Sie mit den Pfeiltasten zur nächsten leeren Überschriftenzelle, und geben Sie dann den Namen für das zweite Feld ein (Sie können auch TAB drücken oder auf die neue Zelle doppelklicken). Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen eingegeben sind.
4. Geben Sie die Daten in die Beispieltabelle ein.

   Während Sie die Daten eingeben, leitet Access den Datentyp für die einzelnen Felder ab. Wenn Sie mit relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie für die einzelnen Felder in den Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, wie Zahl, Text oder Datum/Uhrzeit. Durch das Festlegen von Datentypen können Sie eine genaue Dateneingabe sicherstellen und Fehler vermeiden, z. B. dass eine Telefonnummer in einer Berechnung verwendet wird. Für diese Beispieltabellen sollte Access den Datentyp ableiten können.

5. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Eingeben von Daten fertig sind.

   Tastenkombination  Drücken Sie STRG+S.

   Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

6. Geben Sie in das Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

   Sie geben die Namen der Beispieltabellen ein, da diese auch von den Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise verwendet werden.

7. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie alle Beispieltabellen erstellt haben, die am Anfang des Abschnitts aufgeführt sind.

Kopieren der Tabelle in das Tabellenkalkulationsprogramm

1. Starten Sie das Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue, leere Datei. In Excel wird beispielsweise standardmäßig eine neue, leere Arbeitsmappe erstellt.
2. Kopieren Sie die Beispieltabelle aus dem vorherigen Abschnitt, und fügen Sie sie, bei der ersten Zelle angefangen, in das erste Tabellenblatt ein.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Blattregisterkarte auf Umbenennen, und geben Sie dem Tabellenblatt den Namen Personal.
4. Speichern Sie die Tabellenkalkulationsdatei an einem geeigneten Speicherort, und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

Importieren Sie die Tabelle in Access

1. In einer neuen oder vorhandenen Datenbank:

   Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Excel.

   -Oder-

   Klicken Sie auf Weitere, und wählen Sie dann ein Tabellenkalkulationsprogramm aus der Liste aus.

   Das Dialogfeld Externe Daten - Programmname-Tabelle wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

   Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.

3. Der Assistent wählt standardmäßig das erste Tabellenblatt in der Arbeitsmappe aus (Personal, wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben). Die Daten aus dem Tabellenblatt werden im unteren Abschnitt des Bildschirms angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften, und klicken Sie dann auf Weiter.
5. Optional können Sie die Textfelder und Listen unter Feldoptionen verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder im Importvorgang wegzulassen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.

   Wenn Sie die oben stehende Beispieltabelle verwenden, müssen Sie an dieser Stelle keine Änderungen vornehmen.

6. Lassen Sie die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert, und klicken Sie auf Weiter.
7. In Access wird der Name des Tabellenblatts auf Ihre neue Tabelle angewendet. Akzeptieren Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

 Hinweis   Wenn Sie über kein Tabellenkalkulationsprogramm verfügen, können Sie die Beispieldaten in einen Text-Editor wie Editor kopieren. Weitere Informationen zum Importieren von Textdaten finden Sie im Artikel Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Textdatei.

---

Erstellen einer grundlegenden Spitzenwertabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

   Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

2. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um eine Tabelle im oberen Abschnitt des Designers zu platzieren. Klicken Sie anschließend auf Schließen.

   -Oder-

   Doppelklicken Sie auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle Personal hinzu.

3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.

   Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder Vorname, Nachname und Geburtsdatum hinzu.

4. Klicken Sie im Feld, das die Spitzen- oder Tiefstwerte (das Feld Geburtsdatum, wenn Sie die Beispieltabelle verwenden) enthält, auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.

   Die Sortierreihenfolge Absteigend gibt das neueste, die Reihenfolge Aufsteigend das früheste Datum zurück.

    Wichtig   Sie müssen in der Zeile Sortieren einen Wert nur für Felder festlegen, die Ihre Daten enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein anderes Feld angeben, gibt die Abfrage nicht die gewünschten Ergebnisse zurück.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Werkzeuge auf den Pfeil nach unten neben Alle (die Liste Spitzenwerte), und geben Sie entweder die Anzahl der anzuzeigenden Datensätze ein, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.
6. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
7. Speichern Sie die Abfrage, und lassen Sie sie zur Verwendung in den nächsten Schritten geöffnet.

Es wird deutlich, dass Sie mit diesem Typ der Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten und jüngsten Person im Unternehmen). Im nächsten Schritt wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um die Leistung und Flexibilität der Abfrage zu steigern. Die im folgenden Schritt dargestellten Kriterien geben die nächsten drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

 Hinweis   In diesen Schritten wird vorausgesetzt, dass Sie die im vorherigen Abschnitt beschriebene Abfrage verwenden.

1. Wechseln Sie für die in den vorherigen Schritten erstellte Abfrage in die Entwurfsansicht.
2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte rechts von der Spalte Geburtsdatum folgenden Ausdruck ein (oder kopieren und fügen Sie ihn ein): Ausdr1: DatTeil("m",[Geburtsdatum]). Klicken Sie dann auf Ausführen.

   Die DatePart-Funktion extrahiert den Monatsteil des Felds Geburtsdatum.

3. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht.
4. Fügen Sie rechts von Ihrem ersten Ausdruck folgenden Ausdruck ein: Ausdr2: DatTeil("d",[Geburtsdatum]). Klicken Sie dann auf Ausführen.

   In diesem Fall extrahiert die DatePart-Funktion den Datumsteil des Felds Geburtsdatum.

5. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht.
6. Deaktivieren Sie für jeden der soeben eingegebenen Ausdrücke die Kontrollkästchen in der Zeile Zeigen, klicken Sie für jeden Ausdruck auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie dann Aufsteigend aus.
7. Klicken Sie auf Ausführen.
8. Sie haben die Option, ein Kriterium zum Einschränken des Abfragebereichs anzugeben. Wenn Sie Kriterien angeben, sortiert die Abfrage nur die Datensätze, die diese Kriterien erfüllen, und identifiziert die Spitzen- oder Tiefstwerte innerhalb der sortierten Liste.

   Wechseln Sie in die Entwurfsansicht, um mit den Beispieldaten fortzufahren. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte Geburtsdatum folgenden Ausdruck ein:

   Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) Oder Monat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum())

   Dieser Ausdruck führt Folgendes aus: Das Teil Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) überprüft das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters, um herauszufinden, ob der Geburtstag in einen zukünftigen Monat fällt. Falls dem so ist, fügt der Ausdruck diese Datensätze in die Abfrage ein. Das Teil Monat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum()) überprüft die Geburtsdaten des laufenden Monats, um zu überprüfen, ob die Geburtstage auf den aktuellen Tag oder auf den Tag darauf fallen. Falls die Bedingung erfüllt ist, werden diese Datensätze in die Abfrage eingefügt. Zusammenfassung: Dieser Ausdruck ignoriert Datensätze, bei denen Geburtstage zwischen dem 1. Januar und dem Tag liegen, an dem Sie Ihre Abfrage ausführen.

   Weitere Beispiele für Abfragekriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

9. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Werkzeuge auf den Pfeil nach unten neben Alle (die Liste Spitzenwerte), und geben Sie entweder die Anzahl der anzuzeigenden Datensätze ein, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.

   Geben Sie 3 ein, um die nächsten drei Geburtstage anzuzeigen.

10. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Wenn mehr Datensätze angezeigt werden, als angegeben

Wenn Ihre Daten mehrere Datensätze enthalten, die einen Wert gemeinsam nutzen, gibt Ihre Spitzenwertabfrage möglicherweise mehr Daten zurück, als Sie angegeben haben. Sie können beispielsweise eine Spitzenwertabfrage entwerfen, um drei Mitarbeiterdatensätze abzurufen, die Abfrage gibt jedoch vier zurück, weil Mevius und Voss am selben Tag Geburtstag haben, wie in der Tabellen oben angegeben.

Wenn weniger Datensätze angezeigt werden, als angegeben

Angenommen Sie entwerfen eine Abfrage, um die fünf Spitzen- oder Tiefstdatensätze in einem Feld zurückzugeben, aber die Abfrage gibt nur drei Datensätze zurück. Grundsätzlich lässt sich dieser Problemtyp lösen, indem Sie eine Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen und die Zeile Kriterien der Spalten im Entwurfsbereich überprüfen.

Weitere Informationen zu Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

Wenn doppelte Datensätze angezeigt werden

Wenn eine Spitzenwertabfrage Duplikate zurückgibt, enthalten entweder die zugrunde liegenden Tabellen doppelte Datensätze oder die Datensätze werden als Duplikate angezeigt, da die Abfrage nicht die Felder enthält, die die Datensätze unterscheiden kann. Die folgende Tabelle zeigt beispielsweise die Ergebnisse einer Abfrage an, die fünf Bestellungen zurückgibt, die erst kürzlich geliefert wurden, zusammen mit dem Namen des Verkäufers, der den Verkauf bearbeitet hat.

Der dritte und vierte Datensatz wird als Duplikat angezeigt. Möglicherweise hat der Verkäufer Delgado zwei verschiedene Bestellungen bearbeitet, die am selben Tag geliefert wurden.

In Abhängigkeit von Ihren Anforderungen können Sie Folgendes tun, um die Rückgabe doppelter Datensätze zu verhindern. Sie können den Entwurf der Abfrage ändern, um Felder hinzuzufügen, die das Unterscheiden der Datensätze ermöglichen (beispielsweise die Felder Bestell-Nr. und Kunden-Nr.. Wenn die Darstellung nur eines der verdoppelten Datensätze genügt, können Sie Datensätze ausgesucht darstellen, indem Sie die Keine Duplikate-Eigenschaft der Abfrage auf Ja festlegen. Zum Festlegen dieser Eigenschaft klicken Sie in der Entwurfsansicht mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich in der oberen Hälfte des Abfrage-Designers, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften. Suchen Sie im Eigenschaftenblatt der Abfrage die Keine Duplikate-Eigenschaft, und legen Sie diese auf Ja fest.

Weitere Informationen zum Umgang mit doppelten Datensätzen finden Sie im Artikel Suchen, Ausblenden oder Beseitigen von Duplikaten.

 Seitenanfang

Suchen der neuesten oder frühesten Daten für Datensätze in Kategorien oder Gruppen

Verwenden Sie eine Summenabfrage, um die frühesten oder neuesten Daten für Datensätze zu finden, die zu Gruppen oder Kategorien gehören. Eine Summenabfrage ist eine Auswahlabfrage, die Aggregatfunktionen, wie Min, Max, Summe, Erste und Letzte zum Berechnen von Werten eines bestimmten Felds verwendet.

In den Schritten dieses Abschnitts wird vorausgesetzt, dass Sie ein Unternehmen zur Organisation von Veranstaltungen leiten – Sie kümmern sich um den Bühnenaufbau, die Beleuchtung, die Verpflegung und andere Aspekte und wichtige Funktionen. Darüber hinaus werden die von Ihnen betreuten Veranstaltungen in mehrere Kategorien unterteilt, wie z. B. Produkteinführungen, Straßenfeste und Konzerte. In den Schritten dieses Abschnitts wird das Beantworten einer häufig auftretenden Frage erläutert: Wann findet je Kategorie die nächste Veranstaltung statt? Anders gesagt, wann findet die nächste Produkteinführung, das nächste Konzert usw. statt?

Beachten Sie dabei, dass der Typ der Summenabfrage, den Sie hier erstellen, standardmäßig nur das Feld einschließen kann, das Ihre Gruppen- oder Kategoriedaten enthält, sowie das Feld, das Ihre Daten enthält. Sie können keine anderen Felder einschließen, die Elemente in einer Kategorie beschreiben, wie z. B. den Kunden- oder Lieferantennamen. Sie können allerdings eine zweite Abfrage erstellen, die Ihre Summenabfrage mit den Feldern kombiniert, die beschreibende Daten enthalten. In den späteren Schritten dieses Abschnitts wird erläutert, wie Sie diese Aufgabe ausführen.

In den Schritten dieses Abschnitts wird vorausgesetzt, dass Sie eine der drei Tabellen verwenden:

Die Veranstaltungstyptabelle  

Die Kundentabelle  

Die Veranstaltungstabelle  

 Hinweis   In den Schritten dieses Abschnitts wird vorausgesetzt, dass sich die Kunden- und Veranstaltungstyptabellen auf der "einen" Seite der 1:n-Beziehung zur Ereignistabelle befinden. Die Ereignistabelle nutzt in diesem Falle die Felder Kunden-Nr. und Typ-Nr.. Die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Summenabfragen funktionieren ohne diese Beziehungen nicht.

Wie füge ich diese Daten einer Datenbank hinzu?

Zum Hinzufügen dieser Beispieltabellen zu einer Datenbank können Sie die Schritte aus dem vorherigen Abschnitt Suchen von Datensätzen mit Spitzen- oder Tiefstwerten befolgen, jedoch mit einigen Ausnahmen:

• Wenn Sie die Ereignistypen- und Kundentabellen in Excel kopieren, dann sollten Sie nicht die Spalten Typ-Nr. und Kunden-Nr. kopieren. Importieren Sie die Tabellenblätter, werden in Access die Primärschlüsselwerte für Sie hinzugefügt. Dies ist zeitsparend.
• Nach dem Importieren der Tabellen müssen Sie die Ereignistabelle in der Entwurfsansicht öffnen und die Spalten Ereignistyp und Kunde in Nachschlagefelder konvertieren. Klicken Sie hierzu für jedes Feld auf die Spalte Datentyp, und klicken Sie dann auf Nachschlage-Assistent.

  Beim Erstellen der Nachschlagefelder werden die Textwerte in den Spalten Ereignistyp und Kunde durch numerische Werte aus den Quelltabellen ersetzt.

  Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Nachschlagefeldern finden Sie in den Artikeln Verwenden von mehrere Werte speichernden Listen und Anleitung zu Mehrfachwertfeldern. In beiden Artikeln wird erläutert, wie Sie einen Nachschlagefeldtyp erstellen, der Ihnen die Auswahl mehrerer Werte für ein bestimmtes Feld erlaubt, und wie Sie Nachschlagelisten erstellen.

Erstellen der Summenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

   Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

2. Wählen Sie im Dialogfeld die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen, wenn Sie das Hinzufügen von Tabellen abschließen.

   -Oder-

   Doppelklicken Sie auf die zu verwendenden Tabellen, und klicken Sie dann auf Schließen. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

   Wenn Sie die unten aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie die Ereignis- und Ereignistyptabellen hinzu.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie der Abfrage an dieser Stelle nur die Gruppen- oder Kategoriefelder und das Wertfeld hinzufügen.

   Wenn Sie die in den vorherigen drei Tabellen aufgelisteten Beispieldaten verwenden, fügen Sie entweder das Feld Ereignistyp aus der Tabelle Ereignistyp oder das Feld Ereignisdatum aus der Tabelle Ereignis hinzu.

4. Optional können Sie ein Kriterium angeben, das den Abfragebereich einschränkt. Es werden nur Datensätze, die die Kriterien erfüllen, sortiert. Spitzen- und Tiefstwerte werden innerhalb der sortierten Liste identifiziert.

   Wenn Sie beispielsweise Ereignisse in der Kategorie Private Funktion zurückgeben möchten, geben Sie diesen Ausdruck in die Zeile Kriterien der Spalte Ereignistyp: <>"Private Funktion" ein.

   Weitere Beispiele für Abfragekriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

5. Konvertieren Sie eine Abfrage in eine Summenabfrage, indem Sie folgendermaßen vorgehen:

   Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

   Die Zeile Summen wird im Entwurfsbereich angezeigt.
6. Stellen Sie sicher, dass die Zeile Summen jedes Gruppen- oder Kategoriefelds auf Gruppieren nach festgelegt ist, und legen Sie dann die Zeile Summen des Wertfelds (das Feld mit den Spitzen- oder Tiefstwerten) entweder auf Max oder Min fest.

   Max gibt den größten Wert in einem numerischen Feld und den neuesten Datums- oder Uhrzeitwert im Feld Datum/Uhrzeit zurück. Min gibt den niedrigsten Wert in einem numerischen Feld und den frühesten Datums- oder Uhrzeitwert im Feld Datum/Uhrzeit zurück.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Werkzeuge auf den Pfeil nach unten neben Alle (die Liste Spitzenwerte), und geben Sie entweder die Anzahl der anzuzeigenden Datensätze ein, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.

   Wählen Sie in diesem Fall Alle aus, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Hinweis   Abhängig von der in Schritt 6 ausgewählten Funktion wird in Access der Name des Wertfelds in der Abfrage zu MaxVonFeldname oder MinVonFeldname geändert. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, wird das Feld MaxVonEreignisdatum oder MinVonEreignisdatum umbenannt.

8. Speichern Sie die Abfrage, und fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

Die Abfrageergebnisse zeigen keine Produktnamen oder andere Informationen zu Produkten an. Zum Anzeigen zusätzlicher Daten müssen Sie eine zweite Abfrage erstellen, die die soeben von Ihnen erstellte Abfrage aufnimmt. In den nächsten Schritten wird die hierzu erforderliche Vorgehensweise erläutert.

Erstellen einer zweiten Abfrage zum Hinzufügen weiterer Daten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Abfragen, und doppelklicken Sie dann auf die im vorherigen Abschnitt erstellte Summenabfrage.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, und fügen Sie die Tabellen, die Sie in Ihrer Summenabfrage verwendet haben, hinzu. Fügen Sie außerdem beliebige Tabellen hinzu, die entsprechende Daten enthalten. Wenn Sie die vorherigen drei Beispieltabellen verwenden, fügen Sie die Tabellen Ereignistyp, Ereignis und Kunden Ihrer Abfrage hinzu.
4. Verknüpfen Sie die Felder in der Summenabfrage mit den entsprechenden Feldern in den übergeordneten Tabellen. Ziehen Sie hierzu jedes Feld in der Summenabfrage in das entsprechende Feld in der Tabelle.

   Wenn Sie die Beispieldaten aus den drei Tabellen verwenden, ziehen Sie die Spalte Ereignistyp in der Summenabfrage in das Feld Ereignistyp der Tabelle Ereignistyp. Dann ziehen Sie die Spalte MaxVonEreignisdatum in der Summenabfrage in das Feld Ereignisdatum in der Tabelle Ereignistabelle. Das Erstellen dieser Verknüpfungen ermöglicht Ihrer neuen Abfrage, die Daten in der Summenabfrage mit Daten in anderen Tabellen zusammenzuführen.

5. Fügen Sie zusätzliche beschreibende Felder aus anderen Tabellen der Abfrage hinzu.

   Wenn Sie die Beispieldaten aus den drei Tabellen verwenden, können Sie die Felder Unternehmen und Kontakt aus der Tabelle Kunden hinzufügen.

6. Geben Sie optional eine Sortierreihenfolge für eine oder mehrere Spalten an. Legen Sie die Zeile Sortieren der Spalte Ereignistyp auf Aufsteigend fest, um die Kategorien in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.

Tipp  Wenn Sie nicht möchten, dass die Überschrift der Spalte Preis als MaxVonPreis oder MinVonPreis angezeigt wird, öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht, und geben Sie in der Preisspalte des Bereichs Preis: MaxVonPreis oder Preise: MinVonPreis ein. Preis wird als Überschrift der Spalte in der Datenblattansicht angezeigt.

 Seitenanfang

Suchen der neuesten und frühesten Daten

Die Abfragen, die Sie zuvor in diesem Artikel erstellt haben, können Spitzen- oder Tiefstwerte zurückgeben, jedoch nicht beides gleichzeitig. Wenn Sie beide Wertegruppen in einer Ansicht anzeigen möchten, müssen Sie zwei Abfragen erstellen – eine, die Spitzenwerte abruft und eine weitere, die Tiefstwerte abruft –, und dann führen Sie die Ergebnisse in einer einzelnen Tabelle zusammen und zeigen sie an.

Das Suchen von Spitzen- und Tiefstwerten und das Anzeigen dieser Daten in einer Tabelle umfasst die folgenden grundlegenden Schritte:

• Erstellen Sie eine Spitzenwert- und eine Tiefstwertabfrage, oder erstellen Sie Summenabfragen, die die Min- und Max-Funktionen verwenden, wenn Sie Ihre Daten gruppieren möchten.
• Konvertieren Sie Ihre Spitzenwertabfrage (oder Ihre maximale Summenabfrage) in eine Tabellenerstellungsabfrage, und erstellen Sie eine neue Tabelle.
• Konvertieren Sie Ihre Tiefstwertabfrage (oder Ihre minimale Summenabfrage) in eine Anfügeabfrage, und fügen Sie die Datensätze Ihrer Spitzenwerttabelle hinzu.

In den Schritten dieses Abschnitts wird der hierzu erforderliche Vorgang erläutert.

Erstellen der Abfragen

1. Erstellen Sie die Spitzen- und Tiefstwertabfragen.

   Weitere Informationen zu den zum Erstellen einer Spitzenwert- oder Tiefstwertabfrage erforderlichen Schritten finden Sie unter Suchen des neuesten oder frühesten Datums weiter oben in diesem Artikel. Wenn Sie Ihre Datensätze nach Kategorie gruppieren möchten, informieren Sie sich unter Suchen der neuesten oder frühesten Daten für Datensätze in Kategorien oder Gruppen weiter oben in diesem Artikel.

   Wenn Sie die Beispieltabellen aus dem letzten Abschnitt verwenden, verwenden Sie nur die Daten aus der Tabelle Ereignisse. Verwenden Sie in beiden Abfragen die Felder Ereignistyp, Kunde und Ereignisdatum aus der Tabelle Ereignisse.

2. Speichern Sie jede Abfrage unter einem sinnvollen Namen, wie z. B. Spitzenwert oder Tiefstwert, und lassen Sie sie zur Verwendung in den folgenden Schritten geöffnet.

Erstellen der Tabellenerstellungsabfrage

1. Mit Ihrer Spitzenwertabfrage in der Entwurfsansicht:

   Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

   Daraufhin wird das Dialogfeld Tabelle erstellen angezeigt.

2. Geben Sie im Feld Tabellenname einen Namen für die Tabelle ein, in der die Spitzen- und Tiefstwertdatensätze gespeichert werden. Geben Sie beispielsweise Spitzen- und Tiefstdatensätze ein, und klicken Sie dann auf OK.

   Wenn Sie die Abfrage ausführen, erstellt die Abfrage eine Tabelle und ersetzt den Spitzenwert durch die aktuellen Daten, anstatt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

3. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Erstellen einer Anfügeabfrage

1. Mit Ihrer Tiefstwertabfrage in der Entwurfsansicht:

   Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anhängen.

2. Das Dialogfeld Anfügen wird angezeigt.
3. Geben Sie denselben Namen ein, den Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen eingegeben haben.

   Geben Sie z. B. Spitzen- und Tiefstdatensätze ein, und klicken Sie dann auf OK. Wenn Sie die Abfrage ausführen, fügt die Abfrage die Datensätze der Tabelle Spitzen- und Tiefstdatensätze an, anstatt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

4. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Ausführen der Abfragen

• Nun können Sie zwei Abfragen ausführen. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Spitzenwertabfrage, und klicken Sie auf Ja, wenn Sie von Access dazu aufgefordert werden. Doppelklicken Sie dann auf die Tiefstwertabfrage, und klicken Sie auf Ja, wenn Sie von Access dazu aufgefordert werden.
• Öffnen Sie die Tabelle Spitzen- und Tiefstdatensätze in der Datenblattansicht.

 Wichtig   Wenn Sie die Tabellenerstellungs- oder Anfügeabfrage ausführen und scheinbar nichts geschieht, dann überprüfen Sie die Access-Statusleiste im Hinblick auf die folgende Meldung:

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Wenn diese Meldung angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wenn die Statusleiste nicht angezeigt wird, zeigen Sie diese an. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Statusleiste.
• Klicken Sie auf der Statusleiste auf Optionen.

  Das Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen wird angezeigt.

• Wählen Sie Diesen Inhalt aktivieren aus, und klicken Sie dann auf OK.
• Führen Sie Ihre Abfrage erneut aus.

Weitere Informationen zum Modus "Deaktiviert" und zur Sicherheit in Access finden Sie im Artikel Sichern einer Access 2007-Datenbank.

 Seitenanfang