Alle anzeigen

Alle ausblenden

Dieser Artikel erläutert die Vorgehensweise zum Löschen von Daten aus einer Microsoft Office Access 2007-Datenbank mit Abfragen zum Aktualisieren und Löschen. Sie können mit einer Abfrage zum Aktualisieren einzelne Felder aus den Datensätzen in einer Datenbank löschen, und Sie können eine Abfrage zum Löschen verwenden, wenn Sie vollständige Datensätze aus einer Datenbank entfernen müssen, einschließlich des Schlüsselwertes, durch den ein Datensatz eindeutig wird. Denken Sie im Verlauf daran, dass von Access auch zahlreichreiche Möglichkeiten zum manuellen Löschen eines Teils des Datensatzes oder eines ganzen Datensatzes zur Verfügung gestellt werden.

Weitere Informationen zum manuellen Löschen finden Sie im Artikel zum Löschen mindestens eines Datensatzes aus einer Datenbank.

• Grundlagen zum Verwenden von Abfragen zum Löschen von Daten

• Planen des Löschvorgangs

• Beenden des deaktivierten Modus für das Sperren einer Abfrage

• Löschen von Teilen von Datensätzen (mindestens ein Feld)

• Löschen ganzer Datensätze

• Beispielkriterien für Auswahlabfragen

Grundlagen zum Verwenden von Abfragen zum Löschen von Daten

Sie können mit zwei Abfragearten Daten aus einer Access-Datenbank löschen. Die verwendete Abfrage hängt von der Art des Löschens ab, die Sie ausführen müssen.

• Wenn Sie einzelne Felder aus den Datensätzen in mindestens einer Tabelle löschen müssen, verwenden Sie eine Abfrage zum Aktualisieren, durch die die vorhandenen Werte entweder in einen Null-Wert geändert werden (das heißt, keine Daten) oder in eine leere Zeichenfolge (ein Paar doppelter Anführungszeichen).

  Sie können mit einer Abfrage zum Aktualisieren Daten in einzelnen Feldern löschen, weil durch Abfragen zum Löschen standardmäßig nur ganze Zeilen entfernt werden. Der Vorgang zum Verwenden einer Abfrage zum Löschen von Daten folgt diesen Grundschritten: Erstellen einer Auswahlabfrage und Sicherstellen, dass diese nur die zu löschenden Daten zurückgibt. Dann wird die Abfrage in eine Abfrage zum Aktualisieren umgewandelt, entweder mit NULL oder einer leeren Zeichenfolge als Aktualisierungswert, und dann wird die Abfrage zum Aktualisieren der vorhandenen Daten ausgeführt.

• Wenn Sie ganze Datensätze (Zeilen) entfernen müssen, verwenden Sie eine Abfrage zum Löschen.

  Durch Abfragen zum Löschen werden standardmäßig alle Daten in jedem Feld gelöscht, zusammen mit dem Schlüsselwert, durch den ein Datensatz eindeutig wird. Beim Ausführen der Abfrage wird immer die ganze Zeile aus der Tabelle entfernt. Der Vorgang folgt diesen Grundschritten: Erstellen einer Auswahlabfrage, Sicherstellen, dass diese die zu löschenden Datensätze zurückgibt, und dann Umwandeln der Abfrage in eine Abfrage zum Löschen und Ausführen zum Entfernen der Daten.

Denken Sie daran, dass Sie vor dem Ausführen der Abfrage, falls sich die zu löschende Datei auf der 1-Seite einer 1:n-Beziehung befindet, zunächst eine Eigenschaft der Beziehung ändern müssen. In Vorbereitungen zum Löschen verwandter Daten, weiter unten in diesem Artikel, wird das Ausführen dieser Aufgabe erläutert. Sie müssen die zusätzlichen Änderungen vornehmen, da Sie in Access standardmäßig daran gehindert werden, die 1-Seite aus der 1:n-Beziehung zu löschen.

Weitere Informationen zu 1:n-Beziehungen finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs und Erstellen, Bearbeiten und Löschen einer Beziehung.

Denken Sie auch daran, dass Sie nach dem Aktualisieren oder Löschen von Teilen eines Datensatzes oder eines ganzen Datensatzes die Änderungen nicht rückgängig machen können. Aus diesem Grund sollten Sie die Daten vor dem Ausführen einer Abfrage zum Löschen die Daten immer sichern. Unter Sichern der Datenbank weiter unten in diesem Artikel finden Sie weitere Informationen.

Die Vorgänge in den folgenden Abschnitten erläutern die Vorgehensweise zum Erstellen von Abfragen zum Aktualisieren, die Daten aus einzelnen Feldern entfernen, sowie die Vorgehensweise zum Erstellen von Abfragen zum Löschen, die ganze Datensätze löschen.

 Hinweis   Sie verwenden Abfragen zum Aktualisieren und Löschen typischerweise nur dann, wenn schnell große Datenmengen geändert oder entfernt werden müssen. Wenn Sie eine kleine Anzahl von Datensätzen entfernen möchten – jegliche Menge, die bequem manuell zu löschen ist  – können Sie die Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, die zu löschenden Felder oder Zeilen auswählen, und die Taste ENTF drücken.

Weitere Informationen zu anderen Möglichkeiten zum Löschen von Daten finden Sie unter Löschen von Datensätzen aus einer Datenbank.

 Seitenanfang

Planen des Löschvorgangs

Der Vorgang des Löschens von Daten mithilfe einer Abfrage folgt den folgenden allgemeinen Schritten:

• Planen Sie den Löschvorgang. Stellen Sie sicher, dass Sie über die zum Löschen der Daten erforderlichen Berechtigungen verfügen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle anderen Benutzer sämtliche Objekte geschlossen haben, die die betroffenen Tabellen verwenden, und sichern Sie dann die Datenbank.
• Stellen Sie sicher, dass sich die Datenbank an einem vertrauenswürdigen Ort befindet, oder dass diese digital signiert ist. Falls keine dieser Bedingungen zutrifft, können Sie wahlweise die Datenbank nur für die aktuelle Sitzung als vertrauenswürdig betrachten. Denken Sie daran, dass Access standardmäßig alle Aktionsabfragen sperrt (Lösch-, Aktualisierungs-, und Tabellenerstellungsabfragen), wenn die Tabelle nicht zunächst als vertrauenswürdig angesehen wird. Informationen zur Vertrauenswürdigkeit einer Datenbank finden Sie unter Aufheben des deaktivierten Modus für das Sperren einer Abfrage weiter unten in diesem Artikel.
• Wenn Sie Daten aus mehreren Tabellen löschen möchten, und diese Tabellen verwandt sind, aktivieren Sie die Optionen Referentielle Integrität und Verknüpfte Datensätze mit CASCADE löschen für jede Beziehung. Dadurch können mit der Abfrage Daten aus der Tabelle auf den 1- und n-Seiten der Beziehung gelöscht werden.
• Erstellen Sie eine Auswahlabfrage, und fügen Sie dann nach Bedarf Kriterien hinzu, bis die Abfrage die richtigen Datensätze zurückgibt.
• Wenn Sie einzelne Felder aus einer Tabelle löschen möchten, wandeln Sie die Auswahlabfrage in eine entsprechende Abfrage um, geben Sie NULL oder eine leere Zeichenfolge ("") als Aktualisierungskriterium ein, und führen Sie die Abfrage aus.
• Wenn ganze Datensätze gelöscht werden sollen, wandeln Sie die Auswahlabfrage in eine Abfrage zum Löschen um, und führen Sie dann die Abfrage aus.

Allgemeine Vorbereitungen

Führen Sie die folgenden Aktionen aus, bevor Sie Datensätze aus einer Datenbank teilweise oder ganz löschen:

• Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist. Klicken Sie hierzu im Windows-Explorer mit de rechten Maustaste auf die Datenbankdatei (die Datei ACCDB oder MDB), und klicken Sie dann auf Eigenschaften im Kontextmenü. Stellen Sie sicher, dass im Dialogfeld Eigenschaften das Kontrollkästchen Schreibgeschützt deaktiviert ist.
• Überprüfen Sie, ob Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Datensätze aus der Datenbank zu löschen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an den Systemadministrator oder an den Datenbankdesigner.
• Fragen Sie andere Benutzer der Datenbank und stellen Sie sicher, dass diese durch das Löschen keine erheblichen Unannehmlichkeiten erfahren.
• Bitten Sie alle Benutzer der Datenbank, sämtliche Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte zu schließen, die die zu löschenden Daten verwenden. Auf diese Weise können Sperrverletzungen vermieden werden.

   Tipp   Wenn viele Benutzer eine Verbindung mit der Datenbank herstellen, müssen Sie die Datenbank möglicherweise schließen und im Exklusivmodus erneut öffnen. Führen Sie hierzu die folgenden Aktionen durch:

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen.
  2. Wählen Sie die gewünschte Datenbank aus, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen.

     

• Sichern Sie die Datenbank, bevor Sie Datensätze bearbeiten oder löschen. Einige Löschvorgänge können rückgängig gemacht werden, allerdings wird durch das Anfertigen einer Sicherungskopie sichergestellt, dass Sie die Änderungen immer rückgängig machen können.

  Sichern der Datenbank

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Leiten, und klicken Sie anschließend unter +++Diese Datenbank verwalten auf Datenbank sichern.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen und Speicherort für die Sicherungskopie an, und klicken Sie dann auf Speichern.

     Die ursprüngliche Datei wird von Access geschlossen, eine Sicherungskopie wird erstellt, und die ursprüngliche Datei wird erneut geöffnet.

     Schließen Sie zum Zurückkehren zu einer Sicherung die ursprüngliche Datei und benennen Sie diese um, sodass für die Sicherungskopie der Name der ursprünglichen Version verwendet werden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der ursprünglichen Version zu, und öffnen Sie die umbenannte Sicherungskopie in Access.

Vorbereitungen zum Löschen verwandter Daten

Wenn Daten in verwandten Tabellen gelöscht werden müssen, denken Sie an folgende Regel: Wenn sich die Daten auf der n-Seite einer 1:n-Beziehung befinden, können die Daten ohne das Ändern der Beziehung gelöscht werden. Wenn sich die Daten jedoch auf der 1-Seite einer 1:n-Beziehung befinden, müssen Sie zunächst die Beziehung ändern, oder der Löschvorgang wird von Access gesperrt.

Das Löschen verwandter Daten folgt den folgenden Grundschritten:

• Bestimmen, welche Datensätze sich auf der 1-Seite der Beziehung befinden und welche sich auf der n-Seite befinden.
• Wenn Datensätze sich auf der 1-Seite der Beziehung befinden und die verwandten Datensätze auf der n-Seite, aktivieren Sie eine Gruppe von Regeln, die als referentielle Integrität bezeichnet werden, und Sie aktivieren Löschweitergaben. Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern die referentielle Integrität, sowie die Vorgehensweise zum Ausführen beider Aufgaben.
• Wenn nur Datensätze auf der 1-Seite der Beziehung gelöscht werden müssen, löschen Sie zunächst diese Beziehung, und löschen Sie dann die Daten.

  – Oder –

  Wenn nur Daten auf der n-Seite der Beziehung entfernt werden müssen, können Sie die Abfrage zum Löschen ohne das Ändern der Beziehung erstellen und ausführen.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erläutern die Vorgehensweise zum Vorbereiten verwandter Daten für den Löschvorgang.

Bestimmen, welche Datensätze sich auf den 1- und n-Seiten der Beziehung befinden

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

   Die Registerkarte Beziehungen wird angezeigt, und es werden alle Tabellen in der Datenbank angezeigt sowie die Beziehungen zwischen jeder Tabelle und jeder anderen Tabelle. Jede Beziehung wird als Linie dargestellt, die Tabellen zwischen Feldern verbindet.

   In der folgenden Abbildung wird eine typische Beziehung dargestellt. Die meisten, wenn nicht alle, der Beziehungen in einer Datenbank verfügen über eine 1-Seite und eine n-Seite. Im Beziehungsdiagramm ist die 1-Seite mit der numerischen eins gekennzeichnet (1) und die n-Seite mit dem Unendlichkeitszeichen (∞).

   

   Wenn Sie Datensätze auf der 1-Seite der Beziehung löschen, werden im Allgemeinen auch alle verwandten Datensätze auf der n-Seite der Beziehung gelöscht. Wenn Sie jedoch Datensätze auf der n-Seite einer Beziehung löschen, werden in der Regel keine Datensätze auf der 1-Seite gelöscht.

   Außerdem erzwingt Access standardmäßig eine Gruppe von Regeln, die als referentielle Integrität bezeichnet werden. Durch diese Regeln wird sichergestellt, dass Fremdschlüssel in einer Datenbank die richtigen Werte enthalten. Ein Fremdschlüssel ist eine Spalte, deren Werte den Werten in der Primärschlüsselspalte einer anderen Tabelle entsprechen.

   Informationen zu den Regeln für referentielle Integrität

   • Regel 1: Sie können nur dann einen Wert in das Fremdschlüsselfeld einer verwandten Tabelle eingeben, wenn dieser Wert bereits im Primärschlüssel der Primärtabelle vorhanden ist. Sie können in das Fremdschlüsselfeld jedoch einen Nullwert eingeben.
   • Regel 2: Sie können keinen ganzen Datensatz aus der Primärtabelle löschen, wenn übereinstimmende Datensätze in einer verwandten Tabelle vorhanden sind.

     Sie können diese Regel umgehen, indem Sie eine Eigenschaft für die Beziehung zwischen der Primär- und der Sekundärtabelle aktivieren. Weitere Informationen zur Vorgehensweise hierzu finden Sie in der nächsten Prozedur Bearbeiten der Beziehung.

   • Regel 3: Sie können keinen Primärschlüsselwert in der Primärtabelle ändern, wenn dieser Datensatz mit anderen Datensätzen verknüpft ist.

     Sie können jedoch auch diese Regel umgehen, indem Sie eine Eigenschaft für die Beziehung zwischen der Primär- und der Sekundärtabelle aktivieren.

   Sofern Sie nichts anderes vorgeben, werden diese Regeln von Access jedes Mal durchgesetzt, wenn Sie Daten in der Datenbank hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Wenn durch eine Aktion eine Regel verletzt wird, zeigt Access eine Meldung an, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, und die Aktion wird abgebrochen.

   

   ---

   Beachten Sie, dass eine Datenbank, obwohl von Access standardmäßig die referentielle Integrität aktiviert wird, in den meisten Fällen zunächst die folgenden Bedingungen erfüllen muss:

   • Das übereinstimmende Feld in der Primärtabelle muss ein Primärschlüssel sein oder einen eindeutigen Index aufweisen.
   • Die verknüpften Felder in der Primärtabelle und in der verknüpften Tabelle müssen denselben Datentyp aufweisen.

      Hinweis   Access stellt zwei Ausnahmen dieser Regel zur Verfügung. Ein Feld vom Typ AutoWert kann mit einem Feld vom Typ Zahl verknüpft werden, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Long Integer aufweist. Und ein Feld vom Typ AutoWert, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Replikations-ID aufweist, kann mit einem Feld vom Typ Zahl verknüpft werden, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Replikations-ID aufweist.

   • Beide Tabellen müssen zu derselben Access-Datenbank gehören.

      Hinweis   Wenn die Tabellen miteinander verknüpft sind, muss für beide Tabellen das Access-Format verwendet werden. Außerdem müssen Sie die Datenbank mit den verknüpften Tabellen öffnen und dann die Option Referentielle Integrität aktivieren. Es ist nicht möglich, die Regeln für die referentielle Integrität für verknüpfte Tabellen aus Datenbanken in einem anderen Format, wie z. B. Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappen, zu erzwingen. Weitere Informationen zum Aktivieren der referentiellen Integrität finden Sie in den Schritten im nächsten Abschnitt.

2. Notieren Sie die Namen der Tabellenfelder auf jeder Seite der Beziehung.
3. Öffnen Sie jede Tabelle, und überprüfen Sie die Daten in jedem Feld, um sicherzustellen, dass die Felder keine Daten enthalten, die Sie löschen wollten.
4. Lassen Sie den Bereich Beziehungen geöffnet, und setzen Sie den Vorgang dann mit den Schritten im nächsten Abschnitt fort.

Bearbeiten der Beziehung

Folgen Sie diesen Schritten nur, wenn Sie Daten auf einer der 1- und n-Seiten einer Beziehung löschen müssen.

1. Öffnen Sie den Bereich Beziehungen, wenn dies noch nicht erfolgt ist.

   Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Beziehung (Linie), die die vom Löschvorgang betroffenen Tabellen verbindet, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Beziehung bearbeiten.

   Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geöffnet.

3. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität aktiviert ist.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze.

    Hinweis   Bis Sie diese Eigenschaft wieder deaktivieren, werden durch Löschen eines Datensatzes auf der 1-Seite der Beziehung alle verwandten Datensätze auf der n-Seite der Beziehung gelöscht.

5. Klicken Sie auf OK, schließen Sie den Bereich Beziehungen, und setzen Sie den Vorgang dann mit der nächsten Gruppe von Schritten fort.

Löschen einer Beziehung

1. Öffnen Sie den Bereich Beziehungen, wenn dies noch nicht erfolgt ist.

   Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

2. Notieren Sie die Felder in der Beziehung, sodass Sie die Beziehung nach dem Löschen der Daten wiederherstellen können.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Beziehung, (die Linie) die die vom Löschvorgang betroffenen Tabellen verbindet, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Löschen.

   -Oder-

   Wählen Sie die Beziehung aus, und drücken Sie ENTF.

 Hinweis   Folgen Sie zum Wiederherstellen der Beziehung den vorhergehenden Schritten zum Öffnen des Bereichs Beziehungen, und ziehen Sie dann das Primärschlüsselfeld von der 1-Tabelle und legen Sie es dann auf dem Fremdschlüsselfeld der n-Tabelle ab. Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geöffnet. Wenn die alte Beziehung referentielle Integrität erzwingt, aktivieren Sie Mit referentieller Integrität, und klicken Sie auf erstellen. Klicken Sie sonst nur auf erstellen.

 Seitenanfang

Beenden des deaktivierten Modus für das Sperren einer Abfrage

Access sperrt standardmäßig beim Öffnen einer Datenbank, die nicht als vertrauenswürdig betrachtet wird, oder die sich nicht an einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet, das Ausführen aller Aktionsabfragen.

Wenn Sie versuchen, eine Aktionsabfrage auszuführen, und Sie den Eindruck haben, dass nichts passiert, überprüfen Sie die Statusleiste von Access auf die folgende Meldung:

Die Aktion oder das Ereignis wurde durch den Modus 'Deaktiviert' blockiert.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn diese Meldung angezeigt wird:

Aktivieren von geblockten Inhalten

• Klicken Sie auf der Statusleiste auf Optionen.

  Das Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen wird angezeigt.

• Klicken Sie auf Diesen Inhalt aktivieren, und klicken Sie dann auf OK.
• Führen Sie Ihre Abfrage erneut aus.

Wenn die Statusleiste nicht angezeigt wird

• Klicken Sie auf die Registerkarte Datenbanktools, und klicken Sie in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Statusleiste.

Weitere Informationen zum deaktivierten Modus und zur Sicherheit in Access finden Sie im Artikel Sichern einer Access 2007-Datenbank.

Löschen von Teilen von Datensätzen (mindestens ein Feld)

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern die Vorgehensweise zum Verwenden einer Abfrage zum Aktualisieren zum Löschen von Teilen von Datensätzen (einzelne Felder) aus Tabellen auf der n-Seite einer 1:n- Beziehung. Sie können diese Schritte auch zum Löschen von Daten aus Tabellen ausführen, die nicht mit anderen Daten verwandt sind. Denken Sie daran, dass durch das Ausführen der Aktualisierung zum Löschen von Daten Ihre vorhandenen Werte entweder in NULL oder in eine leere Zeichenfolge (ein Paar doppelter Anführungszeichen ohne Leerstelle dazwischen) geändert werden, je nach festgelegten Kriterien. Weitere Informationen zum Verwenden von Abfragen zum Aktualisieren finden Sie im Artikel Erstellen einer Aktualisierungsabfrage.

Erstellen einer Auswahlabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

   Der Abfrage-Designer wird geöffnet, die Registerkarte Entwurf wird angezeigt, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

2. Wählen Sie die Tabelle mit den zu löschenden Daten aus, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Die Tabelle wird im oberen Teil des Abfrageentwurfsbereichs als Fenster angezeigt. In diesem Fenster sind alle Felder der Tabelle aufgeführt. In der folgenden Abbildung ist eine typische Tabelle im Designer dargestellt.

   

3. Wählen Sie die auf NULL festzulegenden Felder in der Zeile Feld des Designers aus. Sie können auf jedes Feld doppelklicken oder jedes Feld ziehen und ablegen.
4. Geben Sie optional für mindestens ein Feld in der Zeile Kriterien des Designers Kriterien ein.

   Die Kriterien werden verwendet, um nur die zu löschenden Datensätze zurückzugeben. Sonst legt die Abfrage zum Aktualisieren jeden Datensatz in jedem Feld in der Abfrage auf NULL fest. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie unter Beispielkriterien für Auswahlabfragen weiter unten in diesem Artikel.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Überprüfen Sie, dass von der Abfrage die auf NULL oder eine leere Zeichenfolge festzulegenden Datensätze zurückgegeben werden. Wiederholen Sie gegebenenfalls die Schritte 3-5, und ändern Sie die Felder oder die Kriterien, bis die Abfrage nur die zu ändernden Daten zurückgibt.

6. Lassen Sie die Abfrage geöffnet, und setzen Sie dann den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Umwandeln der Auswahlabfrage in eine Abfrage zum Aktualisieren

1. Klicken Sie auf Entwurfsansicht, um vom Datenblatt zum Abfrage-Designer zu wechseln.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

   Access ändert die Auswahlabfrage in eine Abfrage zum Aktualisieren, blendet die Zeile Anzeigen im unteren Bereich des Entwurfsbereichs aus, und fügt die Zeile Aktualisieren hinzu.

   Geben Sie in jeder Zeile Aktualisieren für jedes Feld NULL oder eine leere Zeichenfolge ein – ein Paar doppelter Anführungszeichen ohne Leerstelle dazwischen ("").

3. Klicken Sie auf Ausführen .

   Access fordert Sie zum Bestätigen der Änderungen auf.

   Vergewissern Sie sich dass Sie die Werte ändern möchten, und klicken Sie dann zum Ändern der Daten auf Ja.

 Seitenanfang

Löschen ganzer Datensätze

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern die Vorgehensweise zum Löschen ganzer Datensätze aus einer Tabelle mit einer Abfrage zum Löschen.

Erstellen einer Auswahlabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

   Der Abfrage-Designer wird geöffnet, die Registerkarte Entwurf wird angezeigt, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.

2. Markieren Sie die Tabelle auf der 1-Seite der Beziehung, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Die Tabelle wird im oberen Teil des Abfrageentwurfsbereichs als Fenster angezeigt. In diesem Fenster sind alle Felder der Tabelle aufgeführt. In der folgenden Abbildung ist eine typische Tabelle im Designer dargestellt.

   

3. Doppelklicken Sie auf das Sternchen (*), um dem Entwurfsbereich alle Tabellenfelder hinzuzufügen.

   Wenn alle Tabellenfelder hinzugefügt wurden, kann die Löschabfrage ganze Datensätze (Zeilen) aus der Tabelle entfernen.

4. Fügen Sie optional ein Tabellenfeld hinzu, in das Sie Kriterien eingeben können.

   Nehmen Sie beispielsweise an, dass ein Kunde den Betrieb aufgibt und Sie alle ausstehenden Bestellungen für diesen Kunden entfernen müssen. Fügen Sie dem Entwurfsbereich die Felder Kunden-ID und Bestelldatum hinzu, um nur die betreffenden Datensätze zu finden.

5. Wenn Sie den vorherigen Schritt ausgeführt haben, geben Sie die Kriterien im Entwurfsbereich in die Zeile Kriterien ein.

   Die Kriterien werden verwendet, um nur die zu löschenden Datensätze zurückzugeben. Andernfalls entfernt die Löschabfrage alle Datensätze in der Tabelle. Geben Sie die ID des Kunden ein, der den Betrieb eingestellt hat, und das Datum, an dem die Bestellungen dieses Kunden ungültig wurden, um das Beispiel aus dem vorherigen Schritt fortzusetzen.

   Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie unter Beispielkriterien für Auswahlabfragen weiter unten in diesem Artikel.

6. Wenn Sie dem vorhergehenden Schritt gefolgt sind, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzeigen für jedes Kriterienfeld.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie löschen möchten.

8. Lassen Sie die Abfrage geöffnet, und setzen Sie dann den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Konvertieren der Auswahlabfrage in eine Löschabfrage und Löschen von Daten

1. Klicken Sie auf Entwurfsansicht, um vom Datenblatt zum Abfrage-Designer zu wechseln.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

   Die Auswahlabfrage wird von Access in eine Löschabfrage geändert, die Zeile Anzeigen wird im unteren Teil des Entwurfsbereichs ausgeblendet, und die Zeile Löschen wird hinzugefügt.

   Stellen Sie sicher, dass in der Zeile Löschen in der Spalte * (alle Felder) Ab angezeigt wird. Das Wort Wo sollte in allen als Kriterien verwendeten Spalten auftreten.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Daten tatsächlich löschen möchten, und klicken Sie dann auf Ausführen .

   Sie werden von Access aufgefordert, den Löschvorgang zu bestätigen.

   Klicken Sie auf Ja, um die Daten zu löschen.

 Seitenanfang

 Seitenanfang

Beispielkriterien für Auswahlabfragen

In der folgenden Tabelle werden einige Beispielkriterien aufgeführt, mit denen Sie in Auswahlabfragen sicherstellen können, dass nur die richtigen Daten gelöscht werden. Sie können diese Beispiele zum Verwenden mit den eigenen Daten einsetzen. In einigen dieser Beispiele werden Platzhalterzeichen verwendet.

Weitere Informationen zum Verwenden von Platzhalterzeichen finden Sie im Artikel Access-Platzhalterzeichenverweis.

 Seitenanfang