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Öffnen eines leeren Datenblatts
In diesem Thema wird das Öffnen eines neuen, leeren Datenblatts in Microsoft Office Access 2007 erläutert. In diesem Artikel wird außerdem die Verwendung von direktem Entwerfen erklärt, einem neuen Feature, mit dem ein Datenblatt zum großen Teil visuell entworfen werden kann, ohne dass dazu der Tabellen-Designer verwendet werden muss.
Inhalt dieses Artikels
Informationen zum Öffnen leerer Datenblätter
Bei einem Datenblatt handelt es sich um eine grafische Darstellung der Daten einer Tabelle oder der von einer Abfrage zurückgegebenen Ergebnisse. Datenblätter sind mit Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsblättern vergleichbar, besitzen jedoch in einigen Fällen eine andere Funktionalität. Beispielsweise können Sie den einzelnen Feldern in einem Datenblatt jeweils nur einen Datensatz hinzufügen, und Sie müssen in der Regel einen speziellen Typ Daten in ein bestimmtes Feld eingeben, wie z. B. Datums- und Zeitwerte oder Ja/Nein-Werte. Außerdem kann die Größe oder Länge der Daten in einem Feld beschränkt sein. Dieses Verhalten ist bei Office Excel 2007 nicht standardmäßig vorhanden. In einigen Textfeldern können maximal 256 Zeichen eingegeben werden.
Neue Datenblattfeatures
Mit Office Access 2007 ist das Erstellen einer Tabelle deutlich einfacher. Sie können nun ein leeres Datenblatt (Tabelle) öffnen und den Großteil der Tabellenentwurfsaufgaben ausführen, die früher nur mit dem Tabellen-Designer möglich waren. Legen Sie z. B. nach dem Erstellen eines neuen Datenblatts den Datentyp für einen Großteil der Felder in der neuen Tabelle fest, indem Sie die Daten manuell oder durch Kopieren und Einfügen in die Felder eingeben. Wenn Sie beispielsweise ein Datum in ein leeres Feld eingeben, wird automatisch der Datum/Uhrzeit-Datentyp von Access für dieses Feld eingestellt. Wenn Sie Text eingeben, z. B. einen Namen, wird der Text-Datentyp ausgewählt usw.
Auch Feldnamen können Sie ohne den Tabellen-Designer festlegen oder ändern. Fügen Sie neue Felder hinzu, indem Sie Text in die leere Spalte rechts oder links vom Datenblatt (je nach Spracheinstellungen) eingeben. Sie können auch Formatierungsbefehle wie Fett oder Kursiv verwenden, um Feldern Anzeigeformate hinzuzufügen. Für diese Aufgabe benötigten Sie früher den Tabellen-Designer.
Hinweis Auch wenn das Erstellen von Tabellen mit Access schneller und einfacher ist, sollten die Tabellen dennoch mit den Regeln des Datenbankentwurfs übereinstimmen.
Weitere Informationen zu diesen Regeln finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs.
Verfahren beim Öffnen eines leeren Datenblatts
Wenn Sie ein leeres Datenblatt öffnen, fügen Sie der Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu. Ein leeres Datenblatt kann nicht geöffnet werden, ohne dass eine neue Tabelle erstellt wird. Nachdem das neue Datenblatt in Access geladen wurde, führen Sie die folgenden allgemeinen Schritte aus:
Auswirkungen von Entwurfsregeln auf Datenblätter
Beachten Sie beim Öffnen und Eingeben von Daten in ein Datenblatt, dass relationale Datenbanken sich an einen Satz an Entwurfsregeln halten, und Sie diese Entwurfsregeln beim Erstellen der Datenblätter beachten müssen. Die Regeln ermöglichen die ordnungsgemäße Funktionsweise der Datenbanken und stellen sicher, dass die korrekten Daten aus der Datenbank abgerufen werden können. Eine Besprechung dieser Entwurfsregeln geht über den Rahmen dieses Artikels hinaus.
Falls Sie mit den Regeln des Datenbankentwurfs noch nicht vertraut sind, finden Sie weitere Informationen im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.
Hinzufügen eines Primärschlüssels zu neuen Datenblättern durch Access
Access erstellt standardmäßig ein Primärschlüsselfeld mit der Bezeichnung "ID" für alle neuen Datenblätter und setzt den Datentyp für das Feld auf Autowert. Access blendet das Feld auch standardmäßig in der Datenblattansicht aus. Sie können das ID-Feld jederzeit durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, Klicken auf Spalten einblenden und Verwenden des Dialogfelds Spalten einblenden zum Anzeigen ausgeblendeter Felder anzeigen. Folgendes Bild zeigt das Dialogfeld Spalten einblenden für eine neue Tabelle:
Sie können das ID-Feld und alle anderen ausgeblendeten Felder anzeigen, wenn Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen und wenn Sie die Liste der Tabellenfelder im Bereich Feldliste anzeigen. Weitere Informationen zum Verwenden des Aufgabenbereichs finden Sie im Abschnitt Verbinden des neuen Datenblatts mit dem Rest der Datenbank weiter unten in diesem Artikel.
 Seitenanfang
Erstellen eines leeren Datenblatts in einer neuen Datenbank
Wenn Sie eine einfache Datenbank erstellen müssen, wie z. B. eine Liste mit Kontakten, können Sie mit einem leeren Datenblatt eine neue Datenbank erstellen. In Office Access 2007 erfolgt dieser Vorgang schneller und einfacher als in früheren Versionen, da Sie zum Erstellen einer neuen Tabelle nicht die Entwurfsansicht verwenden müssen. Denken Sie daran, dass Sie die Datenblattansicht verwenden können, um alle Tabellenentwurfsaufgaben außer der Erstellung eines Nachschlagefelds auszuführen. Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Nachschlagefelds zu einer Tabelle, finden Sie im Abschnitt Hinzufügen eines Nachschlagefelds zu einem Datenblatt weiter unten in diesem Artikel.
Datenbank
- Starten Sie Access, und klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Access unter Neue leere Datenbank auf Leere Datenbank.
- Geben Sie unter Leere Datenbank im Feld Dateiname einen Namen für die neue Datenbank ein. Klicken Sie auf das Ordnersymbol, um den Speicherort der neuen Datenbank zu ändern. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Erstellen.
Die neue Datenbank wird erstellt und eine Tabelle mit dem Namen Tabelle1 in der Datenblattansicht wie folgt geöffnet.
- Doppelklicken Sie im Datenblatt auf die Überschrift der ersten Spalte (die farbige Zelle mit der Bezeichnung Neues Feld hinzufügen), und geben Sie einen Namen für das Feld ein.
- Klicken Sie auf die nächste Spaltenüberschrift, oder verwenden Sie die Pfeiltasten, um den Fokus auf die nächste Überschrift zu verschieben und einen Namen für das Feld einzugeben. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie das Benennen der Tabellenfelder abgeschlossen haben
- Geben Sie in der ersten leeren Zelle unter einem Feldnamen die entsprechenden Daten ein.
Anhand der von Ihnen eingegebenen Daten wird in Access ein Datentyp für das Feld festgelegt. Wenn Sie z. B. ein Datum eingeben, erhält das Feld automatisch den Datum/Uhrzeit-Datentyp.
Wichtig Denken Sie daran, dass ein Feld lediglich einen Datentyp enthalten sollte. So sollte ein Datumsfeld z. B. keine Kundennamen enthalten und ein Preisfeld keine Telefonnummern.
Weitere Informationen zu den Datentypen, die in Access beim Eingeben von Daten festgelegt werden, finden Sie unter Zuweisen von Datentypen durch Access beim manuellen Eingeben von Informationen und Zuweisen von Datentypen durch Access beim Einfügen von Informationen weiter unten in diesem Thema.
- Klicken Sie auf Speichern.
Tastenkombination Drücken Sie STRG+S.
Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
- Geben Sie in das Feld Tabellenname einen Namen für die neue Tabelle ein, und klicken Sie auf OK.
Hinweise
Seitenanfang Hinzufügen eines leeren Datenblatts zu einer vorhandenen Datenbank
Wenn Sie einer vorhandenen Datenbank ein neues Datenblatt (Tabelle) hinzufügen, ist diese Tabelle isoliert, bis Sie sie mit den vorhandenen Tabellen verbinden. Angenommen, Sie müssen die Bestellungen einer Regierungsbehörde nachverfolgen. Zu diesem Zweck fügen Sie einer Vertriebsdatenbank eine Tabelle mit der Bezeichnung Regierungskontakte hinzu. Damit Sie die Vorteile einer relationalen Datenbank voll nutzen können, z. B. um nach Aufträgen eines bestimmten Kontakts zu suchen, müssen Sie eine Beziehung zwischen der neuen Tabelle und der Tabelle (oder den Tabellen) herstellen, die die Bestelldaten enthalten.
Weitere Informationen zum Datenbankentwurf und zu Tabellenbeziehungen finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs und Erstellen, Bearbeiten und Löschen einer Beziehung.
Beachten Sie außerdem, dass Sie Anlagen- und OLE-Objektfelder der neuen Tabelle manuell entweder mithilfe der Liste Datentyp (auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung) oder mit dem Tabellen-Designer hinzufügen müssen. Die Schritte unter Festlegen des Felddatentyps "Anlage" oder "OLE-Objekt" weiter unten in diesem Artikel erläutern das Hinzufügen dieser Feldtypen.
Hinzufügen eines Datenblatts zu einer Datenbank
- Öffnen Sie die Datenbank, die Sie ändern möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.
Eine neue, leere Tabelle wird hinzugefügt und in der Datenblattansicht geöffnet.
- Doppelklicken Sie im Datenblatt auf die Überschrift der ersten Spalte (die farbige Zelle mit der Bezeichnung Neues Feld hinzufügen), und geben Sie einen Namen für das Feld ein.
- Klicken Sie auf das nächste Feld, oder verwenden Sie die Pfeiltasten, um den Fokus auf das nächste Feld zu verschieben und einen Namen für das Feld einzugeben. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie das Benennen der Tabellenfelder abgeschlossen haben.
- Geben Sie in der ersten leeren Zelle unter einem Feldnamen die entsprechenden Daten ein.
Anhand der von Ihnen eingegebenen Daten wird in Access ein Datentyp für das Feld festgelegt. Wenn Sie z. B. ein Datum eingeben, erhält das Feld automatisch den Datum/Uhrzeit-Datentyp.
Weitere Informationen zu den beim Eingeben von Daten automatisch in Access festgelegten Datentypen finden Sie unter Zuweisen von Datentypen durch Access beim manuellen Eingeben von Informationen unten in diesem Thema.
- Klicken Sie auf Speichern.
Tastenkombination Drücken Sie STRG+S.
Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
- Geben Sie in das Feld Tabellenname einen Namen für die neue Tabelle ein, und klicken Sie auf OK.
Seitenanfang Hinzufügen einer Datenblattvorlage zu einer vorhandenen Datenbank
Abgesehen von leeren Tabellen wird in Office Access 2007 auch eine Reihe von Tabellenvorlagen bereitgestellt. Jede der Tabellenvorlagen entspricht den in Office Access 2007 enthaltenen Datenbankvorlagen. Sie können z. B. eine Tabelle hinzufügen, mit der Posten-, Kontakt- oder Problemdaten erfasst werden. Mit den Tabellenvorlagen können kleine Datenbanken schneller erstellt werden, da keine Felder benannt oder Datentypen festgelegt werden müssen.
Beachten Sie, dass Sie eine Tabellenvorlage nur einer vorhandenen Datenbank hinzufügen können.
Hinzufügen einer Tabellenvorlage zu einer Datenbank
- Öffnen Sie die Datenbank, die Sie ändern möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenvorlagen, und wählen Sie dann in der Liste eine der vorhandenen Vorlagen aus.
Die neue Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet. Jedes Feld in der neuen Tabelle enthält einen Namen und einen Datentyp, und Sie können ohne weiteren Aufwand Daten eingeben.
- Geben Sie die Daten ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Tastenkombination Drücken Sie STRG+S.
Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
- Geben Sie in das Feld Tabellenname einen Namen für die neue Tabelle ein, und klicken Sie auf OK.
Seitenanfang Festlegen des Felddatentyps "Anlage" oder "OLE-Objekt"
Wenn Sie zum Erstellen einer neuen Tabelle die Datenblattansicht verwenden, können Sie die meisten Datentypen festlegen, indem Sie einige Daten in die erste Zeile eines Felds eingeben. Diese Methode kann jedoch nicht zum Festlegen der Datentypen Anlage und OLE-Objekt verwendet werden. Sie müssen diese Datentypen manuell mit der Liste Datentyp festlegen auf der Registerkarte Datenblatt festlegen oder mithilfe des Tabellen-Designers. In den Schritten in diesem Abschnitt wird die Verwendung beider Methoden zum Festlegen der Datentypen erläutert.
Verwendung der Liste "Datentyp festlegen"
- Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.
Die neue Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.
- Wählen Sie ein neues Feld aus.
Neue Felder befinden sich standardmäßig rechts oder links vom Datenblatt (je nach den Einstellungen der Regions- und Sprachoptionen in Windows), und die Überschrift lautet Neues Feld hinzufügen.
Hinweis Sie müssen ein neues Feld auswählen. Der Datentyp eines vorhandenen Felds kann nicht in den Typ Anlage oder OLE-Objekt geändert werden.
- Wenn Sie ein OLE-Objektfeld hinzufügen, doppelklicken Sie auf die Spaltenzeile, und geben Sie einen Namen für das Feld ein. Ist dies nicht der Fall, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, da Access die Überschriftenzeile in ein Büroklammernsymbol ändert, wenn Sie ein Anlagenfeld hinzufügen.
- Klicken Sie auf die erste leere Datenzeile unter der Überschrift.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung auf den Pfeil nach unten neben Datentyp (die obere Liste der Gruppe), und wählen Sie entweder OLE-Objekt oder Anlage aus.
Wenn Sie den Datentyp Anlage auswählen, wird die Überschriftenzeile so geändert, dass sie das Büroklammernsymbol anzeigt: 
- Speichern Sie die Änderungen.
- Doppelklicken Sie zum Hinzufügen von Daten zu dem neuen Feld auf die erste leere Zeile, und verwenden Sie das Dialogfeld Anlagen, um die Daten zu suchen.
Weitere Informationen zum Anfügen von Dateien in Ihre Datenbank finden Sie unter Anfügen von Dateien und Grafiken zu Datensätzen in Ihrer Datenbank.
Verwenden der Tabellenentwurfsansicht
- Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
- Wählen Sie in der Spalte Feldname eine leere Zeile aus, und Geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.
Hinweis Sie müssen ein neues Feld auswählen. Der Datentyp eines vorhandenen Felds kann nicht in den Typ Anlage oder OLE-Objekt geändert werden.
- Klicken Sie in der Spalte Daten auf den Pfeil nach unten neben dem neuen Feldnamen, und wählen Sie entweder OLE-Objekt oder Anlage aus der Liste aus.
- Speichern Sie die Änderungen.
Informationen zum Anfügen von Dateien an die Datensätze im Datenblatt finden Sie unter Anfügen von Dateien und Grafiken an Datensätze in der Datenbank.
Seitenanfang Hinzufügen eines Nachschlagefelds zu einem Datenblatt
Ein Nachschlagefeld ist ein weiteres Feature, das für ein neues Datenblatt manuell festgelegt werden muss. In einen Nachschlagefeld wird eine Gruppe von Werten in Form einer Liste angezeigt. Im Allgemeinen verwenden Sie jedes Mal ein Nachschlagefeld, wenn Sie ein Element aus einer Dropdownliste in einer Access-Datenbank auswählen.
- Tabellenbasierte Listen verwenden Abfragen zum Abrufen von Werten aus anderen Tabellen. Die Abfrage befindet sich in der Tabelle, die dem neuen Datenblatt zugrunde liegt. Erstellen Sie eine tabellenbasierte Liste, wenn Sie Werte verwenden müssen, die sich an einer anderen Stelle in der Datenbank befinden. Angenommen, Sie besitzen eine Datenbank mit Supportproblemen. Die Probleminformationen befinden sich in einer Tabelle, die Liste der Personen, die diese Probleme bearbeitet, befindet sich jedoch in einer anderen Tabelle, und die Daten in dieser Tabelle ändern sich häufig. Das Verwenden einer tabellenbasierten Liste erspart Ihnen das manuelle Eingeben einer langen Namensliste und stellt sicher, dass Sie die aktuellsten Daten erhalten. Verwenden Sie die Daten in einer Tabelle, um eine tabellenbasierte Liste zu füllen, oder verwenden Sie dazu die Daten, die von einer anderen Abfrage zurückgegeben werden.
- Wertebasierte Listen sind relativ kurze Listen mit Elementen, die Sie nur an einer Stelle der Datenbank verwenden. Angenommen, Sie verwenden Access zum Speichern und Verwalten von Informationen zu Unternehmensposten. Sie können ein Nachschlagefeld erstellen mit dem Namen Zustand (oder einem ähnlichen Begriff) und Benutzern das Auswählen eines Werts in einer Liste ermöglichen, z. B. mit den Werten Gut, Ausreichend, Schlecht usw. Sie erstellen Wertelisten, indem Sie direkt in die Tabelle, die dem neuen Datenblatt zugrunde liegt, eine Liste mit Elementen eingeben.
Wenn Sie dem neuen Datenblatt eine tabellenbasierte Nachschlageliste hinzufügen, erstellt Access eine Beziehung zwischen der Tabelle, die dem neuen Datenblatt zugrunde liegt, und der Tabelle, aus der das Nachschlagefeld die Daten abruft. Das resultierende Nachschlagefeld erhält außerdem einen Fremdschlüssel, d. h. eine Spalte, deren Werte mit den Primärschlüsselwerten in der anderen Tabelle übereinstimmen. Wenn Sie Access zum ersten Mal verwenden und weitere Informationen zu Beziehungen, Primärschlüsseln und Fremdschlüsseln benötigen, finden Sie diese unter Grundlagen des Datenbankentwurfs.
Sie können eine werte- oder tabellenbasierte Nachschlageliste verwenden, indem Sie einen Assistenten verwenden oder diese manuell im Tabellen-Designerfenster. Der Assistent stellt die einfachste und schnellste Methode zum Erstellen eines Nachschlagefelds dar. In den Schritten in diesem Abschnitt wird die Verwendung dieser Methode erläutert.
Hinzufügen eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht
- Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Nachschlagefeld.
Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Erstellen einer tabellenbasierten Liste
- Wählen Sie Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie unter Anzeigen eine Option aus, wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage in der resultierenden Liste aus, und klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie beispielsweise Werte aus einer Tabelle im Nachschlagefeld verwenden möchten, klicken Sie auf Tabellen. Wenn Sie eine Abfrage verwenden möchten, klicken Sie auf Abfragen. Klicken Sie auf Beide, um alle Tabellen und Abfragen der Datenbank anzuzeigen.
- Verschieben Sie die Felder, die in der Nachschlageliste enthalten sein sollen, aus dem Bereich Verfügbare Felder in den Bereich Ausgewählte Felder, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie gegebenenfalls eine oder mehrere Sortieroptionen für die Felder aus, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Passen Sie gegebenenfalls die Breite der einzelnen Spalten in der Nachschlageliste an, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie gegebenenfalls unter Welche Beschriftung soll Ihr Nachschlagefeld erhalten? einen Namen in das Textfeld ein.
- Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.
Die Auswahl dieser Option ermöglicht es Ihnen, mehrere Elemente aus der Liste auszuwählen und zu speichern.
- Klicken Sie auf Fertig stellen. Wenn Sie von Access zum Speichern der Tabelle aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.
Die Suchabfrage wird der neuen Tabelle hinzugefügt. Die Abfrage ruft standardmäßig die von Ihnen angegebenen Felder ab sowie die Primärschlüsselwerte für die Quelltabelle. Anschließend passt Access den Datentyp für das Nachschlagefeld dem für das Primärschlüsselfeld in der Quelltabelle festgelegten Datentyp an. Wenn z. B. das Primärschlüsselfeld in der Quelltabelle den AutoWert-Datentyp aufweist, wird für das Nachschlagefeld der Zahl-Datentyp festgelegt.
- Kehren Sie zur Datenblattansicht zurück, wechseln Sie zum Nachschlagefeld, und wählen Sie ein Element aus der Liste aus.
- Erstellen einer wertebasierten Liste
- Klicken Sie auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie im Feld Spaltenanzahl die Anzahl der Spalten ein, die in der Liste angezeigt werden sollen, und gehen Sie zu ersten leeren Zelle, um einen Wert einzugeben.
Sobald Sie den ersten Wert eingeben, wird eine weitere leere Zelle unter der aktuellen Zelle angezeigt.
- Nachdem Sie den ersten Wert eingegeben haben, setzen Sie den Fokus mithilfe der TAB- oder NACH-UNTEN-TASTE auf die nächste Zelle, und geben Sie dann einen zweiten Wert ein.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis Sie die Liste fertig erstellt haben, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie gegebenenfalls einen Namen für das neue Feld ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Hinzufügen eines Nachschlagefelds in der Entwurfsansicht
- Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die dem neuen Datenblatt zugrunde liegt, und klicken Sie auf Entwurfsansicht im Kontextmenü.
- Wählen Sie das Feld aus, das Sie formatieren möchten.
-Oder-
Wählen Sie eine leere Zeile aus, und geben Sie in der Spalte Feldname einen Namen für das neue Feld ein.
- Klicken Sie in der Spalte Felddatentyp auf den Pfeil nach unten, und wählen Sie Nachschlage-Assistent aus.
Der Nachschlage-Assistent wird angezeigt.
- Führen Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt aus, um den Assistenten zu verwenden.
Hinweis Beim Erstellen eines Nachschlagefelds können Sie ein neues Feature verwenden, das als mehrwertige Liste bezeichnet wird. Weitere Informationen zu mehrwertigen Listen und der zugrunde liegenden Technologie (einem als mehrwertige Felder bezeichneten Feature) finden Sie unter Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können, Leitfaden für mehrwertige Felder und Verwenden einer Liste, in der mehrere Werte gespeichert werden.
Seitenanfang Verbinden des neuen Datenblatts mit dem Rest der Datenbank
Die Informationen in einem neuen Datenblatt bleiben standardmäßig von den anderen Daten in der Datenbank isoliert, bis Sie mindestens eine Beziehung zwischen der Tabelle, die dem Datenblatt zugrunde liegt, und den anderen Tabellen der Datenbank erstellt haben. Office Access 2007 vereinfacht das Erstellen von Beziehungen, da Sie nun Felder aus dem Aufgabenbereich in ein geöffnetes Datenblatt ziehen können.
Mit dem neuen Verfahren können Sie zwei Beziehungstypen erstellen.
- Fügen Sie der Tabelle, die dem neuen Datenblatt zugrunde liegt, ein Fremdschlüsselfeld hinzu. Dadurch gilt das neue Datenblatt in einer 1:n-Beziehung als "n".
- Geben Sie die Primärschlüsselwerte aus dem neuen Datenblatt für eine andere Tabelle frei. Dadurch gilt das neue Datenblatt in einer 1:n-Beziehung als "1".
Wenn Sie einen der Beziehungstypen erstellen, verwenden Sie den Nachschlage-Assistenten zum Erstellen eines tabellenbasierten Nachschlagefelds. In den folgenden Schritten wird das Erstellen der beiden Beziehungstypen erläutert.
Wichtig Sie müssen mit dem Datenbankentwurf vertraut sein, damit Sie erfolgreich Beziehungen zwischen Tabellen erstellen können.
Weitere Informationen zum Datenbankdesign und -beziehungen finden Sie unter Grundlagen zum Datenbankdesign,
Hinzufügen, Festlegen, Ändern oder Entfernen des Primärschlüssels, Leitfaden für Tabellenbeziehungen
und Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.
Hinzufügen eines Fremdschlüsselfelds zum neuen Datenblatt
- Öffnen Sie das neue Datenblatt in der Datenblattansicht. Doppelklicken Sie hierfür im Navigationsbereich auf die Tabelle.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Vorhandene Felder hinzufügen.
Der Aufgabenbereich Feldliste wird angezeigt und enthält die anderen Tabellen in der Datenbank.
- Erweitern Sie den Eintrag für die Tabelle, die Sie verwenden möchten.
- Standardmäßig müssen Sie das Primärschlüsselfeld aus der Feldliste in das geöffnete Datenblatt ziehen und zwischen zwei vorhandenen Feldern im Datenblatt ablegen. Der Mauszeiger ändert sich in einen I-Balken, wenn Sie einen gültigen Ablagepunkt auswählen.
Wenn Sie das Ablegen des neuen Felds abgeschlossen haben, wird der Nachschlage-Assistent gestartet.
- Schließen Sie den Vorgang mit den folgenden Schritten ab.
Verwenden des Nachschlage-Assistenten zum Erstellen der Beziehung
- Verschieben Sie die Felder, die in der Nachschlageliste enthalten sein sollen, aus dem Bereich Verfügbare Felder in den Bereich Ausgewählte Felder, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie gegebenenfalls eine oder mehrere Sortieroptionen für die Felder aus, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Passen Sie gegebenenfalls die Breite der einzelnen Spalten in der Nachschlageliste an, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie gegebenenfalls unter Welche Beschriftung soll Ihr Nachschlagefeld erhalten? einen Namen in das Textfeld ein.
- Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.
Die Auswahl dieser Option ermöglicht es Ihnen, mehrere Elemente aus der Liste auszuwählen und zu speichern.
- Klicken Sie auf Fertig stellen. Wenn Sie von Access zum Speichern der Tabelle aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.
Die Suchabfrage wird der neuen Tabelle hinzugefügt. Die Abfrage ruft standardmäßig die von Ihnen angegebenen Felder ab sowie die Primärschlüsselwerte für die Quelltabelle. Anschließend passt Access den Datentyp für das Nachschlagefeld dem für das Primärschlüsselfeld in der Quelltabelle festgelegten Datentyp an. Wenn z. B. das Primärschlüsselfeld in der Quelltabelle den AutoWert-Datentyp aufweist, wird für das Nachschlagefeld der Zahl-Datentyp festgelegt.
Hinzfügen des Primärschlüssels aus dem neuen Datenblatt zu einer anderen Tabelle
- Schließen Sie das neue Datenblatt, wenn es geöffnet ist.
- Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, der Sie den neuen Fremdschlüssel hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Vorhandene Felder hinzufügen.
Der Aufgabenbereich Feldliste wird angezeigt und enthält die anderen Tabellen in der Datenbank, einschließlich des neuen Datenblatts.
- Klicken Sie im Aufgabenbereich auf das Pluszeichen neben dem Eintrag für das neue Datenblatt, ziehen Sie das Primärschlüsselfeld (der Standardname für das Feld lautet ID) aus dem Aufgabenbereich in das geöffnete Datenblatt, und legen Sie es an einer geeigneten Stelle ab.
Standardmäßig müssen Sie das neue Feld zwischen zwei vorhandenen Feldern im Datenblatt ablegen. Der Mauszeiger ändert sich in einen I-Balken, wenn Sie einen gültigen Ablagepunkt auswählen.
Wenn Sie das Ablegen des neuen Felds abgeschlossen haben, wird der Nachschlage-Assistent gestartet.
- Führen Sie die vorherigen Schritte aus, um den Nachschlage-Assistenten abzuschließen.
Seitenanfang Ändern des Datentyps eines Felds
Wenn Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht erstellen, stellen Sie möglicherweise fest, dass für die von Ihnen eingegebenen Daten der falsche Datentyp ausgewählt wird. Falls Sie z. B. die ersten Ziffern einer Postleitzahl im US-Format eingeben, wird der Zahl-Datentyp von Access auf das Feld angewendet, was verhindert, dass Sie Postleitzahlen anderer Regionen der Welt eingeben können. Sie können den Datentyp für das Feld ändern, um das Problem zu beheben.
Sie haben in Access zwei Möglichkeiten, den Datentyp zu ändern: Verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Datenblatt, oder verwenden Sie den Tabellen-Designer. In den folgenden Schritten werden beide Verfahren erläutert.
Wichtig Das Ändern von Datentypen verursacht möglicherweise das Löschen von Daten. Wenn Sie z. B. ein Textfeld in ein Feld mit dem Zahl-Datentyp ändern und das Feld Buchstaben und Zahlen enthält, werden die vorhandenen Daten gelöscht, da zu Textzeichen keine Berechnungen ausgeführt werden können.
Verwenden der Befehle der Multifunktionsleiste zum Ändern des Datentyps
- Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie ändern möchten.
Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.
- Wählen Sie das Feld aus, das Sie ändern möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung eine Option aus der Liste Datentyp festlegen aus, die sich oben in der Gruppe befindet.
Hinweis Die Multifunktionsleiste ist Bestandteil von Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche.
- Wenn Sie zum Bestätigen der Änderung aufgefordert werden, klicken Sie nur dann auf Ja, wenn Sie sicher sind, dass Sie den Vorgang fortsetzen möchten.
- Speichern Sie die Änderungen.
Verwenden das Tabellen-Designers zum Ändern des Datentyps
- Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Entwurfsansicht im Kontextmenü.
- Klicken Sie auf die Spalte Datentyp, und wählen Sie einen neuen Datentyp aus.
- Klicken Sie, wenn Sie zum Bestätigen der Änderung aufgefordert werden, nur dann auf Ja, wenn Sie sicher sind, dass Sie den Vorgang fortsetzen möchten.
- Speichern Sie die Änderungen.
Seitenanfang Verwalten der Felder in einem Datenblatt
Sie können eine Reihe von Tabellenverwaltungsaufgaben ausführen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschriftenzeile klicken und einen Befehl im Kontextmenü auswählen. Sie können z. B. ein Feld an einer bestimmten Stelle einfügen, ein Feld löschen oder umbenennen, eine Spalte ein- oder ausblenden, oder Sie können den Nachschlage-Assistenten starten und eine Spalte in ein Nachschlagefeld konvertieren.
Verwenden der Befehle im Kontextmenü
Seitenanfang Zuweisen von Datentypen durch Access beim manuellen Eingeben von Informationen
Beim Erstellen eines leeren Datenblatts, weist Access jedem Feld einen Datentyp zu, wenn Sie zum ersten Mal Daten in das Feld eingeben. In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Arten von Daten aufgeführt, die Sie eingeben können, und die Datentypen, die jeweils von Access dafür zugewiesen werden.
Hinweis Die Datentypen Anlage und OLE-Objekt können nicht durch das Eingeben von Daten festgelegt werden. Informationen zum Festlegen dieser Datentypen finden Sie unter Festlegen des Felddatentyps "Anlage" oder "OLE-Objekt" weiter oben in diesem Dokument.
| Eingabe: |
In Office Access 2007 wird ein Feld mit folgendem Datentyp erstellt: |
| Christof |
Text |
| Ein Textblock oder Text und Zahlen aus über 256 Zeichen. |
Memo Hinweis "Direktes Entwerfen" kann nicht zum Aktivieren der Rich-Text-Formatierung verwendet werden. Weitere Informationen zum Aktivieren der Rich-Textformatierung finden Sie unter Einfügen oder Bearbeiten von Daten in Rich-Text unterstützenden Steuerelementen oder Spalten.
|
| http://www.contoso.com Die folgenden Internetprotokolle werden von Access erkannt: gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi,
cid,
prospero,
telnet,
rlogin,
tn3270,
pnm,
mms,
outlook.
Hinweis Damit das Protokoll von Access erkannt wird und der Hyperlink-Datentyp festgelegt werden kann, muss auf das Protokoll ein anderes Zeichen als ein Leerzeichen folgen.
|
Hyperlink |
| 50000 |
Zahl, Long Integer |
| 50.000 |
Zahl, Long Integer |
| 50.000,99 |
Zahl, Double |
| 50000,389 |
Zahl, Double |
| 12/31/2006 Die für das Datums- und Uhrzeitformat festgelegten Einstellungen der Regions- und Sprachoptionen in Windows steuern, wie die Datum/Uhrzeit-Daten in Access formatiert werden.  Verfahren zum Festlegen oder Ändern dieser Einstellungen anzeigen
Unter Windows Vista
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Start
 , und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.
- Wenn Sie die Standardansicht in der Systemsteuerung verwenden, klicken Sie auf Zeit, Sprache und Region.
-Oder-
Wenn Sie die klassische Ansicht verwenden, doppelklicken Sie auf Regions- und Sprachoptionen.Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.
- Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.
Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf die Registerkarte, die über die Einstellungen verfügt, die Sie ändern möchten, und nehmen Sie die Änderungen vor. Wenn Sie beispielsweise ein Zahlenformat ganz oder teilweise ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Zahl, und ändern Sie die gewünschte Einstellung.
Unter Microsoft Windows XP (Klassische Ansicht)
- Klicken Sie auf der Taskleiste von Windows im Startmenü auf Systemsteuerung.
- Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Regions- und Sprachoptionen.
Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.
- Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.
Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf die Registerkarte, die über die Einstellung verfügt, die Sie ändern möchten, und nehmen Sie die Änderungen vor. Wenn Sie z. B. einen Teil des Zahlenformats oder das gesamte Zahlenformat ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen, und ändern Sie die gewünschte Einstellung. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.
In Microsoft Windows XP (Kategorieansicht)
- Klicken Sie auf der Taskleiste von Windows im Startmenü auf Systemsteuerung.
Die Systemsteuerung wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen.
Das Dialogfeld Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Format für Zahlen, Datum und Zeit ändern.
Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.
- Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.
Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf die Registerkarte, die über die Einstellung verfügt, die Sie ändern möchten, und nehmen Sie die Änderungen vor. Wenn Sie z. B. einen Teil des Zahlenformats oder das gesamte Zahlenformat ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen, und ändern Sie die gewünschte Einstellung. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.
|
Datum/Uhrzeit |
| 31. Dezember 2006 Hinweis Tagesnamen (Montag, Dienstag usw.) werden von Access nicht als gültige Eingabe zur Auswahl des Datum/Uhrzeit-Datentyps erkannt. Sie müssen den Monatsnamen eingeben.
|
Datum/Uhrzeit |
| 10:50:23 |
Datum/Uhrzeit |
| 10:50 am |
Datum/Uhrzeit |
| 17:50 |
Datum/Uhrzeit |
| $12,50 Das in den Regions- und Sprachoptionen von Windows angegebene Währungssymbol wird von Access erkannt. Verfahren zum Festlegen oder Ändern dieser Einstellungen anzeigen Unter Windows Vista
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Start , und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.
- Wenn Sie die Standardansicht in der Systemsteuerung verwenden, klicken Sie auf Zeit, Sprache und Region.
-Oder-
Wenn Sie die klassische Ansicht verwenden, doppelklicken Sie auf Regions- und Sprachoptionen.Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Formate unter Aktuelles Format auf Dieses Format anpassen.
Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Währung, und wählen Sie in der Liste Währungssymbol das Symbol aus, das Sie verwenden möchten. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.
Unter Microsoft Windows XP (Klassische Ansicht) - Klicken Sie auf der Taskleiste von Windows im Startmenü auf Systemsteuerung.
Das Dialogfeld Systemsteuerung wird angezeigt.
- Doppelklicken Sie im Dialogfeld Systemsteuerung auf Regions- und Sprachoptionen.
Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.
- Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.
Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Währung, und wählen Sie in der Liste Währungssymbol das Symbol aus, das Sie verwenden möchten. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.
Unter Microsoft Windows XP (Kategorieansicht)
- Klicken Sie auf der Taskleiste von Windows im Startmenü auf Systemsteuerung.
Das Dialogfeld Systemsteuerung wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen.
Das Dialogfeld Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Format für Zahlen, Datum und Zeit ändern.
Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.
- Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.
Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Währung, und wählen Sie in der Liste Währungssymbol das Symbol aus, das Sie verwenden möchten. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.
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Währung |
| 21,75 |
Zahl, Double |
| 123.00% |
Zahl, Double |
| 3.46E+03 |
Zahl, Double |
Seitenanfang Zuweisen von Datentypen durch Access beim Einfügen von Informationen
Wenn Sie Daten in ein neues Arbeitsblatt einfügen, können Sie gemischte oder inkonsistente Datenarten in mindestens ein Feld einfügen. Angenommen, Sie fügen verschiedene Spalten mit Kontaktdaten ein, beispielsweise Postleitzahlen aus unterschiedlichen Ländern, wäre dies eine Mischung aus Datensätzen und Zahlen.
Wenn Sie Daten einfügen, wird jeder Datensatz (jede Zeile in der Spalte) in Access verarbeitet und der Datentyp für jeden Datensatz bestimmt. Anschließend wird ein Datentyp von Access ausgewählt, der alle Informationen speichert, ohne dass ein Datensatz verloren geht oder abgeschnitten wird. In Rahmen dieses Vorgangs wird möglicherweise ein breit gefasster Datentyp von Access auf das Feld angewendet.
In der folgenden Liste sind einige Beispiele für das Auswählen von Datentypen in Access aufgeführt.
- Wenn gemischte Datentypen von Access erkannt werden, wird das Feld auf den Text-Datentyp festgelegt, da Textfelder am flexibelsten sind.
- Wenn mit einem Währungssymbol gemischte Zahlen von Access erkannt werden, wird der Zahl-Datentyp festgelegt, und das Währungssymbol wird entfernt. Dadurch stehen mehr Sortier- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung sowie eine größere Anzahl von Aggregatfunktionen. Falls Sie ein Währungssymbol wünschen, können Sie ein Währungsformat auf das Zahlenfeld anwenden oder das Feld in den Währung-Datentyp konvertieren.
- Wenn Sie Daten mit einer Kombination aus Währungssymbolen einfügen, wird der Text-Datentyp von Access auf das Feld angewendet, und die Symbole werden beibehalten.
- Wenn Sie Datums- und Zeitwerte mit gemischten Anzeigeformaten (z. B. 12/14/2005 und 14.12.2005) einfügen, werden der Datum/Uhrzeit-Datentyp und das Standarddatumsformat von Access angewendet.
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