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Bei einer Abfrage handelt es sich um einen Satz von Anweisungen, die Sie zum Arbeiten mit Daten verwenden können. Führen Sie zum Ausführen dieser Anweisungen eine Abfrage aus. Zusätzlich zum Zurückgeben von Ergebnissen, die sortiert, gruppiert oder gefiltert werden können, können mithilfe einer Abfrage auch Daten erstellt, kopiert, gelöscht oder geändert werden.

In diesem Artikel wird das Ausführen von Abfragen erläutert. Darüber hinaus wird ein kurzer Überblick über die verschiedenen Abfragetypen bereitgestellt. Außerdem behandelt der Artikel auch Fehlermeldungen, die beim Ausführen unterschiedlicher Abfragetypen auftreten können, und er bietet Maßnahmen zum Beheben dieser Fehler.

Dieser Artikel enthält keine schrittweise Anleitungen zum Erstellen von Abfragen.

• Ausführen einer Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage

• Ausführen einer Aktionsabfrage

• Ausführen einer Parameterabfrage

• Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage

• Problembehandlung bei einer Fehlermeldung

Ausführen einer Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage

Sie verwenden Auswahlabfragen (Auswahlabfrage: Eine Abfrage zu den in Ihren Tabellen gespeicherten Daten, die ein Resultset in Form eines Datenblattes zurückgibt, ohne die Daten zu ändern.) und Kreuztabellenabfragen (Kreuztabellenabfrage: Eine Abfrage, die eine Summe, einen Mittelwert, eine Anzahl oder ein anderes Gesamtergebnis für eine Gruppe von Datensätzen berechnet und das Ergebnis dann anhand zweier Informationsarten gruppiert: eine am linken Rand des Datenblattes von oben nach unten, die andere entlang des oberen Randes.), um Daten aufzurufen und darzustellen sowie um Formulare und Berichte mit Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie eine Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage ausführen, werden die Ergebnisse in Microsoft Office Access 2007 in der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Ein Fenster, das Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format anzeigt. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.) angezeigt.

Ausführen der Abfrage

1. Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
   • Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Wenn die auszuführende Abfrage gegenwärtig in der Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Ein Fenster, in dem der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Datenzugriffsseiten. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) geöffnet ist, können Sie sie auch durch Klicken auf Ausführen in der Gruppe Ergebnisse auf der Registerkarte Entwurf der Multifunktionsleiste, die Bestandteil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist, ausführen.

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Ausführen einer Aktionsabfrage

Es gibt vier Typen von Aktionsabfragen:Anfügeabfragen (Anfügeabfrage: Eine Aktionsabfrage, die die Datensätze eines Resultsets für eine Abfrage zum Ende einer Tabelle hinzufügt.), Löschabfragen (Löschabfrage: Eine Abfrage [SQL-Anweisung], die Zeilen aus einer oder mehreren Tabellen löscht, wenn bestimmte angegebene Kriterien erfüllt sind.), Aktualisierungsabfragen (Aktualisierungsabfrage: Eine Aktionsabfrage (SQL-Anweisung), die eine Gruppe von Datensätzen entsprechend den angegebenen Kriterien (Suchbedingungen) ändert.) und Tabellenerstellungsabfragen (Tabellenerstellungsabfrage: Eine Abfrage [SQL-Anweisung], die eine neue Tabelle erstellt und in diese Tabelle dann die in einer vorhandenen Tabelle enthaltenen Datensätze [Zeilen] kopiert.). Mit Ausnahme von Tabellenerstellungsabfragen (mit denen neue Tabellen erstellt werden), werden mit Aktionsabfragen Änderungen an Daten in den Tabellen vorgenommen, auf denen sie basieren. Diese Änderungen können nicht einfach rückgängig gemacht werden, indem Sie z. B. auf STRG+Z drücken. Wenn Sie mithilfe einer Aktionsabfrage Änderungen vornehmen, die Sie später bedauern, werden Sie die Daten normalerweise von einer Sicherungskopie aus wiederherstellen müssen. Aus diesem Grunde sollten Sie vor dem Ausführen einer Aktionsabfrage stets sicherstellen, dass Sie über eine aktuelle Sicherungskopie der zugrunde liegenden Daten verfügen.

Wenn Sie eine Vorschau der zugrundeliegenden Daten anzeigen, reduzieren Sie die Risiken beim Ausführen einer Aktionsabfrage. Hierfür stehen ihnen zwei Methoden zur Verfügung:

• Zeigen Sie die Aktionsabfrage in der Datenblattansicht an, bevor Sie sie ausführen. Öffnen Sie die Abfrage hierzu in der Entwurfsansicht, und klicken Sie auf der Access-Statusleiste (Statusleiste: Eine horizontale Leiste am unteren Bildschirmrand, die Informationen zum aktuellen Status des Programms enthält, z. B. zum Status der Elemente im Fenster, zum Fortschritt der aktuell ausgeführten Aufgabe oder Informationen zum ausgewählten Element.) auf Ansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Datenblattansicht. Klicken Sie erneut auf Ansicht, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Entwurfsansicht, um zur Entwurfsansicht zurück zu wechseln.
• Ändern Sie die Abfrage zu einer Auswahlabfrage, und führen Sie sie dann aus.

   Hinweis   Beachten Sie, mit welchem Typ Aktionsabfrage (Anfüge-, Aktualisierungs- oder Tabellenerstellungsabfrage) Sie beginnen, damit Sie die Abfrage wieder zu diesem Typ Abfrage ändern können, nachdem Sie mit dieser Methode eine Vorschau der Daten angezeigt haben.

  Ausführen einer Aktionsabfrage als Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Aktionsabfrage in der Entwurfsansicht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Auswahl.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ausführen der Abfrage

Wenn Sie zum Ausführen einer Aktionsabfrage bereit sind, dann doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Aktionsabfrage, oder klicken Sie darauf, und drücken Sie die dann die EINGABETASTE.

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Ausführen einer Parameterabfrage

Eine Parameterabfrage (Parameterabfrage: Eine Abfrage, in der der Benutzer interaktiv einen oder mehrere Kriterienwerte angibt. Eine Parameterabfrage ist kein eigener Abfragetyp, sondern sie erweitert die Flexibilität von Abfragen.) fordert Sie dazu auf, beim Ausführen einen Wert anzugeben. Wenn Sie den Wert zur Verfügung stellen, wendet die Parameterabfrage diesen als Feldkriterium an. Bei welchem Feld das Kriterium angewendet wird, wird im Abfrageentwurf angegeben. Wenn Sie trotz der Aufforderung keinen Wert eingeben, interpretiert die Parameterabfrage ihre Eingabe als eine leere Zeichenfolge.

Eine Parameterabfrage ist immer ein anderer Typ Abfrage. Die meisten Parameterabfragen sind Auswahl- oder Kreuztabellenabfragen, wobei auch Anfüge-, Tabellenerstellungs- und Aktualisierungsabfragen ebenfalls Parameterabfragen sein können.

Sie führen eine Parameterabfrage ihrem anderen Abfragetyp entsprechend aus, befolgen im Allgemeinen jedoch die folgende Prozedur.

Ausführen der Abfrage

1. Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
   • Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
3. Wenn die Parameteraufforderung angezeigt wird, geben Sie einen Wert als Kriterium ein.

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Führen Sie eine SQL-spezifische Abfrage aus

Es gibt drei Haupttypen von SQL-spezifischen Abfragen (SQL-Abfrage: Eine Abfrage, die aus einer SQL-Anweisung besteht. Unterabfragen sowie Pass-Through-, Union- und Datendefinitionsabfragen sind SQL-Abfragen.): Union-Abfragen (Union-Abfrage: Eine Abfrage, die den UNION-Operator verwendet, um die Ergebnisse zweier oder mehrerer Auswahlabfragen zu kombinieren.), Pass-Through-Abfragen (Pass-Through-Abfrage: Eine SQL-Abfrage zum Senden von Befehlen direkt an einen ODBC-Datenbankserver. Mithilfe von Pass-Through-Abfragen arbeiten Sie direkt mit den Tabellen auf dem Server, anstatt die Daten durch das Microsoft Jet-Datenbankmodul zu verarbeiten.) und Datendefinitionsabfragen (Datendefinitionsabfrage: Eine SQL-spezifische Abfrage, die DDL-Anweisungen [Data Definition Language] enthält. Mit diesen Anweisungen können Sie Objekte in der Datenbank erstellen oder ändern.).

Bei Union-Abfragen werden Daten aus mindestens zwei Tabellen kombiniert, jedoch nicht in der gleichen Weise wie bei anderen Abfragen. Bei den meisten Abfragen werden Daten durch Verketten von Zeilen kombiniert, wohingegen bei Union-Abfragen Daten durch Anfügen von Zeilen kombiniert werden. Union-Abfragen unterscheiden sich von Anfüge-Abfragen insofern, als dass die zugrundeliegenden Tabellen nicht geändert werden. Bei Union-Abfragen werden die Zeilen in einem Recordset angefügt, das nach Schließen der Abfrage nicht fortbesteht.

Pass-Through-Abfragen werden nicht von dem Datenbank-Modul verarbeitet, das im Lieferumfang von Access enthalten ist, sondern an einen Remotedatenbankserver weitergeleitet, der die Verarbeitung ausführt und die Ergebnisse dann an Access zurückleitet.

Datendefinitionsabfragen sind ein spezieller Abfragetyp, bei dem keine Daten verarbeitet, sondern andere Datenbankobjekte (Datenbankobjekte: Eine Access-Datenbank enthält Objekte wie Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Seiten, Makros und Module. Ein Access-Projekt enthält Objekte wie Formulare, Berichte, Seiten, Makros und Module.) erstellt, gelöscht oder geändert werden.

SQL-spezifische Abfragen können nicht in der Entwurfsansicht geöffnet werden. Sie können nur in der SQL-Sicht geöffnet oder ausgeführt werden. Mit Ausnahme von Datendefinitionsabfragen, werden sie durch Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet.

Ausführen der Abfrage

1. Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
   • Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

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Problembehandlung bei einer Fehlermeldung

Die folgende Tabelle enthält einige Fehlermeldungen, die auftreten können. Diese Fehler werden entweder als Meldung in einer Zelle angezeigt (statt eines erwarteten Werts) oder als Fehlermeldung. Die auf die Liste folgenden Abschnitte enthalten Prozeduren, die Sie zum Beheben dieser Fehler verwenden können.

 Hinweis   Der Inhalt dieser Tabelle ist nicht vollständig. Wenn sie nicht die Fehlermeldung einschließt, die Sie erhalten haben, können Sie Feedback senden, indem Sie das Formular am Ende des Artikels verwenden und spezielle Informationen zur Fehlermeldung im entsprechenden Kommentarfeld einfügen.

Überprüfen Sie die verknüpften Felder in Ihrer Abfrage

Zeigen Sie die Quelltabellen in der Entwurfsansicht an, und untersuchen Sie die Eigenschaften des zu überprüfenden Felds, um die Datentypen eines Felds in einer Abfrage zu überprüfen.

1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht. Verknüpfungen werden als Linien angezeigt, die die Felder in den Quelltabellen verbinden. Beachten Sie die Tabellen- und Feldnamen für jede Verknüpfung.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Navigationsbereich auf jede Tabelle, die mindestens ein verknüpftes Feld in Ihrer Abfrage aufweist, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.



 Verknüpfte Felder mit verschiedenen Datentypen.
 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.
3. Vergleichen Sie bei jeder Verknüpfung die Werte in der Spalte Datentyp des Tabellenentwurfsbereichs für die von der Verknüpfung erfassten Felder.



 Überprüfen Sie den Datentypen der verknüpften Felder in Tabellenentwurfsansicht.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte mit dem Namen dieser Tabelle, um zu einer Tabelle zu wechseln, sodass deren Felder angezeigt werden.

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Komprimieren und Reparieren Ihrer Datenbank

Wenn Sie das Dienstprogramm zum Komprimieren und Reparieren der Datenbank in Access ausführen, kann die Leistung Ihrer Datenbank gesteigert werden. Dieses Dienstprogramm erstellt eine Kopie der Datenbankdatei und passt die Datenbankdatei nach einer Fragmentierung beim Speichern auf den Datenträger an. Nach Abschluss des Komprimier- und Reparaturprozesses wird durch die komprimierte Datenbank Speicherplatz freigegeben, der normalerweise kleiner ist als die Originaldatei. Durch regelmäßiges Komprimieren dieser Datenbank tragen Sie dazu bei, eine optimale Leistung der Datenbankanwendung sicherzustellen und Fehler zu beheben, die aufgrund von Problemen mit der Hardware, der Stromversorgung, einem Spannungsstoß oder ähnlichen Ursachen auftreten können.

Nach Abschluss des Komprimierungsvorgangs wird die Abfragegeschwindigkeit erhöht, da die zugrundeliegenden Daten in zusammenhängenden Seiten in die Tabellen umgeschrieben werden. Das Scannen zusammenhängender Seiten ist wesentlich schneller als das Scannen fragmentierter Seiten. Ebenso werden Abfragen nach jeder Datenbankkomprimierung optimiert.

Im Verlauf des Komprimierungsvorgangs können Sie den ursprünglichen Namen der komprimierten Datenbankdatei verwenden. Zum Erstellen einer separaten Datei können Sie aber auch einen anderen Namen verwenden. Wenn Sie denselben Namen verwenden und die Datenbank erfolgreich komprimiert wurde, wird die Originaldatei von Access automatisch durch die komprimierte Version ersetzt.

Festlegen einer Option, die diesen Prozess automatisiert

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , und klicken Sie anschließend auf Access-Optionen.
2. Klicken Sie auf Aktuelle Datenbank, und aktivieren Sie unter Anwendungsoptionen das Kontrollkästchen Beim Schließen komprimieren.

   Dadurch wird die Datenbank in Access bei jedem Schließvorgang komprimiert und repariert.

Manuelles Komprimieren und Reparieren der Datenbank

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Leiten, und klicken Sie anschließend unter Diese Datenbank verwalten auf Datenbank komprimieren und reparieren.

 Hinweis   Für einen erfolgreichen Komprimierungsvorgang benötigen Sie sowohl für die ursprüngliche als auch für die komprimierte Datenbank genügend Speicherplatz auf Ihrer Festplatte.

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Ändern eines Feldalias

1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
2. Suchen Sie im Abfrageentwurfsbereich nach Feldern, die einen Alias enthalten. Diese weisen am Ende des Feldnamens einen Doppelpunkt auf, z. B. Name:.
3. Überprüfen Sie jeden Alias, um sicherzustellen, dass der Alias nicht dem Namen eines beliebigen Felds entspricht, das Teil des Aliasausdrucks ist. Falls dies doch der Fall ist, ändern Sie den Namen.

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