Das Löschen von ungenauen oder veralteten Daten kann die Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit einer Datenbank erhöhen. Sie können beispielsweise durch Verschieben von Daten aus dem vorherigen Kalender- oder Geschäftsquartal in eine Gruppe von Archivtabellen in einer anderen Datenbank die Größe der Arbeitsdatenbank reduzieren und die Ausführung des Computers beschleunigen. Das Entfernen von ungenauen Daten oder Duplikaten kann zur Senkung von Geschäftskosten beitragen.

In diesem Artikel wird das Löschen von Daten aus Microsoft Office Access 2007-Datenbank erläutert. Außerdem erfahren Sie, wie Daten aus einzelnen Feldern gelöscht werden, wobei es sich um einen relativ einfachen Vorgang handelt, und wie ganze Datensätze gelöscht werden, was unter Umständen einen wesentlich komplexeren Vorgang darstellt. In diesem Artikel wird darüber hinaus erklärt, wie Sie Daten manuell löschen und wie Sie Löschabfragen verwenden.

 Hinweis   Damit Sie die Informationen in diesem Artikel verstehen und verwenden können, müssen Sie zunächst mit den Konzepten der Primär- und Fremdschlüssel vertraut sein. Einführende Informationen zu Primär- und Fremdschlüsseln finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

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• Informationen zum Löschen von Daten

• Löschen der Daten in einem Feld

• Löschen der Daten in einer Liste

• Löschen von nicht verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank

• Löschen von verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank

• Löschen von Tabellen aus einer Datenbank

• Beispielkriterien für Auswahlabfragen

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Informationen zum Löschen von Daten

In Access werden mehrere Arten oder Ebenen von Datenlöschvorgängen bereitgestellt. Sie können Daten aus einzelnen Datenpunkten eines Datensatzes löschen, Sie können ganze Datensätze aus einer Tabelle löschen, und Sie können sogar ganze Tabellen löschen.

Wenn bestimmte oder alle Datenpunkte in einem Datensatz geleert werden sollen, der Datensatz (d. h. die Zeile) selbst jedoch in der Tabelle erhalten bleiben soll, löschen Sie einzelne Werte. Das Löschen von Datenwerten ist verhältnismäßig einfach: Sie markieren einen Teil der Daten oder alle Daten im Feld und drücken die ENTF-Taste.

Wenn Sie einen gesamten Datensatz löschen, entfernen Sie dabei alle Daten in den einzelnen Feldern und den Schlüsselwert, der den Datensatz eindeutig macht. Bei diesem Vorgang wird die gesamte Zeile aus der Tabelle entfernt. Sie können einzelne Datensätze manuell löschen oder Löschabfragen erstellen, um viele Datensätze gleichzeitig zu entfernen.

Wenn die zu löschenden Datensätze in keiner Beziehung zu anderen Daten in der Datenbank stehen, ist der Löschvorgang relativ einfach. Sie können eine ganze Zeile markieren und ENTF drücken, oder Sie können eine Löschabfrage erstellen und ausführen. Wenn sich die zu löschenden Datensätze jedoch auf andere Daten beziehen und sie in einer 1:n-Beziehung den Teil "1" darstellen, müssen Sie zusätzliche Schritte ausführen, da das Löschen verwandter Daten standardmäßig von Access verhindert wird. Bedenken Sie beim Löschen eines ganzen Datensatzes auch, dass der Löschvorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Daher sollten Sie vor dem Löschen von Daten immer eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen

Das Löschen ganzer Tabellen ist nicht so komplex wie das Löschen von Daten aus Feldern oder das Löschen ganzer Datensätze. Denken Sie jedoch beim Löschen einer Tabelle daran, dass die Funktionalität eines Teils der Datenbank – oder sogar der gesamten Datenbank – beeinträchtigt werden kann, wenn Sie die Tabelle nicht ordnungsgemäß entfernen. Außerdem werden alle Daten in der gelöschten Tabelle dauerhaft gelöscht. Daher sollten Sie vor dem Löschen einer Tabelle immer eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen

Sie können Daten aber auch schneller und sorgfältiger löschen, wenn Sie mit relationalen Datenbanken vertraut sind. Wenn Sie mit Access oder relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie die Informationen unter Grundlagen des Datenbankentwurfs lesen.

Anhand der Verfahren in den folgenden Abschnitten wird das Löschen von Daten aus einzelnen Feldern sowie das Löschen ganzer Datensätze oder Tabellen erläutert. Jeder Abschnitt enthält die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlichen Hintergrundinformationen.

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Löschen der Daten in einem Feld

Sie können Daten in einzelnen Feldern löschen, wenn Tabellen oder Abfragen in der Datenblattansicht geöffnet sind und wenn Dateneingabeformulare in der Formular- und Layoutansicht geöffnet sind.

Löschen von Daten aus einem Datenblatt

1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die Sie verwenden möchten. Die Tabelle oder Abfrage wird daraufhin in der Datenblattansicht geöffnet.
2. Markieren Sie die Daten, die gelöscht werden sollen.

   Sie können einen Teil der Daten oder alle Daten markieren. Sie können aber auch einfach den Cursor im Feld positionieren.

3. Wenn Sie alle Daten im Feld markiert haben, drücken Sie ENTF.

   -Oder-

   Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.

   

   -Oder-

   Wenn Sie den Cursor im Feld platziert haben, drücken Sie je nach Bedarf ENTF oder die RÜCKTASTE.

Löschen von Daten aus einem Formular

1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das gewünschte Formular. Daraufhin wird es in der Formularansicht geöffnet.

   -Oder-

   Wählen Sie im Navigationsbereich das Formular aus, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und anschließend auf Layoutansicht.

2. Markieren Sie die Daten, die gelöscht werden sollen.

   Sie können einen Teil der Daten oder alle Daten markieren. Sie können aber auch einfach den Cursor im Feld positionieren.

3. Wenn Sie alle Daten im Feld markiert haben, drücken Sie ENTF.

   -Oder-

   Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.

   

   -Oder-

   Wenn Sie den Cursor im Feld platziert haben, drücken Sie je nach Bedarf ENTF oder die RÜCKTASTE.

  Hinweise  

Möglicherweise wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt und das Löschen der Daten verhindert. Das Löschen kann durch verschiedene Faktoren verhindert werden:

• Standardmäßig können Sie Daten nicht aus allen Typen von Abfragen löschen.  Sie können beispielsweise keine Daten bearbeiten, die von einer Kreuztabellenabfrage zurückgegeben wurden, und Sie können keine berechneten Felder bearbeiten oder entfernen, also Werte, die beim Verwenden der Datenbank durch eine Formel berechnet werden, die aber nicht in einer Tabelle gespeichert sind.
• Sie haben nicht die zum Löschen von Daten erforderlichen Berechtigungen.   Wenden Sie sich an den Systemadministrator oder Datenbankdesigner.
• Das Feld kann nicht leer sein oder akzeptiert keine Nullwerte (Null-Feld: Ein Feld, das einen Null-Wert enthält. Ein Null-Feld ist nicht identisch mit einem Feld, das eine leere Zeichenfolge [" "] oder den Wert 0 enthält.).   Wenn Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht, und ändern Sie die Eingabe Erforderlich-Eigenschaft der Tabelle von Ja zu Nein.
• Sie versuchen, Informationen aus einer Liste zu löschen.   Im Datenblatt eines Formulars können Sie eine Liste daran erkennen, dass in Access das Ende der Liste durch einen Pfeil nach unten gekennzeichnet ist, z. B.: . Weitere Informationen zum Löschen von Werten in einer Liste finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.

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Löschen der Daten in einer Liste

Sie können Daten aus zwei Arten von Listen löschen: Wertelisten und Nachschlagelisten. Wertelisten zeigen einen Satz vordefinierter Werte an, d. h. Werte, die von Ihnen oder vom Datenbankdesigner manuell eingegeben wurden. Nachschlagelisten hingegen verwenden eine Abfrage, um Werte aus einer anderen Tabelle oder Abfrage abzurufen, und die Liste wird dann mit den zurückgegebenen Werten aufgefüllt.

Die Elemente in einer Werteliste befinden sich in derselben Tabelle wie die anderen Werte des Datensatzes. Die Daten in einer Nachschlageliste hingegen befinden sich in einer oder mehreren separaten Tabellen. Wenn Sie Daten aus einer Werteliste entfernen möchten, öffnen Sie die Tabelle und bearbeiten die Elemente.

Das Entfernen von Daten aus einer Nachschlageliste erfordert zusätzliche Schritte, die davon abhängen, ob die Abfrage für die Nachschlageliste die Daten aus einer Tabelle oder aus einer anderen Abfrage bezieht. Basiert die Abfrage für die Nachschlageliste auf einer Tabelle, identifizieren Sie diese Tabelle und das Feld, worin die in der Liste angezeigten Daten enthalten sind. Anschließend öffnen Sie die Quelltabelle und bearbeiten die Daten in diesem Feld.

Basiert die Abfrage für die Nachschlageliste auf einer anderen Abfrage, müssen Sie diese zweite Abfrage öffnen, die Quelltabelle und das Feld suchen, woraus die Daten entnommen werden, und die Werte in dieser Tabelle ändern.

In den folgenden Verfahren wird das Löschen der Daten in einer Werteliste und einer Nachschlageliste erläutert.

Entfernen von Daten aus einer Werteliste

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
2. Wählen Sie im oberen Teil des Entwurfsbereichs das Tabellenfeld aus, das die Werteliste enthält.
3. Klicken Sie im unteren Teil des Bereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und suchen Sie dann die Datensatzherkunft-Eigenschaft.

   Standardmäßig sind die Elemente in einer Werteliste von Anführungszeichen umgeben, und die einzelnen Elemente werden durch Semikolons voneinander getrennt: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

4. Entfernen Sie die Elemente nach Bedarf aus der Liste. Denken Sie auch daran, die Anführungszeichen zu löschen, die die einzelnen Elemente umgeben. Entfernen Sie auch das vorangestellte Semikolon, damit keine zwei Semikolons hintereinander stehen bleiben (;;), und löschen Sie das abschließende Semikolon, wenn Sie das letzte Element in der Liste entfernen.

    Hinweis   Wenn Sie ein Element aus einer Wertliste löschen und dieses bereits von Datensätzen in der Tabelle verwendet wird, bleibt es so lange Teil des Datensatzes, bis Sie es ändern. Angenommen, Ihr Unternehmen besitzt in der Stadt A ein Lagerhaus und verkauft das Gebäude. Wenn Sie "Stadt A" aus der Liste mit Lagerhäusern entfernen, bleibt "Stadt A" in der Tabelle stehen, bis Sie diese Werte ändern.

Entfernen von Daten aus einer Nachschlageliste

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
2. Wählen Sie im oberen Bereich des Entwurfsbereichs das Nachschlagefeld aus.
3. Klicken Sie im unteren Teil des Entwurfsbereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und suchen Sie nach den Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft.

   Für die Eigenschaft Herkunftstyp sollte der Wert Tabelle/Abfrage angezeigt werden, und die Eigenschaft Datensatzherkunft muss eine Abfrage enthalten, die auf eine Tabelle oder eine andere Abfrage verweist.

    Hinweis   Abfragen für Nachschlagefelder beginnen immer mit dem Wort SELECT.

   In der Regel (aber nicht immer) verwenden Auswahlabfragen die folgende grundlegende Syntax: SELECT [Tabellen-_oder_Abfragename].[Feldname] FROM [Tabellen-_oder_Abfragename].

   In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel verweist auf eine Tabelle und auf ein Feld in dieser Tabelle. Die zweite Klausel verweist nur auf die Tabelle. Hinweis: Die FROM-Klausel verweist immer auf den Namen der Quelltabelle oder Abfrage. SELECT-Klauseln enthalten nicht immer den Namen einer Tabelle oder einer Abfrage, aber sie enthalten stets den Namen von mindestens einem Feld. FROM-Klauseln hingegen müssen auf eine Tabelle oder eine Abfrage verweisen.
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine andere Abfrage verweist, klicken Sie auf die Generator-Schaltfläche (klicken Sie als Nächstes auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenfensters auf ), um die Abfrage in Entwurfsansicht zu öffnen. Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt wird, und setzen Sie den Vorgang mit Schritt 4 fort.
   • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und setzen Sie den Vorgang dann mit Schritt 4 fort.
5. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Quelltabelle, um sie in der Datenblattansicht zu öffnen.
6. Suchen Sie das Feld, das die in der Nachschlageliste verwendeten Daten enthält, und bearbeiten Sie diese Daten dann nach Bedarf.

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Löschen von nicht verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank

Wenn Sie ganze Datensätze aus einer Datenbank löschen, werden die Daten in den einzelnen Feldern sowie der Schlüsselwert gelöscht, also der Wert, der den Datensatz als eindeutig identifiziert. Wenn sich der Datensatz nicht auf andere Datensätze bezieht (d. h., wenn sich der Schlüsselwert nicht in einem anderen Datensatz oder in einer anderen Tabelle der Datenbank befindet), können Sie den Datensatz löschen, indem Sie ihn markieren und dann ENTF drücken. Wenn Sie eine große Anzahl von nicht verknüpften Datensätzen löschen möchten (mehr Datensätze als Sie manuell löschen möchten), können Sie diese Datensätze mithilfe einer Löschabfrage entfernen. In den folgenden Abschnitten werden die Verfahren zum Ausführen dieser beiden Aufgaben erläutert.

Manuelles Löschen eines nicht verknüpften Datensatzes

1. Öffnen Sie in der Datenblattansicht die Tabelle oder Abfrage, die die zu löschenden Daten enthält.
2. Suchen Sie den Datensatz (die Zeile), den Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Alle auswählen. Diese Schaltfläche befindet sich links oder rechts am Ende des Datensatzes. Sie können einzelne Zeilen auswählen oder durch Klicken und Ziehen eine zusammenhängende Reihe von Zeilen auswählen. Wenn Sie STRG drücken und auf die Maustaste klicken, können Sie mehrere Zeilen auswählen, die nicht aufeinander folgen.

   Access fügt einen Rahmen um den gesamten Datensatz (d. h. um die gesamte Zeile) oder um den Block von ausgewählten Datensätzen ein.

3. Drücken Sie ENTF.

   -Oder-

   Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.

   

   -Oder-

   Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Alle auswählen, und klicken Sie auf Datensatz löschen.

   Wenn Sie nicht auf die Schaltfläche Alle auswählen klicken können, platzieren Sie den Cursor in einem Feld im Datensatz. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf den Pfeil nach unten neben Löschen, und klicken Sie auf Datensatz löschen.

    Hinweis   Nun wird möglicherweise in einer Fehlermeldung von Access darauf hingewiesen, dass der Datensatz nicht gelöscht werden kann, da er sich auf andere Daten bezieht. Wenn diese Meldung angezeigt wird, klicken Sie auf OK, und wechseln Sie zu Löschen von verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank weiter unten in diesem Artikel.

4. Wenn Sie zum Bestätigen des Löschvorgangs aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.

Löschen nicht verknüpfter Datensätze mithilfe einer Löschabfrage

Wenn Sie Daten mithilfe einer Löschabfrage entfernen, wenden Sie für nicht verknüpfte wie auch für verknüpfte Datensätze dasselbe Verfahren an: Erstellen Sie zunächst eine Auswahlabfrage, und stellen Sie sicher, dass nur die Datensätze zurückgegeben werden, die Sie löschen möchten. Wandeln Sie dann die Auswahlabfrage in eine Löschabfrage um. Anhand der Hintergrundinformationen und Schritte im folgenden Abschnitt wird das Löschen von nicht verknüpften Datensätzen erläutert.

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Löschen von verknüpften Datensätzen aus einer Datenbank

Das Löschen verknüpfter Datensätze umfasst die folgenden allgemeinen Schritte.

• Planen Sie den Löschvorgang. Stellen Sie sicher, dass Sie über die zum Löschen der Daten erforderlichen Berechtigungen verfügen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle anderen Benutzer sämtliche Objekte geschlossen haben, die die betroffenen Tabellen verwenden, und sichern Sie dann die Datenbank.
• Ändern Sie die Beziehung zwischen den Tabellen, die vom Löschvorgang betroffen sind. Aktivieren Sie insbesondere die Optionen Referentielle Integrität und Löschweitergabe an verwandte Datensätze. Auf diese Weise wird der Löschvorgang an alle betroffenen Tabellen weitergegeben, und es werden alle verwandten Daten entfernt.
• Erstellen Sie eine Auswahlabfrage, und fügen Sie dann nach Bedarf Kriterien hinzu, bis die Abfrage die richtigen Datensätze zurückgibt.
• Wandeln Sie die Auswahlabfrage in eine Löschabfrage um, und verwenden Sie sie dann zum Löschen der Daten.

Dieser Vorgang wird im folgenden Abschnitt erläutert.

Planen und Vorbereiten des Löschvorgangs

Führen Sie die folgenden Aufgaben durch, bevor Sie Datensätze aus einer Datenbank löschen.

• Stellen Sie sicher, dass die Datenbank nicht schreibgeschützt ist. Wenn Sie den Datenbankstatus prüfen möchten, klicken Sie im Microsoft Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datenbankdatei (ACCDB- oder MDB-Datei), und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften. Stellen Sie sicher, dass im Dialogfeld Eigenschaften das Kontrollkästchen Schreibgeschützt deaktiviert ist.
• Überprüfen Sie, ob Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um Datensätze aus der Datenbank zu löschen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an den Systemadministrator oder an den Datenbankdesigner.
• Stellen Sie sicher, dass sich der Löschvorgang nicht negativ auf andere Benutzer der Datenbank auswirkt.
• Bitten Sie alle Benutzer der Datenbank, sämtliche Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte zu schließen, die die zu löschenden Daten verwenden. Auf diese Weise können Sperrverletzungen vermieden werden.

   Tipp   Wenn viele Benutzer Verbindungen mit dieser Datenbank herstellen, müssen Sie die Datenbank möglicherweise schließen und dann exklusiv öffnen. Klicken Sie dazu auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Öffnen. Wählen Sie die gewünschte Datenbank aus, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen.

  

• Sichern Sie die Datenbank, bevor Sie Datensätze bearbeiten oder löschen. Bestimmte Löschvorgänge können rückgängig gemacht werden, doch mit einer Sicherung können Sie die Änderungen auf jeden Fall wieder rückgängig machen.
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Leiten, und klicken Sie anschließend unter Diese Datenbank verwalten auf Datenbank sichern.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Sicherungskopie speichern als einen Namen und Speicherort für die Sicherungskopie an, und klicken Sie dann auf Speichern.

     Die ursprüngliche Datei wird von Access geschlossen, eine Sicherungskopie wird erstellt, und die ursprüngliche Datei wird wieder geöffnet.

     Wenn Sie eine Sicherung wiederherstellen möchten, schließen Sie die ursprüngliche Datei, und benennen Sie sie um, damit für die Sicherungskopie der Name der ursprünglichen Version verwendet werden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der ursprünglichen Version zu, und öffnen Sie die umbenannte Sicherungskopie in Access.

• Identifizieren und prüfen Sie die Beziehungen für die Tabelle, aus der die Datensätze gelöscht werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus:
  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

     

     Die Dokumentregisterkarte Beziehungen wird angezeigt, auf der alle Tabellen in der Datenbank sowie die Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellen aufgeführt sind. Auf dieser Registerkarte wird jede Beziehung als eine Linie zwischen den Tabellen dargestellt.

     In der folgenden Abbildung wird eine typische Gruppe von Beziehungen dargestellt. Auf der Registerkarte Beziehungen wird die "1"-Seite durch die Zahl Eins (1) und die "n"-Seite durch das Unendlichkeitszeichen (∞) dargestellt. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Beziehung:

     

     Wenn Sie Datensätze auf der "1"-Seite der Beziehung löschen, werden im Allgemeinen auch alle verwandten Datensätze auf der "n"-Seite der Beziehung gelöscht. Andernfalls erstellen Sie verwaiste Datensätze ohne Bedeutung. Wenn Sie jedoch Datensätze auf der "n"-Seite einer Beziehung löschen, werden in der Regel keine Datensätze auf der "1"-Seite gelöscht.

     Außerdem wird durch die Beziehung standardmäßig eine Regelgruppe erzwungen, die als referentielle Integrität bezeichnet wird. Mithilfe dieser Regeln wird sichergestellt, dass die Fremdschlüssel in einer Datenbank die richtigen Werte enthalten. Ein Fremdschlüssel ist eine Spalte, deren Werte den Werten in der Primärschlüsselspalte einer anderen Tabelle entsprechen.

     Informationen zu den Regeln für referentielle Integrität

     • Regel 1: Sie können nur dann einen Wert in das Fremdschlüsselfeld einer verwandten Tabelle eingeben, wenn dieser Wert bereits im Primärschlüssel der Primärtabelle vorhanden ist. Sie können in das Fremdschlüsselfeld jedoch einen Nullwert eingeben.
     • Regel 2: Sie können keinen gesamten Datensatz aus der Primärtabelle löschen, wenn übereinstimmende Datensätze in einer verwandten Tabelle vorhanden sind.

       Sie können diese Regel umgehen, indem Sie eine Eigenschaft für die Beziehung zwischen der Primär- und der Sekundärtabelle aktivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im nächsten Verfahren.

     • Regel 3: Sie können keinen Primärschlüsselwert in der Primärtabelle ändern, wenn dieser Datensatz mit anderen Datensätzen verknüpft ist.

       Sie können jedoch auch diese Regel umgehen, indem Sie eine Eigenschaft für die Beziehung zwischen der Primär- und der Sekundärtabelle aktivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im nächsten Verfahren.

     Sofern Sie nichts anderes vorgeben, werden diese Regeln von Access jedes Mal durchgesetzt, wenn Sie Daten in der Datenbank hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Wenn eine Regel durch eine Aktion verletzt wird, wird in Access eine Meldung ähnlich der in der folgenden Abbildung angezeigten Meldung angezeigt, und die Aktion wird abgebrochen.

     

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     Obwohl die referentielle Integrität von Access in den meisten Fällen standardmäßig aktiviert wird, müssen Sie bei der weiteren Vorgehensweise beachten, dass eine Datenbank zunächst die folgenden Bedingungen erfüllen muss:

     • Wenn Sie eine Beziehung zwischen zwei Tabellen hinzufügen möchten, die bereits Daten enthalten, müssen die vorhandenen Daten den Regeln der Beziehung entsprechen. Beispiel:
     • Das übereinstimmende Feld in der Primärtabelle muss ein Primärschlüssel sein oder einen eindeutigen Index aufweisen.
     • Die verknüpften Felder in der Primärtabelle und in der verknüpften Tabelle müssen denselben Datentyp aufweisen.

        Hinweis   Es gibt zwei Ausnahmen zu dieser Regel. Ein Feld vom Typ AutoWert kann mit einem Feld vom Typ Zahl verknüpft werden, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Lange ganze Zahl aufweist. Und ein Feld vom Typ AutoWert, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Replikations-ID aufweist, kann mit einem Feld vom Typ Zahl verknüpft werden, dessen Feldgröße-Eigenschaft die Einstellung Replikations-ID aufweist.

     • Beide Tabellen gehören zu derselben Access-Datenbank.

        Hinweis   Wenn die Tabellen miteinander verknüpft sind, muss für beide Tabellen das Access-Format verwendet werden. Außerdem müssen Sie die Datenbank öffnen, die die verknüpften Tabellen enthält, und die referentielle Integrität aktivieren. Es ist nicht möglich, die Regeln für die referentielle Integrität für verknüpfte Tabellen aus Datenbanken in einem anderen Format, wie z. B. Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappen, zu erzwingen. Weitere Informationen zum Aktivieren der referentiellen Integrität finden Sie in den Schritten im nächsten Abschnitt.

  2. Notieren Sie sich den Namen der Tabellenfelder auf jeder Seite der Beziehung.
  3. Öffnen Sie jede Tabelle, und überprüfen Sie die Daten in jedem Feld, um sicherzustellen, dass die Felder wirklich die zu löschenden Daten enthalten.
  4. Lassen Sie das Fenster Beziehungen geöffnet, und setzen Sie den Vorgang dann mit den Schritten im nächsten Abschnitt fort.

Bearbeiten der Beziehung

1. Öffnen Sie das Fenster Beziehungen, wenn dies noch nicht erfolgt ist.

   Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.

   

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Beziehung (Linie), die die vom Löschvorgang betroffenen Tabellen verbindet, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Beziehung bearbeiten.

   -Oder-

   Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Beziehungen bearbeiten.

   Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird angezeigt.

3. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität aktiviert ist.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze.

    Hinweis   Bis Sie diese Eigenschaft wieder deaktivieren, werden durch das Löschen eines Datensatzes auf der "1"-Seite der Beziehung auch alle verwandten Datensätze auf der "n"-Seite der Beziehung gelöscht.

5. Klicken Sie auf OK, schließen Sie das Fenster Beziehungen, und setzen Sie den Vorgang dann mit der nächsten Gruppe von Schritten fort.

Erstellen einer Auswahlabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

   

   Der Abfrage-Designer wird geöffnet, die Registerkarte Entwurf wird angezeigt, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird aufgerufen.

2. Markieren Sie die Tabelle auf der "1"-Seite der Beziehung, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Die Tabelle wird im oberen Teil des Abfrageentwurfsbereichs als Fenster angezeigt. In diesem Fenster sind alle Felder der Tabelle aufgeführt. In der folgenden Abbildung ist eine typische Tabelle im Designer dargestellt.

   

3. Doppelklicken Sie auf das Sternchen (*), um dem Entwurfsbereich alle Tabellenfelder hinzuzufügen.

   Wenn alle Tabellenfelder hinzugefügt wurden, kann die Löschabfrage ganze Datensätze (Zeilen) aus der Tabelle entfernen.

4. Fügen Sie optional ein Tabellenfeld hinzu, in das Sie Kriterien eingeben können.

   Nehmen Sie beispielsweise an, dass ein Kunde den Betrieb aufgibt und Sie alle ausstehenden Bestellungen für diesen Kunden entfernen müssen. Fügen Sie dem Entwurfsbereich die Felder Kunden-ID und Bestelldatum hinzu, um nur die betreffenden Datensätze zu finden.

5. Wenn Sie den vorherigen Schritt ausgeführt haben, geben Sie die Kriterien im Entwurfsbereich in die Zeile Kriterien ein.

   Die Kriterien werden verwendet, um nur die zu löschenden Datensätze zurückzugeben. Andernfalls entfernt die Löschabfrage alle Datensätze in der Tabelle. Geben Sie die ID des Kunden ein, der den Betrieb eingestellt hat, und das Datum, an dem die Bestellungen dieses Kunden ungültig wurden, um das Beispiel aus dem vorherigen Schritt fortzusetzen.

   Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie unter Beispielkriterien für Auswahlabfragen weiter unten in diesem Artikel.

6. Wenn Sie den vorherigen Schritt ausgeführt haben, deaktivieren Sie nun das Kontrollkästchen Anzeigen für jedes Kriterienfeld.
7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie löschen möchten.

8. Lassen Sie die Abfrage geöffnet, und setzen Sie dann den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Konvertieren der Auswahlabfrage in eine Löschabfrage und Löschen von Daten

1. Klicken Sie auf Entwurfsansicht, um vom Datenblatt zum Abfrage-Designer zu wechseln.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

   Die Auswahlabfrage wird von Access in eine Löschabfrage geändert, die Zeile Anzeigen wird im unteren Teil des Entwurfsbereichs ausgeblendet, und die Zeile Löschen wird hinzugefügt.

   Stellen Sie sicher, dass in der Zeile Löschen der Spalte für alle Felder (*) der Wert Von angezeigt wird. Der Begriff Bedingung sollte in allen Kriterienspalten angezeigt werden.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Daten tatsächlich löschen möchten, und klicken Sie dann auf Ausführen .

   Sie werden aufgefordert, den Löschvorgang zu bestätigen.

   Klicken Sie auf Ja, um die Daten zu löschen.

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Löschen von Tabellen aus einer Datenbank

Beachten Sie, dass das Löschen einer Datenbanktabelle nicht rückgängig gemacht werden kann. Sie sollten die Datenbank daher sichern, bevor Sie den Vorgang fortsetzen. Weitere Informationen zum Sichern der Datenbank finden Sie unter Sichern Sie die Datenbank, bevor Sie Datensätze bearbeiten oder löschen weiter oben in diesem Artikel.

1. Wenn die Tabelle in einer Ansicht (z. B. Entwurfs- oder Datenblattansicht) geöffnet ist, schließen Sie sie.
2. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Löschen.

   Sie werden aufgefordert, den Löschvorgang zu bestätigen.

   Klicken Sie auf Ja.

   Wenn diese Tabelle mit einer oder mehreren zusätzlichen Tabellen verknüpft ist, werden Sie von Access gefragt, ob Sie diese Beziehungen löschen möchten.

3. Klicken Sie auf Ja.

   Zunächst werden alle Beziehungen und anschließend die Tabelle von Access gelöscht.

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Beispielkriterien für Auswahlabfragen

In der folgenden Tabelle sind einige Beispiele für die Arten von Kriterien aufgeführt, mit denen Sie in Auswahlabfragen die von der Abfrage zurückgegebene Datenmenge reduzieren können.

Kriterien	Auswirkung
> 234	Gibt alle Zahlen zurück, die größer als 234 sind. Wenn Sie alle Zahlen finden möchten, die kleiner als 234 sind, verwenden Sie < 234.
>= "Callahan"	Gibt alle Datensätze ab "Callahan" bis zum Ende des Alphabets zurück.
Between #2/2/2006# And #12/1/2006#	Gibt Datumsangaben zwischen dem 2. Feb. 2006 und dem 1. Dez. 2006 zurück (ANSI-89). Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle der Nummernzeichen (#) Hochkommas (') ein. Beispiel: Between '2/2/2006' And '12/1/2006'
Not "Deutschland"	Findet alle Datensätze, in denen die genauen Inhalte des Felds nicht "Deutschland" entsprechen. Durch das Kriterium werden Datensätze zurückgegeben, die neben "Deutschland" noch weitere Zeichen enthalten, z. B. "Deutschland (Euro)" oder "Europa (Deutschland)".
Not "T*"	Ruft alle Datensätze ab, die nicht mit dem Buchstaben T beginnen. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Sternchens (*) das Prozentzeichen (%) ein.
Not "*t"	Findet alle Datensätze, die nicht auf "t" enden. Verwenden Sie das Prozentzeichen (%) anstelle des Sternchens, wenn Ihre Datenbank den ANSI-92-Platzhalter-Zeichensatz verwendet.
In(Kanada,GB)	Ruft in einer Liste alle Datensätze ab, die "Kanada" oder "GB" enthalten.
Like "[A-D]*"	Ruft in einem Textfeld alle Datensätze ab, die mit den Buchstaben A bis D anfangen. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Sternchens (*) das Prozentzeichen (%) ein.
Like "*ar*"	Ruft alle Datensätze ab, die die Buchstabenfolge "ar" enthalten. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Sternchens (*) das Prozentzeichen (%) ein.
Like "Maison Dewe?"	Ruft alle Datensätze ab, die mit "Maison" beginnen und eine zweite Zeichenfolge mit fünf Buchstaben enthalten, deren erste vier Buchstaben "Dewe" lauten und deren letzter Buchstabe nicht bekannt ist. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, fügen Sie anstelle des Fragezeichens einen Unterstrich (_) ein.
#2/2/2006#	Ruft alle Datensätze für den 2. Februar 2006 ab. Wenn in der Datenbank ANSI-92-Platzhalterzeichen verwendet werden, Schließen das Datum statt in Nummernzeichen in Hochkommas (') ein ('2/2/2006').
< Date() - 30	Gibt alle Datumsangaben zurück, die älter als 30 Tage sind.
Datum( )	Gibt alle Datensätze zurück, die das heutige Datum enthalten.
Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())	Gibt alle Datensätze zurück, die zwischen dem heutigen Datum und dem Tag in drei Monaten ab heute liegen.
Is Null	Gibt alle Datensätze zurück, die einen Nullwert (d. h. einen leeren oder nicht definierten Wert) enthalten.
Is Not Null	Gibt alle Datensätze zurück, die einen beliebigen Wert enthalten (also keine Nullwerte).
""	Gibt alle Datensätze zurück, die eine Zeichenfolge der Länge Null enthalten. Zeichenfolgen der Länge Null werden verwendet, wenn Sie einem erforderlichen Feld einen Wert hinzufügen müssen, den richtigen Wert jedoch noch nicht kennen. Möglicherweise muss in einem Feld z. B. eine Faxnummer eingegeben werden, aber einige Ihrer Kunden haben noch kein Faxgerät. In diesem Fall geben Sie anstelle einer Nummer zwei Anführungszeichen ohne ein Leerzeichen ein ("").

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