Wenn Sie eine Datenbank erstellen, speichern Sie Ihre Daten in Tabellen. d. h. themenbasierten Listen mit Zeilen und Spalten. Spalten werden auch als Felder bezeichnet, also Informationselemente, die Sie verfolgen möchten. Sie definieren eine Tabelle als Felder, die Sie für dieses Thema verfolgen möchten.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Felder erstellen. Sie erfahren, wie Felder einer Tabelle in der Datenblattansicht hinzugefügt werden und wie Sie Felder mithilfe einer Feldvorlage hinzufügen. Sie erfahren auch, wie Sie der Tabelle, mit der Sie gerade arbeiten, ein Feld aus einer anderen Tabelle hinzufügen und wie Sie den Datentyp eines Felds festlegen.

• Hinzufügen von Feldern zu einer Tabelle in der Datenblattansicht

• Hinzufügen von Feldern mithilfe von Feldvorlagen

• Hinzufügen eines Felds aus einer vorhandenen Tabelle

• Festlegen des Datentyps eines Felds in der Datenblattansicht

Hinzufügen von Feldern zu einer Tabelle in der Datenblattansicht

Sie speichern die Informationselemente, die Sie verfolgen möchten, in Feldern (auch als Spalten bezeichnet). So können Sie z. B. in einer Contacts-Tabelle (Kontakte) u. a. Felder für Nachname, Vorname, Telefonnummer und Adresse erstellen. Für eine Products-Tabelle (Artikel) können Sie den Artikelnamen, die Artikelnummer und den Preis erstellen.

Eine sorgfältige Auswahl der Felder ist wichtig. Zum Beispiel empfiehlt es sich in der Regel nicht, ein Feld zum Speichern eines berechneten Werts zu erstellen. Meist verwenden Sie Office Access 2007 zum Berechnen des Werts, wenn dies erforderlich ist. Bei der Auswahl von Feldern sollten Sie die wichtigsten Bestandteile der Informationen in möglichst kleinen Einheiten speichern. Statt des vollen Namens können Sie z. B. Nachname und Vorname getrennt speichern. Allgemein lässt sich sagen: Wenn Sie über eine Information einen Bericht erstellen, sie sortieren, suchen oder berechnen möchten, sollten Sie sie in eine separate Spalte einfügen. Weitere Informationen über den Entwurf einer Datenbank und die Auswahl von Feldern finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Ein Feld wird durch bestimmte Merkmale definiert. Beispielsweise hat jedes Feld einen Namen, durch den es in einer Tabelle eindeutig identifiziert wird. Ein Feld hat außerdem einen Datentyp, der so ausgewählt wird, dass er mit den zu speichernden Informationen übereinstimmt. Durch den Datentyp werden die Werte, die gespeichert werden können, und die Operationen, die ausgeführt werden können, sowie die Menge des Speicherplatzes, der für die einzelnen Werte reserviert wird, bestimmt. Jedes Feld hat außerdem eine zugeordnete Gruppe von Einstellungen, die so genannten Eigenschaften, durch die die Darstellungs- oder Verhaltensmerkmale des Felds definiert werden. Beispielsweise wird durch die Format-Eigenschaft das Anzeigelayout eines Felds definiert, d. h. die Darstellung des Felds, wenn es angezeigt wird.

Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, wird sie in der Datenblattansicht geöffnet. Sie können sofort ein Feld hinzufügen, indem Sie in der Spalte Neues Feld hinzufügen Informationen eingeben.

Hinzufügen eines neuen Felds zu einer bereits vorhandenen Tabelle

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie diese.
3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf eine der verfügbaren Tabellen, um diese zu öffnen.
4. Geben Sie Ihre Daten in der Zelle unter der Spaltenüberschrift Neues Feld hinzufügen ein.

Hinzufügen eines neuen Felds zu einer neuen Tabelle

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie diese.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.

   

   In Access wird eine neue Tabelle in die Datenbank eingefügt und in der Datenblattansicht geöffnet.

4. Geben Sie Ihre Daten in die Zelle unter der Spaltenüberschrift Neues Feld hinzufügen ein.

Wenn Sie Daten in die neue Spalte eingeben, werden diese in Office Access 2007 verwendet, um den entsprechenden Datentyp für das Feld zu erkennen. Wenn Sie z. B. in der Spalte ein Datum eingeben, beispielsweise 1/1/2006, werden die eingegebenen Informationen von Office Access 2007 als Datum erkannt und der Datentyp für das Feld auf Datum/Uhrzeit festgelegt. Falls in Access nicht genügend Informationen vorhanden sind, um den Datentyp zu erkennen, wird der Datentyp auf Text festgelegt.

In der folgenden Tabelle wird dargestellt, wie die automatische Datentyperkennung in der Datenblattansicht funktioniert.

Zusätzlich zum Festlegen des Datentyps wird je nach Ihrer Eingabe die Format-Eigenschaft von Office Access 2007 festgelegt. Wenn Sie z. B. 10:50 eingeben, wird in Access der Datentyp Datum/Uhrzeit und die Format-Eigenschaft auf "12-Stunden-Zeitformat" festgelegt.

Wenn Sie den Datentyp und das Format für ein Feld ausdrücklich festlegen und dabei die Auswahl von Office Access 2007 überschreiben möchten, ist dies mit den Befehlen in der Gruppe Datentyp und Formatierung auf der Registerkarte Start möglich.

Ausdrückliches Festlegen des Datentyps

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Datentyp auf den Pfeil, und wählen Sie einen Datentyp aus.

   

2. Klicken Sie auf den gewünschten Datentyp.

Ausdrückliches Festlegen des Formats

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Anzeigeformat auf den Pfeil, und wählen Sie ein Format aus.

   

2. Klicken Sie auf das gewünschte Format.

Wenn Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie Informationen in der Zelle unter der Überschrift Neues Feld hinzufügen eingeben, wird dem Feld in Office Access 2007 automatisch ein Name zugewiesen. Diese Namen beginnen mit Feld1 für das erste Feld, Feld2 für das zweite Feld usw. Es empfiehlt sich, mehrere beschreibende Feldnamen zu verwenden. Sie können das Feld umbenennen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf seine Überschrift und dann im Kontextmenü auf Spalte umbenennen klicken.

Feldnamen können aus maximal 64 Zeichen (Buchstaben oder Zahlen), einschließlich Leerzeichen, bestehen. Sie sollten versuchen, Feldern beschreibende Namen zu geben, sodass Sie diese beim Anzeigen oder Bearbeiten von Datensätzen problemlos identifizieren können. Sie können z. B. Feldnamen, wie Nachname, Adresse und Telefon privat, verwenden.

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Hinzufügen von Feldern mithilfe von Feldvorlagen

Manchmal ist es einfacher, aus einer vordefinierten Liste mit Feldern eine Auswahl zu treffen, als ein Feld manuell zu erstellen. Sie können den Aufgabenbereich Feldvorlagen verwenden, um aus einer Liste mit vordefinierten Feldern eine Auswahl zu treffen. Office Access 2007 wird mit einer Reihe von integrierten Vorlagen geliefert, mit denen Sie beim Erstellen von Feldern viel Zeit sparen können. Um mithilfe einer Feldvorlage ein neues Feld zu erstellen, zeigen Sie den Bereich Feldvorlagen an, und ziehen mindestens eine Vorlage in die Tabelle, die in der Datenblattansicht geöffnet wird.

Eine Feldvorlage ist eine vordefinierte Gruppe von Eigenschaften, die ein Feld beschreiben. Die Feldvorlagendefinition enthält einen Feldnamen, einen Datentyp, eine Einstellung für die Format-Eigenschaft des Felds sowie eine Vielzahl anderer Feldeigenschaften, die zusammen genommen ein Modell bilden, das als Grundlage zum Erstellen eines neuen Felds dient.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Tabelle in der Datenblattansicht vorliegt.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld.

   

   Der Bereich Feldvorlagen wird angezeigt.

3. Wählen Sie mindestens ein Feld im Bereich Feldvorlagen aus, und ziehen Sie die Felder in die Tabelle. Sobald die Einfügemarke angezeigt wird, legen Sie die Felder an der gewünschten Position ab.

   Die Felder werden im Datenblatt angezeigt.

Feldvorlagen sind Modelle. Sie bilden eine Grundlage, auf der Sie ein neues Feld erstellen können. Es ist jedoch nicht die einzige Grundlage, auf der Sie ein neues Feld erstellen können. Zusätzlich zum Erstellen eines neuen Felds anhand einer Feldvorlage können Sie auch ein neues Feld anhand eines bereits vorhandenen Felds in einer anderen Tabelle erstellen.

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Hinzufügen eines Felds aus einer bereits vorhandenen Tabelle

Falls Sie mit einer Datenbank arbeiten, die mehrere Tabellen enthält, können Sie ein Feld aus einer anderen Tabelle hinzufügen. Tatsächlich stehen die Chancen gut, dass einige dieser Tabellen miteinander verwandt sind. Im Falle einer relationalen Datenbank speichern Sie die Informationen in separaten themenbasierten Tabellen und definieren dann die Beziehungen, um Ihrem Datenbank-Managementsystem alles zu liefern, was benötigt wird, um die Informationen zusammen zu bringen. In Office Access 2007 können Sie ein neues Feld erstellen, indem Sie es aus einer anderen verwandten Tabelle oder aus einer anderen Tabelle hinzufügen, für die Sie keine Beziehung erstellt haben. Sie fügen das Feld mithilfe der Feldliste hinzu, in der Felder angezeigt werden, die in anderen Tabellen Ihrer Datenbank zur Verfügung stehen.

Öffnen des Bereichs "Feldliste"

• Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Vorhandene Felder hinzufügen.

  

  Der Bereich Feldliste wird angezeigt.

Im Bereich Feldliste werden alle anderen Tabellen in Ihrer Datenbank, gruppiert in Kategorien, aufgelistet. Wenn Sie in der Datenblattansicht mit einer Tabelle arbeiten, werden im Bereich Feldliste zwei Kategorien angezeigt: In verknüpften Tabellen verfügbare Felder und In anderen Tabellen verfügbare Felder. In der ersten Kategorie werden alle Tabellen aufgelistet, mit der die geöffnete Tabelle eine Beziehung hat. In der zweiten Kategorie werden alle Tabellen aufgelistet, mit der die Tabelle keine Beziehung hat.

Wenn Sie auf das Pluszeichen (+) neben einer Tabelle klicken, wird eine Liste mit allen in dieser Tabelle verfügbaren Feldern angezeigt. Um Ihrer Tabelle ein Feld hinzuzufügen, ziehen Sie das gewünschte Feld aus dem Bereich Feldliste in die Tabelle in der Datenblattansicht.

Hinzufügen eines Felds aus dem Bereich "Feldliste"

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Vorhandene Felder hinzufügen.

   

   Der Bereich Feldliste wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben einer Tabelle, um die Liste mit den Feldern in dieser Tabelle anzuzeigen.
3. Ziehen Sie das gewünschte Feld aus dem Bereich Feldliste in die Tabelle in der Datenblattansicht.
4. Wenn die Einfügemarke angezeigt wird, legen Sie das Feld an der gewünschten Position ab.

   

   Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.

5. Befolgen Sie die Anweisungen zum Ausführen des Assistenten.

Nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben, wird das Feld in der Tabelle in der Datenblattansicht angezeigt.

 Hinweis   Wenn Sie ein Feld aus einer nicht verwandten Tabelle ziehen und dann den Nachschlage-Assistenten ausführen, wird zwischen der Tabelle im Bereich Feldliste und der geöffneten Tabelle eine 1:n-Beziehung erstellt.

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Festlegen des Datentyps eines Felds in der Datenblattansicht

Die automatische Erkennung des Datentyps für ein in der Datenblattansicht erstelltes Feld funktioniert in Office Access 2007 hervorragend. Manchmal müssen Sie jedoch die Entscheidung von Access ignorieren. So können Ihnen z. B. bereits vorhandene Artikelnummern vorliegen, die zur Identifikation der verkauften Produkte dienen. Wenn Sie einen numerischen Bezeichner, z. B. 1003, in eine Tabelle in der Datenblattansicht eingeben, wird vom automatischen Datentyperkennungsfeature ein numerischer Datentyp für das Feld festgelegt. Sie sollten jedoch nur einen numerischen Datentyp für Felder verwenden, die in arithmetischen Berechnungen eine Rolle spielen. In der Regel sollten Bezeichner, wie eine Artikelnummer, als Textdatentyp gespeichert werden.

Wenn Sie den Datentyp und das Format für ein Feld ausdrücklich festlegen und dabei die Auswahl überschreiben möchten, die von Office Access 2007 getroffen wurde, ist dies mit den Befehlen in der Gruppe Datentyp und Formatierung auf der Registerkarte Start möglich.

Ausdrückliches Festlegen des Datentyps

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Datentyp auf den Pfeil, und wählen Sie einen Datentyp aus.

   

2. Klicken Sie auf den gewünschten Datentyp.

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um den richtigen Datentyp zu bestimmen.

Ausdrückliches Festlegen des Formats

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Anzeigeformat auf den Pfeil, und wählen Sie ein Format aus.

   

2. Klicken Sie auf das gewünschte Format.

Die folgende Tabelle enthält eine Beschreibung der Datentypen, die für die Felder in Office Access 2007 zur Verfügung stehen.

 Tipp   Für Telefonnummern, Teilenummern und andere Nummern, die Sie nicht für mathematische Berechnungen verwenden möchten, sollten Sie den Textdatentyp anstelle des Nummerndatentyps auswählen.

Für die Text- und Nummerndatentypen können Sie die Feldgröße bzw. den Datentyp mit der Feldgröße-Eigenschaft genauer angeben.

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