Möglicherweise möchten Sie manchmal Daten nicht in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge, sondern in einer benutzerdefinierten Reihenfolge (wird auch als logische Reihenfolge bezeichnet) sortieren. Beispielsweise ist es sinnvoller, Wochentage so zu sortieren, dass Montag zuerst angezeigt wird, anstatt sie in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren, in der Freitag zuerst angezeigt wird. Sie können Daten in der Datenblattansicht einer Tabelle oder Abfrage oder in der Formularansicht eines Formulars sortieren.

• Sortieren einer kleinen, begrenzten Anzahl eindeutiger Feldwerte

• Sortieren einer großen Anzahl eindeutiger Feldwerte

Sortieren einer kleinen, begrenzten Anzahl eindeutiger Feldwerte

In diesem Verfahren werden Sie einen Ausdruck schreiben, bei dem die IIf-Funktion für die Rangfolge der Titel von Mitarbeitern verwendet wird.

Erstellen Sie zuerst eine Tabelle mit drei Feldern — Titel, Vorname und Nachname. Geben Sie im Feld Titel die folgenden Werte für vier neue Datensätze ein:

• Interner Verkaufskoordinator
• Verkaufsleiter
• Verkaufsmitarbeiter
• Vizepräsident, Verkauf

Geben Sie in die Felder Vorname und Nachname der vier Datensätze beliebige Namen ein.

1. Öffnen Sie die Tabelle nun in der Datenblattansicht.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.
3. Fügen Sie dem Raster die gewünschten Felder hinzu, z. B. Vorname, Nachname und Titel.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der ersten leeren Spalte auf die Zeile Feld, klicken Sie auf Zoom, und geben Sie dann den folgenden Ausdruck ein:

   IIf([Titel] = "Vizepräsident, Verkauf", 1, IIf([Titel] = "Verkaufsleiter", 2, IIf([Titel] = "Verkaufsmitarbeiter", 3, IIf([Titel] = "Interner Verkaufskoordinator", 4, 5))))

   Titel ist der Name des Felds, das die nach Rang zu sortierenden Werte enthält. Die in Anführungszeichen eingeschlossenen Werte sind die einzelnen im Feld gespeicherten Werte. Der folgende numerische Wert ist der zugewiesene Rang. Der vorstehende Ausdruck weist die Ränge 1 bis 4 vier verschiedenen Titeln zu und weist allen anderen Rang 5 zu. Wenn Sie die Sortierung ausführen, wird den in diesem Ausdruck nicht erwähnten Titeln der gleiche Rang (5) zugewiesen.

5. Klicken Sie in der Zeile Sortieren für die Spalte, die den Ausdruck enthält, auf Aufsteigend.
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter ein/aus.

   Die Funktion IIf gibt den numerischen Wert zurück, der dem Wert im Titel-Feld entspricht. Wenn z. B. Verkaufsleiter dem Wert im Titel-Feld entspricht, lautet die zugewiesene Zahl 2. Wenn das Titel-Feld einen Wert enthält, der nicht als Argument in der Funktion aufgelistet ist, z. B. Distriktkoordinator, wird ihm die Zahl 5 zugewiesen. Diese Zahlen werden dann von der Abfrage in absteigender Reihenfolge sortiert.

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Sortieren einer großen Anzahl eindeutiger Feldwerte

Wenn Sie eine große Anzahl von Werten nach Rang sortieren möchten, können Sie die Daten besser durch Erstellen einer Nachschlagetabelle sortieren.

Angenommen, die Employees-Tabelle (Mitarbeiter) verweist auf mehr als 50 verschiedene Titel. Sie müssen zuerst eine Nachschlagetabelle erstellen und die vorhandene Tabelle so vorbereiten, dass in der neuen Tabelle nachgeschlagen wird. Verknüpfen Sie dann die beiden Tabellen, und erstellen Sie eine Abfrage.

Erstellen einer Nachschlagetabelle und Ändern der vorhandenen Tabelle

1. Erstellen Sie eine neue Nachschlagetabelle, in der die Titel gespeichert werden. Nennen Sie die Tabelle Titeltabelle, und legen Sie die Felder auf die in Klammern angegebenen Datentypen fest, wie in der folgenden Tabelle gezeigt:

   Titel-ID (AutoWert)	Titel (Text)
   1	Vizepräsident, Verkauf
   2	Verkaufsleiter
   3	Verkaufsmitarbeiter
   4	Interner Verkaufskoordinator

2. Legen Sie das Titel-ID-Feld als Primärschlüssel fest.
3. Ändern Sie die Employee-Tabelle (Mitarbeiter) so, dass in der Titeltabelle-Tabelle nachgeschlagen wird.
   • Ändern Sie in der Entwurfsansicht den Namen des Titel-Felds in Titel-ID.
   • Ändern Sie in der Datentyp-Spalte den Datentyp in Zahl.
4. Ändern Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Feldeigenschaften die Option Feldgröße in Long Integer.
5. Speichern Sie die Tabelle, und ignorieren Sie die Warnung zum Datenverlust.
6. Wechseln Sie zur Datenblattansicht.
7. Füllen Sie die Titel-Spalte mit dem Titel-ID-Wert, der dem Titelwert entspricht.

   Beispielsweise geben Sie für Datensätze, bei denen der Titelwert Verkaufsleiter entspricht, den Wert 2 ein. Geben Sie für Verkaufsmitarbeiter 3 ein.

8. Speichern und schließen Sie die Tabelle.

Verknüpfen der beiden Tabellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Beziehungen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Tabellennamen.
3. Wählen Sie Titeltabelle und Employees aus, und klicken Sie auf Hinzufügen, um sie dem Fenster Beziehungen hinzuzufügen. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
4. Ziehen Sie das Titel-ID-Feld aus der Titeltabelle-Tabelle in das Titel-ID-Feld der Employees-Tabelle.

   Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geöffnet.

5. Stellen Sie sicher, dass die in den beiden Spalten angezeigten Feldnamen beide Titel-ID entsprechen und dass im Feld Beziehungstyp die Option 1:n angezeigt wird. Sie können die Feldnamen bei Bedarf ändern.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität.
7. Klicken Sie auf Erstellen, um die Beziehung zu erstellen.

   Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geschlossen, und die Änderungen werden gespeichert.

8. Schließen Sie die Registerkarte Beziehungen.

Erstellen einer Abfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Tabellen, doppelklicken Sie auf Employees, und doppelklicken Sie dann auf Titeltabelle.
3. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
4. Fügen Sie die Felder PersonalNr, Nachname und Vorname aus der Employees-Tabelle und das Titel-Feld aus der Titeltabelle-Tabelle dem Abfrageentwurfsbereich hinzu.
5. Wechseln Sie zur Datenblattansicht.

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