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Das Sortieren von Daten kann beim Erstellen von Berichten oder Formularen, die eine problemlose und effektive Handhabung gewährleisten sollen, eine große Rolle spielen. Ein Produktkatalog, in dem die Produkte beispielsweise in alphabetischer Reihenfolge oder nach Stückpreis sortiert werden, ist viel einfacher zu handhaben als eine Liste von Artikeln in zufälliger Reihenfolge.

In diesem Thema wird erläutert, wie Datensätze beim Anzeigen und Entwerfen von Tabellen, Abfragen, Formularen oder Berichten sortiert werden.

• Einführung

• Sortieren der Datensätze in einer Ansicht

• Entfernen einer Sortierreihenfolge

• Speichern einer Sortierreihenfolge mit einem Objekt

Einführung

Eine große Anzahl der Listen, mit denen Sie täglich arbeiten, sind entweder bereits sortiert oder bieten die Möglichkeit, sie nach eigenen Wünschen zu sortieren. Ein Kalender oder ein Tagesplaner wird nach Datum sortiert. Wenn Sie nach Flugtickets suchen oder die Einträge in dem Posteingang Ihrer E-Mail durchsuchen, können Sie nach einem der verfügbaren Felder sortieren. Tickets können nach Preis, Abflugzeit oder Fluggesellschaft und die E-Mails in Ihrem Posteingang nach Absender, Betreff oder Datum sortiert werden. Eine sortierte Liste vereinfacht den Benutzern die Suche nach den gewünschten Informationen, ohne dass dazu alle Daten durchsucht werden müssen.

Sie haben die Möglichkeit, Datensätze in einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht nach einem oder mehreren Feldern zu sortieren. Mit einem minimalen Aufwand während des Entwurfs können Sie und die Benutzer Ihres Formulars oder Berichts eine Sortierreihenfolge für die Datensätze auswählen.

Wenn Sie beispielsweise den Bericht zum Produktkatalog entwerfen, verwenden Sie gegebenenfalls eine Auflistung der Produkte in alphabetischer Reihenfolge. Die Reihenfolge, die Sie beim Entwerfen eines Objekts auswählen, wird zur standardmäßigen Sortierreihenfolge des Objekts. Beim Anzeigen der Abfrage oder des Berichts kann allerdings jeder Benutzer die Datensätze beliebig sortieren, z. B. nach Preis oder Lieferant.

 Hinweis   Eine Ansicht kann nach einem beliebigen in der Ansicht angezeigten Feld sortiert werden. Davon ausgeschlossen sind lediglich die Felder, die Anlagen oder OLE-Objekte enthalten.

Sie können eine Feinabstimmung für Ihre Ergebnisse vornehmen, indem Sie die Datensätze nach mehreren Feldern sortieren. In diesem Fall ist es wichtig, die so genannten äußersten und innersten Sortierfelder zu identifizieren. Die Bestimmung der richtigen Felder als innerste und äußerste Sortierfelder ist erforderlich, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie z. B. die Contacts-Tabelle (Kontakte) nach den Feldern FirstName (Vorname) und LastName (Nachname) sortieren und die Vornamen innerhalb der Nachnamen von A nach Z (oder von Z nach A) sortieren möchten, handelt es sich beim FirstName-Feld um das innerste Feld. Wenn Sie umgekehrt die Nachnamen innerhalb jedes Vornamens sortieren möchten, ist das LastName-Feld das innerste Feld. Mit anderen Worten werden die Datensätze zuerst nach dem LastName-Feld (äußerstes Feld) und dann nach dem FirstName-Feld (innerstes Feld) sortiert.

 LastName is the outermost field and FirstName is the innermost field

 Vorname ist das äußerste Feld und Nachname das innerste Feld

Bedenken Sie beim Anwenden von Sortierreihenfolgen, dass Zahlen, Text und Sonderzeichen gemäß der ausgewählten Sprache und den regionalen Einstellungen des Computers sortiert werden. Stimmen die Sprache und die regionalen Einstellungen, die im Dialogfeld Access-Optionen angebeben wurden, nicht mit den in der Systemsteuerung vorgenommenen Einstellungen überein, entspricht die ausgegebene Sortierreihenfolge gegebenenfalls nicht dem erwarteten Ergebnis.

Überprüfen oder Ändern der Standardsprache oder Region

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Sortieren der Datensätze in einer Ansicht

 Hinweis   In Access werden Datensätzen in einem Bericht auf eine andere Weise sortiert als Datensätze in einer Tabelle, einer Abfrage oder einem Formular.

Sortieren eines Berichts

Sortieren einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars

Sortieren eines Berichts

1. Öffnen Sie einen Bericht in der Layout- oder Entwurfsansicht.
2. Ist der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe im Abschnitt Gruppierung und Summen (auf der Registerkarte Formatierung in der Layoutansicht oder auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht) nicht geöffnet, klicken Sie auf Gruppieren und sortieren.
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Ist der Bericht weder gruppiert noch sortiert, klicken Sie im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe auf Gruppe hinzufügen, und wählen Sie dann das äußerste Sortierfeld aus. Klicken Sie auf den zweiten Dropdownpfeil, und wählen Sie aus, auf welche Weise die Werte geordnet werden sollen. Klicken Sie auf Mehr, und klicken Sie dann auf den Pfeil rechts neben mit Kopfzeilenbereich, und wählen Sie ohne Kopfzeilenbereich aus. Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Sortierfeld, wobei das innerste Sortierfeld zu unterst angezeigt wird.
   • Ist der Bericht bereits gruppiert oder sortiert, überprüfen Sie die vorhandenen Ebenen, und gehen Sie sorgfältig vor, wenn Sie Änderungen vornehmen. Verwenden Sie zum Ändern eines Felds den ersten Dropdownpfeil. Klicken Sie zum Ändern der Reihenfolge auf den zweiten Dropdownpfeil. Wenn Sie eine Gruppierungsebene in eine Sortierebene ändern möchten, wählen Sie anstelle von mit Kopfzeilenbereich die Option ohne Kopfzeilenbereich aus.

 Tipp   Um einen Bericht nach einem einzelnen Feld zu sortieren, öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht, klicken mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen den gewünschten Sortierbefehl aus. Wenn Sie z. B. nach dem Feld "Alter" sortieren möchten, klicken Sie entweder auf Nach Größe sortieren (aufsteigend) oder auf Nach Größe sortieren (absteigend). Wenn der Bericht jedoch gruppiert ist oder Sie nach mehreren Feldern sortieren möchten, müssen Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe verwenden.

Sortieren einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars

1. Identifizieren Sie die Felder, nach denen Sie sortieren möchten. Wenn Sie nach mindestens zwei Feldern sortieren möchten, identifizieren Sie die innersten und äußersten Felder.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Elements, das dem innersten Feld entspricht (Spalte oder Steuerelement), und klicken Sie auf einen der Sortierbefehle. Die verfügbaren Befehle variieren in Abhängigkeit des Datentyps, der im ausgewählten Feld enthalten ist.

    Hinweis   Beim Sortieren von Daten für ein Feld, das über den Datentyp Ja/Nein verfügt, werden die Werte "Ja", "Wahr" oder "Ein" als "Ausgewählt" betrachtet und ein Wert von "Nein", "Unwahr" oder "Aus" als "Deaktiviert". Die Standardanzeige für diesen Feldtyp ist ein Kontrollkästchen, dies kann jedoch zu einem Textfeld oder einem Kombinationsfeld geändert werden. Wenn Sie die Anzeige für diesen Feldtyp in Textfeld oder Kombinationsfeld ändern, wird es dennoch als "Ausgewählt" oder "Deaktiviert" sortiert.



 Zahl, Währung, Autowert
 Text, Memo, Hyperlink
 Ja/Nein
 Datum/Uhrzeit
3. Wiederholen Sie den oben beschriebenen Schritt für jedes Sortierfeld. Abschließend wird der Vorgang für das äußerste Sortierfeld durchgeführt.

   Die Datensätze werden gemäß der Sortierreihenfolge neu geordnet.

    Hinweis   Enthält ein Textfeld keine oder leere Zeichenfolgen, werden bei einer Sortierung in aufsteigender Reihenfolge zuerst die Datensätze mit Nullwerten aufgeführt. Darauf folgen Datensätze mit leeren Zeichenfolgen und dann die Datensätze, die weder leer sind noch eine leere Zeichenfolge enthalten.

   Weitere Informationen zur Handhabung von Sonderzeichen, führenden Leerzeichen und negativen Werten bei der Sortierung

   Beginnt der Wert in einem Feld mit einem Sonderzeichen, z. B. einem Bindestrich, einer Klammer oder einem anderen Symbol, führt eine Sortierung in aufsteigender Reihenfolge zu folgendem Ergebnis:

   • Werte, die mit einem Leerzeichen beginnen, werden vor alphanumerischen Zeichen angezeigt.
   • Werte zwischen Anführungszeichen folgen auf Werte, die mit einem Leerzeichen beginnen und werden vor alphanumerischen Werten angezeigt.
   • Werte, die mit einem Minuszeichen (-) beginnen, werden vor Werten angezeigt, die mit einem Pluszeichen (+) beginnen.
   • Für alle weiteren Symbole wird die Reihenfolge anhand des ASCII-Zeichencodes des jeweiligen Zeichens bestimmt. Der Code für das Dollarzeichen ($) lautet z. B. 36, der Code für das Gleichheitszeichen (=) lautet 61. Somit werden Werte, die mit $ beginnen, vor Werten angezeigt, die mit = beginnen.

   Um diese Reihenfolge außer Kraft zu setzen, können Sie das erste Zeichen aller Werte in dem Feld ignorieren. Diese Technik kann verwendet werden, wenn die Werte im Feld immer mit dem gleichen Sonderzeichen, z. B. einem Minuszeichen, oder mit der gleichen Anzahl von Sonderzeichen beginnen, da Sie in diesem Fall wissen, wie viele Zeichen zu ignorieren sind. Schrittweise Anleitungen zum Sortieren nach bestimmten Werten finden Sie in dem Artikel Sortieren von Datensätzen basierend auf Teilwerten in einem Feld. Wenn jeweils eine unterschiedliche Anzahl von Zeichen zu ignorieren ist, können Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge angegeben. Eine schrittweise Anleitung zu dieser Vorgehensweise finden Sie in dem Artikel Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge.

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Berücksichtigen Sie, dass eine Sortierreihenfolge nicht aus einem einzelnen Feld entfernt werden kann. Um eine Sortierung aus allen Sortierfeldern zu entfernen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Alle Sortierungen löschen und wenden dann die gewünschten Sortierreihenfolgen an.

Zusätzliche Sortierszenarien  

Wenn Sie Sortierbefehle verwenden, werden der Datentyp des Felds und alle Werte der jeweiligen Felder zur Bestimmung der Datensatzreihenfolge verwendet. Wie gehen Sie aber vor, wenn Sie Textwerte, z. B. Montag, Dienstag usw., nicht in alphabetischer Reihenfolge sortieren, sondern eine benutzerdefinierte Reihenfolge für diese Werte verwenden möchten? Oder wie können Sie ein Textfeld sortieren, in dem IP-Adressen enthalten sind? In den nachfolgend aufgeführten Themen finden Sie Informationen zu Sortierreihenfolgen, für die keine Sortierbefehle verfügbar sind:

• Sortieren von Datensätzen basierend auf Teilwerten in einem Feld Möchten Sie Datensätze auf Basis der ersten oder letzten Zeichen in einem Feld sortieren? Wenn Sie mit dem Schreiben einfacher Ausdrücke vertraut sind, finden Sie in diesem Thema Erläuterungen zum Extrahieren bestimmter Werte mithilfe von Ausdrücken.
• Sortieren von Datensätzen mit Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung Access ignoriert die Groß-/Kleinschreibung von Textwerten. Die Werte haas und Haas werden deshalb identisch gehandhabt, und Sie können nicht steuern, welcher Datensatz zuerst angezeigt wird. In diesem Thema finden Sie Informationen zum Sortieren unter Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung.
• Sortieren von Datensätzen nach in einem Textfeld gespeicherten numerischen Werten Wenn Datensätze nach den einzelnen Ziffern und nicht nach dem numerischen Wert sortiert angezeigt werden, wenn also z. B. Datensätze mit den Werten 11 und 121 vor Datensätzen mit den Werten 2 oder 25 angezeigt werden, finden Sie in diesem Artikel entsprechende Informationen.
• Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge Wenn Sie bestimmte Werte, z. B. Tage (Montag, Dienstag usw.) oder Mitarbeiterpositionen (Manager, Direktor) in einer sinnvollen Reihenfolge anzeigen möchten, finden Sie in diesem Artikel entsprechende Informationen.
• Sortieren von IP-Adressen Ein Feld, in dem IP-Adressen gespeichert sind, enthält mehrere Zahlen und Punkte (.), sodass eine einfache Sortierung von Text- oder numerischen Werten nicht verwendet werden kann. In diesem Thema erhalten Sie Informationen zum Sortieren von IP-Adressen.

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Entfernen einer Sortierreihenfolge

• Um eine Sortierreihenfolge aus einer Tabelle, einer Abfrage oder einem Formular zu entfernen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Alle Sortierungen löschen.

  Daraufhin wird die Sortierung aus allen Feldern in der Ansicht entfernt.

• Um eine Sortierreihenfolge aus einem Bericht zu entfernen, öffnen Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe, indem Sie in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und sortieren klicken (auf der Registerkarte Formatierung in der Layoutansicht, auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht). Klicken Sie dann auf die Sortierebene, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Ein dem Sortierfeld entsprechender Eintrag beginnt mit Sortieren nach. Achten Sie darauf, keine Einträge zu löschen, die mit Gruppieren nach beginnen, weil dadurch der Entwurf des Berichts geändert wird.

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Speichern einer Sortierreihenfolge mit einem Objekt

Die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge wird automatisch in der Tabelle, der Abfrage, dem Formular oder dem Bericht gespeichert. Wenn diese Reihenfolge beim nächsten Öffnen des Objekts automatisch angewendet werden soll, muss die BeimLadenSortieren-Eigenschaft des Objekts auf Ja festgelegt werden.

Da die zuletzt verwendete Sortierreihenfolge nicht immer die gleiche sein wird, ist es gegebenenfalls sinnvoll, eine permanente (oder standardmäßige) Sortierreihenfolge zu definieren. Sie können eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage oder einen Bericht angeben. Dabei ist es wichtig zu berücksichtigen, dass die Standardsortierreihenfolge zwar nicht von der aktuellen oder zuletzt gespeicherten Sortierreihenfolge außer Kraft gesetzt wird, sie aber nur wirksam wird, wenn die aktuelle oder zuletzt gespeicherte Sortierreihenfolge aus der Ansicht entfernt wird.

• Wenn Sie eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage definieren möchten, öffnen Sie sie in der Entwurfsansicht. Fügen Sie die Sortierfelder zum Entwurfsbereich hinzu, und geben Sie in der Zeile Sortieren die gewünschte Reihenfolge an.
• Um eine Standardsortierreihenfolge für einen Bericht zu definieren, verwenden Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe in der Layout- oder Entwurfsansicht. Eine schrittweise Anleitung hierzu finden Sie in dem Abschnitt Sortieren eines Berichts.

Um die Datensätze in der Standardsortierreihenfolge anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Alle Sortierungen löschen. Dadurch wird der aktuelle oder zuletzt gespeicherte Filter aus der Ansicht entfernt, sodass Sie die Datensätze in der Standardsortierreihenfolge anzeigen können.

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