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Verwenden Sie einen Filter, wenn Sie einen oder mehrere bestimmte Datensätze in einem Formular suchen oder bestimmte Datensätze in einem Bericht, einer Tabelle oder einer Abfrage drucken möchten. Ein Filter beschränkt die Ansicht der Daten auf bestimmte Datensätze, ohne dass Sie den Entwurf der zugrunde liegenden Abfrage, des Formulars oder des Berichts ändern müssen. Statt z. B. eine 100-seitige Produktliste zu durchsuchen, um Artikel im Bereich zwischen 50 € und 100 € zu finden, oder einen kleineren Bericht zu erstellen, der nur diese Artikel enthält, können Sie einen Filter auf die Daten anwenden. Mit dem Filter zeigen Sie nur die Daten in der Produkttabelle an, in denen das Preisfeld einen Wert zwischen 50 € und 100 € aufweist.

• Einführung in Filter

• Filterarten

• Anwenden eines Filters

• Entfernen oder erneutes Anwenden eines Filters

• Löschen oder Speichern eines Filters

In diesem Artikel wird das Anwenden und Speichern von Filtern beschrieben. Das Verwenden von Grafikfiltern oder das Filtern in anderen Office-Programmen, wie Microsoft Office Excel 2007 oder Microsoft Office Outlook 2007, wird in diesem Artikel nicht behandelt. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu diesen Programmen.

 Hinweis   Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, nach Datensätzen mit Spitzen- oder Tiefstwerten zu filtern oder nach Datensätzen, die eindeutige oder doppelte Werte enthalten, ist das Filtern nicht die geeignete Lösung. Weitere Informationen finden Sie in den unter Siehe auch aufgeführten Artikeln.

Einführung in Filter

Ein Filter ändert die von einem Formular oder Bericht in einer Ansicht angezeigten Daten, ohne dass dabei der Formular- oder Berichtsentwurf geändert wird. Filter entsprechen im Prinzip Kriterien oder Regeln, die Sie für Felder angeben. Ein Kriterium identifiziert die Feldwerte, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie den Filter anwenden, werden nur die Datensätze in die Ansicht eingeschlossen, die die gewünschten Werte enthalten. Die übrigen Datensätze bleiben ausgeblendet, bis Sie den Filter entfernen.

 Hinweis   An Ausdrücke gebundene Spalten oder Steuerelemente unterstützen nicht das Filtern.

Filter können problemlos angewendet und entfernt werden. In Microsoft Office Access 2007 sind allgemeine Filter in jede Ansicht integriert, in der Daten angezeigt werden, einschließlich der Layoutansicht.

Sie können z. B. nur die Datensätze der Personen anzeigen, deren Geburtstag in einen bestimmten Monat fällt, indem Sie auf die entsprechenden Menübefehle klicken.

 Die Ihnen zur Verfügung stehenden Daten basieren auf dem Datentyp, der sich in der ausgewählten Spalte befindet.

 Alle Daten in Zeitraumfiltern ignorieren den Tages- und Jahresteil der Datumsangaben.

Wenn Sie einen Filter anwenden, wird die Ansicht aktualisiert und es werden nur die Datensätze angezeigt, die dem Kriterium entsprechen. In diesem Fall sehen Sie nur die benutzerdefinierten Datensätze, bei denen der Monatsteil des BirthDate-Felds auf April festgelegt ist. Alle anderen Datensätze sind ausgeblendet.

 Symbole in der Kopfzeile und auf der Datensatznavigatorleiste zeigen an, dass für die aktuelle Ansicht in der BirthDate-Spalte ein Filter ausgeführt wird.

 Beim Bewegen der Maus über die Spaltenüberschrift wird ein Tipp angezeigt, der das aktuelle Filterkriterium darstellt.

Wenn Sie einen Filter auf eine Spalte anwenden, wird zuerst der vorhergehende Filter entfernt. Angenommen, das BirthDate-Feld besitzt bereits einen Filter, nach dem nur Geburtstage im April angezeigt werden, und Sie wenden einen Filter an, um die Geburtstage im Februar anzuzeigen. In diesem Fall sind im Ergebnis nur die im Februar liegenden Geburtstage enthalten. Der Filter für die Geburtstage des Monats April wurde automatisch entfernt, bevor der zweite Filter angewendet wurde.

Obwohl immer nur ein Filter für ein bestimmtes Feld aktiviert sein kann, können Sie für jedes Feld in der Ansicht einen anderen Filter angeben. Wenn Sie z. B. die Namen der Kontakte anzeigen möchten, die in Großbritannien leben und deren Geburtstag im April liegt, können Sie die Kontakttabelle nach den Feldern CountryRegion und BirthDate filtern.

Wenn Sie mehrere Felder in einer einzigen Sicht filtern, werden die Filter mit dem Und-Operator z. B. nach folgendem Muster kombiniert:

LandRegion = Großbritannien Und Monat von GeburtsDatum = April

Sie können die Filterergebnisse genau wie die ursprüngliche Ansicht verwenden. Beispielsweise können Sie Daten bearbeiten und dann zu andern Datensätzen wechseln.

Sie stellen die ungefilterte Ansicht wieder her, indem Sie die Filter entfernen. Wenn Sie einen Filter vorübergehend entfernen, wird er aus der Ansicht entfernt, sodass Sie wieder zur ursprünglichen, ungefilterten Ansicht wechseln. Klicken Sie in der Gruppe Sortieren und filtern auf der Registerkarte Start auf Filter ein/aus, um zwischen der gefilterten und ungefilterten Ansicht zu wechseln.

Sie können einen Filter endgültig aus einer Ansicht entfernen, indem Sie ihn löschen. Informationen zum Löschen von Filtern finden Sie im Abschnitt Löschen oder Speichern eines Filters.

Filtereinstellungen bleiben so lange wirksam, bis Sie das Objekt schließen, sogar wenn Sie zu einer anderen Objektansicht wechseln. Anders ausgedrückt, wenn Sie ein Formular in der Datenblattansicht filtern, sind die Filtereinstellungen bei einem Wechsel zur Formularansicht oder Layoutansicht noch aktiviert und bleiben wirksam, bis Sie das Formular schließen. Wenn Sie das Objekt speichern, während der Filter angewendet wird, ist er beim nächsten Öffnen des Objekts verfügbar.

Von der Einstellung der BeimLadenFiltern-Eigenschaft ist abhängig, ob die Filtereinstellungen beim nächsten Öffnen des Objekts aktiviert sind. Wenn Sie die BeimLadenFiltern-Eigenschaft einer Tabelle, einer Abfrage, eines Formulars oder eines Berichts auf Ja festlegen, werden die zuletzt wirksamen Filtereinstellungen beim erneuten Öffnen des Objekts angewendet.

 Hinweis   Die BeimLadenFiltern-Eigenschafteneinstellung wird nur beim Laden des Objekts angewendet. Das Festlegen dieser Eigenschaft in Entwurfsansicht und das darauf folgende Wechseln zu einer anderen Ansicht führt zu keiner Anwendung der Einstellung. Damit die Änderungen an den BeimLadenFiltern-Eigenschafteneinstellungen wirksam werden, müssen Sie das Objekt schließen und dann erneut öffnen.

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• Allgemeine Filter

• Auswahlbasierte Filter

• Formularbasierte Filter

• Erweiterte Filter

Office Access 2007 enthält einige gebrauchsfertige Filter für jeden Datentyp. Diese Filter sind als Menübefehle in den folgenden Ansichten verfügbar: Datenblatt, Formular, Bericht und Layout. Abgesehen von diesen Filtern können Sie ein Formular oder Datenblatt auch filtern, indem Sie ein Formular ausfüllen (als formularbasierter Filter).

Wenn Sie flexibler sein möchten und mit dem Schreiben von Ausdrücken vertraut sind, können Sie mithilfe der Optionen auf der Dokumentregisterkarte Filtern eigene Filter erstellen.

Im Folgenden finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Filterarten, die Ihnen in Access zur Verfügung stehen.

Allgemeine Filter

Einige häufig verwendete Filter sind als Kontextmenübefehle verfügbar, sodass Sie keine Zeit mit dem Erstellen der richtigen Filterkriterien verlieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu filternde Feld, um auf diese Befehle zuzugreifen.

 Hinweis   Die Filteroptionen sind nicht verfügbar, wenn Sie zwei oder mehr Spalten oder Steuerelemente auswählen. Wenn Sie die Ansicht für mehrere Spalten oder Steuerelemente filtern möchten, müssen Sie entweder jede Spalte oder jedes Steuerelemente gesondert auswählen und filtern oder eine erweiterte Filteroption verwenden. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Formularbasierte Filter und Erweiterte Filter in diesem Artikel.

Außer für OLE-Objektfelder und Felder, die berechnete Werte anzeigen, gibt es für alle Feldtypen allgemeine Filter. Die Liste der verfügbaren Filter hängt vom Datentyp und den Werten des ausgewählten Felds ab.

So zeigen Sie z. B. die für das BirthDate-Feld verfügbaren Filter an:

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter.

 Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um nach speziellen Werten zu filtern. In der Liste werden alle Werte angezeigt, die aktuell im Feld dargestellt werden.

 Klicken Sie auf einen dieser Filter, und geben Sie die erforderlichen Werte an, um nach einem Wertbereich zu filtern.

Wenn Sie beispielsweise die Geburtstage anzeigen möchten, die zwischen dem aktuellem Datum und dem Jahresende liegen, klicken Sie auf Zwischen. Geben Sie dann im Dialogfeld Zwischen das entsprechende Start- und Enddatum an.

Wenn Sie alle Geburtstage anzeigen möchten, die auf ein bestimmtes Datum fallen, verwenden Sie die Werteliste. In einer ungefilterten Ansicht enthält die Werteliste für die einzelnen Felder alle eindeutigen Werte, die im jeweiligen Feld gespeichert sind.

 Hinweis   Wird eine Ansicht gefiltert, enthält die Werteliste für die einzelnen Felder nur die eindeutigen Werte, die in der Ansicht zu sehen sind. Wenn z. B. das CountryRegion-Feld gefiltert wird, sodass nur die Datensätze mit dem Wert USA angezeigt werden, zeigt die Werteliste des Full Name-Felds nur die Namen der Personen an, die in den USA leben. Entfernen Sie einige oder alle Filter aus der Ansicht, um mehrere Werte in der Werteliste anzuzeigen.

Beachten Sie, dass sich die Werte im Datumsfeld auf die Liste der typspezifischen Filter auswirken. Wenn der aktuellste Datumswert in einem Datumsfeld innerhalb der letzten beiden Jahre liegt, erhalten Sie eine längere und detailliertere Filterliste. Ist keiner der Datumswerte in einem Feld jünger als zwei Jahre, erhalten Sie eine kürzere Filterliste.

 Hinweis   Typspezifische Filter sind für Ja/Nein-, OLE-Objekt- und Anlagenfelder nicht verfügbar. Die Werteliste ist für Memofelder und für Felder nicht verfügbar, die Rich-Text enthalten.

Auswahlbasierte Filter

Falls der Wert, den Sie als Basis für den Filter verwenden möchten, bereits ausgewählt ist, können Sie umgehend einen Filter anwenden, indem Sie auf einen der Befehle unter Auswahl klicken. Die verfügbaren Befehle werden vom Datentyp des ausgewählten Werts bedingt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken, können Sie auf diesen Befehl im Kontextmenü des Felds zugreifen.

Ist z. B. der Wert 21.2.1967 im Feld BirthDate ausgewählt, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Auswahl, um den Filter nach Auswahlbefehlen anzuzeigen.

Die Befehlsliste schließt automatisch den aktuellen Wert ein, sodass Sie ihn nicht eingeben müssen.

Die Liste der Befehle hängt außerdem davon ab, wie viel vom Wert ausgewählt ist. Wenn Sie z. B. nur einige Zeichen im Wert auswählen, wird Ihnen in Abhängigkeit vom ausgewählten Teil des Felds eine andere Liste von Befehlen angezeigt.

 Filter, die den Anfang eines Feldwerts verwenden...

 ...in der Mitte eines Feldwerts...

 ...oder dem Ende eines Feldwerts.

 Hinweis   Filtern basierend auf einer Teilauswahl ist für mehrwertige Felder nicht verfügbar.

Der Befehl Auswahl ist für Anlagen nicht verfügbar.

Formularbasierte Filter

Dieses Verfahren ist nützlich, wenn Sie auf mehrere Felder in einem Formular oder Datenblatt einen Filter anwenden möchten oder wenn Sie einen bestimmten Datensatz suchen. Es wird ein leeres Formular oder Datenblatt erstellt, das dem Original ähnelt. In diesem Formular oder Datenblatt können Sie so viele Felder ausfüllen, wie Sie möchten. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, werden die Datensätze von Access gesucht, die die angegebenen Werte enthalten.

 Hinweis   Sie können Feldwerte für mehrwertige Felder weder durch Filtern nach Formular noch nach Memo-, Hyperlink-, Ja/Nein- oder OLE-Objektdatentypen angeben. Allerdings können Sie Werte für andere Felder im Recordset angeben.

Angenommen, Sie suchen alle Kundendatensätze, in denen der Titel der Kontaktperson Besitzer lautet. Diese Person lebt entweder in Portland oder in Eugene. Öffnen Sie das Kontaktformular, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Spezialfilter/-sortierung, und klicken Sie anschließend auf Formularbasierter Filter.

Geben Sie den ersten Satz an Werten ein, klicken Sie dann auf die Registerkarte Oder, und geben Sie dann den nächsten Satz an Werten ein. Beachten Sie, dass Sie einen Feldwert auf der Registerkarte Suchen nach und auf jeder Registerkarte Oder eingeben müssen, wenn ein Filterwert als Filter unabhängig von anderen Feldwerten funktionieren soll. Eine Registerkarte Oder stellt immer einen alternativen Satz an Filterwerten dar.

Zum Wechseln des Filters:  

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter ein/aus.

Nur die Datensätze werden angezeigt, die Ihren Angaben entsprechen.

Erweiterte Filter

Gelegentlich möchten Sie möglicherweise einen Filter anwenden, der nicht zur Liste der allgemeinen Filter gehört. Wenn Sie z. B. Datensätze suchen, deren Datum innerhalb der letzten sieben Tage oder der letzten sechs Monate liegt, müssen Sie das Filterkriterium selbst schreiben.

Beim Verwenden dieses Features ist Vertrautheit mit dem Schreiben von Ausdrücken erforderlich. Ausdrücke sind mit den Formeln vergleichbar, die Sie in Excel schreiben, und mit den Kriterien, die Sie beim Entwerfen einer Abfrage angeben.

Wenn Sie beispielsweise die Namen der Kontakte ermitteln möchten, die in den letzten sieben Tagen Geburtstag hatten, können Sie einen erweiterten Filter verwenden.

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.

Sie fügen die Filterfelder dem Entwurfsbereich hinzu und geben die Filterkriterien in die Zeile Kriterien ein.

Wenn Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter ein/aus klicken, werden die gefilterten Datensätze angezeigt.

Wenn Sie nun anhand desselben Beispiels die Ergebnisse noch weiter auf die Personen einschränken möchten, die in den USA leben, wechseln Sie wieder zur Objektregisterkarte Filtern, fügen Sie dem Bereich das CountryRegion-Feld hinzu, und geben Sie ein Kriterium an.

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• Anwenden eines allgemeinen Filters

• Anwenden eines auswahlbasierten Filters

• Anwenden eines Filters durch das Ausfüllen eines Formulars

• Anwenden eines erweiterten Filters

 Hinweis   Wenn die Filterbefehle in keiner der Ansichten angezeigt werden, wurde das Filtern möglicherweise vom Ersteller des Formulars oder der Datenbank deaktiviert. Wenden Sie sich an den Ersteller, um weitere Informationen zu erhalten.

Anwenden eines allgemeinen Filters

1. Öffnen Sie eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht in einer der folgenden Ansichten: Datenblatt, Formular, Bericht oder Layout.
2. Stellen Sie sicher, dass die Ansicht noch keinen Filter besitzt. Überprüfen Sie auf der Datensatzmarkiererleiste, ob das Symbol Ungefiltert oder das abgeblendete Symbol Kein Filter vorhanden ist.

    Tipp   Klicken Sie in der Gruppe Sortieren und filtern auf der Registerkarte Start auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen, um alle Filter für ein bestimmtes Objekt zu entfernen.

3. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Spalte oder dem Steuerelement, das dem ersten zu filternden Feld entspricht.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter.
5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Zeigen Sie auf Textfilter (Zahlenfilter oder Datumsfilter), und klicken Sie dann auf den gewünschten Filter, um einen allgemeinen Filter anzuwenden. Bei Filtern, wie Gleich oder Zwischen, müssen Sie die erforderlichen Werte eingeben.

      Tipp   Bestimmte Zeichen, wie *, % oder ? haben im Filtertextfeld eine spezielle Bedeutung. Beispielsweise stellt * eine Zeichenfolge dar, d. h. die Zeichenfolge a* entspricht einer beliebigen Zeichenfolge, die mit a beginnt und nicht nur der literalen Zeichenfolge a*. Soll die spezielle Bedeutung eines Zeichens ignoriert werden, schließen Sie es in eckige Klammern [] ein: a[*]. In Datenbanken, die den Standard ANSI-89 verwenden, werden *, ?, [, ], !, - und # als Sonderzeichen behandelt. In Datenbanken, die den Standard ANSI-92 verwenden, werden %, _, [, ], ^ und - als Sonderzeichen behandelt. In Access können Sie beide Standards verwenden, aber Sie können beide Standards (z. B. ?a*) nicht in einem bestimmten Ausdruck vermischen

   • Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Werten, die nicht zum Filter gehören sollen, und klicken Sie auf OK, um einen auf Feldwerten basierenden Filter anzuwenden.

     Hinweis  Wenn Sie bei einer umfangreichen Werteliste nur nach einem oder wenigen Werten filtern möchten, deaktivieren Sie zuerst das Kontrollkästchen (Alle auswählen), und wählen Sie dann die gewünschten Werte aus.

   • Deaktivieren Sie in der Kontrollkästchenliste das Kontrollkästchen (Alle auswählen), und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben (Leer), um nach Nullwerten zu filtern (ein Nullwert gibt an, dass keine Daten vorhanden sind).
6. Wiederholen Sie die drei vorhergehenden Schritte für jedes Feld, das Sie filtern möchten.

Anwenden eines auswahlbasierten Filters

1. Öffnen Sie eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht in einer der folgenden Ansichten: Datenblatt, Formular, Bericht oder Layout.
2. Stellen Sie sicher, dass die Ansicht noch keinen Filter besitzt. Überprüfen Sie auf der Datensatzmarkiererleiste, ob das Symbol Ungefiltert oder das abgeblendete Symbol Kein Filter vorhanden ist.
3. Wechseln Sie zu dem Datensatz mit dem Wert, der zum Filter gehören soll, und klicken Sie auf eine Stelle in der Spalte (in der Datenblattansicht) oder im Steuerelement (in der Formular-, Berichts- oder Layoutansicht). Soll der Filter auf einer Teilauswahl basieren, wählen Sie die gewünschten Zeichen aus.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Auswahl, und klicken Sie dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.
5. Wiederholen Sie die beiden vorherigen Schritte, um basierend auf einer Auswahl weitere Felder zu filtern.

Anwenden eines Filters durch das Ausfüllen eines Formulars

1. Öffnen Sie eine Tabelle oder eine Abfrage in der Datenblattansicht, oder öffnen Sie ein Formular in der Formularansicht.
2. Stellen Sie sicher, dass die Ansicht noch keinen Filter besitzt. Überprüfen Sie auf der Datensatzmarkiererleiste, ob das Symbol Ungefiltert oder das abgeblendete Symbol Kein Filter vorhanden ist.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Formularbasierter Filter.
4. Führen Sie, je nachdem, ob Sie die Datenblattansicht oder die Formularansicht verwenden, eine der folgenden Aktionen aus:
   • Klicken Sie in der Datenblattansicht auf die erste Zeile in der Spalte, die Sie filtern möchten. Klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und wählen Sie einen Wert aus. Sie können zusätzliche Werte hinzufügen, indem Sie auf die Registerkarte Oder am unteren Rand des Datenblatts klicken und einen weiteren Wert auswählen.
   • Klicken Sie in der Formularansicht auf den Pfeil, der in dem Steuerelement angezeigt wird, und wählen Sie einen Wert aus, nach dem Sie filtern möchten. Sie können zusätzliche Werte hinzufügen, indem Sie auf die Registerkarte Oder am unteren Rand des Formulars klicken und einen weiteren Wert auswählen. Klicken Sie auf die Registerkarte Oder, um noch mehr Werte hinzuzufügen.

    Hinweis   Sie können Feldwerte für mehrwertige Felder nicht durch formularbasiertes Filtern angeben. Allerdings können Sie Werte für ein beliebiges nicht mehrwertiges Feld im Datensatz angeben.

   Beim Klicken auf den Dropdownpfeil für ein Feld wird keine Liste mit Feldwerten angezeigt

   Falls beim Klicken auf den Dropdownpfeil für ein Feld (oder wenn kein Dropdownpfeil vorhanden ist) nur die Werte Ist Null und Ist nicht Null angezeigt werden, zeigen Sie die tatsächlichen Feldwerte folgendermaßen an:
   • Stellen Sie sicher, dass der Datentyp des Felds nicht Memo, Hyperlink, Ja/Nein oder OLE-Objekt lautet. Bei Feldern mit diesem Datentyp können die Feldwerte nicht auf der Objektregisterkarte Formularbasierter Filter angezeigt werden. Mehrwertige Felder können auch keine Werte auf der Registerkarte Formularbasierter Filter anzeigen.
   • Wenn mehr Datensätze gelesen werden als im Bereich Vorgabe der max. Datensätze im Abschnitt Optionen der Filteranwendung für Datenbank des Dialogfelds Access-Optionen angegeben sind, werden in Access die Werte für das Feld nicht in der Liste angezeigt. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie anschließend auf Access-Optionen, um das Dialogfeld Access-Optionen zu öffnen. Klicken Sie auf Bearbeiten, und ändern Sie dann die Einstellung Vorgabe der max. Datensätze, um das Problem zu bearbeiten.
   • Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Bearbeiten. Aktivieren Sie im Abschnitt Optionen der Filteranwendung für Datenbank die Kontrollkästchen Lokalen indizierten Felder und Lokalen nicht indizierten Felder.
   • Wechseln Sie wieder zur Datenblattansicht oder Formularansicht.

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   Verwenden Sie den oder-Operator, um eine Liste möglicher Werte für ein Feld anzugeben. Sie können im City-Feld z. B. "Portland" oder "Oregon" angeben, um nach Datensätzen zu filtern, die einen dieser Werte enthalten.

   Klicken Sie auf das Steuerelement, sodass es den gewünschten Status annimmt, wenn der Filter auf dem Status eines Steuerelements (z. B. eines Kontrollkästchens oder einer Schaltfläche) basieren soll.

   Wenn Sie nach Datensätzen filtern möchten, deren Werte Null (kein Wert), nicht NULL, leer (bzw. "") oder nicht leer sind, geben Sie Ist Null, Ist nicht Null, "" oder Nicht "" in das Feld ein.

5. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise zwei unterschiedliche Kriteriengruppen angeben. Angenommen, Sie möchten nur die Namen der Kontakte anzeigen, bei denen der Wert für das Land/die Region USA ist und deren Geburtstag im April liegt, oder nur die Namen der Kontakte, bei denen der Wert für das Land/die Region Asien ist und deren Geburtstag im Mai liegt.

   Wenn alle Datensätze abgerufen werden sollen, die jeweils einem aus mehreren Kriteriengruppen entsprechen, müssen Sie die Kriterien etwas anders angeben.

   Geben Sie die erste Reihe an Kriterien ein, klicken Sie dann auf die Registerkarte Oder, und geben Sie dann die nächste Reihe an Kriterien ein. Geben Sie einen Feldwert in die Registerkarte Suchen nach und in jede Registerkarte Oder ein, wenn Sie möchten, dass ein Feldwert unabhängig von anderen Feldwerten funktioniert. Anders gesagt stellt die Registerkarte Suchen nach und jede Registerkarte Oder einen alternativen Satz an Filterwerten dar.

   Beachten Sie, dass bei jedem Hinzufügen eines Feldkriteriums zur Registerkarte Oder eine weitere Registerkarte Oder erstellt wird. Dadurch können Sie mehrere Oder-Kriterien erstellen. Der Filter gibt jeden Datensatz zurück, der alle Werte aus der Registerkarte Suchen nach, alle Werte aus der ersten Registerkarte Oder oder alle Werte aus der zweiten Registerkarte Oder usw. enthält.

6. Klicken Sie erneut auf Filter ein/aus, um den Filter zu entfernen und alle Datensätze anzuzeigen.
7. Klicken Sie erneut auf Formularbasierter Filter, um den Filter zu ändern.

   Der aktuelle Satz an Filterkriterien wird angezeigt.

Anwenden eines erweiterten Filters

1. Öffnen Sie eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht in einer der folgenden Ansichten: Datenblatt, Formular, Bericht oder Layout.
2. Stellen Sie sicher, dass die Ansicht noch keinen Filter besitzt. Überprüfen Sie auf der Datensatznavigatorleiste, ob Kein Filter abgeblendet (nicht verfügbar) ist. Wenn die Datensatznavigatorleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Gruppe Sortieren und filtern auf der Registerkarte Start auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen (wenn Alle Filter löschen ausgeblendet ist, sind keine Filter aktiv).
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.
4. Fügen Sie die Felder hinzu, auf die Sie einen Filter im Datenblatt anwenden möchten.
5. Geben Sie in die Zeile Kriterien der einzelnen Felder ein Kriterium an. Die Kriterien werden als Gruppe angewendet, und nur die Datensätze werden angezeigt, die allen Kriterien in der Zeile Kriterien entsprechen. Wenn Sie alternative Kriterien für ein einzelnes Feld angeben möchten, geben Sie das erste Kriterium in die Zeile Kriterien ein und das zweite Kriterium in die Zeile Oder usw.

    Hinweis   Der gesamte Satz an Kriterien in der Zeile Oder wird als Alternative zu den Kriterien in der Zeile Kriterien angewendet. Wenn Sie ein Kriterium in beiden Sätzen von Kriterien anwenden möchten, dann müssen Sie dieses Kriterium sowohl in die Zeile Kriterium als auch in die Zeile Oder eingeben.

6. Klicken Sie auf Filter ein/aus, um die gefilterten Zeilen anzuzeigen.

 Tipp   Das Schreiben von Kriterien können Sie auf einfache Weise lernen, indem Sie einen allgemeinen Filter oder einen auf einer Auswahl basierenden Filter anwenden, dessen Ergebnisse dem Gesuchten nahe kommen. Wenn der Filter auf die Ansicht angewendet ist, zeigen Sie die Objektregisterkarte Filter an:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.

Überprüfen Sie das Ergebnis, und überarbeiten Sie die Kriterien in der Zeile Kriterien so, dass das gewünschte Ergebnis zurückgegeben wird.

 Hinweis   Auf der Dokumentregisterkarte Filtern stehen Ihnen zwei spezielle Befehle zur Verfügung. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle über dem Entwurfsbereich klicken, sind die Befehle Von Abfrage laden und Als Abfrage speichern im Kontextmenü enthalten.

Mit dem Befehl Von Abfrage laden wird der Entwurf einer ausgewählten Abfrage in das Datenblatt geladen. Dadurch können Sie die Abfragekriterien als Filterkriterien verwenden. Der Befehl Als Abfrage speichern ermöglicht Ihnen das Speichern der Filtereinstellungen als neue Abfrage.

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Entfernen oder erneutes Anwenden eines Filters

Entfernen Sie die Filter, wenn Sie zur ungefilterten Ansicht der Daten wechseln möchten.

• Klicken Sie auf der Datensatznavigatorleiste auf Gefiltert, um die vollständige Ansicht wiederherzustellen.

Wenn Sie die aktuellen Filter entfernen, werden die Filter vorübergehend aus allen Feldern der Ansicht entfernt. Wenn Sie z. B. zunächst Filter auf die Felder CountryRegion und BirthDate angewendet haben und dann die Filter entfernen, werden wieder alle Datensätze angezeigt.

• Klicken Sie auf der Datensatznavigatorleiste auf Ungefiltert, um die zuletzt verwendeten Filter erneut anzuwenden.

Die zuletzt verwendeten Filtereinstellungen werden erneut auf die Ansicht angewendet. Für das vorhergehende Beispiel heißt das, dass die zuvor angewendeten Filter auf die Felder CountryRegion und BirthDate wieder wirksam werden.

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Löschen oder Speichern eines Filters

Löschen Sie einen Filter, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen. Wenn Sie einen Filter löschen, wird er aus der Ansicht entfernt und kann nicht durch Klicken auf Ungefiltert auf der Statusleiste erneut angewendet werden.

Sie können einen einzelnen Filter aus einem einzelnen Feld löschen, oder Sie können alle Filter aus allen Feldern in der Ansicht löschen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gefilterte Spalte oder das Steuerelement, und klicken Sie dann auf Filter löschen aus Feldname, um einen einzelnen Filter aus einem Feld zu löschen.
• So löschen Sie alle Filter aus alle Feldern:

  Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Alle Filter löschen.

Filter können problemlos für eine spätere Verwendung gespeichert werden. Die Filtereinstellungen, die beim Schließen einer Tabelle, einer Abfrage, eines Formular oder eines Berichts wirksam sind, werden automatisch mit dem Objekt gespeichert und können erneut angewendet werden. Standardmäßig werden die Filtereinstellungen jedoch nicht beim nächsten Öffnen des Objekts automatisch angewendet.

Sollen die aktuellen Filter automatisch beim nächsten Öffnen einer Tabelle, einer Abfrage, eines Formular oder eines Berichts angewendet werden, legen Sie die BeimLadenFiltern-Eigenschaft des Objekts auf Ja fest. Im Eigenschaftenblatt des Objekts können Sie diese Eigenschaft festlegen.

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