Manchmal werden die Werte, die Sie benötigen, in einer anderen Tabelle gespeichert. Angenommen, Sie haben eine Datenbank zur Problemverfolgung und möchten die Mitarbeiter und Vertragspartner nachverfolgen, denen Sie Probleme zugewiesen haben. Die Informationen zu diesen Personen werden in der Kontakttabelle verfolgt. Sie können ein mehrwertiges Nachschlagefeld erstellen, in dem in einem Kombinationsfeld- oder einem Listenfeld-Steuerelement Namen angezeigt werden. Wenn Sie die Personen auswählen, denen ein Problem zugewiesen werden soll, wird die entsprechende Kontakt-Nr. im Problemdatensatz gespeichert.

In diesem Artikel wird beschrieben, was ein mehrwertiges Nachschlagefeld ist und wie zu es einer Tabelle hinzugefügt wird. In diesem Artikel wird außerdem die Konvertierung von vorhandenen Spalten in mehrwertige Nachschlagefelder erläutert.

Informationen zum programmgesteuerten Suchen nach einem Wert in einer Tabelle finden Sie im Referenzartikel DomWert-Funktion. Weitere Informationen zu Mehrfachwertfeldern finden Sie unter Anleitung zu Mehrfachwertfeldern.

In den meisten Datenbank-Managementsystemen können Sie nur jeweils einen Wert pro Feld speichern. Dies gilt auch für frühere Versionen von Access. In Microsoft Office Access 2007 hingegen können Sie auch Felder erstellen, die mehrere Werte enthalten, z. B. eine Liste mit Personen, denen Sie Themen zugewiesen haben. Mehrwertige Felder eignen sich für bestimmte Situationen, z. B. wenn Sie Office Access 2007 für die Arbeit mit Informationen verwenden, die in einer Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-Liste gespeichert sind, und wenn diese Liste ein Feld enthält, das eines der mehrwertigen Felder aus Windows SharePoint Services 3.0 verwendet.

• Was ist ein mehrwertiges Nachschlagefeld?

• Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

• Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds mithilfe des Bereichs "Feldliste"

• Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Entwurfsansicht

• Verwenden des Nachschlage-Assistenten zum Erstellen von mehrwertigen Nachschlagefeldern

• Grundlegendes zu gebundenen Werten und Anzeigewerten in einem mehrwertigen Nachschlagefeld

• Einführung in die Eigenschaften von Nachschlagefeldern

• Ändern des Entwurfs eines Nachschlagefelds für ein Mehrfachwertfeld

Was ist ein Nachschlagefeld?

Ein mehrwertiges Nachschlagefeld ist ein Feld in einer Tabelle, dessen Wert aus einer anderen Tabelle oder Abfrage oder aus einer Wertliste abgerufen wird. Mithilfe eines Nachschlagefelds können Sie eine Auswahlliste in einem Kombinations- oder Listenfeld anzeigen. Die Auswahlmöglichkeiten können von einer Tabelle oder Abfrage bereitgestellt werden oder von Ihnen eingegebene Werte sein. Da es sich um ein mehrwertiges Nachschlagefeld handelt, können mehrere Elemente ausgewählt werden.

Sie können ein mehrwertiges Nachschlagefeld manuell erstellen, indem Sie die Eigenschaften eines Nachschlagefelds festlegen, oder automatisch, indem Sie den Nachschlage-Assistenten ausführen. Wenn möglich, sollten Sie zum Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds den Nachschlage-Assistenten verwenden. Dieser vereinfacht den Vorgang, da er automatisch die entsprechenden Feldeigenschaften auffüllt und die richtigen Tabellenbeziehungen erstellt.

Sie können ein mehrwertiges Nachschlagefeld in der Datenblattansicht oder in der Entwurfsansicht erstellen.

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Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

Standardmäßig wird eine Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet. Sie können ein mehrwertiges Nachschlagefeld hinzufügen, indem Sie in der Gruppe Felder und Spalten auf der Registerkarte Datenblatt auf Nachschlagespalte klicken. Damit starten Sie den Nachschlage-Assistenten, der Sie durch das Erstellen des Nachschlagefelds führt.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, in der Sie das Nachschlagefeld erstellen möchten. Daraufhin wird die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Nachschlagespalte.

   

   Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.

   

5. Geben Sie auf der ersten Seite des Nachschlage-Assistenten an, ob das Nachschlagefeld auf den Werten aus einer Tabelle oder aus einer Abfrage basieren soll oder auf einer Liste mit von Ihnen eingegebenen Werten.

   Am häufigsten werden Nachschlagefelder mit mehreren Werten verwendet, die Werte anzeigen, die in einer entsprechenden Tabelle oder Abfrage nachgeschlagen wurden.

6. Informationen zum Ausführen des Nachschlage-Assistenten finden Sie unter Verwenden des Nachschlage-Assistenten.

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Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds mithilfe des Bereichs "Feldliste"

Wenn Sie eine Datenbank verwenden, die mehrere Tabellen enthält, können Sie die Erstellung eines mehrwertigen Nachschlagefelds starten, indem Sie ein Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen. Im Bereich Feldliste werden Felder angezeigt, die in anderen Tabellen der Datenbank verfügbar sind. Wenn Sie auf diese Weise ein mehrwertiges Nachschlagefeld erstellen, wird der Nachschlage-Assistent automatisch gestartet, und das Feld, das Sie ziehen, wird zu einem Feld im Nachschlagefeld.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, in der Sie das Nachschlagefeld erstellen möchten. Daraufhin wird die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Vorhandene Felder hinzufügen.

   

   Der Bereich Feldliste wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben einer Tabelle, um die Liste der Felder in dieser Tabelle anzuzeigen.
6. Ziehen Sie in der Datenblattansicht das gewünschte Feld aus dem Bereich Feldliste in die Tabelle.
7. Wenn die Einfügelinie angezeigt wird, legen Sie das Feld an der gewünschten Position ab.

   

   Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.

8. Informationen zum Ausführen des Nachschlage-Assistenten finden Sie unter Verwenden des Nachschlage-Assistenten.

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Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Entwurfsansicht

Sie können ein Nachschlagefeld nicht nur in der Datenblattansicht, sondern auch in der Entwurfsansicht erstellen. In beiden Ansichten verwenden Sie denselben Nachschlage-Assistenten zum Erstellen eines Nachschlagefelds. In der Entwurfsansicht können Sie allerdings uneingeschränkt auf sämtliche Feldeigenschaften zugreifen und diese direkt bearbeiten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, der Sie das mehrwertige Suchfeld hinzufügen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
4. Suchen Sie im Tabellenentwurfsbereich nach der ersten leeren Zeile.
5. Klicken Sie in der ersten leeren Zeile in die Spalte Feldname, und geben Sie anschließend einen Feldnamen für das mehrwertige Nachschlagefeld ein.
6. Klicken Sie für diese Zeile in die Spalte Datentyp, klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie dann in der Dropdownliste die Option Nachschlage-Assistent aus.

   Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.

   

7. Geben Sie auf der ersten Seite des Nachschlage-Assistenten an, ob das Nachschlagefeld auf den Werten aus einer Tabelle oder aus einer Abfrage basieren soll oder auf einer Liste mit von Ihnen eingegebenen Werten.

   Meistens bezieht das Nachschlagefeld seine Werte aus einer verbundenen Tabelle oder Abfrage.

8. Informationen zum Ausführen des Nachschlage-Assistenten finden Sie unter Verwenden des Nachschlage-Assistenten.

Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften auf den Optionen basieren, die Sie im Nachschlage-Assistenten ausgewählt haben. Sie können die Feldeigenschaften im unteren Bereich der Entwurfsansicht unter Feldeigenschaften anzeigen. Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen.

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Verwenden des Nachschlage-Assistenten zum Erstellen von mehrwertigen Nachschlagefeldern

Der Nachschlage-Assistent wird in den folgenden Fällen gestartet: wenn Sie ein Nachschlagefeld in der Datenblattansicht erstellen, wenn Sie ein Feld aus dem Bereich Feldliste in eine Tabelle ziehen, die in der Datenblattansicht geöffnet wird, und wenn Sie in der Entwurfsansicht die Option Nachschlage-Assistent in der Spalte Datentyp auswählen. Der Assistent führt Sie durch die Schritte zum Erstellen eines Nachschlagefelds und legt die entsprechenden Feldeigenschaften automatisch so fest, dass sie Ihrer Auswahl entsprechen. Der Assistent erstellt Tabellenbeziehungen und ggf. Indizes, um das Nachschlagefeld zu unterstützen.

Auf der ersten Seite des Assistenten müssen Sie entscheiden, ob das Nachschlagefeld auf einer Tabelle oder Abfrage basieren soll oder auf einer Liste mit von Ihnen eingegebenen Werten. Unter der Voraussetzung, dass die Datenbank fehlerfrei entworfen wurde und die Daten in themenbasierte Tabellen aufgeteilt sind, wählen Sie in der Regel eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für das Nachschlagefeld aus.

• Erstellen des mehrwertigen Nachschlagefelds auf der Basis einer Tabelle oder Abfrage

  1. Klicken Sie im Nachschlage-Assistenten auf Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen und dann auf Weiter.
  2. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
  3. Klicken Sie unter Verfügbare Felder auf die Felder, die in Ihrem Nachschlagefeld enthalten sein sollen.
  4. Klicken Sie auf die Größer-als-Schaltfläche (>), um die ausgewählten Felder in die Liste Ausgewählte Felder zu verschieben. Klicken Sie auf die doppelte Größer-als-Schaltfläche (»), um alle Felder in die Liste Ausgewählte Felder zu verschieben. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
  5. Wählen Sie optional ein bis vier Felder aus, nach denen die Nachschlageelemente sortiert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.
  6. Passen Sie ggf. die Breite der Spalten in Ihrem Nachschlagefeld an, und klicken Sie dann auf Weiter.
  7. Wählen Sie unter Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen aus.

      Hinweis   Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, um das Speichern von Mehrfachwerten zuzulassen.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

     Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften auf den Optionen basieren, die Sie im Nachschlage-Assistenten ausgewählt haben.

  9. Wenn Sie die Tabelle speichern möchten, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern.

     Tastenkombination  STRG+S

• Erstellen des mehrwertigen Nachschlagefelds auf der Basis eingegebener Werte

  1. Klicken Sie im Nachschlage-Assistenten auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben, und klicken Sie dann auf Weiter.
  2. Geben Sie die Spaltenanzahl ein. Geben Sie dann jeden Wert unter Sp1 ein. Um zur nächsten Zeile zu gelangen, drücken Sie TAB.
  3. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.
  4. Geben Sie im Nachschlage-Assistenten eine Bezeichnung für die Nachschlagespalte ein.
  5. Wählen Sie unter Möchten Sie für den Nachschlagevorgang mehrere Werte speichern? das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen aus.

      Hinweis   Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, um das Speichern von Mehrfachwerten zuzulassen.

  6. Klicken Sie auf Fertig stellen.

     Wenn Sie auf Fertig stellen klicken, wird ein Nachschlagefeld erstellt, dessen Feldeigenschaften auf den Optionen basieren, die Sie im Nachschlage-Assistenten ausgewählt haben.

  7. Wenn Sie die Tabelle speichern möchten, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern.

     Tastenkombination  STRG+S

  Wenn Sie die Tabelle in der Datenblattansicht anzeigen, wird das Mehrfachwertfeld nach dem Erstellen als Dropdownliste für ein Kontrollkästchen angezeigt.

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Grundlegendes zu gebundenen Werten und Anzeigewerten in einem mehrwertigen Nachschlagefeld

Access hat in der Vergangenheit Nachschlagefelder mit einem Wert in mehreren Versionen unterstützt. Mehrwertige Nachschlagefelder wurden neu in Office Access 2007 eingeführt. Der Zweck eines Nachschlagefelds ist die Anzeige einer Zahl wie einer Nummer (oder anderen fremden Schlüsselwerten) durch einen bedeutungsvollen Ausdruck, z. B. einen Namen, zu ersetzen. So kann z. B. statt einer Kontakt-Nr. ein Kontaktname angezeigt werden. Bei der Kontakt-Nr. handelt es sich um den gebundenen Wert. Die Konktakt-Nr. wird automatisch in einer Quelltabelle oder -abfrage nachgeschlagen und durch den Kontaktnamen ersetzt. Bei dem Kontaktnamen handelt es sich um den Anzeigewert.

Wie bei einem Nachschlagefeld mit einem Wert, das über einen gefundenen und einen Anzeigewert verfügt, hat ein mehrwertiges Nachschlagefeld Anzeigewerte, die auf der Benutzeroberfläche angezeigt werden und gebundene Werte, die in der Tabelle gespeichert werden. Für jeden Eintrag in dem mehrwertigen Feld wird ein Anzeigewert "nachgeschlagen", der auf dem gebundenen Wert basiert.

Das bedeutet, dass Access oft einen nachgeschlagenen Anzeigewert anzeigt, der dem gebundenen Wert, der in dem Feld gespeichert ist, nicht entspricht. Beispielsweise kann ein Satz an Personalnummernwerten aus der Abfrage Erweiterte Kontakte im Feld ZugewiesenAn gespeichert werden. Bei den Personalnummern handelt es sich um die gebundenen Werte. Da es sich bei dem Feld ZugewiesenAn um ein Nachschlagefeld handelt, zeigt Access den Satz an nachgeschlagenen Werten in dem Abfrageergebnis an, – in diesem Fall die Kontaktnamen. Die Kontaktnamen sind die Anzeigenamen.

 Die Anzeigewerte

 Die gebundenen Werte

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen dem Anzeigewert eines mehrwertigen Nachschlagefelds und dessen gebundenem Wert zu verstehen. Die Anzeigenamen werden standardmäßig automatisch in der Datenblattansicht angezeigt. Die gebundenen Werte sind die Werte, die gespeichert, in Abfragekriterien verwendet und von Access standardmäßig in Verknüpfungen mit anderen Tabellen verwendet werden.

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Einführung in die Eigenschaften von Nachschlagefeldern

Die Eigenschaften des Nachschlagefelds können Sie im unteren Bereich der Entwurfsansicht unter Feldeigenschaften anzeigen. Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen, um die Eigenschaften speziell für das Nachschlagefeld anzuzeigen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, in der Sie das Nachschlagefeld hinzufügen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
4. Klicken Sie in die Spalte Feldname für das Nachschlagefeld.
5. Klicken Sie unter Feldeigenschaften auf die Registerkarte Nachschlagen.

   Die Nachschlageeigenschaften werden angezeigt.

   

Wenn Sie den Wert der ersten Eigenschaft (Steuerelement anzeigen) festlegen, ändert sich die Liste verfügbarer Eigenschaften und zeigt Ihre Auswahl an. Sie können die Eigenschaften des Nachschlagefelds so einrichten, dass sie das Verhalten eines Nachschlagefelds ändern. Wenn Sie mithilfe des Nachschlage-Assistenten das Nachschlagefeld erstellen, werden dessen Eigenschaften durch den Assistenten festgelegt.

Eigenschaften des Nachschlagefelds

Der gebundene Wert in einem Nachschlagefeld ist von der Eigenschaft Gebundene Spalte abhängig. Der Anzeigewert in einem Nachschlagefeld ist die Spalte bzw. sind die Spalten, für die in der Eigenschaft Spaltenbreiten ein Wert ungleich Null festgelegt ist.

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Ändern des Entwurfs eines Nachschlagefelds für ein Mehrfachwertfeld

Zum Ändern des Entwurfs eines mehrwertigen Nachschlagefelds müssen Sie – mit einer Ausnahme – in der Entwurfsansicht die Eigenschaften des Nachschlagefelds ändern. Wenn das Nachschlagefeld auf der Werteliste einer einzelnen Spalte basiert und die Eigenschaft Wertlistenbearbeitung zulassen auf Ja festgelegt ist, können Sie die Listenwerte in der Datenblattansicht oder in der Formularansicht ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das mehrwertige Nachschlagefeld und anschließend auf Listenelemente bearbeiten klicken.

Bearbeiten der Werteliste eines auf einer Werteliste basierenden Mehrfachwertfelds

Sie können der Werteliste Werte hinzufügen, die Werteliste ändern oder einen Standardwert festlegen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die das Mehrfachwertfeld enthält.

   Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle im mehrwertigen Nachschlagefeld.
5. Klicken Sie auf Listenelemente bearbeiten.
6. Ändern Sie die Werteliste, und klicken Sie dann auf OK.

Ändern eines mehrwertigen Nachschlagefelds, das auf einer Werteliste basiert, in ein mehrwertiges Nachschlagefeld, das auf einer Tabelle oder Abfrage basiert

1. Löschen Sie zuerst das vorhandene Mehrfachwertfeld, das auf einer Werteliste basiert.
   1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Neu.
   2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.
   3. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.
   4. Markieren Sie das Mehrfachwertfeld im Entwurfsbereich.

      Klicken Sie auf den Zeilenmarkierer des entsprechenden Felds, um dieses Feld zu markieren.

   5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Zeilen löschen.

      

      Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt.

   6. Wenn die Bestätigungsaufforderung angezeigt wird, klicken Sie auf Ja, um das Feld und alle enthaltenen Daten zu löschen. Wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten, klicken Sie auf Nein.
2. Erstellen Sie jetzt das neue Mehrfachwertfeld.

   Weitere Informationen zum Erstellen eines neuen Mehrfachwertfelds finden Sie im Abschnitt Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds in der Datenblattansicht.

Ändern des Entwurfs eines mehrwertigen Nachschlagefelds

Zum Ändern eines mehrwertigen Nachschlagefelds können Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen und dort die Eigenschaften des Nachschlagefelds ändern. Informationen über die Eigenschaften des Nachschlagefelds finden Sie im Abschnitt Einführung in die Eigenschaften von Nachschlagefeldern.

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