Access stellt mehrere Tools zum Hinzufügen, Ändern, Entfernen und sonstigen Aktualisieren der Daten in einer Datenbank bereit. Doch welches Tool müssen Sie verwenden? In diesem Thema finden Sie einen „Wegweiser“, in dem die Tools und deren optimale Verwendungsmöglichkeiten kurz beschrieben werden. Über Hyperlinks in den einzelnen Abschnitten gelangen Sie zu den praktischen Anleitungen für die Verwendung der Tools.

• Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“  Wenn Sie bereits in anderen Microsoft Office-Programmen, z. B. in Word, Dialogfelder des Typs Suchen verwendet haben, werden Sie dieses Dialogfeld wiedererkennen. Sie verwenden dieses Dialogfeld, wenn Sie eine kleinere Anzahl von Datensätzen oder aber solche Datensätze aktualisieren müssen, in denen die Such- oder Ersetzungskriterien (die zu suchenden oder zu ersetzenden Daten) mit einem einfachen Muster übereinstimmen. Denken Sie daran, dass das Dialogfeld Suchen und Ersetzen in Access einige Features aufweist, die ähnliche Dialogfelder in anderen Programmen möglicherweise nicht bereitstellen:
  • Die Option, Daten nach deren Format zu suchen
  • Die Option, ganze Datensätze oder Teile von solchen zu suchen

  Informationen zur Verwendung des Dialogfelds Suchen und Ersetzen finden Sie im Thema Suchen vollständiger oder teilweiser Datensätze in einer Tabelle, einer Abfrage oder einem Formular in Access.

• Formulare und Datenblätter für die Dateneingabe  Sie können Daten manuell ändern, indem Sie zunächst in einem Formular zu einem Datensatz navigieren und anschließend die Felder bearbeiten. Tabellen oder Abfragen können Sie auch in der Datenblattansicht (einem Gitter aus Zeilen und Spalten, das einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt ähnelt) bearbeiten und die Daten dort manuell ändern. Änderungen an Formularen und Datenblättern nehmen Sie am besten vor, wenn Sie nur eine kleinere Anzahl von Datensätzen oder Teile eines einzelnen Datensatzes ändern müssen. Formulare können sehr intuitiv gestaltet sein, und Sie können ohne gründliche Kenntnisse in Access (etwa der Optionen zum Erstellen und Ausführen von Abfragen) Änderungen vornehmen.

  Weitere Informationen zum Ändern von Daten mit diesen beiden Methoden finden Sie im Thema Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Daten.

• Aktualisierungsabfragen  Aktualisierungsabfragen verwenden Sie, um einem vorhandenen Datensatz Daten hinzuzufügen oder aber einen Teil von diesem zu ändern oder zu löschen. Aktualisierungsabfragen können Sie sich als eine leistungsfähige Form des Dialogfelds Suchen und Ersetzen vorstellen. Sie geben ein Auswahlkriterium (die grobe Entsprechung einer Suchzeichenfolge) sowie ein Aktualisierungskriterium (die grobe Entsprechung einer Ersetzungszeichenfolge) ein. Anders als das Dialogfeld akzeptieren Aktualisierungsabfragen mehrere Kriterien, außerdem können Sie eine große Anzahl von Datensätzen in einem einzelnen Vorgang aktualisieren sowie Datensätze in mehreren Tabellen ändern.

  Beachten Sie, dass Sie mit einer Aktualisierungsabfrage keine vollständigen Datensätze hinzufügen oder löschen können. Zu diesem Zweck verwenden Sie Anfügeabfragen bzw. Löschabfragen. Diese Abfragetypen sind in den nächsten Abschnitten beschrieben.

  Informationen zum Erstellen und Ausführen von Aktualisierungsabfragen finden Sie im Thema Ändern vorhandener Daten mit einer Aktualisierungsabfrage.

• AnfügeabfragenSie verwenden Anfügeabfragen, wenn Sie Datensätze aus einer oder mehreren Tabellen an das Ende einer anderen Tabelle kopieren müssen. Zum Beispiel können Sie ältere Daten aus mehreren Tabellen der Datenbank in eine Archivtabelle verschieben. Außerdem können Sie Datensätze aus anderen Quellen hinzufügen, z. B. Buchhaltungsdaten des vergangenen Quartals für sämtliche Niederlassungen Ihres Unternehmens.

  Wie bei Aktualisierungsabfragen können Sie in Anfügeabfragen Kriterien verwenden. Angenommen, Sie müssen an die Datenbank nur die Buchhaltungsdatensätze für eine bestimmte Niederlassung anfügen. Dann können Sie die Felder angeben, die in der Anfügeabfrage enthalten sein sollen, die restlichen Daten werden von Access ignoriert.

  Informationen zum Erstellen und Verwenden von Anfügeabfragen finden Sie im Thema Erstellen einer Anfügeabfrage.

• Löschabfragen  Sie verwenden Löschabfragen, wenn Sie vollständige Datensätze entfernen müssen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie zum Entfernen eines Teils eines Datensatzes eine Aktualisierungsabfrage verwenden. Zudem können Sie die Ergebnisse einer Löschabfrage nicht rückgängig machen, stellen Sie daher sicher, dass Sie die Daten wirklich löschen möchten.

  Informationen zu Löschabfragen finden Sie im Artikel Löschen eines oder mehrerer Datensätze in einer Access-Datenbank.