Es ist nicht schwer, die Struktur für eine Datenbank zu erstellen. Doch eine leere Datenbank ist genauso wenig hilfreich wie ein leeres Microsoft Office Word-Dokument oder ein leeres Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt. Erst wenn Sie die Datenbank durch Daten in Tabellen füllen oder auffüllen, kann sie für bestimmte Zwecke eingesetzt werden. Durch das Hinzufügen von Abfragen, Formularen und Berichten wird das Arbeiten mit der Datenbank erleichtert. Und wenn Sie sie dann noch mit einer Übersicht und eigenen Tools anpassen, kommen Sie langsam in den Bereich der Datenbankanwendungen.

Nicht jede Datenbank muss so weit optimiert werden, dass sie als Anwendung bezeichnet werden kann. Datenbanken, die nur von Ihnen oder wenigen erfahrenen Benutzern verwendet werden, können ohne große Rücksicht auf Benutzerfreundlichkeit erstellt werden. Wenn jedoch ein Verwaltungsmitarbeiter Daten eingeben soll oder die Mitglieder der Geschäftsleitung eigene Berichte erstellen sollen, können Sie sich viel Arbeit ersparen, wenn Sie am Anfang ein wenig Zeit in das Erstellen einer soliden Datenbankanwendung investieren. Andernfalls werden Sie später ständig beschädigte Dateien reparieren oder Benutzer bei eigentlich einfachen Aufgaben helfen müssen.

Access nimmt Ihnen viele schwierige und langweilige Aufgaben beim Erstellen und Anpassen von Datenbanken ab, indem Assistenten bereitgestellt werden, mit denen Sie ganze Datenbanken oder einzelne Tabellen, Formulare, Abfragen oder andere Objekte erstellen können. Im Allgemeinen ist es einfacher, mit einem Assistenten ein Objekt zu erstellen, das Ihren Vorstellungen einigermaßen entspricht, und es dann anzupassen, als es von Grund auf selbst zu erstellen.

Zunächst erstellen Sie einige Datenbanken von Grund auf – zuerst mit einem Assistenten, um so schnell die Struktur für eine komplexe Datenbank zur Kontaktverwaltung mit Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten zu erstellen. Wenn Sie den ganzen Artikel durchgearbeitet haben, verfügen Sie über eine Datenbank mit drei Tabellen.

Eine einfache Methode zum Erstellen einer Datenbankstruktur

Vor einigen Jahren mussten Sie beim Erstellen einer neuen Datenbankstruktur zunächst Ihre Anforderungen analysieren und dann auf Papier eine erste Skizze der Datenbank anfertigen. Dann mussten Sie entscheiden, welche Informationen Sie zusammenstellen wollten und wie sie gespeichert werden sollten. Das Erstellen einer Datenbankstruktur konnte also viel Arbeit bedeuten, und häufig war es sehr schwierig, nach dem Erstellen der Datenbank und dem Eingeben von Daten Änderungen vorzunehmen. Diese Vorgänge haben sich durch die Einführung von Assistenten erheblich geändert. Wenn Sie sich heute auf eine bestimmte Datenbankstruktur festlegen, ist dies nicht mehr eine so schwerwiegende Entscheidung wie früher. Mit dem Datenbank-Assistenten können Sie in der Zeit, in der Sie früher die Skizze zu Papier gebracht haben, ein Dutzend Datenbankanwendungen erstellen. Die Access-Assistenten generieren nicht immer genau die Datenbankanwendung, die Sie benötigen, Sie gelangen jedoch in kurzer Zeit sehr nah ans Ziel.

In dieser Übung wird mit dem Datenbank-Assistenten eine neue Datenbankstruktur erstellt. Die neue Datenbank enthält in diesem Fall die Struktur für eine Datenbank zur Kontaktverwaltung.

 Tipp   Der Datenbank-Assistent verwendet vordefinierte Vorlagen, um recht komplexe Datenbankanwendungen zu erstellen. Neben den Vorlagen, die in Access bereitgestellt werden, finden Sie weitere Vorlagen und andere Ressourcen, wenn Sie im Aufgabenbereich Neue Datei auf die Verknüpfung Vorlagen auf Office Online klicken.

1. Starten Sie Access, und klicken Sie im Aufgabenbereich auf Eine neue Datei erstellen.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich im Bereich Vorlagen auf Auf meinem Computer. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Datenbanken, um die verfügbaren Vorlagen anzuzeigen.

   

3. Doppelklicken Sie auf Kontaktverwaltung.

   Das Dialogfeld Neue Datenbankdatei wird angezeigt. Hier können Sie einen Namen und den Speicherort für die neue Datenbank eingeben.

   

    Tipp   Eigene Dateien ist der Standardordner für das Speichern von Access-Datenbankdateien. Sie können die Standardeinstellung in einen beliebigen anderen Ordner ändern, indem Sie bei einer geöffneten Datenbank im Menü Extras auf Optionen klicken. Geben Sie dann auf der Registerkarte Allgemein im Feld Standarddatenbankordner einen anderen Pfad ein, und klicken Sie auf OK.

4. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Datenbank speichern möchten, und klicken Sie dann auf Erstellen.

   Das Datenbankfenster und die erste Seite des Datenbank-Assistenten werden angezeigt. Darin werden die Arten von Informationen beschrieben, die in dieser Datenbank gespeichert werden.

5. Klicken Sie auf Weiter, um zur zweiten Seite des Datenbank-Assistenten zu gelangen.

   

   Auf dieser Seite werden drei Tabellen aufgeführt, die in der Kontaktdatenbank enthalten sein werden. Das Feld auf der rechten Seite enthält die Felder, die Sie in der im linken Feld ausgewählten Tabelle einfügen können. Bei erforderlichen Feldern sind die Kontrollkästchen aktiviert. Die Namen von optionalen Feldern sind kursiv formatiert. Wenn Sie das Kontrollkästchen eines optionalen Felds aktivieren, wird es in der ausgewählten Tabelle eingefügt.

6. Klicken Sie auf die Namen der einzelnen Tabellen, und navigieren Sie durch die Liste der Felder, damit Sie sehen, welche Möglichkeiten es gibt.
7. Klicken Sie auf Weiter. Dadurch werden alle ausgewählten Felder in den drei Tabellen eingefügt, und die nächste Seite des Assistenten wird aufgerufen.

   Die nächste Seite des Assistenten wird angezeigt. Sie enthält eine Liste von vordefinierten Formaten, die angeben, wie die einzelnen Elemente der Datenbank aussehen werden.

    Tipp   Wenn die Schaltfläche Zurück unten im Assistentenfenster aktiv (d. h. nicht grau) ist, können Sie darauf klicken, um die jeweils vorhergehende Seite anzuzeigen und Änderungen vorzunehmen. Wenn die Schaltfläche Fertig stellen aktiv ist, können Sie jederzeit darauf klicken, damit der Assistent die Datenbank erstellt, ohne dass Sie weitere Eingaben vornehmen. Die meisten von einem Assistenten festgelegten Optionen können später geändert werden. Wenn Sie also auf Fertig stellen klicken, bedeutet dies nicht, dass das vom Assistent erstellte Objekt für immer so bleiben wird.

8. Klicken Sie auf die unterschiedlichen Formate, um sie in der Vorschau anzuzeigen.
9. Klicken Sie auf Übergänge und dann auf Weiter.
10. Klicken Sie auf die unterschiedlichen Berichtsformate, um sie in der Vorschau anzuzeigen.
11. Klicken Sie auf Fett und dann auf Weiter.
12. Ändern Sie den vorgeschlagenen Namen für die Datenbank in Kontaktpersonen, lassen Sie das Kontrollkästchen Ein Bild mit einbeziehen deaktiviert, und klicken Sie auf Weiter.

    Auf dieser Seite ist die Schaltfläche Weiter nicht verfügbar. Dies gibt an, dass es sich um die letzte Seite des Assistenten handelt. In der Standardeinstellung ist das Kontrollkästchen Die Datenbank öffnen aktiviert, und das Kontrollkästchen Hilfe zum Benutzen einer Datenbank anzeigen ist deaktiviert.

13. Übernehmen Sie die Standardeinstellungen, und klicken Sie auf Fertig stellen.

    Das Erstellen einer Datenbank kann einige Sekunden oder einige Minuten in Anspruch nehmen. Während der Assistent die Datenbank erstellt, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem die ausgeführten Schritte und ihr Status aufgeführt werden. Wenn der Assistent den Vorgang abgeschlossen hat, wird die neu erstellte Datenbank Kontaktpersonen geöffnet und die Übersicht angezeigt.

    

    Die Übersicht wird geöffnet, und das Datenbankfenster wird minimiert. (Sie können die Titelleiste unten links im Access-Fenster sehen.)

14. Klicken Sie in der Hauptübersicht auf die Schaltfläche Schließen .

Überprüfen der Arbeit des Assistenten

Das Erstellen einer Datenbank mit einem Assistenten ist kurz und schmerzlos, doch mit welchem Ergebnis? Der Datenbank-Assistent erstellt eine Datenbankanwendung mit einer Übersicht, mehreren Tabellen und einigen anderen Objekten. In vielen Fällen müssen Sie nur noch Daten hinzufügen, um über eine funktionierende Datenbankanwendung zu verfügen. Wenn das vom Assistenten erstellte Ergebnis nicht Ihren Anforderungen entspricht, können Sie die Datenbankobjekte ändern oder mit einem anderen Assistenten weitere Objekte hinzufügen.

Wenn Sie im Datenbank-Assistenten z. B. angeben, dass Sie eine Datenbank zur Kontaktverwaltung erstellen möchten, werden drei Tabellen erstellt. Bei dieser Art von Datenbank werden keine Abfragen erstellt, bei anderen Datenbanken ist dies jedoch der Fall. Der Assistent erstellt Formulare, mit denen Sie Daten eingeben oder anzeigen können, sowie zwei Berichte, mit denen die Kontaktpersonen aufgelistet und die ein- und ausgehenden Telefonate der letzten Woche zusammengefasst werden können. Schließlich wird eine Übersicht erstellt, über die die Benutzer schneller auf die Teile der Datenbank zugreifen können, die sie für bestimmte Aufgaben benötigen.

In dieser Übung verschaffen Sie sich mithilfe der Übersicht einen Überblick über die vom Datenbank-Assistenten erstellte Datenbank Kontaktpersonen. Einige Objekte können nur angezeigt werden, wenn die Datenbank Daten enthält, daher werden Sie in einigen Tabellen auch Informationen eingeben.

1. Wenn die Übersicht für die Datenbank Kontaktpersonen nicht angezeigt wird, doppelklicken Sie im Datenbankfenster unter Formulare auf Übersicht.
2. Klicken Sie in der Übersicht auf die Schaltfläche Andere Informationen eingeben/anzeigen, um das Fenster Formularübersicht anzuzeigen.

   Die Formularübersicht enthält zwei Schaltflächen: Mit der ersten wird ein Formular geöffnet, mit dem Sie Kontaktarten eingeben oder anzeigen können, und mit der zweiten können Sie zur Hauptübersicht zurückkehren.

3. Klicken Sie auf Kontaktarten eingeben/anzeigen, um das Formular Kontaktarten anzuzeigen.

   

   Wenn die zugrunde liegende Tabelle Kontaktarten Datensätze enthielte, könnten Sie sie in diesem Formular anzeigen. Die einzige Aktion, die jetzt möglich ist, ist das Hinzufügen eines neuen Datensatzes.

4. Geben Sie im Feld Kontaktart die Bezeichnung Lieferant ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

   Access fügt den Eintrag im Feld Kontaktart-Nr automatisch ein und speichert die Nummer. Wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen, wird in diesem Feld von Access die nächste verfügbare Nummer eingefügt.

5. Wiederholen Sie diesen Schritt, um die Datensätze Kunde und Versandfirma einzugeben.
6. Navigieren Sie mit den Navigationsschaltflächen unten im Formular durch die Datensätze in der Tabelle Kontaktarten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schließen , um das Formular zu schließen.

    Tipp   Bei den meisten Computerprogrammen ist das Speichern Ihrer Arbeit äußerst wichtig, damit bei einem System- oder Stromausfall keine Daten verloren gehen. Bei Access ist das Speichern der Daten nicht nur unwichtig, es ist sogar unmöglich, sie manuell zu speichern. Wenn Sie die Einfügemarke nach dem Eingeben oder Bearbeiten von Informationen aus einem Datensatz in den nächsten verschieben, speichert Access den Datensatz. Dies bedeutet einerseits, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, dass Änderungen verloren gehen könnten, andererseits müssen Sie sich im Klaren darüber sein, dass alle Änderungen an Dateneinträgen permanent sind und nur durch eine weitere Bearbeitung des Datensatzes rückgängig gemacht werden können.

7. Klicken Sie auf Zur Hauptübersicht zurückkehren.
8. Klicken Sie auf Kontaktpersonen eingeben/anzeigen.

   

   Das Formular Kontaktpersonen wird angezeigt. In diesem zweiseitigen Formular können Sie Datensätze in der zugrunde liegenden Tabelle Kontaktpersonen eingeben oder bereits vorhandene Datensätze anzeigen. Unten im Formular werden Schaltflächen angezeigt, mit denen Sie zwischen den Seiten wechseln oder andere Formulare öffnen können. Ausgehend von diesen anderen Formularen können Sie Gespräche aufbauen (Wählen) oder Informationen zu Gesprächen mit den Kontaktpersonen erfassen (Anrufe).

9. Geben Sie in diesem Formular Informationen ein – z. B. Ihren eigenen Vor- und Nachnamen. Bei der Eingabe fügt Access eine Kontakt-Nr. ein.
10. Klicken Sie unten im Formular auf die Schaltfläche 2, um zu Seite 2 zu wechseln, und erweitern Sie dann die Liste der Kontaktarten.

    In der Liste werden die drei Kontaktarten angezeigt, die Sie gerade über das Formular Kontaktarten in der Tabelle Kontaktarten eingegeben haben.

11. Klicken Sie auf eine der Kontaktarten.
12. Kehren Sie zur ersten Seite zurück, und klicken Sie in das Feld Telefon/beruflich, um die Einfügemarke dort zu platzieren. Geben Sie dann 5 55 01 00 ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
13. Klicken Sie erneut in das Feld Telefon/beruflich, und klicken Sie auf Wählen.

    Das Dialogfeld AutoWähler wird angezeigt. Als mögliche Nummer für einen Anruf wird der Inhalt des Felds angezeigt, das zurzeit im Formular ausgewählt ist.

     Tipp   Dieses Dialogfeld ist nicht Teil von Access, sondern ein Microsoft Windows-Dienstprogramm. Wenn Sie auf die Schaltfläche Wählen klicken, ruft zu der Schaltfläche gehöriger VBA-Code (Visual Basic für Applikationen) das Dienstprogramm auf. Wenn Sie auf Einrichten klicken, wird das Dialogfeld Standortinformationen angezeigt. (Wenn kein Modem installiert ist, wird stattdessen das Dialogfeld Neues Modem installieren angezeigt.)

14. Klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfeld AutoWähler zu schließen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anrufe.

    

    Das Formular Anrufe wird angezeigt. Dieses Formular enthält das Unterformular Anrufliste, in dem alle bisher erfassten Anrufe aufgeführt werden, und das Unterformular Anrufdetails, das Details zum ausgewählten Anruf enthält. Sie können Informationen zu allen Kommunikationsvorgängen (Telefonate, E-Mail-Nachrichten usw.) mit diesem Kontakt erfassen.

15. Klicken Sie bei dem neuen Datensatz in die Zelle Fach, und geben Sie Bestellinformationen als Betreff ein.

    Access fügt eine neue Datensatzzeile ein, in der in den Feldern Datum des Anrufs und Uhrzeit des Anrufs standardmäßig das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit angezeigt werden.

    

16. Klicken Sie in das Feld Anrufnotizen, und geben Sie eine kurze Bemerkung ein.
17. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Formular Anrufe zu schließen, und schließen Sie dann das Formular Kontaktpersonen.
18. Klicken Sie auf Berichtsvorschau, um das Fenster Berichtsübersicht anzuzeigen.
19. Zeigen Sie eine Vorschau der beiden kurzen Berichte an, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken, den Bericht lesen und wieder schließen.

    Wenn Sie die Vorschau für den Bericht Wöchentliche Übersicht über Anrufe anzeigen, können Sie einen Datumsbereich eingeben, für den der Bericht angezeigt werden soll. Wenn Sie den Standardbereich für die aktuelle Woche übernehmen, wird die Zusammenfassung des gerade hinzugefügten Anrufs im Bereich eingefügt.

20. Klicken Sie auf Zur Hauptübersicht zurückkehren, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schließen, um das Fenster Hauptübersicht zu schließen, ohne die Datenbank zu schließen.
21. Doppelklicken Sie auf die Titelleiste des Datenbankfensters, um das Fenster wiederherzustellen.

    

22. Betrachten Sie die Objekte im Datenbankfenster genauer, indem Sie auf der Objektleiste auf die einzelnen Objekttypen klicken und dann Tabellen, Formulare und Berichte öffnen.

    Sie können das Formular Zeitraum des Berichts nicht direkt öffnen, da es nur über VBA-Code geöffnet werden kann, der die für das Formular erforderlichen Informationen enthält.

23. Schließen Sie die Datenbank.

Eine einfache Methode zum Erstellen von Tabellen

Wenn Sie mit dem Datenbank-Assistenten eine Datenbank zur Kontaktverwaltung erstellen, enthält sie alle Komponenten, die zum Speichern der wichtigsten Informationen zu Kontaktpersonen erforderlich sind. Nehmen Sie jetzt z. B. an, dass für The Garden Company unterschiedliche Arten von Informationen für unterschiedliche Kontaktarten gespeichert werden müssen. Es könnten z. B. unterschiedliche Informationen zu Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten benötigt werden. Neben den Standardinformationen – wie Namen, Adressen und Telefonnummern – könnte das Unternehmen die folgenden Arten von Informationen erfassen:

• Sozialversicherungsnummern, Einstellungsdatum, Familienstand, Steuerklasse und Lohn für Mitarbeiter
• Bestellungen und Kontostatus für Kunden
• Kontaktpersonen, aktueller Status der Lieferungen und Rabatte bei Lieferanten

Beim Erstellen der Datenbank könnten Sie eine Vielzahl von zusätzlichen Feldern in der Tabelle Kontaktpersonen einfügen und dann nur die ausfüllen, die für die jeweilige Kontaktart erforderlich sind. Eine Tabelle mit einer solchen Fülle von Informationen kann jedoch schnell unübersichtlich werden. Sie sollten daher besser eine Datenbank erstellen, die für jede Kontaktart eine Tabelle enthält: Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten.

Der Datenbank-Assistent erstellt nicht genau diese Kombination von Tabellen. Daher erstellen Sie in dieser Übung eine Datenbank mit einer leeren Struktur und fügen der Datenbank mithilfe des Tabellen-Assistenten dann mehrere Tabellen hinzu.

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Neu.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Neue Datei im Bereich Neu auf Leere Datenbank.
3. Wechseln Sie im Dialogfeld Neue Datenbankdatei zu dem Ordner, in dem die Datenbank gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Erstellen.

   Access zeigt ein Datenbankfenster an, das keine Tabellen, Abfragen, Formulare oder andere Datenbankobjekte enthält. (Sie können sich vergewissern, dass die Datenbank leer ist, indem Sie auf der Objektleiste auf die einzelnen Objekttypen klicken.)

4. Klicken Sie auf der Symbolleiste im Datenbankfenster auf die Schaltfläche Neu, um das Dialogfeld Neue Tabelle anzuzeigen.

    Tipp   Anstatt auf der Datenbanksymbolleiste auf die Schaltfläche Neu zu klicken, können Sie rechts neben der Schaltfläche Neues Objekt auf den Pfeil nach unten und dann auf Tabelle klicken. Sie können auch auf der Objektleiste auf Tabellen klicken und dann auf Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten klicken. Schließlich haben Sie noch die Möglichkeit, im Menü Einfügen auf Tabelle zu klicken und dann auf Tabellen-Assistent doppelzuklicken.

5. Doppelklicken Sie auf Tabellen-Assistent.

   

   Die erste Seite des Assistenten wird angezeigt. Sie können eine Liste von Tabellen für geschäftliche oder private Zwecke anzeigen. Diese Kategorien sind grob nach geschäftlicher oder privater Verwendung eingeteilt, abhängig von den tatsächlichen Anforderungen sollten Sie die von Ihnen gewünschte Beispieltabelle jedoch in beiden Listen suchen.

6. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, und betrachten Sie die Liste Geschäftlich. Wählen Sie dann die Option Privat aus, um die entsprechenden Beispieltabellen anzuzeigen.

   Jede Kategorie enthält eine Liste mit Beispieltabellen. Wenn Sie auf ein Element in der Liste Beispieltabelle(n) klicken, werden in der Liste Beispielfelder alle für diese Tabelle verfügbaren Felder angezeigt. (Wenn Sie weitere Felder benötigen, können Sie sie nach dem Erstellen der Tabelle hinzufügen.) Wenn Sie in der Liste Beispielfelder ein Element auswählen und dann auf die Schaltfläche > klicken, werden die ausgewählten Felder in die Liste Felder der neuen Tabelle verschoben. Durch Klicken auf die Schaltfläche >> werden alle Beispielfelder in die Liste Felder der neuen Tabelle verschoben. Mit den Schaltflächen < und << können Sie ein Feld bzw. alle Felder aus der neuen Tabelle entfernen.

7. Wählen Sie die Option Geschäftlich aus, und wählen Sie in der Liste Beispieltabelle(n) den Eintrag Kunden aus.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche >>, um alle Felder in die Liste Felder der neuen Tabelle zu kopieren, und klicken Sie dann auf Weiter.

   Die nächste Seite des Assistenten wird angezeigt. Dort können Sie einen Namen für die neue Tabelle eingeben und angeben, ob der Assistent einen Primärschlüssel für die Tabelle festlegen soll. Ein Primärschlüssel besteht aus einem oder mehreren Feldern, die die Datensätze eindeutig kennzeichnen.

9. Übernehmen Sie Kunden als Namen für die Tabelle, klicken Sie auf Primärschlüssel selbst festlegen, und klicken Sie dann auf Weiter.

   Der Assistent schlägt das Feld Kunden-Nr als das Feld vor, durch das die Datensätze eindeutig gekennzeichnet werden. Außerdem wird gefragt, welche Art von Daten das Feld enthalten wird.

10. Klicken Sie auf Zahlen und/oder Buchstaben, die ich selbst eingebe, wenn ich neue Datensätze hinzufüge und dann auf Weiter.

    Die letzte Seite des Assistenten wird angezeigt. Hier können Sie mithilfe von drei Schaltflächen auswählen, ob die Tabelle in der Entwurfs- oder Datenblattansicht geöffnet werden soll oder ob ein vom Assistenten erstelltes Formular geöffnet werden soll, damit Sie Daten eingeben können.

11. Übernehmen Sie die Standardeinstellung Direkt Daten in die Tabelle eingeben, und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Tabelle Kunden zu erstellen und zu öffnen.
12. Führen Sie einen horizontalen Bildlauf durch die Tabelle aus, um alle Felder anzuzeigen, die vom Assistenten auf Grundlage Ihrer Einstellungen auf der ersten Seite erstellt wurden. Schließen Sie dann die Tabelle.

    Die Tabelle Kunden wird im Datenbankfenster angezeigt.

13. Starten Sie den Tabellen-Assistenten erneut, indem Sie dieses Mal im Datenbankfenster auf Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten doppelklicken.
14. Wählen Sie die Option Geschäftlich aus, klicken Sie auf Personal, und verschieben Sie dann nur die folgenden Felder in die Liste Felder der neuen Tabelle, indem Sie sie in der Liste Beispielfelder auswählen und auf die Schaltfläche > klicken.

    PersonalNr
Vorname
Nachname
Titel
Adresse
Ort
Bundesland
Postleitzahl
TelefonPrivat
Geburtsdatum
Leihdatum
Foto
Anmerkungen

15. Wählen Sie in der Liste Felder der neuen Tabelle den Eintrag Bundesland aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Feld umbenennen, ändern Sie den Namen des Felds in Region, und klicken Sie auf OK.
16. Klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche Weiter, um die nächsten beiden Seiten anzuzeigen. Geben Sie dabei als Tabellennamen Personal ein, und lassen Sie Access den Primärschlüssel erstellen.

    Da in der Datenbank bereits eine Tabelle vorhanden ist, versucht der Assistent, eine Beziehung zwischen den beiden Tabellen herzustellen, und zeigt eine neue Seite an.

17. Klicken Sie auf Weiter.
18. Klicken Sie auf Fertig stellen, und schließen Sie die Tabelle Personal.
19. Wiederholen Sie die Schritte 13 bis 18, um eine Tabelle mit dem Namen Lieferanten zu erstellen, die alle vorgeschlagenen Felder enthält (denken Sie daran, Bundesland umzubenennen). Klicken Sie auf Fertig stellen, um alle vorgeschlagenen Werte und Standardeinstellungen zu übernehmen.
20. Schließen Sie die Tabelle Lieferanten.

    Im Datenbankfenster werden im Bereich Tabellen nun drei Tabellen aufgeführt.

Optimieren der Anzeige von Daten

Wenn Sie mit dem Tabellen-Assistenten Tabellen erstellen und die Felder angeben, die eingefügt werden sollen, legt der Assistent für jedes Feld eine Reihe von Eigenschaften fest. Diese Eigenschaften geben an, welche Daten in einem Feld eingegeben werden dürfen und wie sie auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Die Feldeigenschaften, die von Access festgelegt werden, sind ein guter Ausgangspunkt und können in den meisten Fällen vermutlich direkt übernommen werden. Nehmen wir jetzt jedoch an, dass einige Eigenschaften nicht Ihren Anforderungen entsprechen. Sie können einige davon ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf die Daten in der Tabelle hat. Bei anderen werden die Daten geändert. Bis Sie mehr Erfahrung im Umgang mit Access haben, sollten Sie daher mit Vorsicht vorgehen, wenn Sie drastische Änderungen vornehmen möchten.

1. Doppelklicken Sie im Datenbankfenster im Bereich Tabellen auf Personal, um die Tabelle in der Datenblattansicht zu öffnen.

   

    Tipp   Die Größe des Tabellenfensters kann von dem hier dargestellten abweichen. Alle Feldnamen, die aus zwei Wörtern bestehen (z. B. TelefonPrivat) werden nun mit einem Leerzeichen bzw. Schrägstrich zwischen den Wörtern angezeigt, während der Name, den Sie im Assistenten angegeben haben, nicht über ein Leerzeichen verfügt. Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie die Tabelle später in der Entwurfsansicht betrachten.

    Tipp   Wie bei anderen Microsoft Office-Anwendungen können Sie die Größe des Fensters ändern, indem Sie mit dem Mauszeiger auf eine Ecke zeigen. Wenn der Mauszeiger als Pfeil mit zwei Spitzen angezeigt wird, können Sie das Fenster durch Klicken und Ziehen verkleinern bzw. vergrößern.

2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Ansicht, um die Tabelle in der Entwurfsansicht anzuzeigen.

   

   In der Entwurfsansicht enthält der obere Bereich des Fensters eine Liste der Felder in der Tabelle. Die Spalte Feldname enthält die Namen, die von Ihnen oder dem Assistenten beim Erstellen der Tabelle angegeben wurden. Die Namen enthalten keine Leerzeichen. In der Spalte Felddatentyp wird der Typ der Daten angegeben, die ein Feld enthalten darf. Die Spalte Beschreibung kann eine Beschreibung des Felds enthalten.

    Tipp   Sie können Feldnamen mit Leerzeichen verwenden, dies kann jedoch Auswirkungen darauf haben, wie Abfragen und Module geschrieben werden müssen. Sie sollten daher darauf verzichten.

   Links neben dem Feld PersonalNr wird das Symbol für den Primärschlüssel angezeigt. Anhand des Werts im Primärschlüsselfeld wird jeder Datensatz eindeutig gekennzeichnet, d. h. in diesem Feld darf niemals bei zwei Datensätzen der gleiche Wert verwendet werden. Sie können diesen Wert selbst eingeben oder diese Aufgabe Access überlassen. Wenn der Datentyp für ein Feld auf AutoWert festgelegt ist, fügt Access in diesem Feld für jeden neuen Datensatz die nächste verfügbare Zahl ein.

    Tipp   Wenn die Tabelle nicht über einen Primärschlüssel verfügen soll, wählen Sie im oberen Bereich des Fensters das Feld aus, dem der Primärschlüssel zugewiesen wurde, und klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Primärschlüssel, um den Primärschlüssel zu deaktivieren.

3. Klicken Sie für das Feld PersonalNr auf die Zelle Felddatentyp – das Feld mit dem Eintrag AutoWert – und klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil, der daraufhin angezeigt wird.

   Die Zelle wird erweitert, und es wird eine Liste aller möglichen Datentypen angezeigt. Jede Zelle unter Felddatentyp enthält diese Liste, mit der Sie den richtigen Datentyp für die einzelnen Felder festlegen. Durch das Einstellen des Datentyps wird die Dateneingabe auf diesen bestimmten Typ eingeschränkt. Wenn Sie versuchen, Daten einzugeben, die nicht diesem Typ entsprechen, werden sie von Access abgelehnt.

4. Drücken Sie die ESC-TASTE, um die Liste zu schließen, ohne den Datentyp zu ändern.
5. Klicken Sie unten im Tabellenfenster in die Felder im Abschnitt Feldeigenschaften.

   Die Anzahl der Eigenschaften im Abschnitt Feldeigenschaften hängt vom Datentyp ab. Für den Datentyp AutoWert werden z. B. sechs Eigenschaften angezeigt; vier davon verfügen über Dropdownlisten, in denen Sie Einstellungen auswählen können. Wenn Sie auf die einzelnen Eigenschaften klicken, wird rechts eine Beschreibung der jeweiligen Eigenschaft angezeigt.

    Tipp   Weitere Informationen zu den einzelnen Eigenschaften erhalten Sie, wenn Sie in das entsprechende Feld klicken und dann F1 drücken, um das entsprechende Thema in der Access-Onlinehilfe anzuzeigen.

   

   Die Feldgröße-Eigenschaft gibt an, wie groß das Feld ist und welche Art von Werten eingegeben werden kann. Wenn diese Eigenschaft z. B. auf Long Integer festgelegt wird, können im Feld Werte zwischen -2.147.483.648 und 2.147.483.647 eingegeben werden. Wenn der Datentyp AutoWert lautet, beginnen die Einträge in diesem Feld mit 1, Sie könnten in dieser Tabelle also praktisch mehr als zwei Milliarden Mitarbeiter eingeben.

   Die Einstellung Inkrement für die Neue Werte-Eigenschaft gibt an, dass Access die nächste fortlaufende Zahl verwendet, die verfügbar ist. Die alternative Einstellung lautet Zufall (diese Option können Sie sehen, wenn Sie die Liste für die Zelle erweitern).

   Die Format-Eigenschaft gibt an, wie die Daten in dem Feld auf dem Bildschirm und beim Drucken angezeigt werden. Die Eigenschaft steuert jedoch nicht, wie die Daten gespeichert werden. Für einige Datentypen gibt es vordefinierte Formate, Sie können jedoch auch benutzerdefinierte Formate erstellen.

   Erinnern Sie sich, dass einige Feldnamen Leerzeichen enthalten haben, als Sie die Tabelle in der Datenblattansicht angezeigt haben? Wie die Feldnamen in der Datenblattansicht angezeigt werden, wird von der Beschriftung-Eigenschaft gesteuert. Wenn es für diese Eigenschaft einen Eintrag gibt, wird er anstelle des aktuellen Feldnamens verwendet.

   Bei der Indiziert-Eigenschaft gibt die Einstellung Ja (Ohne Duplikate) an, dass die Informationen in diesem Feld zum Beschleunigen der Suche indiziert werden und dass doppelte Werte nicht zugelassen sind. Für das Feld mit dem Primärschlüssel wird diese Eigenschaft automatisch auf Ja (Ohne Duplikate) festgelegt, ein Feld kann jedoch auch indiziert werden, ohne dass es sich um einen Primärschlüssel handelt.

    Hinweis   Die Möglichkeit, ein Smarttag auf ein Feld anzuwenden, ist ein neues Feature in Office 2003. Im Abschnitt Smarttags in diesem Artikel finden Sie weitere Informationen.

6. Das Feld PersonalNr sollte noch ausgewählt sein (dies wird von dem Pfeil im Zeilenmarkierer angegeben). Klicken Sie dann auf das Feld Format, und geben Sie 000 (drei Nullen) ein.

   Die von Access generierte Nummer wird nun mit drei Stellen angezeigt. Wenn die Nummer nicht dreistellig ist, wird sie links mit Nullen aufgefüllt.

7. Klicken Sie auf das Feld Foto, und ändern Sie den Datentyp von OLE-Objekt in Text.

   Der Tabellen-Assistent hat das Feld Foto in dieser Tabelle eingefügt und den Datentyp auf OLE-Objekt festgelegt, damit Sie in diesem Feld eine Grafik speichern können. Da Sie jedoch den Dateinamen einer Grafik und nicht die Grafik selbst speichern möchten, ist der Datentyp Text besser geeignet.

8. Klicken Sie in das Feld TelefonPrivat, um die Eigenschaften des Felds anzuzeigen.

   

   Der Datentyp des Felds TelefonPrivat lautet Text, auch wenn es sich bei den Daten um eine Zeichenfolge aus Zahlen handelt. Da ein solcher Eintrag auch Klammern, Gedankenstriche und Leerzeichen enthalten kann und Sie diese Zahlen nicht für Berechnungen verwenden, ist der Datentyp Text am besten geeignet.

   Wenn Sie den Abschnitt Feldeigenschaften für dieses Feld betrachten, können Sie sehen, dass für Felder mit diesem Datentyp mehr Eigenschaften angezeigt werden als für Felder mit dem Datentyp AutoWert.

   Die Feldgröße-Eigenschaft gibt bei einem Feld mit dem Datentyp Text die Anzahl der Zeichen an, die in diesem Feld eingegeben werden können. Wenn Sie versuchen, zu viele Zeichen einzugeben, zeigt Access eine Warnmeldung an, und Sie können das Feld nicht verlassen, bis Sie die angegebene Anzahl von Zeichen oder weniger eingegeben haben.

   Die Beschriftung-Eigenschaft ist auf Telefon/privat festgelegt. Dieser Name wird in der Datenblattansicht oben in der Spalte des Felds verwendet. Der Assistent stellt diese Beschreibungen bereit, Sie können sie jedoch ändern.

9. Klicken Sie in das Feld Leihdatum, um die Eigenschaften des Felds anzuzeigen.

   

   Die Format-Eigenschaft ist auf Datum, kurz festgelegt, das wie folgt lautet: 21.04.2003. Wenn ein gültiges Datum in einem beliebigen Standardformat eingegeben wird, z. B. 21. April 03, wird es durch diese Eigenschaft als 21.04.2003 angezeigt.

    Hinweis   Bei den Übungen in diesem Artikel, bei denen das kurze Datumsformat verwendet wird, wird davon ausgegangen, dass die Anzeige des Jahres auf vier Stellen festgelegt ist (tt.mm.jjjj). Dies wird in Windows XP im Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen festgelegt. Um diese Einstellungen auf Ihrem Computer zu überprüfen oder zu ändern, klicken Sie auf Start, Systemsteuerung, Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen, und klicken Sie dann auf das Symbol Regions- und Sprachoptionen. Dieses Verfahren entspricht weitgehend dem in früheren Windows-Versionen, einige Befehlsnamen sind jedoch anders.

   Für dieses Feld ist außerdem die Eingabeformat-Eigenschaft auf 99.99.00;0 festgelegt. Das Eingabeformat steuert, wie Daten bei der Eingabe angezeigt und in welchem Format sie gespeichert werden. Jede 9 steht dabei für eine optionale und jede 0 für eine erforderliche Zahl. Wenn Sie in der Datenblattansicht zu diesem Feld wechseln und ein Datum eingeben, wird folgendes Format angezeigt: __.__.__. Dieses Format gibt an, dass das Datum im Format 21.04.01 eingegeben werden muss. Wenn Sie jedoch die EINGABETASTE drücken, um zum nächsten Feld zu wechseln, wird das Datumsformat in das von der Format-Eigenschaft angegebene Format geändert.

   Eine weitere interessante Eigenschaft ist Gültigkeitsregel. Bei keiner der vom Assistenten erstellen Tabellen werden Gültigkeitsregeln verwendet, da die Regeln zu sehr von den eingegebenen Daten abhängen, um sie im Voraus festlegen zu können. Im Folgenden wird jedoch kurz ihre Funktionsweise erläutert.

10. Klicken Sie in das Feld Gültigkeitsregel, und geben Sie <Jetzt() ein. Klicken Sie dann in das Feld Gültigkeitsmeldung, und geben Sie Folgendes ein: Das eingegebene Datum muss dem heutigen oder einem früheren Datum entsprechen.

    Es wird eine Regel erstellt, die besagt, dass das eingegebene Datum vor dem jetzigen Zeitpunkt liegen muss (also kleiner sein muss als das aktuelle Datum). Dies wird von der Systemuhr des Computers bestimmt, auf dem die Datenbank gespeichert ist. Wenn Sie ein in der Zukunft liegendes Datum eingeben, wird es von Access nicht akzeptiert, und die Gültigkeitsmeldung wird in einem Hinweisdialogfeld angezeigt.

     Hinweis   Die Eigenschaften Format, Eingabeformat und Gültigkeitsregel sind ideale Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass in den Tabellen nur gültige Informationen eingegeben werden. Wenn Sie dabei jedoch nicht bedacht vorgehen, kann dies dazu führen, dass die Dateneingabe schwierig und frustrierend ist. Testen Sie die Eigenschaften sorgfältig, bevor andere Benutzer mit der Datenbank arbeiten.

11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht, um zur Datenblattansicht zurückzukehren. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie aufgefordert werden, die Tabelle zu speichern.

     Tipp   Wenn Sie Änderungen vornehmen (und in einigen Fällen auch, wenn Sie keine Änderungen vornehmen) und danach versuchen, aus der Entwurfs- in die Datenblattansicht zu wechseln, wird ein Warnhinweis angezeigt, demzufolge Sie die Tabelle speichern müssen. Wenn Sie auf Nein klicken, bleiben Sie in der Entwurfsansicht. Wenn Sie auf Ja klicken, speichert Access die Änderungen und wechselt in die Datenblattansicht. Wenn Sie in eine andere Ansicht wechseln möchten, ohne versehentlich vorgenommene Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein und dann auf die Schaltfläche Schließen der Tabelle. Wenn Access eine weitere Warnung anzeigt, klicken Sie auf Nein, um die Tabelle zu schließen, ohne Änderungen zu speichern.

12. Geben Sie in den Feldern Geburtsdatum und Einstellungsdatum jeweils ein in der Zukunft liegendes Datum ein.

    Im Feld Geburtsdatum, für das keine Gültigkeitsregel festgelegt wurde, werden alle Datumsangaben akzeptiert. Für das Feld Einstellungsdatum werden jedoch keine Daten akzeptiert, die nach dem aktuellen Systemdatum des Computers liegen.

13. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld mit der Warnung zu schließen, ändern Sie den Wert unter Einstellungsdatum, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schließen, um die Tabelle Personal zu schließen.
14. Klicken Sie im Datenbankfenster auf Lieferanten und dann auf die Schaltfläche Entwurf, um die Tabelle in der Entwurfsansicht zu öffnen.
15. Löschen Sie die Felder Land/Region, Zahlungsfristen, EmailAdresse und Anmerkungen, indem Sie auf den jeweiligen Zeilenmarkierer klicken und ENTF drücken.

     Tipp   Access weist Sie darauf hin, dass beim Löschen des Felds EmailAdresse alle Indizes gelöscht werden. Klicken Sie auf Ja. (Diese Warnung wird auch bei Schritt 17 wieder angezeigt. Klicken Sie jedes Mal auf Ja, um die Felder zu löschen.)

16. Schließen Sie die Tabelle Lieferanten, und klicken Sie auf Ja, um die Änderungen zu speichern.
17. Öffnen Sie die Tabelle Kunden in der Entwurfsansicht, und löschen Sie die folgenden Felder: Firma, FirmaOderAbteilung, KontaktpersonPosition, Durchwahl, Faxnummer, EmailAdresse und Anmerkungen.
18. Klicken Sie in das Feld Kunden-Nr, und ändern Sie die Feldgröße-Eigenschaft von 4 in 5.
19. Ändern Sie die folgenden Felder und Beschriftungen (die beiden ersten Feldnamen dürfen keine Leerzeichen enthalten):

    Ursprünglicher Feldname	Neuer Feldname	Neue Beschriftung
    KontaktVorname	Vorname	Vorname
    KontaktNachname	Nachname	Nachname
    Rechnungsadresse	Adresse	Adresse
    Bundesland	Region	Region
    Land/Region	Land	Land

    
    
20. Schließen Sie die Tabelle Kunden, und klicken Sie auf Ja, um die Änderungen zu speichern.

Bearbeiten von Spalten und Zeilen in Tabellen

Wenn Sie die Struktur einer Tabelle optimieren, indem Sie in der Entwurfsansicht Felder hinzufügen und Feldeigenschaften ändern, hat dies Auswirkungen auf die in der Tabelle gespeicherten Daten. In einigen Fällen möchten Sie jedoch die Tabelle selbst anpassen, um die Daten besser anzeigen zu können. Wenn Sie z. B. eine Telefonnummer nachschlagen möchten, die Namen und Telefonnummern jedoch in nicht nebeneinander liegenden Spalten gespeichert sind, müssen Sie im Tabellenfenster einen Bildlauf ausführen, um die gewünschten Informationen zu finden. In einem solchen Fall sollten Sie die Spalten neu anordnen oder einige Spalten ausblenden, um alle wichtigen Felder gleichzeitig anzeigen zu können.

Sie können die Spalten und Zeilen in einer Access-Tabelle bearbeiten, ohne dass dies Auswirkungen auf die zugrunde liegenden Daten hat. Sie können die Größe von Spalten und Zeilen ändern sowie Spalten ausblenden, verschieben und fixieren. Sie haben die Möglichkeit, die Tabellenformatierungen zu speichern, sodass die Tabelle beim nächsten Öffnen im gleichen Format angezeigt wird, oder Sie können die Änderungen an der Tabelle verwerfen, ohne sie zu speichern.

In dieser Übung betrachten wir, wie die Spalten und Zeilen in einer Tabelle bearbeitet werden können. Um zu verdeutlichen, welche Vorteile das Formatieren von Tabellen hat, enthält die Tabelle Kunden in den beiden folgenden Abbildungen eine Vielzahl von Datensätzen. Sie können jedoch auch nur einen Datensatz in der Tabelle Kunden hinzufügen und dann die Schritte ausführen – denken Sie nur daran, im Feld Kunden-Nr einen fünfstelligen Wert einzugeben (z. B. YOURO für Rob Young), um den Kunden eindeutig zu identifizieren.

1. Öffnen Sie die Tabelle Kunden in der Datenblattansicht.
2. Ziehen Sie die senkrechte Leiste links in der Spaltenüberschrift Adresse nach links, bis die Spalte ca. 1 cm breit ist.

   

   Die Spalte ist zu schmal, um die ganze Adresse anzuzeigen.

3. Zeigen Sie auf die senkrechte Leiste zwischen den Spaltenüberschriften Adresse und Ort, und doppelklicken Sie darauf.

   Die Spalte links neben der senkrechten Leiste ist nun so breit, wie sie mindestens sein muss, um den gesamten Text für alle Datensätze in diesem Feld anzuzeigen. Dieses Verfahren ist besonders bei großen Tabellen nützlich, bei denen die Länge des längsten Eintrags in einem Feld nur schwer bestimmt werden kann.

4. Ziehen Sie links im Datenblatt die horizontale Leiste zwischen zwei beliebigen Datensatzmarkierern nach unten, um die Höhe aller Zeilen in der Tabelle zu vergrößern.

   

5. Klicken Sie im Menü Format auf Zeilenhöhe, um das Dialogfeld Zeilenhöhe anzuzeigen.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardhöhe, und klicken Sie auf OK.

   Die Höhe aller Zeilen wird auf die Standardeinstellung zurückgesetzt. (Sie können in diesem Dialogfeld auch eine beliebige andere Höhe für die Zeilen festlegen.)

7. Klicken Sie auf die Spalte Vorname, und klicken Sie dann im Menü Format auf Spalten ausblenden.

   Die Spalte Vorname wird ausgeblendet, und die rechts daneben liegenden Spalten werden nach links verschoben. Wenn Sie mehrere Spalten auswählen, bevor Sie auf Spalten ausblenden klicken, werden diese Spalten alle ausgeblendet.

    Tipp   Sie können nebeneinander liegende Spalten auswählen, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken, die UMSCHALTTASTE gedrückt halten und dann auf eine weitere Spaltenüberschrift klicken. Die beiden Spalten und alle dazwischen liegenden Spalten werden ausgewählt.

8. Um das ausgeblendete Feld wiederherzustellen, klicken Sie im Menü Format auf Spalten einblenden, um das Dialogfeld Spalten einblenden anzuzeigen.

   

9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorname, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Access zeigt die Spalte Vorname wieder an.

10. Ziehen Sie die rechte Seite des Datenbankfensters nach links, um es zu verkleinern. Sie können nun nicht mehr alle Felder in der Tabelle sehen.
11. Zeigen Sie auf die Spaltenüberschrift Kunden-Nr, halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Markierung über die Spalten Vorname und Nachname. Nun sind drei Spalten ausgewählt. Klicken Sie im Menü Format auf Spalten fixieren.

    Wenn Sie zum Anzeigen von Spalten weit rechts auf dem Bildschirm einen Bildlauf nach rechts ausführen, werden die ersten drei Spalten weiterhin angezeigt.

12. Klicken Sie im Menü Format auf Spaltenfixierung aufheben, um die Spalten wieder normal anzuzeigen.

Smarttags

Ein Smarttag wird als Kontextmenü angezeigt, das Optionen enthält, die sich direkt auf ein bestimmtes Wort, Feld oder einen bestimmten Inhaltstyp beziehen. Wenn Word z. B. ermittelt, dass es sich bei einigen eingegebenen Wörtern um den Namen einer Person handeln könnte, wird darunter eine violette gepunktete Linie angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die unterstrichenen Wörter zeigen, zeigt Word die Schaltfläche Smarttag-Aktionen an. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, zeigt Word eine Liste der möglichen Aktionen an, u. a. Senden einer E-Mail-Nachricht, Planen einer Besprechung oder Hinzufügen zu Kontakten.

Smarttags wurden in Windows XP eingeführt und wurden in einigen Office XP-Programmen unterstützt. In Office 2003 ist diese Funktion jetzt auch in Access verfügbar.

Beim Erstellen einer Tabelle in Access können Sie auf jedes Feld ein oder mehrere Smarttags anwenden. Wenn die Informationen aus diesem Feld in einer Tabelle, einem Formular oder einer Abfrage angezeigt werden und Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, wird die Schaltfläche Smarttag-Aktionen angezeigt. Sie können dann Aktionen ausführen, die für diese Art von Informationen möglich sind.

In Access sind zurzeit nicht viele Smarttags verfügbar, sie werden jedoch von Drittanbietern entwickelt und im Internet bereitgestellt.

Zusammenfassung  

• Access umfasst Assistenten, mit denen Sie schnell und einfach Datenbanken und die dazugehörigen Objekte wie Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte erstellen können.
• In der Entwurfsansicht können Sie alle mit einem Assistenten erstellten Objekte ändern.
• Sie müssen nicht alle Informationen in einer Tabelle speichern, sondern können unterschiedliche Tabellen für verschiedene Informationen erstellen, z. B. jeweils eine Tabelle für Kontaktinformationen für Personal, Kunden und Lieferanten.
• Eigenschaften geben an, welche Daten in einem Feld eingegeben werden dürfen und wie sie auf dem Bildschirm angezeigt werden. Einige Eigenschaften können Sie in der Entwurfsansicht ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf die in der Tabelle gespeicherten Daten hat. Änderungen an anderen Eigenschaften können jedoch Auswirkungen auf die Daten haben, gehen Sie daher beim Ändern von Eigenschaften sorgfältig vor.
• Sie können die Struktur einer Tabelle – durch Bearbeiten oder Ausblenden von Spalten und Zeilen – anpassen, ohne dass dies Auswirkungen auf die in der Tabelle gespeicherten Daten hat.
• Beim Erstellen einer Tabelle in Access können Sie auf jedes Feld ein oder mehrere Smarttags anwenden. Wenn die Informationen aus diesem Feld in einer Tabelle, einem Formular oder einer Abfrage angezeigt werden und Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, wird die Schaltfläche Smarttag-Aktionen angezeigt. Sie können dann Aktionen ausführen, die für diese Art von Informationen möglich sind.