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Anwenden für: Microsoft Office Access 2003
Access ist Teil von Microsoft Office System, die grundlegenden Oberflächenelemente – Menüs, Symbolleisten, Dialogfelder – sollten Ihnen daher bekannt vorkommen, wenn Sie bereits mit anderen Office-Produkten oder Microsoft Windows-Programmen gearbeitet haben. Access ist jedoch vielseitiger als die meisten dieser anderen Programme, sodass es Ihnen vielleicht komplizierter vorkommt, bis Sie vertrauter mit dem Programm sind. In diesem Artikel werden das Konzept einer Datenbank und das Programm Access vorgestellt, und Sie erhalten eine Tour durch das Programm. In den Abbildungen werden Teile einer Datenbank von The Garden Company dargestellt, einem fiktiven Gartencenter. In der Tour erhalten Sie grundlegende Informationen, mit denen Sie eigene Datenbanken in Access erstellen können. Nachdem Sie sich mit der Struktur der Datenbank GardenCo vertraut gemacht haben, betrachten Sie einige der Objekte, in denen Daten gespeichert sind und bearbeitet werden können. Abschließend erfahren Sie, wie Sie die unterschiedlichen Access-Objekte in einer Vorschau anzeigen und drucken. Grundlagen zu DatenbankenIn der einfachsten Form handelt es sich bei einer Datenbank um die elektronische Form einer geordneten Liste mit Informationen. In den meisten Fällen beziehen sich diese Informationen auf ein bestimmtes Thema oder erfüllen einen bestimmten Zweck, wie z. B. die hier abgebildete Liste von Mitarbeitern:
Die Informationen in dieser Liste wurden in einer Tabelle mit Spalten und Zeilen angeordnet. In den Spalten (Feldern) wird ein bestimmter Typ von Informationen über einen Mitarbeiter gespeichert: Vorname, Nachname, Einstellungsdatum usw. Die Zeilen (Datensätze) enthalten Informationen über jeweils einen Mitarbeiter. Wenn eine Datenbank nur dazu diente, Informationen in einer Tabelle zu speichern, wäre sie genauso hilfreich wie eine Tabelle auf Papier. Da die Informationen jedoch elektronisch gespeichert werden, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, um die Informationen zu bearbeiten und sie so effektiv zu nutzen. Betrachten wir folgendes Beispiel: Vermutlich befindet sich in einem Regal in Ihrer Reichweite ein örtliches Telefonbuch. Wenn Sie nun eine Person oder ein Unternehmen in Ihrer Stadt suchen, ist dies ganz einfach, weil die Informationen im Telefonbuch verständlich angeordnet sind. Wenn Sie Kontakt zu jemandem aufnehmen möchten, der weiter weg wohnt, können Sie in eine Postfiliale gehen und dort die Telefonbücher für andere Orte und Regionen Ihres Landes einsehen. Wenn Sie jedoch die Telefonnummern aller Personen in Ihrem Land suchen, die den gleichen Nachnamen wie Sie haben, oder die Nummer des Nachbarn Ihrer Großmutter, sind diese Telefonbücher nicht sehr hilfreich, weil sie nicht so aufgebaut sind, dass Sie die gewünschten Informationen auf diese Weise finden können. Wenn die in einem Telefonbuch veröffentlichten Informationen in einer Datenbank gespeichert werden, nehmen sie viel weniger Platz in Anspruch, können kosteneffizienter vervielfältigt und verteilt werden und können – bei einem entsprechenden Entwurf der Datenbank – auf verschiedene Weisen abgerufen werden. Der große Vorteil einer Datenbank besteht also nicht darin, dass Informationen in ihr gespeichert sind, sondern dass die gewünschten Informationen schnell aus ihr abgerufen werden können. Die besonderen Vorteile von AccessIn einfachen Datenbankprogrammen, z. B. in der Datenbankkomponente von Microsoft Works, können Informationen in nur einer Tabelle gespeichert werden, die häufig als Flatfile bezeichnet wird. Diese einfachen Datenbanken werden auch als flache Datenbanken bezeichnet. Bei komplexeren Datenbankprogrammen wie Access können Informationen in einer Vielzahl von verknüpften Tabellen gespeichert werden. So entstehen so genannte relationale Datenbanken. Wenn die Informationen in einer relationalen Datenbank richtig organisiert sind, können Sie die verschiedenen Tabellen wie einen einzigen Speicherbereich behandeln und Informationen elektronisch aus den verschiedenen Tabellen abrufen. Die Reihenfolge richtet sich dabei nach Ihren Anforderungen. Eine Tabelle ist nur eines der Objekte, mit denen Sie in Access arbeiten können. In der folgenden Abbildung werden alle Objekttypen in Access dargestellt: Tipp Um eine möglichst hohe Kompatibilität mit vorhandenen Datenbanken sicherzustellen, werden in Access 2003 erstellte neue Datenbanken in der Standardeinstellung im Access 2000-Format gespeichert. Von all diesen Objekttypen werden nur in einem – der Tabelle – Informationen gespeichert. Die anderen werden zum Verwalten, Bearbeiten, Analysieren, Abrufen, Anzeigen und Veröffentlichen der Tabelleninformationen verwendet – mit anderen Worten, um die Informationen so leicht zugänglich und dadurch so wertvoll wie möglich zu machen. Im Laufe der Jahre hat Microsoft große Anstrengungen unternommen, um Access nicht nur zu einem der leistungsfähigsten, sondern auch zu einem der benutzerfreundlichsten Datenbankprogramme für Endbenutzer auf dem Marktzu machen. Da Access Teil von Office System ist, können Sie bei der Arbeit mit Access viele der Verfahren anwenden, die Ihnen aus anderen Office-Programmen bekannt sind, z. B. aus Microsoft Office Word und Microsoft Office Excel. Sie können z. B. vertraute Befehle, Schaltflächen und Tastenkombinationen verwenden, um die Informationen in Access-Tabellen zu öffnen und zu bearbeiten. Da Access und die anderen Elemente der Suite ineinander integriert sind, können Sie leicht Informationen zwischen Access und Word, Excel oder anderen Programmen austauschen. Öffnen einer vorhandenen DatenbankDie Datenbank der Garden Company enthält Informationen zu Mitarbeitern, Artikeln, Lieferanten und Kunden, die in einer Reihe von Tabellen gespeichert sind. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit diesen Tabellen arbeiten, um eine Reihe von Abfragen, Formularen, Berichten, Datenzugriffsseiten, Makros und Modulen zu erstellen, mit denen die Informationen in den Tabellen auf unterschiedliche Weisen eingegeben und bearbeitet werden können. In dieser Übung betrachten Sie einige der Objekte in der Datenbank GardenCo. Dabei wird jedoch auf ausführliche Erläuterungen verzichtet, da es sich hier nur um einen Überblick handelt.
TabellenTabellen sind die wichtigsten Datenbankobjekte. In ihnen werden Informationen gespeichert. Die Aufgabe der anderen Datenbankobjekte besteht darin, auf die eine oder anderen Weise mit einer oder mehreren Tabellen zu interagieren. Eine Access-Datenbank kann Tausende von Tabellen enthalten, und die Anzahl der Datensätze, die diese Tabellen wiederum enthalten können, wird in erster Linie von dem verfügbaren Speicherplatz auf Ihrer Festplatte vorgegeben. Tipp Detaillierte Informationen zu Access-Spezifikationen, z. B. der maximalen Größe einer Datenbank oder der maximalen Anzahl von Datensätzen in einer Tabelle, erhalten Sie, indem Sie rechts auf der Menüleiste auf das Feld Frage hier eingeben klicken. Geben Sie Access Spezifikationen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE. Für jedes Access-Objekt gibt es zwei oder mehr Ansichten. Bei Tabellen sind die beiden am häufigsten verwendeten Ansichten die Datenblattansicht, in der Sie die Daten in der Tabelle anzeigen und bearbeiten können, und die Entwurfsansicht, in der Sie die Struktur der Tabelle anzeigen und ändern können. Wenn Sie auf die Schaltfläche Ansicht klicken, können Sie in einer geöffneten Tabelle zwischen der Datenblattansicht und der Entwurfsansicht wechseln. Sie haben auch die Möglichkeit, auf den nach unten weisenden Pfeil neben der Schaltfläche Ansicht zu klicken und eine Ansicht aus der Dropdownliste auszuwählen. Wenn Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht anzeigen, werden die Daten der Tabelle in Spalten (Feldern) und Zeilen (Datensätzen) angezeigt. Wenn zwei Tabellen gemeinsame Felder besitzen, können Sie das Datenblatt für die eine Tabelle in der anderen Tabelle einbetten. Nach dem Einbetten des Datenblattes (als Unterdatenblatt bezeichnet) können Sie Informationen aus mehreren Tabellen gleichzeitig anzeigen. Zum Beispiel könnten Sie das Datenblatt Bestellungen in der Tabelle Kunden einbetten, um zu sehen, welche Bestellungen ein Kunde aufgegeben hat. In dieser Übung betrachten Sie die Tabellen der Datenbank GardenCo in unterschiedlichen Ansichten.
AbfragenDas Erstellen von Abfragen ist eine Möglichkeit, um Informationen in einer Access-Datenbank zu suchen. Mit Abfragen rufen Sie Informationen ab, die Sie dann auf unterschiedliche Weise anzeigen, ändern oder analysieren können. Die Ergebnisse von Abfragen können Sie darüber hinaus als Grundlage für weitere Access-Objekte verwenden. Bei einer Abfrage handelt es sich im Grunde um eine Frage. Sie könnten z. B. Folgendes fragen: „Bei welchen Datensätzen in der Tabelle Kunden lautet der Wert im Feld PLZ 98052?“ Wenn Sie eine Abfrage ausführen (also die Frage stellen), durchsucht Access alle Datensätze in den von Ihnen angegebenenen Tabellen, ermittelt die Datensätze, die die definierten Kriterien erfüllen, und zeigt diese in einem Datenblatt an. Damit Access Ihre Fragen beantworten kann, müssen Sie die Abfrage auf eine bestimmte Art und Weise aufbauen. Für jede Art von Frage gibt es einen entsprechenden Abfragetyp. Häufig verwendete Abfragetypen sind Auswahlabfragen, Kreuztabellenabfragen und Parameterabfragen. Weniger häufig verwendete Abfragetypen sind Aktionsabfragen, AutoNachschlagen-Abfragen und SQL-Abfragen (Structured Query Language). Für häufig verwendete Abfragen stehen in Access Assistenten zur Verfügung, die Sie durch den Abfrageerstellungsvorgang führen. Weniger häufig verwendete Abfragen müssen manuell in der Entwurfsansicht in einem Abfrageentwurfsbereich erstellt werden. Eine typische Abfrage ist in der folgenden Abbildung dargestellt: Oben in diesem Abfragefenster befinden sich vier kleine Fenster, in denen die Felder der vier Tabellen aufgeführt sind, die in dieser Abfrage durchsucht werden. Die Verbindungslinien zwischen den Tabellen geben an, dass die Tabellen durch gemeinsame Felder miteinander verbunden sind. Die erste Zeile des Entwurfsbereichs enthält die Namen der Felder, die in die Abfrage eingeschlossen werden sollen, und in der zweiten Zeile wird angegeben, aus welcher Tabelle diese Felder stammen. In der dritten Zeile (mit dem Titel Funktion) werden Berechnungen mit den Feldwerten durchgeführt. In der vierten Zeile wird angegeben, ob die Abfrageergebnisse nach diesem Feld sortiert werden sollen. Ein aktiviertes Kontrollkästchen in der fünften Zeile (Anzeigen) bedeutet, dass das Feld im Datenblatt mit den Abfrageergebnissen angezeigt wird. (Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, kann das Feld zum Ermitteln der Abfrageergebnisse verwendet werden, es wird jedoch nicht angezeigt.) Die sechste Zeile (Kriterien) enthält Kriterien, die bestimmen, welche Datensätze angezeigt werden. In der siebten Zeile (oder) können alternative Kriterien angegeben werden. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihnen das alles ein wenig kompliziert vorkommt. Wenn Sie Abfragen jedoch logisch betrachten, werden Sie schnell die Zusammenhänge erkennen. Und haben Sie keine Angst davor, dass Abfragen eine Menge Arbeit machen. Der Abfrage-Assistent hilft Ihnen dabei, die Abfrage zu strukturieren. Und wenn Sie eine Abfrage erstellen, die Sie voraussichtlich mehrmals ausführen werden, können Sie sie auch speichern. Sie wird dann als Teil der Datenbank betrachtet und im Datenbankfenster angezeigt, wenn Sie auf der Objektleiste auf Abfragen klicken. In dieser Übung betrachten Sie einige Abfragen, die bereits definiert und in der Datenbank GardenCo gespeichert wurden.
FormulareAccess-Tabellen sind Listen mit einer Vielzahl von unbearbeiteten Informationen. Wenn Sie eine Datenbank erstellen, die nur von Ihnen verwendet wird, ist das direkte Arbeiten mit Tabellen vermutlich kein Problem für Sie. Wenn Sie jedoch eine Datenbank erstellen, die von Benutzern angezeigt und bearbeitet wird, die nicht viel über die Datenbank wissen – und auch nichts darüber wissen möchten –, ist die Verwendung von Tabellen möglicherweise zu kompliziert. Um dieses Problem zu lösen, können Sie Formulare entwerfen, die die Benutzer durch Ihre Datenbank führen. So können sie Informationen leichter eingeben, abrufen, anzeigen und drucken. Ein Formular ist im Grunde ein Fenster, in dem Sie Steuerelemente platzieren können. Diese Steuerelemente zeigen Informationen für die Benutzer an, oder die Benutzer können dort Informationen eingeben. Access stellt eine Toolbox bereit, die eine Vielzahl von Windows-Standardsteuerelementen umfasst, z. B. Bezeichnungsfelder, Textfelder, Optionsschaltflächen und Kontrollkästchen. Mit ein bisschen Kreativität können Sie mit diesen Steuerelementen Formulare erstellen, die in Erscheinungsbild und Funktion weitgehend den Dialogfeldern in anderen Windows-Programmen entsprechen. Über Formulare werden die Datensätze in den zugrunde liegenden Tabellen bearbeitet oder neue Datensätze eingegeben. Wie bei Tabellen und Abfragen gibt es bei Formularen unterschiedliche Ansichten. Die drei am häufigsten verwendeten Ansichten sind die Formularansicht, in der Daten eingegeben werden, die Datenblattansicht, die einer Tabelle entspricht, und die Entwurfsansicht, in der Sie mit den Elementen eines Formulars arbeiten und sein Erscheinungsbild und seine Funktionen optimieren können. In der Abbildung ist ein Formular in der Entwurfsansicht dargestellt: Dieses Formular besteht aus einem Hauptformular, das mit nur einer Tabelle verknüpft ist. Formulare können jedoch auch Unterformulare umfassen, die mit anderen Tabellen verknüpft sind. Dieses Formular enthält Beschriftungsfeld-Steuerelemente, deren Text in der Formularansicht angezeigt wird. Außerdem enthält das Formular Textfeld-Steuerelemente, in denen die Daten aus der Tabelle angezeigt werden. In der Entwurfsansicht können Sie Formulare von Grund auf neu erstellen. In den meisten Fällen werden Sie diese Ansicht allerdings verwenden, um mit einem Assistenten erstellte Formulare zu optimieren. In dieser Übung betrachten Sie einige der Formulare in der Datenbank GardenCo, die erstellt wurden, um das Anzeigen von Tabellen, Bearbeiten von vorhandenen Informationen und Hinzufügen von neuen Informationen zu erleichtern und weniger fehleranfällig zu machen.
BerichteMit Berichten können Sie Informationen aus den Tabellen ansprechend formatiert und leicht zugänglich am Computer oder auf Papier anzeigen bzw. drucken. Ein Bericht kann Informationen aus verschiedenen Tabellen oder Abfragen, Formatierungselemente wie Kopf- und Fußzeilen, Titel und Überschriften sowie Werte enthalten, die aus Informationen in der Datenbank berechnet werden. Sie können Berichte in drei Ansichten anzeigen: in der Entwurfsansicht, in der Sie das Design eines Berichts wie bei einem Formular anpassen können, in der Seitenansicht, in der der Bericht so angezeigt wird, wie er gedruckt aussieht, und in der Layoutvorschau, in der eine Vorschau der einzelnen Elemente angezeigt wird, allerdings weniger detailreich als in der Seitenansicht. In der folgenden Abbildung wird ein Bericht in der Entwurfsansicht dargestellt: In dieser Übung betrachten Sie einen in der Datenbank GardenCo gespeicherten Bericht, um einen Überblick über die Möglichkeiten zu erhalten.
Weitere Access-ObjekteTabellen, Abfragen, Formulare und Berichte sind die Objekte, mit denen Sie in Access am häufigsten arbeiten werden. Sie können damit leistungsfähige und zweckmäßige Datenbanken erstellen. Wenn Sie jedoch eine sehr komplexe Datenbank benötigen, können Sie Datenzugriffsseiten, Makros und Module verwenden, um die Funktionen von Access erheblich zu erweitern. Um diese Einführung in Access abzurunden, enthält dieser Abschnitt einen Überblick über diese Objekte. SeitenUm Benutzern die Möglichkeit zu geben, Datenbankinformationen über das Intranet oder Internet anzuzeigen und zu bearbeiten, können Sie Seiten, auch als Datenzugriffsseiten bezeichnet, erstellen. Das Arbeiten mit Datenzugriffsseiten über das World Wide Web erfolgt fast genauso wie das direkte Arbeiten mit einer Tabelle oder einem Formular in Access – die Benutzer können die Daten in Tabellen verwenden, Abfragen ausführen und Informationen in Formularen eingeben. Das Veröffentlichen von Datenbankinformationen im Internet scheint ein wenig kompliziert zu sein. Doch Access stellt einen Assistenten bereit, der Ihnen einen Großteil der mühsamen Arbeit beim Erstellen von Datenzugriffsseiten abnimmt. Die vom Assistenten erstellte Seite können Sie dann weiterverwenden oder ihr in der Entwurfsansicht eine persönliche Note verleihen. MakrosMakros werden verwendet, damit Access auf ein Ereignis reagiert, z. B. auf einen Mausklick, das Öffnen eines Formulars oder das Aktualisieren eines Datensatzes. Makros sind besonders praktisch, wenn Sie davon ausgehen, dass Benutzer mit weniger Erfahrung im Umgang mit Access mit Ihrer Datenbank arbeiten werden. Sie können z. B. häufige Aktionen bei der Arbeit mit Datenbanken wie das Öffnen und Schließen von Formularen und Drucken von Berichten als Befehlsschaltflächen in Übersichten verfügbar machen. Und durch das Gruppieren verschiedener Menübefehle, die die Benutzer in Form eines Makros mit einem Mausklick aufrufen können, stellen Sie sicher, dass alle Benutzer Aktionen auf die gleiche Art und Weise ausführen. ModuleModule sind VBA-Programme (Microsoft Visual Basic für Applikationen), die noch leistungsfähiger sind als Makros. VBA ist eine hochentwickelte Programmiersprache, die von Microsoft zum Erstellen von Windows-Programmen entwickelt wurde. Viele VBA-Anweisungen können in allen Programmen im Office System verwendet werden. Darüber hinaus verfügt jedes Programm über eigene, spezielle Anweisungen. Während mit Makros zwischen fünfzig und sechzig Aktionen automatisiert werden können, umfasst VBA hunderte von Befehlen, und es kann mithilfe von Add-Ins von Drittanbietern beliebig erweitert werden. Sie können VBA verwenden, um Aufgaben auszuführen, die zu komplex für die Verwendung von Makros sind, z. B. Öffnen einer Excel-Tabelle und Abrufen bestimmter Informationen. Tipp Die Installations-CD-ROM für Office enthält einige Beispieldatenbanken, anhand derer viele der Prinzipien zum Erstellen und Verwenden von Datenbanken veranschaulicht werden. Eine dieser Datenbanken, Northwind Traders, wird in vielen Artikeln der Access-Onlinehilfe als Beispiel verwendet, sie bietet sich daher besonders für eine genauere Betrachtung an. Im Access-Hilfemenü unter Beispieldatenbanken finden Sie eine Verknüpfung mit dieser Datenbank. Anzeigen einer Vorschau und Drucken von Access-ObjektenDa es sich bei Access um ein Windows-Programm handelt, erfolgt die Interaktion mit dem Drucker über Windows-Standarddialogfelder und -treiber. Dies bedeutet, dass alle Drucker, die Sie in anderen Programmen verwenden, auch in Access verwendet werden können. Alle besonderen Funktionen eines Druckers, z. B. Farb- oder Duplexdruck, sind auch in Access verfügbar. Wie Sie in diesem Artikel erfahren haben, können Sie unterschiedliche Access-Objekte – Tabellen, Formulare, Berichte usw. – verwenden, um die in einer Datenbank gespeicherten Informationen anzuzeigen. Für jedes Objekt sind mehrere Ansichten verfügbar: Entwurfsansicht, Datenblattansicht usw. Sie können die gewünschte Ansicht im Menü Ansicht auswählen (die verfügbaren Ansichten sind abhängig vom aktiven Objekt). Wie in den meisten Windows-Programmen enthält das Menü Datei in Access die Befehle Seite einrichten, Seitenansicht und Drucken. Diese Befehle werden abhängig vom angezeigten Objekt und von der aktuellen Ansicht dieses Objekts bereitgestellt und sind verfügbar, wenn die Benutzer sie benötigen. In der folgenden Tabelle werden die Beziehungen für die wichtigsten Objekte dargestellt:
Der Buchstabe S in einer Zelle gibt an, dass die Seitenansicht für das Objekt in dieser Ansicht unterstützt wird. Der Buchstabe D gibt an, dass die Befehle Drucken und Seite einrichten für das Objekt in dieser Ansicht unterstützt werden. Für die weniger häufig verwendeten Objekte – Seiten, Makros und Module – sind weniger Ansichten und Druckbefehle verfügbar, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:
Diese Tabellen können den Anschein vermitteln, dass das Anzeigen einer Vorschau und das Drucken der Daten kompliziert wären. In erster Linie soll hier aber darauf hingewiesen werden, dass die benötigten Druckbefehle im Allgemeinen verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen. Tipp Beim Drucken von Tabellen in der Datenblattansicht werden die besten Ergebnisse häufig durch Drucken im Querformat erzielt. In dieser Übung erfahren Sie, wie Sie für Personalinformationen, die in einer Tabelle und einem Formular in der Datenbank GardenCo gespeichert sind, eine Vorschau anzeigen und sie drucken.
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