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Einführung

In Microsoft Office InfoPath können Sie Formulare erstellen, die mit einer Microsoft Office Access-Datenbank verbunden sind. Wenn Sie beide Programme zusammen verwenden, können Sie bei der Datenerfassung die Vorteile von InfoPath und bei der Datenspeicherung die Vorteile von Access nutzen.

Zu den Vorteilen von InfoPath zählen Formulare, die von den Benutzern im Offlinemodus ausgefüllt werden können, eine umfangreiche Gruppe von Steuerelementen, mit denen das Entwerfen und das Ausfüllen von Formularen leicht von der Hand gehen, und Regeln für die Gültigkeitsprüfung (Gültigkeitsprüfung: Der Vorgang, bei dem die Richtigkeit von Daten geprüft wird. Eine Gruppe von Regeln, die auf ein Steuerelement angewendet werden können, um den Datentyp und den Datenbereich anzugeben, der von Benutzern eingegeben werden kann.), die beim Verbinden des Formulars mit einer Datenbank automatisch importiert werden.

Beim Verbinden eines InfoPath-Formulars mit einer Access-Datenbank können Sie auswählen, ob Sie die Datenbank als primäre Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.) oder als sekundäre Datenquelle des Formulars einrichten. Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, Datensätze durch Ausfüllen von Feldern im InfoPath-Formular in der Datenbank zu bearbeiten und hinzuzufügen, müssen Sie die Datenbank als primäre Datenquelle des Formulars einrichten.

In diesem Artikel wird erläutert, wie eine Datenbank mithilfe der folgenden Aktionen als primäre Datenquelle eines Formulars eingerichtet wird:

• Verbinden des Formulars mit der Datenbank
• Gestalten des Formulars
• Anpassen der Optionen zum Absenden des Formulars
• Abfragen und Absenden von Daten beim Ausfüllen des Formulars

Anforderungen für die Installation

Zum Durchführen der Lektionen in diesem Artikel müssen Access 2003 und die Beispieldatenbank Nordwind für Access auf dem Computer installiert sein. Standardmäßig ist die Datenbank unter dem folgenden Pfad installiert: <Laufwerk>:\Programme\Microsoft Office\OFFICE11\SAMPLES\.

 Hinweis   Wenn die Beispieldatenbank Nordwind nicht auf dem Computer vorhanden ist, müssen Sie sie installieren. Dazu starten Sie Access, zeigen Sie im Menü Hilfe auf Beispieldatenbanken, und klicken Sie auf Beispieldatenbank Nordwind.

Lektion 1: Erstellen des Formulars

In dieser Lektion erfahren Sie, wie Sie ein neues InfoPath-Formular erstellen und anschließend den Datenverbindungs-Assistenten verwenden, um das Formular mit der Beispieldatenbank Nordwind in Access zu verbinden. Am Ende dieser Lektion wird das Formular mit zwei Tabellen in der Beispieldatenbank Nordwind verbunden sein. Sie haben dann die Möglichkeit, Datensätze in diesen Tabellen hinzuzufügen, zu bearbeiten und abzufragen.

Wenn Sie als primäre Datenquelle für ein InfoPath-Formular eine Access-Datenbank verwenden möchten, müssen Sie mit einem neuen Formular beginnen. Es ist nicht möglich, einem bereits vorhandenen Formular eine Verbindung zu einer primären Datenquelle hinzuzufügen. Im folgenden Verfahren wird beschrieben, wie Sie ein neues, auf einer Access-Beispieldatenbank beruhendes InfoPath-Formular erstellen:

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Ein Formular entwerfen.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Ein Formular entwerfen auf Neues Formular aus Datenverbindung.
3. Klicken Sie auf der ersten Seite des Datenverbindungs-Assistenten auf Datenbank (Microsoft SQL Server oder Microsoft Office Access), und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank auswählen.
5. Navigieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zur Beispieldatenbank Nordwind auf dem Computer, und doppelklicken Sie dann auf die Datenbank.

   Der Standardpfad zur Datenbank lautet <Laufwerk>:\Programme\Microsoft Office\OFFICE11\SAMPLES\.

6. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen unter Name auf die Tabelle Lieferanten, und klicken Sie dann auf OK.

Durch Auswählen der Tabelle Lieferanten legen Sie die Tabelle als primäre Tabelle für die Datenverbindung (Datenverbindung: Die Verbindung zwischen einem InfoPath-Formular und einer externen Datenquelle, beispielsweise einer Datenbank, einem Webdienst, einer SharePoint-Bibliothek oder einer XML-Datei. Datenverbindungen werden zum Abfragen und Senden von Daten verwendet.) fest. Danach müssen Sie der Datenverbindung die Tabelle Artikel hinzufügen. Gemeinsam ergeben diese Tabellen eine 1:n-Beziehung. Das heißt, dass jeder Lieferant mehrere Artikel bereitstellt. In Access wird diese Beziehung mithilfe eines Schlüsselfelds definiert, das die Datensätze in einer Tabelle mit den Datensätzen in einer anderen Tabelle verknüpft.

Bei dieser 1:n-Beziehung enthält die Tabelle auf der 1-Seite ein Feld mit einem Primärschlüssel, der jeden Datensatz in der Datenbank eindeutig identifiziert. Die Tabelle auf der n-Seite der Beziehung enthält ein Feld mit einem Fremdschlüssel, der dem Primärschlüssel der anderen Tabelle entspricht. Der Primärschlüssel und der Fremdschlüssel besitzen häufig die gleiche Bezeichnung. In diesem Fall enthält die Tabelle Lieferanten das Feld mit dem Primärschlüssel Lieferanten-Nr, und die Tabelle Artikel enthält das Feld mit dem Fremdschlüssel Lieferanten-Nr.

Wenn Sie das Formular mit mehreren Tabellen in der Datenbank verbinden, ist es in InfoPath zwingend notwendig, dass die Tabellen über Schlüsselfelder verbunden sind. Darüber hinaus muss die primäre Tabelle der Datenverbindung entweder eine 1:n- oder eine 1:1-Beziehung zu jeder zusätzlich hinzugefügten Tabelle aufweisen.

Nachdem Sie dem Formular nun die primäre Tabelle hinzugefügt haben, können Sie eine zusätzliche Tabelle hinzufügen:

1. Klicken Sie im Datenverbindungs-Assistenten auf Tabelle hinzufügen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen unter Tabelle auf Artikel, und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Vergewissern Sie sich im Dialogfeld Beziehung bearbeiten, dass die beiden Spalten unter Verbindungsfelder jeweils auf Lieferanten-Nr festgelegt sind, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    Hinweis   In InfoPath werden Felder mit übereinstimmenden Namen aus jeder Tabelle als Schlüsselfelder behandelt. Wenn Sie eine Datenverbindung einrichten, bei der das nicht der Fall ist, müssen Sie das Schlüsselfeld angeben.

Standardmäßig stellt InfoPath eine Verbindung mit jedem Feld in der Tabelle her. Unter Umständen soll aber ein Feld ausgeschlossen werden, da entweder sein Datentyp (Datentyp: Eigenschaft eines Felds, welche die Art der Daten definiert, die in dem Feld gespeichert werden können. Beispiele für Datentypen sind u.a. Text, Rich Text, Ganze Zahl, Dezimal, Wahr/Falsch, Hyperlink, Datum und Zeit, Bild.) nicht von InfoPath unterstützt wird oder der Wert eines bestimmten Feldes nicht im Formular verwendet werden soll. In dieser Lektion müssen Sie das Feld Homepage ausschließen, da es den Datentyp Hyperlink besitzt, der von InfoPath nicht unterstützt wird. Der Datentyp Hyperlink ist, ebenso wie der Datentyp Memo, ein Long-Datentyp. Daher kann InfoPath keine Verbindung mit ihm herstellen.

1. Aktivieren Sie im Datenverbindungs-Assistenten das Kontrollkästchen Tabellenspalten anzeigen.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Homepage.

Bevor Sie den Datenverbindungs-Assistenten beenden, müssen Sie der Datenverbindung einen Namen zuweisen und überprüfen, ob die Verbindung ordnungsgemäß eingerichtet wurde:

1. Klicken Sie im Datenverbindungs-Assistenten auf Weiter.
2. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten im Feld Geben Sie einen Namen für die Datenverbindung an einen Namen für die Datenverbindung ein, und lesen Sie dann die Informationen im Feld Zusammenfassung. Das Feld sollte den Typ der Verbindung (Abrufen von Daten aus der und Senden von Daten an die Datenbank), den Speicherort der Datenbank, den Namen der primären Tabelle (Lieferanten) und die Anzahl von Tabellen (2) enthalten, und es sollte angeben, dass die Einsendung des Formulars aktiviert ist.
3. Nachdem Sie die Richtigkeit der Informationen im Feld Zusammenfassung überprüft haben, klicken Sie auf Fertig stellen.

Das daraus resultierende Formular sollte eine Ansicht (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) mit einer Schaltfläche zum Abfragen von Daten und einer Schaltfläche zum Eingeben von neuen Datensätzen sowie zwei Tabellen enthalten, in die Sie Steuerelemente eingeben können.

Bevor Sie mit der nächsten Lektion fortfahren, müssen Sie das Formular speichern:

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
2. Wenn Sie aufgefordert werden, die Datei zu speichern oder zu veröffentlichen, klicken Sie auf Speichern.
3. Wechseln Sie im Dialogfeld Speichern unter an den Speicherort, an dem Sie das Formular speichern möchten.
4. Geben Sie im Feld Dateiname die Zeichenfolge Lieferanten und Artikel ein.

Lektion 2: Überprüfen der InfoPath-Datenquelle

Wenn Sie eine primäre Datenverbindung zwischen einem InfoPath-Formular und einer Access-Datenbank erstellen, erzeugt InfoPath eine auf der Struktur der Access-Datenbank beruhende Datenstruktur. Genauer gesagt erstellt InfoPath Felder und Gruppen, die den Feldern und Tabellen in der Datenbank entsprechen. Zum Beispiel erstellt InfoPath in der Datenquelle eine Gruppe Artikel, die der Tabelle Artikel in Access entspricht. Für jedes Feld in der Tabelle Artikel gibt es ein entsprechendes Feld in der InfoPath-Datenquelle.

 Hinweis   Da InfoPath die Daten vor dem Absenden an Access speichert, können Sie (sogar offline) Informationen in das Formular eingeben und diese Informationen an die Datenbank senden, sobald Sie fertig sind.  

Bei primären Datenverbindungen erstellt InfoPath sogar zwei sehr ähnliche Datenstrukturen: eine Gruppe von Abfragefeldern und eine Gruppe von Datenfeldern. Mithilfe der Abfragefelder können Werte in das Formular eingegeben und die Datenbank abgefragt werden. Über die Datenfelder können neue Datensätze eingegeben und vorhandene Datensätze geändert werden. Jede Gruppe von Feldern entspricht den Tabellen und Feldern in der Datenbank.

Betrachten Sie die Datenfelder in Ihrem Formular, wenn Sie die Beziehung zwischen der InfoPath-Datenstruktur und der Access-Datenstruktur besser verstehen möchten.

1. Zum Anzeigen der Datenfelder erweitern Sie im Aufgabenbereich Datenquelle die Gruppe dataFields.
2. Erweitern Sie die Gruppe d:Lieferanten und dann die Gruppe Artikel.

Die Datenstruktur sollte danach folgendermaßen aussehen:

Beachten Sie die Ähnlichkeiten zwischen der Datenstruktur und den beiden Tabellen in der Access-Datenbank.

 Die Gruppe Lieferanten enthält die Gruppe Artikel.

 Die Tabelle Lieferanten besitzt eine 1:n-Beziehung zur Tabelle Artikel.

Für jede Tabelle in der Access-Datenbank gibt es eine Gruppe im InfoPath-Formular. Für jedes Feld in den Access-Tabellen gibt es ein Feld in der InfoPath-Gruppe. Darüber hinaus weisen die Gruppen und Felder dieselben Beziehungen wie die Felder und Tabellen auf, d. h., für jeden Lieferanten kann es mehrere Artikel geben. 

Lektion 3: Gestalten des Formulars

Nachdem Sie nun ein auf der Access-Datenbank beruhendes Formular erstellt und sich mit der InfoPath-Datenquelle vertraut gemacht haben, können Sie mit der Gestaltung Ihres Formulars beginnen. Zum Erstellen der Steuerelemente, in die die Benutzer Informationen eingeben sollen, können Sie die Felder und Gruppen aus dem Aufgabenbereich Datenquelle in das Formular verschieben. Wenn Sie ein einzelnes Feld in das Formular verschieben, wird ein einzelnes Steuerelement erstellt, z. B. ein Textfeld. Wenn Sie eine Gruppe von Feldern in das Formular verschieben, erstellt InfoPath eine Gruppe von Steuerelementen, z. B. einen Bereich mit einer Gruppe von Textfeldern.

Tipp

Wenn Sie ein auf einer Datenbank beruhendes Formular erstellen, erzeugt InfoPath eine einzelne Ansicht mit zwei Layouttabellen. In der ersten Tabelle können Sie Abfragefelder einfügen, mit denen die Benutzer Datensätze in der Datenbank abfragen können. In der zweiten Tabelle können Sie Dateneingabefelder eingeben, mit denen die Benutzer in der Datenbank vorhandene Datensätze ändern und neue Datensätze hinzufügen können.

Bevor Sie die Abfragefelder verwenden können, müssen Sie dem Formular die gesamte Gruppe von dataFields hinzufügen, sodass das Formular anschließend die Gruppe von Steuerelementen vollständig enthält. Im Anschluss daran können Sie alle nicht erforderlichen Steuerelemente entfernen. Einige Steuerelemente sind überflüssig, da sie redundante Informationen enthalten, andere Steuerelemente enthalten Informationen, die nicht die beiden verwendeten Tabellen betreffen. Das Textfeld Kategorie-Nr z. B. ist nicht erforderlich, da seine Aufgabe darin besteht, eine Beziehung mit einer Tabelle Kategorie herzustellen, die bei dieser Datenverbindung nicht verwendet wird.

 Hinweis   Beim Löschen eines Steuerelements wird nicht das zugrunde liegende Feld in der Datenquelle gelöscht. Wenn Sie z. B. das Textfeld Kategorie-Nr löschen, bleibt das Feld Kategorie-Nr in der Datenquelle erhalten und kann Daten enthalten.

1. Platzieren Sie die Einfügemarke im Formular in die Layouttabelle, die den Text Ziehen Sie die Datenfelder mittels Drag & Drop hierher enthält.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Datenquelle mit der rechten Maustaste auf die Gruppe dataFields, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Abschnitt mit Steuerelementen. Dabei werden Steuerelemente für alle Felder eingefügt, die Sie zum Ändern und Hinzufügen von Datensätzen verwenden.
3. Wählen Sie im Formular die zweite Instanz des Textfelds Lieferanten-Nr sowie das Textfeld Kategorie-Nr aus, einschließlich ihrer Beschriftungen, und drücken Sie dann ENTF.

InfoPath ermöglicht das Vorhandensein mehrerer Datensätze durch Verwenden von wiederholten Abschnitten (Wiederholter Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Bereiche einfügen.). In diesem Formular können die Benutzer mehrere Lieferanten und mehrere Artikel für jeden Lieferanten eingeben. Die Steuerelemente in Ihrem Formular spiegeln diese Funktionen wider: die Steuerelemente für Artikel befinden sich in einem wiederholten Abschnitt, der sich im wiederholten Abschnitt für Lieferanten befindet, wie im folgenden Beispiel dargestellt:

Wenn Sie die Arbeit mit diesen wiederholten Abschnitten für die Benutzer erleichtern möchten, verwenden Sie die folgenden Verfahren, um Rahmen und Schattierungen sowie beschreibende Titel hinzuzufügen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zweite Beschriftung Wiederholter Abschnitt, die im Formular angezeigt wird, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Rahmen und Schattierung.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Rahmen und Schattierung auf der Registerkarte Rahmen im Feld Farbe auf eine Farbe.
3. Klicken Sie im Feld Breite auf 3 pt.
4. Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Außen, und klicken Sie dann auf OK.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die erste Beschriftung Wiederholter Abschnitt, die im Formular angezeigt wird, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Rahmen und Schattierung.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Rahmen und Schattierung auf die Registerkarte Schattierung, und klicken Sie dann im Feld Farbe auf eine Farbe.
7. Klicken Sie auf OK.
8. Geben Sie im Formular vor dem wiederholten Abschnitt für Lieferanten DATENEINGABE ein.
9. Platzieren Sie die Einfügemarke im wiederholten Abschnitt für Lieferanten vor der Beschriftung Lieferanten-Nr, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
10. Geben Sie LIEFERANTEN ein.
11. Platzieren Sie die Einfügemarke im wiederholten Abschnitt für Artikel vor der Beschriftung Artikel-Nr, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
12. Geben Sie ARTIKEL ein.
13. Formatieren Sie den gesamten eingegebenen Text fett.

Die Layouttabelle für den Dateneingabeteil des Formulars sieht jetzt ungefähr folgendermaßen aus.

Wenn Sie einen neuen Datensatz an die Access-Datenbank senden, indem Sie Daten in das Formular eingeben, erstellt Access automatisch die Lieferantennummer. Daher müssen die Benutzer des Formulars keine Lieferantennummern bearbeiten oder neu eingeben, und Sie können Lieferanten-Nr als schreibgeschütztes Textfeld bereitstellen, dessen Wert die Benutzer nicht ändern können. Führen Sie folgende Aktionen aus, um das Textfeld Lieferanten-Nr vor Schreibzugriffen zu schützen:

1. Doppelklicken Sie auf das Textfeld Lieferanten-Nr.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften für Textfeld auf die Registerkarte Anzeige, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Schreibgeschützt.

Sie haben jetzt die Gestaltung des Dateneingabeteils des Formulars abgeschlossen. Jetzt können Sie mit dem Abfrageteil fortfahren, in den Benutzer Werte eingeben können, um vorhandene Datensätze in der Datenbank abzufragen.

Lektion 4: Arbeiten mit Schaltflächen und Abfragefeldern

Vor dem Erstellen von Steuerelementen zum Abfragen von Daten sollten Sie einen Blick auf die beiden Schaltflächen werfen, die dem Formular von InfoPath hinzugefügt wurden: Neuer Datensatz und Abfrage ausführen. In dieser Lektion werden diese beiden Schaltflächen und ihre Funktionen erläutert, und es wird beschrieben, wie die Schaltflächen geändert werden können.

Mit der Schaltfläche Abfrage ausführen wird die Datenbank mithilfe von Werten aus den zuvor bearbeiteten Steuerelementen abgefragt. Die Datenbank gibt dann alle Datensätze zurück, die diesen Werten entsprechen. Wenn Sie z. B. im Feld Firma die Firma Tokyo Traders eingeben und dann auf die Schaltfläche Abfrage ausführen klicken, werden der Datensatz für Tokyo Traders und alle von Tokyo Traders gelieferten Artikel zurückgegeben. Die zurückgegebenen Datensätze werden im Dateneingabeteil des Formulars angezeigt, in dem Sie sie bearbeiten und die Änderungen dann an die Datenbank senden können.

Mit der Schaltfläche Neuer Datensatz werden die Werte im Dateneingabeteil des Formulars gelöscht, sodass ein neuer Lieferant und seine Artikel eingegeben werden können.

Damit die Benutzer den Unterschied zwischen dem Abfrage- und Dateneingabeteil des Formulars besser verstehen, können Sie dem Formular einen Titel und Text hinzufügen:

1. Platzieren Sie die Einfügemarke in der Layouttabellenzelle, die den Text Klicken Sie hier, um einen Titel hinzuzufügen enthält, und geben Sie dann Lieferanten und Produkte ein.
2. Platzieren Sie die Einfügemarke in der Layouttabellenzelle, die den Text Klicken Sie hier, um Formularinhalt hinzuzufügen enthält, und geben Sie dann Folgendes ein: Zum Abfragen der Lieferanten geben Sie in mindestens einem Feld der Abfragetabelle einen Wert ein, und klicken Sie dann auf „Abfrage ausführen“. Zum Eingeben eines Datensatzes klicken Sie auf „Neuer Datensatz“, und geben Sie Werte in die Dateneingabetabelle ein.

Jetzt können Sie dem Abfrageteil des Formulars einen Titel und Steuerelemente hinzufügen:

1. Platzieren Sie die Einfügemarke in der Layouttabelle, die den Text Ziehen Sie die Abfragefelder mittels Drag & Drop hierher enthält, geben Sie ABFRAGE ein, und formatieren Sie den Text dann fett.
2. Drücken Sie die EINGABETASTE.
3. Klicken Sie im Aufgabenbereich Datenquelle auf die Gruppe queryFields, um sie zu erweitern.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe q:Lieferanten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Steuerelemente in Layouttabelle. Dabei werden die Steuerelemente eingefügt, mit denen Datensätzen in der Datenbank abhängig von den Lieferanten abgefragt werden können. Außerdem werden die Steuerelemente und Beschriftungen in einer Layouttabelle angeordnet.

    Hinweis   Sie können diese Technik auch verwenden, um Ihre Dateneingabe-Steuerelemente anzuordnen.

Bevor Sie fortfahren, löschen Sie alle Steuerelemente, die die Benutzer nicht benötigen. In diesem Fall wird angenommen, dass die Benutzer Werte nur über die Lieferantennummer, die Firma oder das Land abfragen.

1. Klicken Sie in der Abfragetabelle, die Sie dem Formular gerade hinzugefügt haben, mit der rechten Maustaste auf die Zeile Kontaktperson, zeigen Sie im Kontextmenü auf Löschen, und klicken Sie dann auf Zeilen.
2. Löschen Sie die restlichen Zeilen außer Lieferanten-Nr, Firma und Land.

Die Benutzer können jetzt Werte in der Tabelle Lieferanten abfragen, die zurückgegebenen Datensätze ändern, neue Datensätze hinzufügen und die Ergebnisse zurück an die Datenbank senden.

Lektion 5: Anpassen der Optionen zum Absenden

Wenn Benutzer das Formular ausfüllen, können sie vorhandene Datensätze ändern und neue hinzufügen. Um die Datenbank mit den Änderungen zu aktualisieren, muss das ausgefüllte Formular an die Datenbank gesendet werden. Standardmäßig ist der Befehl Absenden in InfoPath im Menü Datei und auf der Standardsymbolleiste enthalten, sodass Benutzer das ausgefüllte Formular schnell absenden können. Darüber hinaus kann aber auch direkt im Formular eine Schaltfläche bereitgestellt werden, mit der die Benutzer die Daten absenden können. In dieser Lektion wird erläutert, wie die Standardschaltfläche Absenden eingerichtet und andere Optionen zum Absenden angepasst werden.

1. Platzieren Sie die Einfügemarke am Ende des Formulars. Vergewissern Sie sich, dass sie sich nicht in einem der beiden wiederholten Abschnitte befindet.
2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente.
3. Klicken Sie im Aufgabenbereich Steuerelemente in der Liste Steuerelemente einfügen auf Schaltfläche.
4. Doppelklicken Sie auf das Schaltflächensymbol, das in das Formular eingefügt wurde.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Schaltflächeneigenschaften in der Liste Aktion auf Absenden.
6. Klicken Sie im Dialogfeld Formulare absenden im Feld Absenden an auf Datenbank, und klicken Sie dann auf OK.
7. Geben Sie im Dialogfeld Schaltflächeneigenschaften im Feld Beschriftung die Zeichenfolge Formular senden ein.

Nachdem Sie dem Formular jetzt die Schaltfläche Absenden hinzugefügt haben, können Sie das Formular so einrichten, dass es nach dem Absenden geschlossen und ein leeres Formular geöffnet wird. Darüber hinaus können Sie eine eigene Meldung formulieren, die angibt, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde.

1. Klicken Sie im Menü Werkzeuge auf Formulare absenden.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Formulare absenden auf Optionen zum Absenden.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Optionen zum Absenden auf Ein leeres Formular erstellen.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Meldung verwenden.
5. Geben Sie im Feld Meldung bei Erfolg die folgende Zeichenfolge ein: Der Lieferant und die Artikelinformationen wurden aktualisiert.
6. Geben Sie im Feld Meldung bei Fehler die folgende Zeichenfolge ein: Die Daten konnten nicht gesendet werden. Versuchen Sie es erneut.
7. Speichern Sie das Formular, damit die Änderungen nicht verloren gehen.

Lektion 6: Abfragen, Bearbeiten und Hinzufügen von Datensätzen

Nachdem Sie das Formular fertig gestellt und mit der Access-Datenbank verbunden haben, sollten Sie das Formular testen, um sich zu vergewissern, dass es ordnungsgemäß funktioniert. In dieser Lektion werden Sie als Benutzer des Formulars fungieren und das Formular testen, indem Sie die Datenbank abfragen, vorhandene Datensätzen ändern und neue Datensätzen hinzufügen.

Zuerst sollten Sie versuchen, ein neues Formular zu öffnen und einen neuen Datensatz hinzuzufügen:

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Ein Formular ausfüllen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Ein Formular ausfüllen auf Lieferanten und Artikel.

    Hinweis   Wenn das Formular Lieferanten und Artikel nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Öffnen, um zum Formular zu navigieren.

3. Um einen neuen Datensatz zu erstellen, geben Sie im Dateneingabeteil des Formulars im Feld Firma den Namen Coho Winery ein.

    Hinweis   Sie müssen keine Lieferantennummer eingeben, da diese von Access beim Absenden des Datensatzes automatisch erstellt wird.

4. Geben Sie im Feld Artikelname die Zeichenfolge Merlot ein.
5. Klicken Sie unter dem wiederholten Abschnitt für Artikel auf Eintrag einfügen, um einen weiteren Artikel in das Formular einzufügen.
6. Geben Sie im zweiten Feld Artikelname die Zeichenfolge Chardonnay ein, und klicken Sie dann auf Formular senden.
7. Wenn ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem Sie gefragt werden, ob die Seite auf Daten in einer anderen Domäne zugreifen können soll, klicken Sie auf Ja.

Es sollte ein Dialogfeld angezeigt werden, in dem bestätigt wird, dass die Informationen zum Lieferanten und zu den Artikeln mit Erfolg aktualisiert wurden. Wenn Sie auf OK klicken, muss das Formular geschlossen und ein neues Formular geöffnet werden.

Nachdem Sie sich nun vergewissert haben, dass die Benutzer mithilfe Ihres Formulars neue Datensätze zur Datenbank hinzufügen können, sollten Sie versuchen, einen vorhandenen Datensatz zu ändern:

1. Geben Sie im Abfrageteil des Formulars im Feld Firma die Zeichenfolge Coho Winery ein, und klicken Sie dann auf Abfrage ausführen.
2. Wenn ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem Sie gefragt werden, ob die Seite auf Daten in einer anderen Domäne zugreifen können soll, klicken Sie auf Ja.

   Daraufhin sollte der Dateneingabeteil des Formulars geöffnet werden, der den Lieferanten und die beiden Produkte enthält, die Sie in der vorigen Übung eingegeben haben.

3. Geben Sie im Datensatz für Merlot im Feld Liefereinheit den Wert 12 ein.
4. Klicken Sie im Datensatz für Chardonnay auf die Schaltfläche für das Kontextmenü , das in der oberen linken Ecke des ausgewählten Abschnitts angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Artikel entfernen. Der Datensatz für Chardonnay wird aus dem Formular entfernt.
5. Klicken Sie auf Formular senden.
6. Wenn ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem Sie gefragt werden, ob die Seite auf Daten in einer anderen Domäne zugreifen können soll, klicken Sie auf Ja.

Der Datensatz für Chardonnay wird in der Datenbank gelöscht und der Datensatz für Merlot aktualisiert. Es sollte ein Dialogfeld angezeigt werden, in dem bestätigt wird, dass die Informationen zum Lieferanten und zu den Artikeln mit Erfolg aktualisiert wurden. Wenn Sie auf OK klicken, muss das Formular geschlossen und ein neues Formular geöffnet werden.

Zusammenfassung

Wenn Sie diese Schritte auf eine Datenbank anwenden, müssen Sie folgende Schlüsselaspekte beachten:

• Wenn Sie eine primäre Datenverbindung zwischen einer Access-Datenbank und einem InfoPath-Formular herstellen, müssen Sie mit dem Erstellen eines neuen Formulars beginnen.
• Wenn Sie das Formular mit mehreren Tabellen verbinden, müssen die Tabellen über Schlüsselfelder verbunden sein.
• Schließen Sie Long-Datentypen aus, einschließlich Memo und Hyperlink.