Der erste Schritt beim Entwerfen einer Datenbanklösung ist das Bestimmen der Benutzer. Erstellen Sie eine Liste der Personen, die die vorhandenen Tools in Ihrem Unternehmen verwenden und von einer effizienteren Lösung profitieren könnten.

Gehen wir in diesem Artikel davon aus, dass die Datenbank für Recruiter wie Sie, Vorgesetzte mit offenen Positionen in ihren Teams und Mitarbeiter konzipiert ist, die innerhalb des Unternehmens eine neue Stelle suchen.

 Hinweis   Wir ziehen dabei keine externen Bewerbern und Personalvermittler in Betracht, um die Aufgabe möglichst einfach zu gestalten. Nach dem Entwerfen und Erstellen dieser Datenbank könnten Sie sie erweitern, um auch externe Bewerber, Vermittler und die Personalabteilung mit zu berücksichtigen.

Als Nächstes müssen Sie ermitteln, welche Informationen die Benutzer benötigen, wann und wie oft sie auf die Informationen zugreifen müssen und in welchem Format die Informationen vorliegen sollten. Es ist dabei hilfreich, zunächst zu betrachten, wie die Benutzer diese Anforderungen jetzt erfüllen und welche Arbeitsabläufe sich bewährt haben. Vorgesetzte, die offene Stellen zu besetzen haben, möchten z. B. nicht bis Freitag warten, um die neuen Lebensläufe zu sehen. Eine der Anforderungen an die neue Lösung wäre somit, dass die Vorgesetzten die für offene Positionen in ihrer Gruppe eingegangenen Lebensläufe täglich drucken können.

 Tipp   Eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen der Benutzer und die mögliche Umsetzung erfassen, ist das Erstellen von einfachen Formularen und Berichten, die Sie dann mit den potentiellen Benutzern besprechen und ausprobieren. Mithilfe von Formularen werden Daten eingegeben, und Berichte werden zum Anzeigen von Daten verwendet. Sprechen Sie über die Beispieldaten, wie viele Details benötigt werden, wie die Daten angeordnet sein sollen, wie häufig sie verwendet werden und wie sie abgerufen werden sollen. Durch solche Modelle können Sie später beim Erstellen der Datenbank besser Formulare und Berichte entwerfen.

Im Folgenden sind einige Beispiele für Anforderungen der einzelnen Benutzergruppen aufgeführt:

Wenn Sie Beispielberichte und -formulare erstellt haben, erstellen Sie eine Liste der jeweiligen Datenelemente, und wenden Sie dann die ersten drei Regeln der Normalisierung an (erste Normalform, zweite Normalform und dritte Normalform), um Datenstrukturen ohne Redundanz und Inkonsistenzen zu erhalten.

Im Folgenden sehen Sie die Daten zu den Lebensläufen vor der Normalisierung und nach dem Anwenden der ersten, zweiten und dritten Normalform:

Nach dem Optimieren der Datenstrukturen können Sie überprüfen, ob eine oder mehrere Gruppen (oder Tabellen) bereits in einer anderen Datenquelle vorhanden sind, z. B. in einer Datenbank bei einem anderen Team in der Organisation. Details zur bisherigen Karriere und zur derzeitigen Position könnten Sie z. B. in einer Datenbank der Personalabteilung finden. Finden Sie heraus, ob Sie diese Daten mitverwenden oder eine Verknüpfung dazu erstellen können, um Redundanzen innerhalb der Organisation zu vermeiden und sich selbst die Arbeit zu erleichtern.

Beim Erstellen der Datenbank werden der vollständige Lebenslauf und die Details zu den Bewerbern, die für einen Manager auf Personalsuche von Interesse sind, aus unterschiedlichen Tabellen abgerufen – Zielsetzung und angestrebte Position aus der Tabelle Lebenslauf, Kontaktinformationen des Bewerbers und berufliche Präferenzen aus der Tabelle Bewerber, Qualifikationen und Angaben zur Ausbildung aus den Tabellen Qualifikationsmatrix und Angaben zur Ausbildung usw. Bevor Sie eine Liste von Lebensläufen für einen Vorgesetzten erstellen, müssen diese Tabellen sinnvoll verknüpft werden, damit alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Bewerber (oder Mitarbeiter) zusammengeführt werden können. Ermitteln Sie, welche Tabellen verknüpft werden müssen und zwischen welchen Feldern Sie die Beziehungen einrichten müssen. Die Tabellen Lebenslauf und Bewerber können über das gemeinsame Feld Bewerber-Nr. verknüpft werden. Die Tabellen Bewerber und Qualifikationsmatrix können über das gemeinsame Feld Mitarbeiter verbunden werden.

Wenn Sie über Beispielformulare und -berichte verfügen, ziehen Sie sie als Grundlage für die endgültigen Versionen der Formulare und Berichte heran, die Sie in der Datenbank erstellen müssen. Wählen Sie das Layout der Datenfelder aus, legen Sie die zugrunde liegenden Tabellen fest, wählen Sie ein Design aus usw. Die Daten, die ein Bewerber im Formular Lebenslauf eingibt, werden z. B. in den Tabellen Lebenslauf und Bewerber gespeichert. Die Daten für den Bericht zur Anzahl der in der letzten Woche besetzten Stellen werden aus der Tabelle mit den Positionen abgerufen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Formulare, die die Benutzer zum Eingeben von Daten benötigen, die gedruckten Berichte und die Abfragen entwerfen.