Anwendbar unter
Microsoft Access 2000

Verwalten von Datenbanken

Ändern des Standardarbeitsordners   

Jede neu erstellte Access-Datenbankdatei (.mdb) wird im Standardarbeitsordner gespeichert. Eine zu öffnende Datei wird aus diesem Ordner heraus geöffnet. Der Standardarbeitsordner für Access-Datenbankdateien kann in jedem beliebigen Ordner auf Ihrem Computer angelegt werden, indem im Dialogfeld Optionen (Menü Extras) auf der Registerkarte Allgemein im Feld Standardarbeitsordner der entsprechende Pfad eingetragen wird.

Steuerelemente und Ausdrücke

Erstellen eines vertikalen Steuerelements   

In Access lässt sich eine vertikale Beschriftung oder ein vertikales Textfeld auf einem Formular oder Bericht erstellen, indem die Eigenschaft Vertikal des Steuerelements aktiviert wird.

So stellen Sie die vertikale Anzeige einer Beschriftung oder eines Textfeldes ein  

1. Öffnen Sie das Formular oder den Bericht in der Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie auf die Beschriftung oder das Textfeld.
3. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Eigenschaften und anschließend auf die Registerkarte Weitere.
4. Setzen Sie die Eigenschaft Vertikal auf Ja.

Weitere Informationen über die Eigenschaft Vertikal erhalten Sie, indem Sie auf das Eigenschaftsfeld Vertikal klicken und dann F1 drücken.

Anpassen von Access

Hinzufügen von Beschreibungen zu Datenbankobjekten   

In Access können Sie jedem Ihrer Datenbankobjekte eine Beschreibung hinzufügen. Eine Objektbeschreibung wird neben dem Objektnamen im Datenbankfenster angezeigt, wenn Sie im Menü Ansicht auf Details klicken. Beschreibungen können bis zu 255 Zeichen umfassen, sollten aber möglichst kurz gehalten werden, um vollständig im Datenbankfenster angezeigt werden zu können. Wenn Sie einem Objekt eine Beschreibung hinzufügen möchten, klicken Sie im Datenbankfenster mit der rechten Maustaste auf das Objekt, klicken Sie im Kontextmenü auf Eigenschaften, und geben Sie Ihre Beschreibung in das Feld Beschreibung ein.

Ausblenden der neuen Objektverknüpfungen  

Access bietet im Datenbankfenster Verknüpfungen, mit deren Hilfe sich schnell neue Datenbankobjekte erzeugen lassen. Zur Verfügung stehen neben Verknüpfungen zum Aufrufen von Assistenten zur Objekterstellung auch Verknüpfungen zum Öffnen des Objekts in der Entwurfansicht für Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Datenzugriffsseiten. Sie können diese Verknüpfungen aus dem Datenbankfenster entfernen, um mehr Platz für Ihre eigenen Datenbankobjekte zu erhalten. Das erreichen Sie, indem Sie im Dialogfeld Optionen (im Menü Extras) auf der Registerkarte Ansicht das Kontrollkästchen Neue Objektverknüpfungen deaktivieren.

Anzeigen von Datenbankobjektdetails  

In Access gibt es zahlreiche einem Objekt zugeordnete Details. Zu diesen Details zählen der Objektname, die Objektbeschreibung, Datum und Zeitpunkt der letzten Änderung des Objekts, Datum und Zeitpunkt der Objekterstellung und der Objekttyp (Tabelle, Abfrage, Formular, Bericht, Datenzugriffsseite, Makro oder Modul). Klicken Sie zur Anzeige der Details Ihrer Datenbankobjekte im Datenbankfenster im Menü Ansicht auf Details.

Abschalten des Office-Assistenten  

Der Office-Assistent bietet eine einfache und unterhaltsame Möglichkeit, auf die Hilfefunktion zuzugreifen. Möglicherweise bevorzugen Sie jedoch den Weg über die Registerkarten Inhalt, Antwort-Assistent oder Index, um im Hilfefenster zu navigieren. Um den Office-Assistenten auszuschalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wenn dieser angezeigt wird, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Optionen. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Optionen das Kontrollkästchen Den Office-Assistenten verwenden. Um den Office-Assistenten wieder anzuschalten, klicken Sie im Menü Hilfe auf Office-Assistenten anzeigen.

Datenbanken und Tabellen

Felder mit gleichem Inhalt vermeiden   

Vermeiden Sie beim Entwurf einer Tabelle in Access Felder mit gleichem Inhalt. Werden in einer Tabelle gleichartige Daten in mehr als einem Feld gespeichert, wird die Suche nach bestimmten Daten erschwert, da diese in verschiedenen Feldern liegen können. Außerdem erschwert ein derartiger Tabellenaufbau das Sortieren der Daten und die Ausführung von Berechnungen, da möglicherweise Daten aus verschiedenen Feldern verwendet werden müssen, um zu korrekten Ergebnissen zu gelangen. Beispielsweise ist bei einer Datenbank für einen Fragebogen der folgende Tabellenaufbau ungünstig:

BefragterID	Frage1	Frage2	Frage3
100	Ja	Ja	Nein
101	Nein	Ja	Nein
102	Ja	Nein	Ja

Es ist schwierig eine Abfrage zu erstellen, die ausschließlich mit "Ja" beantwortete Fragen zurückgibt, da diese Daten in drei verschiedenen Feldern enthalten sind. Bei Verwendung des folgenden Tabellenaufbaus ist eine solche Abfrage hingegen einfach zu erstellen:

BefragterID	FrageID	Antwort
100	1	Ja
100	2	Ja
100	3	Nein
101	1	Nein
101	2	Ja
101	3	Nein
102	1	Ja
102	2	Nein
102	3	Ja

Da jeder Informationstyp nur in einem einzigen Feld enthalten ist, gestaltet sich das Suchen, Sortieren und Berechnen der Daten wesentlich einfacher.

Access-Spezifikationen   

• Wie viele Benutzer können gleichzeitig arbeiten? 255
• Wie viele Felder kann eine Tabelle beinhalten? 255
• Wie groß ist die maximale Breite eines Formulars oder Berichts? 22 Zoll

Antworten auf diese und viele weitere Fragen erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder im Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Begriff Spezifikationen eingeben, auf Suchen und anschließend auf Microsoft Access-Spezifikationen klicken.

Eingeben und Formatieren von Daten

Das Feld "Zoom"   

Manchmal ist ein Feld auf einem Datenblatt, ein Textfeld auf einem Formular oder ein Eigenschaftsfeld auf einem Eigenschaftsblatt zu klein, um den enthaltenen Text vollständig anzuzeigen. Verwenden Sie das Feld Zoom, um den Text bequemer zu bearbeiten oder zu lesen. Das Feld Zoom wird angezeigt, wenn Sie auf das Feld, Textfeld oder Eigenschaftsfeld klicken und dann UMSCHALT+F2 drücken.

Formatierung

Text- und Grafikformatierung in Office 2000 mehrfach anwenden   

Wollten Sie schon einmal mehrere einzelne Wörter in einem Dokument mit einer besonderen Schriftart hervorheben? Oder wollten Sie schon einmal einige durchgezogene Linien in mit den Zeichentools erstellten Grafiken durch punktierte Linien ersetzen? Selbst wenn Sie schon früher dieselbe Formatierung auf Elemente an verschiedenen Stellen in einer Datei angewendet haben, war Ihnen vielleicht nie klar, wie einfach das sein kann. Sie müssen nicht jedes Mal, wenn Sie ein neues Format anwenden möchten, in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Format übertragen klicken, sondern können die "Einrastfunktion" dieser Schaltfläche nutzen.

1. Markieren Sie das Element, dessen Format Sie kopieren möchten.
2. Um das ausgewählte Format auf mehrere Elemente zu übertragen, doppelklicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen. Die Schaltfläche bleibt aktiviert bzw. "eingerastet".
3. Markieren Sie den Text oder die Grafik, auf den bzw. die Sie das neue Format anwenden möchten.
4. Wenn Sie das Übertragen des Formats beenden möchten, klicken Sie erneut auf Format übertragen, oder drücken Sie die Taste ESC.

Anmerkung   Das mehrfache Übertragen von Formaten auf Text und Grafiken funktioniert nicht zwischen verschiedenen Programmen. Beispielsweise können Sie kein Format aus Microsoft Word nach Microsoft PowerPoint® übertragen.

Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder im Excel-Hilfefenster auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Fragen Format übertragen oder Formate kopieren eingeben und dann auf Suchen klicken. Wenn Sie noch weitere Informationen benötigen, lesen Sie die Themen unter Schnelles Kopieren von Formatierungen mit "Format übertragen" in Office 2000 und Mehrfaches Einfügen von Zeichnungsobjekten in Office 2000 auf Office Online.

Formulare und Berichte

Hinzufügen des Datenbanknamens zu einem Bericht   

Die Anzeige des Datenbanknamens auf einem Bericht kann für Sie nützlich sein, da sich so die Quelle für den Bericht und die Daten leichter zurückverfolgen lässt.

Anmerkung   Im folgenden Verfahren werden Daten aus der Beispieldatenbank Nordwind verwendet. Die Beispieldatenbank Nordwind befindet sich standardmäßig im Ordner Programme\Microsoft Office\Office\Samples. Wenn sich die Datei Nordwind.mdb nicht in diesem Ordner befindet, oder wenn Sie weitere Informationen über das Öffnen der Datenbank Nordwind benötigen, geben Sie Öffnen der Nordwind-Beispieldatenbank im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent des Fensters Hilfe ein, und klicken Sie auf Suchen.

So fügen Sie den Datenbanknamen einem Bericht hinzu  

1. Öffnen Sie die Datenbank Nordwind.
2. Klicken Sie im Datenbankfenster mit der rechten Maustaste auf den Rechnungsbericht, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
3. Klicken Sie in der Toolbox auf das Tool Textfeld, und klicken Sie dann links vom Datumsfeld in den Berichtskopf.
4. Tragen Sie in die Beschriftung des von Ihnen soeben erstellten ungebundenen Textfeldes Datenbank: ein.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld und dann auf Eigenschaften.
6. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten, und geben Sie im Eigenschaftsfeld Steuerelementinhalt folgenden Text ein:

   =Left(Name_des_aktuellen_Projekts,Len(Name_des_aktuellen_Projekts)-4)

7. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Seitenansicht, um das Ergebnis anzuzeigen.

Hinzufügen von vertikalen und horizontalen Linien zu einem Bericht   

In Microsoft Access lassen sich mit dem Liniensteuerelement Linien zwischen Zeilen und Spalten hinzufügen. Die folgende Abbildung zeigt einen Bericht mit vertikalen Linien zwischen den Spalten im Abschnitt Details. Außerdem wird eine horizontale Linie zwischen dem Kopfzeilenabschnitt und dem Abschnitt Details dargestellt.

So fügen Sie eine vertikale Linie zwischen den Spalten im Abschnitt "Details" ein

1. Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie in der Toolbox auf das Zeichentool.
3. Ziehen Sie eine Linie zwischen erstem und zweitem Steuerelement im Abschnitt Details. Die Höhe der Linie muss der Höhe des Abschnitts entsprechen.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jedes Steuerelementpaar im Abschnitt Details.
5. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Seitenansicht.

6. Sind auf der Seitenansicht unterbrochene Linien zu erkennen, müssen Sie in der Entwurfsansicht die Länge der einzelnen vertikalen Linien verlängern, bis nur noch eine durchgezogene Linie sichtbar ist.

So fügen Sie einem Bericht eine horizontale Linie hinzu  

1. Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie in der Toolbox auf das Zeichentool.
3. Ziehen Sie im gewünschten Abschnitt eine horizontale Linie von links nach rechts.

   Anmerkung  Falls Sie am oberen oder unteren Rand des Abschnitts Details eine horizontale Linie einfügen, wird vor oder nach jedem Detaileintrag eine Linie angezeigt. In der vorangehenden Abbildung befindet sich die Linie am unteren Rand des Kopfzeilenabschnitts.

Verwerfen der innerhalb dieser Sitzung ausgeführten Änderungen des Formular- und Berichtsentwurfs   

Wenn Sie ein gespeichertes Formular oder einen Bericht in Access geöffnet, einige Änderungen am Entwurf ausgeführt und sich dann aber entschieden haben, dass Sie diese Änderungen nicht beibehalten wollen, können Sie ohne Schließen des Formulars/des Berichts die zuletzt gespeicherte Version wieder herstellen. In früheren Versionen von Access musste dazu das Formular/der Bericht ohne Speichern der Änderungen geschlossen und anschließend neu geöffnet werden.

Sie können zu der zuletzt gespeicherten Version zurückkehren, indem Sie im Menü Datei auf Rückgängig klicken. Der Befehl Rückgängig steht nur zur Verfügung, wenn ein Formular oder ein Bericht in der Entwurfsansicht geöffnet wurde und geändert wurde.

Vorsicht   Wurde die zuletzt gespeicherte Version des Formulars/Berichts wieder hergestellt, gehen die seit dem letzten Öffnen durchgeführten Änderungen verloren. Sind Sie unschlüssig, ob Sie die Änderungen verwerfen sollen, speichern Sie das Formular/den Bericht unter einem neuen Namen ab, statt den Befehl Rückgängig zu verwenden.

Verschieben eines Formular- oder Berichts-Steuerelements in einen anderen Abschnitt   

In einem Access-Formular oder -Bericht lassen sich Steuerelemente von einem Abschnitt in einen anderen ziehen.

So verschieben Sie ein Steuerelement von einem Abschnitt eines Formulars/Berichts zum anderen

1. Öffnen Sie das Formular oder den Bericht in der Entwurfsansicht.
2. Klicken Sie auf das Steuerelement.
3. Platzieren Sie den Mauszeiger über dem Steuerelement; er verwandelt sich dann in das Symbol einer geöffneten Hand. Ein Ziehen des Steuerelements ist nicht möglich, solange der Zeiger die Form einer nach oben weisenden Hand hat.
4. Ziehen Sie das Steuerelement in den anderen Abschnitt

Eine eventuell vorhandene Beschriftung wird zusammen mit dem Steuerelement in den anderen Abschnitt verschoben.

Anmerkung  Hat der Mauszeiger die Form einer nach oben weisenden Hand, lassen sich ein Steuerelement und seine Beschriftung einzeln verschieben, jedoch nur im ursprünglichen Abschnitt des Formulars/Berichts.

Tastenkombinationen

Hilfreiche Tastenkombinationen in Access  

Sind Sie auch der Meinung, dass Sie Befehle mit der Tastatur schneller ausführen können als mit der Maus? Mithilfe von Tastenkombinationen können Sie Menüs umgehen und Befehle direkt ausführen. In Access stehen Ihnen zahlreiche Tastenkombinationen für verschiedene Aufgaben zur Verfügung, vom Zugriff auf Befehle und Symbolleistenschaltflächen bis hin zum Einfügen des aktuellen Datums. Manchmal werden in Access Tastenkombinationen in den Menüs neben dem jeweiligen Befehl angezeigt. Beispielsweise wird im Menü Datei neben dem Befehl Drucken die Tastenkombination STRG+P aufgeführt.

Eine umfassende Liste aller Tastenkombinationen erhalten Sie im Office-Assistenten. In Access 2000 und allen anderen Office 2000-Anwendungen drücken Sie F1, um den Assistenten anzuzeigen. Geben Sie dann in das Textfeld den Suchbegriff Tastenkombinationen ein. Im Folgenden finden Sie einige der hilfreichsten Tastenkombinationen in Access:

Vorgang	Tastenkombinationen
Einfügen des aktuellen Datums	STRG+UMSCHALT+; (Semikolon)
Einfügen der aktuellen Uhrzeit	STRG+UMSCHALT+: (Doppelpunkt)
Einfügen einer Absatzmarke in ein Memo- oder Textfeld	STRG+EINGABETASTE
Einfügen des Wertes aus demselben Feld des vorherigen Datensatzes	STRG+' (Apostroph)
Rückgängigmachen der Änderungen im aktuellen Feld	ESC
Rückgängigmachen der Änderungen am aktuellen Datensatz	ESC ESC (ESC zweimal drücken)
Anzeigen des Datenbankfensters	F11
Öffnen einer neuen Datenbank	STRG+N
Öffnen einer bestehenden Datenbank	STRG+O
Wechseln zwischen dem Visual Basic®-Editor und dem zuvor aktiven Fenster	ALT+F11
Suchen und Ersetzen	STRG+F
Kopieren	STRG+C
Einfügen	STRG+V
Rückgängigmachen der letzten Aktion	STRG+Z
Speichern	STRG+S
Drucken	STRG+P

Weitere Informationen erhalten Sie im Dokument "Eine Liste mit hilfreichen Tastenkombinationen in Office 2000", das auf Office Online zum Download bereitsteht.

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