Von Emma Nelson

Anwendbar unter
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Access 2002
Microsoft Excel 2002

Bei der Verwendung von Microsoft Excel 2002 oder Microsoft Access 2002 habe ich keine bestimmte Vorliebe, doch manchmal ist das Programm, von dem ich es am wenigsten erwarte, das am besten geeignete für die Verwaltung von Daten.

Die richtige Entscheidung ist schwierig, wenn Sie mit höchster Leistung und größter Genauigkeit auf Ihre Daten zugreifen bzw. diese aktualisieren möchten. In diesem Artikel wird behandelt, wie Sie das am besten geeignete Programm für Ihre Daten auswählen können.

Die folgenden Aktionen sind in Access und in Excel verfügbar:

• Ausführen von leistungsstarken Abfragen zur Sortierung und Filterung Ihrer Daten
• Ausführen von komplexen Berechnungen zur Ermittlung der gewünschten Informationen
• Verwenden von Microsoft PivotTable®- und Microsoft PivotChart®-Ansichten für die interaktive Arbeit mit Ihren Daten
• Erstellen und Anzeigen von Berichten über Ihre Daten in verschiedenen Formaten
• Verwenden von Formularen, um Ihre Daten problemlos hinzuzufügen, zu ändern, zu löschen und darin zu navigieren
• Erstellen eines Microsoft Word-Seriendrucks ,  z. B. zum serienmäßigen Erstellen von Adressetiketten
• Herstellen einer Verbindung mit externen Daten und Anzeigen, Abfragen und Bearbeiten dieser Daten, ohne sie importieren zu müssen
• Erstellen von Webseiten, auf denen Ihre Daten schreibgeschützt angezeigt oder in einem aktualisierbaren Format bereitgestellt werden
• Importieren von Daten aus einer externen Datenbank (Access, Microsoft SQL Server™) und anderen Dateitypen (.txt oder .htm)

In beiden Programmen werden die Daten in Spalten organisiert, die auch Felder genannt werden und in denen eine bestimmte Informationsart bzw. ein bestimmter Datentyp gespeichert wird. Die erste Zelle am oberen Ende einer Spalte wird zur Beschriftung verwendet. Ein terminologischer Unterschied besteht darin, dass in Excel der Begriff Zeile und in Access der Begriff Datensatz verwendet wird.

Als Beispiel können Sie eine Personalliste erstellen. Die Liste besteht aus fünf Spalten, in denen die ID-Nummer, der Vorname, der Nachname, die Telefonnummer am Arbeitsplatz und das Einstellungsdatum der Angestellten verwaltet werden. Die oberste Zelle jeder Spalte würde in diesem Fall die Beschriftung zur Beschreibung der Daten enthalten.

Wozu dient dieser Vergleich?

Dies ist eine berechtigte Frage, denn Excel ist kein Datenbankverwaltungssystem. Bei Excel handelt es sich um eine Tabellenkalkulationssoftware, die Informationseinheiten in Zellreihen und -spalten, den so genannten Arbeitsblättern, speichert. Die Aufgabe, die in Excel am häufigsten durchgeführt wird, ist die Verwaltung von Listen, z. B. von Telefonnummern und Personaldaten. Im Vergleich dazu werden Daten in Access in Form von Tabellen gespeichert, die den Arbeitsblättern zwar ähnlich sehen, jedoch für komplexe Abfragen mit Bezug auf Daten vorgesehen sind, die in anderen Tabellen und an anderen Speicherorten bzw. sogar in Feldern anderer Tabellen gespeichert sind.

Während also beide Programme gut für die Verwaltung von Daten geeignet sind, hat doch jedes eindeutige Vorteile, je nachdem, welcher Datentyp verwaltet werden soll und für welchen Zweck die Daten bestimmt sind.

Der Schlüssel für Ihre Entscheidung: Sind Ihre Daten relational oder nicht?

Wenn Sie Ihre Daten logisch in einer einzigen Tabelle oder auf einem einzigen Arbeitsblatt speichern können, dann sollten Sie diese Möglichkeit nutzen. Mit „logisch“ meine ich, dass die Daten in jeder Spalte in direktem Bezug stehen und sich in einer einzigen flachen Tabelle in Access oder Excel befinden können. Die Daten sollten in ein und derselben Ansicht dargestellt und aktualisiert werden können. Daten dieser Art, die auf einer einzigen Seite oder in einer einzigen Tabelle (nicht mehreren) enthalten sind, werden als flache bzw. nicht relationale Daten bezeichnet. Das oben beschriebene Beispiel mit der Personaltabelle ist ein derartiger Fall. Sie würden den Nachnamen eines Angestellten nicht in einer anderen Tabelle speichern als seinen Vornamen.

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„In Excel wird hauptsächlich die Verwaltung von Listen durchgeführt. Wenn Sie Ihre Daten logisch auf einem einzigen Datenblatt oder in einer einzigen Tabelle speichern können, dann nutzen Sie diese Möglichkeit.“

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Wenn Ihre Daten allerdings in mehr als einer Tabelle gespeichert werden müssen, dann benötigen Sie eine relationale Datenbank. Jede Tabelle ist grundsätzlich eine Beschreibung eines Datentyps (beispielsweise Bestellungen Ihrer Kunden). Wenn Sie eine relationale Datenbank benötigen, haben Sie in Ihren Daten eine 1:n-Beziehung festgestellt. Wenn Sie z. B. eine Datenbank für die Bestellungen eines Kunden erstellen möchten, dann wird eine Tabelle die Namen der Kunden und eine andere deren Bestellungen enthalten. Denn ein einziger Kunde kann viele Bestellungen tätigen. Zusätzlich möchten Sie vielleicht eine weitere Tabelle für nähere Bestellinformationen erstellen, da jede Bestellung verschiedene Artikel aus einem Sortiment enthalten kann. Relationale Daten werden am besten in Access gespeichert.

Ist Ihnen die direkte Beziehung zwischen dem Umfang Ihrer Daten und der Herausforderung, diese effektiv zu organisieren, aufgefallen? Je größer das Datenvolumen ist, desto wahrscheinlicher werden Sie diese in verschiedenen Tabellen in Access speichern. Damit Sie Ihre Daten besser verwalten und genauer damit arbeiten können, bieten Access und Excel eindeutige Bezeichner. In Access identifiziert ein Primärschlüssel (ein Symbol in Form eines Schlüssels, das Sie in der Entwurfsansicht Ihrer Tabelle finden) jeden Datensatz eindeutig. In Excel ist jede Zeile nummeriert, und jeder Spalte ist ein Buchstabe zugewiesen, damit jede Zelle oder jeder Zellbereich über einen Bezug verfügt, z. B. B5. Im wirklichen Leben besitzen Sie eine Ausweis- oder Sozialversicherungsnummer. Das ist der beste eindeutige Bezeichner, den Sie haben können.

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„In Access gibt es einen Primärschlüssel, in Excel einen Zellbezug, und im wirklichen Leben eine Ausweis- oder Sozialversicherungsnummer. Das ist der beste eindeutige Bezeichner, den Sie haben können.“

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Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Sie, wenn Sie bei einem Arzt oder bei einer Versicherung anrufen, jedes Mal nach Ihrer Versicherungsnummer sowie nach Ihrem Namen gefragt werden? Der Nachname, sogar der volle Name, ist häufig nicht eindeutig. Eindeutige Bezeichner sind fast immer numerisch. Diese erhalten die Integrität Ihrer Daten und verhindern doppelte Datensätze oder Daten in Zellen, die Sie nicht erkennen (so genannte Null-Werte). Numerische Bezeichner ermöglichen Ihnen bei der Suche oder beim Sortieren auch das schnelle Auffinden von Daten.

Verwendung von Access

Verwenden Sie Access unter folgenden Umständen:

• Sie benötigen eine relationale Datenbank (mehrere Tabellen) zum Speichern Ihrer Daten.
• Sie möchten einer ursprünglich flachen bzw. nicht relationalen Datenmenge später u. U. weitere Tabellen hinzufügen.

  Wenn Sie beispielsweise Kundeninformationen, wie Vor- und Nachname, Adresse und Telefonnummer, aufnehmen möchten, aber vielleicht noch weitere Informationen hinzukommen, z. B. Bestellungen, dann sollten Sie in Erwägung ziehen, das Datenprojekt in Access zu erstellen.

• Sie verfügen über eine sehr große Datenmenge (mehrere Tausend Einträge).

  Wenn Sie z. B. in einer großen Firma arbeiten und Personaldaten speichern müssen, dann verwenden Sie Access.

• Sie verfügen über Daten, die größtenteils aus langen Zeichenfolgen (keine Zahlen und nicht als Zahlen definiert) bestehen.
• Sie verwenden mehrere externe Datenbanken, um die gewünschten Daten abzurufen und zu analysieren.

  Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Daten in Access-Datenbanken importieren bzw. aus Access-Datenbanken exportieren müssen, ist es am sinnvollsten, wenn Sie in Access arbeiten, um die Kompatibilität zu erhöhen.

• Sie müssen eine konstante Verbindung zu einer großen externen Datenbank aufrechterhalten, z. B. einer mit Microsoft SQL Server erstellten Datenbank.
• Sie möchten komplexe Abfragen durchführen.

  Wenn Sie beispielsweise in einer großen Firma arbeiten, die Kundenbestellungen entgegennimmt, müssen Sie möglicherweise in einer SQL Server-Datenbank gespeicherte Kundennamen nachschlagen, während Sie neue Kundenbestellungen in Access aufnehmen. Sie können von der Tabellenansicht in Access aus eine Verbindung mit der SQL Server-Datenbank aufrechterhalten. Wenn Sie einen Kundennamen hinzufügen oder nachschlagen, arbeiten Sie in der SQL Server-Datenbank, doch die Informationen zu den neuen Bestellungen, die Sie gerade aufgenommen haben, werden lokal in Access-Tabellen gespeichert.

• Sie arbeiten mit vielen Personen in der Datenbank und möchten festgelegte Optionen für die Aktualisierung der Daten anwenden.

  Beispielsweise bietet Access Datenzugriffsseiten für einen technisch versierten Benutzer und Formulare als benutzerfreundlichere Lösung.

Verwendung von Excel

Verwenden Sie Excel unter folgenden Umständen:

• Sie benötigen eine flache bzw. nicht relationale Ansicht Ihrer Daten (eine relationale Datenbank mit mehreren Tabellen ist nicht erforderlich).

  Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich hauptsächlich um numerische Daten handelt, z. B. bei der Verwaltung eines Finanzbudgets für ein bestimmtes Jahr.

• Sie möchten hauptsächlich Berechnungen und statistische Vergleiche mit Ihren Daten ausführen , z. B. bei einer Kosten-/Nutzen-Analyse für das Firmenbudget.
• Die Größe Ihrer Datenmenge ist überschaubar (nicht mehr als 15.000 Zeilen).

Schützen Ihrer Daten in Access und Excel

Unabhängig davon, welches der beiden Programme Sie auswählen, müssen Sie wissen, wie Sie Ihre Daten schützen können. Im Folgenden einige Tipps:

• Erstellen Sie nach jeder Aktualisierung der Daten eine Sicherungskopie der Datei.
• Vermeiden Sie leere Zellen in den Zeilen und Spalten.
• Verwenden Sie die Option Einblenden/ausblenden, um kritische Daten ggf. aus der Ansicht zu entfernen.
• Treffen Sie Maßnahmen, um den Benutzerzugriff auf Ihre Daten zu kontrollieren und Ihre Daten zu schützen. Die Sicherheitsvorkehrungen umfassen:
  • Verschlüsselung
  • Kennwortanforderungen
  • Berechtigungen auf Benutzerebene
  • Digitale Signaturen
  • Schreibschutzrechte

Weitere Informationen zum Schützen Ihrer Daten finden Sie in der Hilfe der beiden Programme.

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Informationen über die Autorin

Emma Nelson schreibt für das Office-Hilfeteam und ist an der Entwicklung von Community- und Inhaltsfunktionen für die nächste Office-Version beteiligt.

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