Eine häufige Datenbankaufgabe ist das Archivieren von Datensätzen aus einer Tabelle in eine andere. Datensätze werden nicht gelöscht, sondern archiviert, wenn Sie nicht benötigte Datensätze aus der Originaltabelle entfernen oder die Größe der Tabelle verringern möchten, die archivierten Datensätze aber möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt noch benötigen. Um Datensätze in einer Access-Datenbank (.mdb) bzw. einem Access-Projekt (.adp) zu archivieren, können Sie ein Makro verwenden, das Abfragen ausführt, um Datensätze von einer Tabelle in eine andere zu verschieben.

So archivieren Sie regelmäßig Datensätze aus einer Tabelle in eine andere

1. Verwenden Sie die Befehle Kopieren und Einfügen, um eine Kopie der Tabelle zu erstellen, die archiviert werden soll. Kopieren Sie jedoch nur die Struktur, nicht die Daten. Kopieren Sie beispielsweise die Struktur der Tabelle Artikel in der Beispieldatenbank Nordwind in eine neue Tabelle, die Sie Artikel_Archiv nennen.
2. Erstellen Sie eine Anfügeabfrage, die alle Felder in der Originaltabelle enthält und Datensätze an die Archivtabelle anfügt. Legen Sie die Kriterien fest, die die Untergruppe der zu archivierenden Datensätze definieren. Erstellen Sie z. B. eine Anfügeabfrage mit dem Namen Artikel_Anfügen, die nur Auslaufartikel an die Tabelle Artikel_Archiv anfügt, indem Sie die Zelle Kriterien für das Feld Auslaufartikel auf -1 setzen.

   Tipp   Wenn sich Ihre Kriterien bei jeder Archivierung ändern, erstellen Sie eine Anfügeabfrage, die einen Parameter abfragt, sodass Sie bei jedem Ausführen der Abfrage andere Kriterien angeben können.

3. Nach dem Anfügen der Datensätze an die Archivtabelle müssen Sie diese aus der Originaltabelle löschen. Erstellen Sie eine Löschabfrage mit den gleichen Kriterien wie in der Anfügeabfrage. Wenn Sie eine Anfügeabfrage erstellen, die einen Parameter abfragt, sollten Sie auch eine Löschabfrage für den gleichen Parameter erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Ausführung von Abfragen immer die gleichen Werte eingeben, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Erstellen Sie z. B. eine Löschabfrage mit dem Namen Artikel_Löschen, und verwenden Sie dabei die gleichen Kriterien wie bei der Abfrage Artikel_Anfügen.
4. Erstellen Sie ein Makro, das zunächst die Anfügeabfrage und dann die Löschabfrage ausführt. Erstellen Sie z. B. ein Makro mit dem Namen Artikel_Datensätze_Archivieren, das die ÖffnenAbfrage-Aktion verwendet, um die Abfrage Artikel_Anfügen auszuführen, und anschließend die Abfrage Artikel_Löschen ausführt.
5. Führen Sie das Makro zum Archivieren immer dann aus, wenn Sie Datensätze archivieren möchten. Sie können z. B. das Makro Artikel_Datensätze_Archivieren immer dann ausführen, wenn Sie Auslaufartikel aus der Tabelle Artikel in die Tabelle Artikel_Archiv archivieren möchten.

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