Wenn die Microsoft Access-Datenbank Daten enthält, die aus verschiedenen Quellen importiert wurden, oder wenn Sie eine Datenbank übernommen haben, die viele Jahre verwendet, jedoch nicht korrekt eingerichtet wurde, enthält die Datenbank möglicherweise doppelte Datensätze, die Sie löschen möchten.

Um zu bestimmen, ob doppelte Datensätze in einer Access-Tabelle vorhanden sind, können Sie den Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche in Access verwenden. Wenn die Tabelle verhältnismäßig wenig Duplikate enthält und Sie die Datensätze überprüfen möchten, bevor Sie entscheiden, welche Datensätze gelöscht werden, können Sie auch den Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche verwenden, der Ihnen beim Entfernen der doppelten Datensätze hilft. Sie können jedoch auch doppelte Datensätze löschen und die ursprünglichen Datensätze automatisch beibehalten.  

So suchen und löschen Sie doppelte Datensätze oder Feldwerte

1. Öffnen Sie die Datenbank, die doppelte Datensätze enthält.
2. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Objekte auf Abfragen, und klicken Sie dann auf der Symbolleiste des Datenbankfensters auf Neu.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche, und klicken Sie auf OK.
4. Wählen Sie aus der Tabellenliste im Assistenten die Tabelle aus, die doppelte Datensätze enthält, und klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Felder das Feld bzw. die Felder aus, die doppelte Informationen enthalten, z. B. das Feld "Stadt", wenn Sie die Straßenangaben vergleichen möchten, die in doppelten Datensätzen unterschiedlich geschrieben sind. Klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Felder das Feld bzw. die Felder aus, die Daten enthalten, die Sie in doppelten Datensätzen überprüfen möchten, z. B. das Feld "Adresse". Klicken Sie auf Weiter.
7. Geben Sie einen Namen für die Abfrage ein, z. B. Duplikate von Kunden suchen, und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Abfrage auszuführen.

Wenn Sie die Abfrage ausführen, werden die Datensätze mit doppelten Feldern (in diesem Beispiel alle Datensätze mit derselben Stadt) nach dem doppelten Feld (Stadt) sortiert, sodass Sie die Daten in allen anderen Feldern, die Sie überprüfen möchten, vergleichen können, z. B. die Adresse. In diesem Beispiel enthält das Adressen-Feld bei doppelten Kunden-Datensätzen unterschiedliche Daten, z. B, Str. und Straße).

Wenn die Datenbank nur wenige Duplikate enthält, können Sie die einzelnen Datensätze auswählen, die Sie löschen möchten. Nach dem Löschen von doppelten Datensätzen, die keine Abkürzungen im Adressen-Feld verwenden, erscheinen die Datensätze nun folgendermaßen:

Sie können jedoch die Abfrage "Duplikate suchen" nicht in eine Löschabfrage konvertieren, um doppelte Datensätze zu löschen. Das liegt daran, dass die Abfrage zur Duplikatsuche den Originaldatensatz und alle Duplikate des Datensatzes zurückgibt, sodass Sie auswählen können, welche Version gelöscht werden soll. Wenn Sie daher eine Konvertierung in eine Löschabfrage vornehmen, werden sowohl der Originaldatensatz als auch alle Duplikate gelöscht. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, doppelte Datensätze automatisch zu löschen und die Originaldatensätze zurückzuhalten, bei der Sie nicht auswählen, welche Version gelöscht werden soll.

So löschen Sie doppelte Datensätze und behalten die Originaldatensätze automatisch bei

Für das Löschen von doppelten Datensätzen aus einer Tabelle sind zwei Schritte erforderlich. Zuerst erstellen Sie eine Kopie der Struktur der Tabelle, die Duplikate enthält, und Primärschlüssel von allen Feldern, die Duplikate enthalten. Anschließend erstellen Sie eine Anfügeabfrage von der Originaltabelle zu der neuen Tabelle und führen diese aus. Da die Felder, die Primärschlüssel sind, keine doppelten Datensätze enthalten können, wird durch diese Prozedur eine Tabelle ohne doppelte Datensätze erstellt.

So kopieren Sie die Tabelle und erstellen Primärschlüssel anhand der Felder mit Duplikaten

1. Wählen Sie im Datenbankfenster die Tabelle aus.
2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kopieren.
3. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Einfügen.
4. Geben Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen als einen Namen für die kopierte Tabelle ein, klicken Sie auf Nur Struktur und dann auf OK.
5. Öffnen Sie die neue Tabelle in der Entwurfsansicht, und wählen Sie die Felder aus, die in der kopierten Tabelle Duplikate enthielten.
6. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Primärschlüssel, um einen Primärschlüssel basierend auf den ausgewählten Feldern zu erstellen.
7. Speichern und schließen Sie die Tabelle.

So können Sie nur eindeutige Datensätze an die Tabelle anfügen

1. Erstellen Sie eine neue Abfrage basierend auf der Originaltabelle, die Duplikate enthält.
2. Klicken Sie in der Abfrage-Entwurfsansicht auf der Symbolleiste auf Abfragetyp und dann auf Anfügeabfrage.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen in der Liste Tabellenname auf den Namen der neuen Tabelle und dann auf OK.
4. Schließen Sie alle Felder aus der Originaltabelle ein, indem Sie das Zeichen für ein Sternchen (*) in den Abfrageentwurfsbereich ziehen.
5. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Ausführen.
6. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie die Meldung erhalten, dass Sie Zeilen anfügen.
7. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie die Meldung erhalten, dass Microsoft Access nicht alle Datensätze in der Anfügeabfrage anfügen kann. Es können nur eindeutige Datensätze zu der neuen Tabelle übertragen und Duplikate verworfen werden.

Öffnen Sie die Tabelle, um die Ergebnisse anzuzeigen. Wenn Sie sicher sind, dass die neue Tabelle korrekte, eindeutige Datensätze enthält, können Sie die Originaltabelle löschen und die neue Tabelle umbenennen, d. h. ihr den Namen der Originaltabelle geben.