Mit Access 2002 können Sie ein Schema des Access-Objekts, entweder eingebettet in die XML-Datendatei oder als separate XML-Schemadefinitionsdatei (XSD-Datei), exportieren. XML-Schemas werden zur Beschreibung der Struktur von Daten in einem gewöhnlichen Format verwendet, das Kunden, Webbrowser und jedes XML-aktivierte Softwareprogramm erkennen können. Schemas definieren insbesondere die Regeln eines XML-Datendokuments, einschließlich Elementnamen und Datentypen, dessen Elemente in Kombination erscheinen können und dessen Attribute für jedes Element verfügbar sind. Schemas enthalten ein Modell für ein XML-Datendokument, das die Anordnung von Tags und Text innerhalb aller Dokumente, die auf das Schema verweisen, definiert. Access unterstützt das XSD. Es handelt sich dabei um einen World Wide Web-Konsortium-Standard (W3C-Standard), der als Grundstruktur für die Beschreibung des Typs und der Struktur von XML-Dokumenten entworfen wurde.

Durch Verwendung eines Schemas können Sie sicherstellen, dass die Anwendung, die ein in Access erstelltes XML-Dokument empfängt, die Daten und die definierten Strukturen des Dokuments versteht. Andere Unternehmen und Anwendungen können Ihnen auch ihre Schemas zur Verfügung stellen, sodass Sie wissen, wie Daten, die Sie diesen zur Verfügung stellen, strukturiert sein müssen. Access 2002 unterstützt den Import von Schemas nicht.

Die XML-Syntax (die Tags und deren Position in einem Dokument) definiert und beschreibt die Daten in einem XML-Dokument, gibt jedoch nicht an, wie die Daten angezeigt werden sollen. In früheren Anwendungen und in einigen aktuellen Anwendungen wurden Cascading Stylesheets (CSS) verwendet, um Browsern mitzuteilen, wie die XML-Daten angezeigt werden. Ein CSS ist jedoch nicht immer geeignet, da dieses in einer speziellen Sprache geschrieben ist, was bedeutet, dass der Entwickler eine andere Sprache verwenden muss, um die Struktur des Stylesheets zu schreiben, zu ändern oder zu verstehen. Ein CSS ermöglicht lediglich eine Formatierung jedes XML-Elements ohne Kontrolle über das Ergebnis.

Ein Extensible Stylesheet Language-Stylesheet (XSL-Stylesheet) hingegen ist viel flexibler als eine CSS-Datei. Es ermöglicht eine genaue Auswahl der Daten, die angezeigt werden, die Angabe der Reihenfolge oder der Anordnung der Daten und eine Änderung oder ein Hinzufügen von Informationen. Außerdem ist es in einem Stil geschrieben, der einem XML-Dokument ähnlich ist, und verwendet eine Kombination von XML-ähnlichen Tags und HTML, sodass eine Vorlage für eine spezifische Formatvorlage der Ausgabe erstellt wird. Sie können Daten unter Verwendung eines XSL-Stylesheets exportieren, indem Sie im Dialogfeld XML exportieren die Option Präsentation exportieren wählen. Zusätzliche Informationen zu XSL-Stylesheets finden Sie in der MSDN-Website.

Sie können ein Datenbankobjekt als XML-Dokument auf verschiedene Arten exportieren:

• Sie können lediglich die Daten aus einer Tabelle, einer Abfrage, einem Datenblatt, einem Formular oder einem Bericht in eine XML-Datei exportieren. Diese Daten werden in eine Datei mit dem Namen <Dateiname>.xml gespeichert.
• Sie können lediglich das Schema (die Datenstruktur) einer Tabelle, einer Abfrage, eines Datenblattes, eines Formulars oder eines Berichts in eine XML-Schemadatei exportieren. Eine XML-Schemadatei ist eine formelle Spezifikation der Regeln für ein XML-Dokument, die eine Reihe von Elementnamen sowie Informationen enthält, welche Elemente und in welchen Kombinationen diese in dem Dokument erlaubt sind. Wenn Sie das Schema als XSD speichern, wird die Datei als <Dateiname>.xsd gespeichert.
• Sie können die Struktur einer Tabelle, einer Abfrage, eines Datenblattes, eines Formulars oder eines Berichts in einer Datei speichern, die die Präsentation und die Verbindungsinformationen beschreibt. Bei Formularen und Berichten wird diese Datei in einer XML-basierten Sprache, genannt ReportML, gespeichert, die Präsentationsdaten sowie ein Datenmodell zur Erstellung einer Datenzugriffsseite enthält. Bei Tabellen, Abfragen/Ansichten und Datenblättern ist die Präsentationsdatei eine datenblattähnliche Vorlage. Diese Datei wird als <Dateiname>_report.xml gespeichert.
• Zusätzlich können Sie, wenn Sie die Daten als XML speichern, angeben, dass die Daten in ein benutzerdefiniertes Anzeigeformat umgewandelt werden, indem eine vorhandene XSL-Datei verwendet wird. Wenn keine XSL-Datei angegeben wird, werden die Daten im Standard-XML-Format gespeichert. Beachten Sie, dass kein Präsentationsformat verfügbar ist, wenn keine Daten für den Export ausgewählt wurden. Die Datei wird als <Dateiname>_report.xml gespeichert.

ReportML ist eine "Auszeichnungssprache", die von Microsoft speziell für Access 2002 entwickelt wurde und verwendet werden kann, um Access-Datenbankobjekte in XML zu beschreiben. Die ReportML-Sprache besteht aus Sätzen von Tags, die ein Formular, einen Bericht, Eigenschaften von Datenzugriffsseiten, Ereignisse und Attribute beschreiben. Wenn Sie Daten von Access in eine XML-Datei exportieren, indem Sie die ExportXML-Methode verwenden, und die entsprechende Kennzeichnung festlegen, können Sie die Struktur eines Formulars oder eines Berichts im ReportML-Format speichern. Die von Access erstellte ReportML-Datei kann für die Erstellung einer Datenzugriffsseite verwendet werden.

Jedes von Access erstellte XML-Dokument ist wohlgeformt; das bedeutet, dass es den folgenden Grundregeln von XML entspricht:

• Jedes XML-Dokument muss ein eindeutiges Stammelement (ein Element, das das gesamte Dokument umfasst) aufweisen.
• Alle Start- und Endttags stimmen überein. Bei XML-Tags muss Groß- und Kleinschreibung beachtet werden.
• Für jedes Starttag existiert ein entsprechendes Endtag. Leere Elemente können durch eine spezielle Kurzschreibweise formuliert werden. Auch in diesem Fall ist bei den XML-Tags Groß- und Kleinschreibung zu beachten.

  Anmerkung  Access ReportML schreibt keine leeren Tags aus.

• Elemente überlappen nicht. Start- und Endtags müssen also korrekt innerhalb von anderen Elementen geschachtelt sein.
• Bestimmte Reservezeichen sind Teil der XML-Syntax und werden nicht als solche interpretiert, wenn diese in dem Datenabschnitt eines Elements verwendet werden. Sie müssen eine spezielle Zeichenfolge (von XML als "Entität" bezeichnet) wie folgt ersetzen:

Das folgende Beispiel stellt ein wohlgeformtes XML-Dokument dar:

<?xml version="1.0"?> <DATAROOT> <AUFTRAG> <KUNDE>Nancy Davolio</KUNDE> <PRODUKT> <ARTIKEL>Mom&apos;s Boston Crab Meat</ARTIKEL> <PREIS>$10.00</PREIS> <MENGE>1 Flasche</MENGE> </PRODUKT> </AUFTRAG> </DATAROOT>

wobei
<?xml version="1.0"?> eine Deklaration ist, die festlegt, dass es sich hierbei um ein XML-Dokument handelt und die Versionsnummer angibt. Die Deklaration ist optional, wird jedoch für jedes XML-Dokument empfohlen.
<DATAROOT> das Stammelement ist, das das gesamte Dokument umfasst.
<KUNDE> ein Starttag ist und </KUNDE> ein Endtag, die zusammen ein Datenelement, in diesem Fall den Namen des Kunden, beschreiben.

Beachten Sie, dass jeder Satz von Tags, wie <KUNDE></KUNDE>, sowohl Start- als auch Endtags aufweist und dabei Groß- und Kleinschreibung beachtet wird. Außerdem sind die Sätze von Tags korrekt ineinander geschachtelt. Beachten Sie auch die Entität "'", die in einen Apostroph (') umgewandelt wird, wenn die Daten von der Empfängeranwendung importiert werden. Der Apostroph hat in dem XML-Dokument einen bestimmten Zweck und kann fehlinterpretiert werden, wenn dieser direkt im Text verwendet wird. Die konvertierten Daten werden als Mom's Boston Crab Meat angezeigt.

Leerraum im Dokument kann verwendet werden, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Wenn ein Schema während des Exports von Access angegeben ist, werden die erstellten XML-Dokumente als gültige XML-Dokumente betrachtet. Dies bedeutet, dass die Dokumente, abgesehen davon, dass sie wohlgeformt sind, einem definierten Schema entsprechen.