Zählen von Daten mithilfe einer Abfrage

In diesem Artikel wird erklärt, wie von einer Abfrage zurückgegebene Daten gezählt werden. Sie können z. B. in einem Formular oder Bericht die Anzahl der Elemente in einer oder mehreren Tabellenfeldern oder Steuerelementen zählen. Sie können außerdem Durchschnittswerte berechnen und die kleinsten, größten, jüngsten oder ältesten Werte ermitteln. Darüber hinaus stellt Microsoft Office Access 2007 ein neues Feature bereit: die Ergebniszeile. Mithilfe der Ergebniszeile können Sie die Daten in einem Datenblatt zählen, ohne dass Sie den Abfrageentwurf ändern müssen.

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Grundlegendes zum Datenzählverfahren

Sie können die Anzahl der Elemente in einem Feld (eine Spalte mit Werten) zählen, indem Sie die Funktion Anzahl verwenden. Die Funktion Anzahl gehört zu einer Reihe von Funktionen, die Aggregatfunktionen genannt werden. Mit Aggregatfunktionen führen Sie eine Berechnung zu einer Spalte mit Daten aus, wobei ein einzelner Wert zurückgegeben wird. Access stellt neben Anzahl verschiedene weitere Aggregatfunktionen bereit:

  • Summe, um in einer Spalte mit Zahlen die Summe zu berechnen.
  • Mittelwert, um in einer Spalte mit Zahlen den Mittelwert zu berechnen.
  • Maximum, um den höchsten Wert in einem Feld zu ermitteln.
  • Minimum, um den niedrigsten Wert in einem Feld zu ermitteln.
  • Standardabweichung, um zu ermitteln, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen.
  • Varianz, um die statistische Varianz aller Werte in der Spalte zu ermitteln.

In Office Access 2007 haben Sie zwei Möglichkeiten, Anzahl und andere Aggregatfunktionen einer Abfrage hinzuzufügen:

  • Öffnen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht, und fügen Sie eine Ergebniszeile hinzu. Die Ergebniszeile ist ein neues Feature in Office Access 2007 und ermöglicht es Ihnen, eine Aggregatfunktion in einem oder mehreren Abfrageresultsets zu verwenden, ohne dass Sie den Abfrageentwurf ändern müssen.
  • Erstellen Sie eine Berechnungsabfrage. Bei einer Berechnungsabfrage werden die Zwischensummen in Gruppen oder Datensätzen berechnet. Wenn Sie z. B. Zwischensummen aller Umsätze nach Stadt oder Quartal erhalten möchten, verwenden Sie eine Berechungsabfrage, um die Datensätze nach der gewünschten Kategorie zu gruppieren. Anschließend berechnen Sie die Summe der Umsatzzahlen. Im Gegensatz dazu wird bei einer Ergebniszeile die Gesamtsumme für eine oder mehrere Spalten (Felder) mit Daten berechnet.

 Hinweis   Die schrittweisen Anleitungen in diesem Dokument verwenden vorwiegend die Funktion Anzahl. Sie können jedoch auch andere Aggregatfunktionen in den Ergebniszeilen und Abfragen verwenden. Weitere Informationen zum Verwenden anderer Aggregatfunktionen finden Sie unter Übersicht der Aggregatfunktionen weiter unten in diesem Artikel.

Weitere Informationen zu Verwendungsmöglichkeiten der anderen Aggregatfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erklären das Hinzufügen einer Ergebniszeile und das Verwenden einer Berechnungsabfrage zum Zählen von Daten. Denken Sie daran, dass die Funktion Anzahl bei einer größeren Zahl von Datentypen funktionsfähig ist als andere Aggregatfunktionen. Beispielsweise können Sie die Funktion Anzahl für Felder jeder Art ausführen, außer für Felder, die komplexe, sich wiederholende Skalardaten enthalten, wie z. B. Felder mit mehrwertigen Listen.

Im Gegensatz dazu sind viele der Aggregatfunktionen nur bei Daten in Feldern funktionsfähig, für die ein bestimmter Datentyp festgelegt ist. Beispielsweise funktioniert die Funktion Summe nur bei Feldern, für die der Datentyp Zahl, Dezimal oder Währung festgelegt ist. Weitere Informationen zu Datentypen, die bei den einzelnen Funktionen erforderlich sind, finden Sie unter Übersicht der Aggregatfunktionen weiter unten in diesem Artikel.

Allgemeine Informationen zu Datentypen finden Sie im Artikel Ändern der Datentypeinstellung für ein Feld.

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Zählen von Daten mithilfe einer Ergebniszeile

Sie fügen einer Abfrage eine Ergebniszeile hinzu, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht öffnen, die Zeile hinzufügen und dann die Funktion Anzahl oder eine andere Aggregatfunktion auswählen, z. B. Summe, Minimum, Maximum oder Mittelwert. Die Schritte in diesem Abschnitt erklären, wie Sie eine allgemeine Auswahlabfrage erstellen und eine Ergebniszeile hinzufügen.

Erstellen einer allgemeinen Auswahlabfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

Abbildung der Access-Multifunktionsleiste

  1. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle oder Tabellen, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

Die ausgewählte Tabelle oder Tabellen werden als Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt. In der folgenden Abbildung ist eine typische Tabelle im Abfrage-Designer dargestellt.

Abfrage mit drei Feldern im Entwurfsbereich

  1. Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.

Sie können Felder mit beschreibenden Daten einschließen, z. B. Namen und Beschreibungen. Sie müssen jedoch das Feld einschließen, das die zu zählenden Werte enthält.

Jedes Feld wird als Spalte im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.

  1. Sie können gegebenenfalls wieder zur Entwurfsansicht wechseln und die Abfrage anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Sie können die Abfrage dann nach Bedarf anpassen, indem Sie Tabellenfelder hinzufügen oder entfernen. Wählen Sie zum Entfernen eines Felds die Spalte im Entwurfsbereich aus, und drücken Sie ENTF.
  2. Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf.

Hinzufügen einer Ergebniszeile

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht. Klicken Sie für eine Datenbank im Access 2007-Format mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Datenblattansicht.

- Oder -

Klicken Sie für eine Datenbank, die in einer älteren Version von Access erstellt wurde, auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf den Pfeil neben Ansicht, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht.

-Oder-

Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf das Objekt. Die Abfrage wird dann ausgeführt und die Ergebnisse werden in ein Datenblatt geladen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

Abbildung der Access-Multifunktionsleiste

Die neue Zeile Ergebnis wird unter der letzten Datenzeile im Datenblatt aufgeführt.

  1. Klicken Sie in der Zeile Ergebnis auf das Feld, das Sie addieren möchten, und wählen Sie dann Anzahl in der Liste aus.

Ausblenden einer Ergebniszeile

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

Weitere Informationen zum Verwenden einer Ergebniszeile finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

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Zählen von Daten mithilfe einer Ergebnisabfrage

Wenn Sie einige oder alle der Datensätze zählen müssen, die von einer Abfrage zurückgegeben werden, können Sie Daten auch zählen, indem Sie anstatt einer Ergebniszeile eine Ergebnisabfrage verwenden. Sie können z. B. die Anzahl der Verkaufstransaktionen zählen oder die Anzahl der Transaktionen in einer bestimmten Stadt.

In der Regel verwenden Sie eine Ergebnisabfrage anstatt einer Ergebniszeile, wenn Sie den resultierenden Wert in einem anderen Bereich der Datenbank (z. B. einem Bericht) verwenden müssen.

Zählen aller Datensätze in einer Abfrage

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

Abbildung der Access-Multifunktionsleiste

  1. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

Die Tabelle wird in einem Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.

  1. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie in der Abfrage verwenden möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie auch das Feld einschließen, das Sie zählen möchten. Sie können Felder der meisten Datentypen zählen, außer Felder, die komplexe, sich wiederholende Skalardaten enthalten, wie z. B. Felder mit mehrwertigen Listen.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

Die Zeile Ergebnis wird im Entwurfsbereich und Gruppierung wird in der Zeile für die einzelnen Felder in der Abfrage angezeigt.

  1. Klicken Sie in der Zeile Ergebnis auf das Feld, das Sie zählen möchten, und wählen Sie Anzahl in der resultierenden Liste aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.

  1. Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf.

Zählen von Datensätzen in einer Gruppe oder Kategorie

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

Abbildung der Access-Multifunktionsleiste

  1. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle oder Tabellen, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

Die Tabelle oder Tabellen werden in einem Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.

  1. Doppelklicken Sie auf das Feld, das die Kategoriedaten enthält, und auch auf das Feld mit den zu zählenden Werten. Die Abfrage kann keine weiteren beschreibenden Felder enthalten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

Die Zeile Ergebnis wird im Entwurfsbereich und Gruppierung wird in der Zeile für die einzelnen Felder in der Abfrage angezeigt.

  1. Klicken Sie in der Zeile Ergebnis auf das Feld, das Sie zählen möchten, und wählen Sie Anzahl in der resultierenden Liste aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Ergebnisse der Abfrage werden in der Datenblattansicht angezeigt.

  1. Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf.

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Übersicht der Aggregatfunktionen

In der folgenden Tabelle werden die Aggregatfunktionen und deren Beschreibung aufgeführt, die in Access in der Ergebniszeile und in Abfragen verwendet werden können. In Access stehen für Abfragen mehr Aggregatfunktionen bereit als für Ergebniszeilen. Außerdem können Sie, wenn Sie mit einem Access-Projekt arbeiten (ein mit einer Microsoft SQL Server-Datenbank verbundenes Access-Front-End), eine größere Reihe von Aggregatfunktionen verwenden, als mit SQL Server bereitgestellt werden. Weitere Informationen zu dieser Reihe von Funktionen finden Sie in der Microsoft SQL Server-Onlinedokumentation.

Funktion Beschreibung Verwendung mit Datentyp(en)
Summe Addiert die Elemente in einer Spalte. Diese Funktion kann nur für Daten vom Datentyp Zahl und Währung verwendet werden. Zahl, Dezimal, Währung
Durchschnitt Berechnet den Mittelwert für eine Spalte. Die Spalte muss Daten vom Datentyp Zahl, Währung oder Datum/Uhrzeit enthalten. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert. Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit
Anzahl Zählt die Anzahl von Elementen in einer Spalte.

Alle Datentypen außer denen, die komplexe, sich wiederholenden Skalardaten enthalten, wie z. B. eine Spalte mit Mehrfachwertlisten.

Weitere Informationen zu Mehrfachwertlisten finden Sie in den Artikeln Anleitung zu Mehrfachwertfeldern und Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können.

Maximum Gibt das Element mit dem höchsten Wert zurück. Für Textdaten ist der höchste Wert der letzte alphabetische Wert. Die Groß-/Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert. Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit
Minimum Gibt das Element mit dem niedrigsten Wert zurück. Für Textdaten ist der niedrigste Wert der erste alphabetische Wert. Die Groß-/Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert. Zahl, Dezimal, Währung, Datum/Uhrzeit
Standardabweichung

Misst, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen.

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

Zahl, Dezimal, Währung
Varianz

Misst die statistische Varianz aller Werte in der Spalte. Diese Funktion kann nur für Daten vom Datentyp Zahl und Währung verwendet werden. Falls die Tabelle weniger als zwei Zeilen enthält, wird in Access ein NULL-Wert zurückgegeben.

Weitere Informationen zu Varianzfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

Zahl, Dezimal, Währung

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Zutreffend für:
Access 2007