Einführung in Berichte

Bei der Arbeit mit einer Datenbank dienen Berichte normalerweise zum Anzeigen, Formatieren und Zusammenfassen von Daten. Beispielsweise können Sie einen Bericht vom Listentyp erstellen, um die Telefonnummern aller Ihrer Kontakte anzuzeigen, oder einen Zusammenfassungsbericht, um die Umsätze Ihres Unternehmens nach verschiedenen Regionen und Zeiträumen aufzuschlüsseln.

Dieser Artikel enthält eine Übersicht über Berichte in Microsoft Access 2010 und behandelt neue oder geänderte Berichtsfeatures. Ferner behandelt der Artikel das Erstellen von Berichten und das Sortieren, Gruppieren und Zusammenfassen von Daten sowie das Anzeigen eines Berichts in der Vorschau und das Drucken.

Eine gut entworfene Tabellenstruktur und sinnvolle Beziehungen erleichtern das Erstellen aussagekräftiger Berichte erheblich. Eine Einführung in das Planen und Entwerfen einer Datenbank finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Inhalt dieses Artikels


Übersicht

Ein Bericht ist ein Datenbankobjekt, das zum Anzeigen und Zusammenfassen von Daten verwendet wird. Berichte bieten eine Möglichkeit, Momentaufnahmen Ihrer Daten – entweder durch Drucken, Konvertieren in PDF- oder XPS-Dateien oder durch Exportieren in andere Dateiformate – zu verteilen oder zu archivieren.

Mitarbeiterbericht in der Seitenansicht

Berichte können Details zu einzelnen Datensätzen, Zusammenfassungen mehrerer Datensätze oder beides darstellen. Access-Berichte können auch zum Erstellen von Etiketten für den Postversand oder andere Zwecke verwendet werden.

Es ist möglich, „nicht gebundene“ Berichte zu erstellen, die keine Daten anzeigen, für die Zwecke dieses Artikels wird jedoch angenommen, dass ein Bericht an eine Datenquelle, wie etwa eine Tabelle oder Abfrage, angebunden ist.

Clientberichte im Gegensatz zu Webberichten

Access 2010 enthält ein neues Feature, das Ihnen das Erstellen einer „Webdatenbank“ durch Veröffentlichen einer Access-Datenbank auf einem SharePoint-Server, auf dem Access Services ausgeführt werden, ermöglicht. Beim Erstellen einer Webdatenbank werden Access-Berichte im Browser mithilfe der SQL Server Reporting Services gerendert. Diese Konvertierung bringt einige Einschränkungen hinsichtlich der Features mit sich, die in Berichten verwendet werden können, die im Browser gerendert werden sollen. Wenn Sie das Rendern von Berichten im Browser nicht berücksichtigen müssen, können Sie jedoch sämtliche Features des Access-Berichts-Designers verwenden.

Bestandteile eines Berichts

In Access ist ein Berichtsentwurf in Bereiche unterteilt. In einer Clientdatenbank können Sie den Bericht in der Entwurfsansicht anzeigen, um seine Bereiche darzustellen. In der Layoutansicht sind die Bereiche nicht so offensichtlich, aber trotzdem vorhanden, und können auf der Registerkarte Format mithilfe der Dropdownliste in der Gruppe Auswahl ausgewählt werden. Zum Erstellen sinnvoller Berichte müssen Sie die Funktionsweise der einzelnen Bereiche verstehen. Beispielsweise bestimmt der Bereich, in dem Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, wie die Ergebnisse in Access berechnet werden. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Bereichstypen und ihrer Verwendung.

  • Berichtskopf   Dieser Abschnitt wird nur einmal am Anfang des Berichts gedruckt. Verwenden Sie den Berichtskopf für Informationen, die normalerweise auf einem Deckblatt stehen, z. B. ein Logo, Titel oder Datum. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion "Summe" verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für den gesamten Bericht berechnet. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt.
  • Seitenkopf   Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie einen Seitenkopf z. B., um den Berichtstitel auf jeder Seite zu wiederholen.
  • Gruppenkopf   Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder neuen Datensatzgruppe gedruckt. Verwenden Sie den Gruppenkopf zum Drucken des Gruppennamens. Verwenden Sie den Gruppenkopf z. B. in einem Bericht, der nach Artikel gruppiert ist, um den Artikelnamen zu drucken. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion "Summe" verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für die aktuelle Gruppe berechnet. Es können mehrere Gruppenkopfbereiche in einem Bericht verwendet werden, abhängig von der Anzahl der hinzugefügten Gruppierungsebenen. Weitere Informationen zum Erstellen von Gruppenköpfen und Gruppenfüßen finden Sie im Abschnitt Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnissen.
  • Detailbereich   Dieser Abschnitt wird einmal für jede Zeile in der Datensatzquelle gedruckt. Hier platzieren Sie die Steuerelemente, die den Hauptteil des Berichts bilden.
  • Gruppenfuß   Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Gruppe von Datensätzen gedruckt. Verwenden Sie den Gruppenfuß, um zusammenfassende Informationen für eine Gruppe zu drucken. Es können mehrere Gruppenfußbereiche in einem Bericht verwendet werden, abhängig von der Anzahl der hinzugefügten Gruppierungsebenen.
  • Seitenfuß   Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie den Seitenfuß, um Seitenzahlen oder Informationen auf Seitenbasis zu drucken.
  • Berichtsfuß   Dieser Abschnitt wird nur einmal am Ende des Berichts gedruckt. Verwenden Sie den Berichtsfuß, um Berichtssummen oder andere zusammenfassende Informationen für den gesamten Bericht zu drucken.

 Hinweis    In der Entwurfsansicht wird der Berichtsfuß unter dem Seitenfuß angezeigt. In allen anderen Ansichten (z. B der Layoutansicht oder beim Drucken oder bei der Vorschau des Berichts) wird der Berichtsfuß jedoch über dem Seitenfuß angezeigt, direkt nach dem letzten Gruppenfuß oder der Detailzeile auf der letzten Seite.

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Was ist neu?

Das Erstellen eines Berichts in Access 2010 entspricht nahezu dem Erstellen eines Berichts in Access 2007. Doch in Access 2010 weisen Berichte einige neue Features auf:

  • Freigegebene Bildergalerie   In Access 2010 kann jetzt einer Datenbank ein Bild angefügt werden und das Bild dann übergreifend über mehrere Objekte verwendet werden. Wenn dieses einzelne Bild aktualisiert wird, wird es in der gesamten Datenbank aktualisiert, gleich, an welcher Stelle es verwendet wird.
  • Office-Designs   In Access 2010 können jetzt standardmäßige Microsoft Office-Designs verwendet und so professionell entworfene Zusammenstellungen von Schriftarten und Farben in einem Durchgang auf Ihre sämtlichen Access-Formulare und -Berichte angewendet werden.
  • Leistungsfähigere bedingte Formatierung   Access 2010 enthält leistungsfähigere Tools für das Hervorheben von Daten in einem Bericht. Sie können bis zu 50 Regeln für die bedingte Formatierung für jedes Steuerelement oder jede Steuerelementgruppe hinzufügen, und in Clientberichten können Datenbalken für den Vergleich von Daten in Datensätzen hinzugefügt werden.
  • Flexiblere Layouts   In Access 2010 besteht das standardmäßige Entwurfsverfahren für Berichte im Platzieren von Steuerelementen in Layouts. Diese Raster unterstützen Sie beim einfachen Ausrichten von Steuerelementen und dem Anpassen ihrer Größe; sie sind für alle Berichte erforderlich, di in einem Browser gerendert werden sollen. Zwar stellen Layouts an sich keine Neuerung in Access 2010 dar, es gibt jedoch einige Änderungen bei den Verfahren, wie sie zum Verschieben, Ausrichten und Ändern der Größe von Steuerelementen verwendet werden.

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Erstellen eines neuen Berichts

Schritt 1: Auswählen einer Datensatzquelle

Die Datensatzquelle eines Berichts kann eine Tabelle, eine benannte Abfrage oder eine eingebettete Abfrage sein. Die Datensatzquelle muss alle Zeilen und Spalten der Daten enthalten, die im Bericht angezeigt werden sollen.

  • Wenn die gewünschten Daten in einer vorhandenen Tabelle oder Abfrage vorhanden sind, wählen Sie die Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich aus, und fahren Sie dann mit Schritt 2: Auswählen eines Berichtstools fort.
  • Wenn die Datensatzquelle noch nicht vorhanden ist, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Weitere Informationen zum Erstellen von Tabellen oder Abfragen finden Sie in den Artikeln Einführung in Tabellen oder Einführung in Abfragen.

Schritt 2: Auswählen eines Berichtstools

Die Berichtstools befinden sich auf der Registerkarte Erstellen des Menübands in der Gruppe Berichte. In der folgenden Tabelle sind die Funktionen der einzelnen Tools kurz beschrieben:

Webkompatible Berichte

Mithilfe dieser Tools erstellte Berichte sind mit dem Feature In Access Services veröffentlichen kompatibel und können in einem Browser gerendert werden. Beachten Sie, dass webkompatible Objekte durch den Globus auf dem Symbol des Objekts gekennzeichnet sind.

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Bericht

Erstellt einen einfachen Bericht in Tabellenform, der alle Felder in der Datensatzquelle enthält, die Sie im Navigationsbereich ausgewählt haben.
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Leerer Bericht

Öffnet einen leeren Bericht in der Layoutansicht und zeigt den Aufgabenbereich Feldliste an. Access erstellt beim Ziehen von Feldern aus der Feldliste auf den Bericht eine Datensatzquelle.

Weitere Informationen zum Feature In Access veröffentlichen finden Sie im Artikel Erstellen einer im Web freizugebenden Access-Datenbank.

Clientberichte

Mithilfe dieser Tools erstellte Berichte sind nicht mit dem Feature In Access veröffentlichen kompatibel. Das Hinzufügen von Clientberichten zu einer Webdatenbank verhindert nicht die Veröffentlichung der Datenbank, die Clientberichte stehen jedoch nicht im Browser zur Verfügung. Clientberichte können jedoch verwendet werden, wenn die Datenbank in Access geöffnet ist.

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Bericht

Erstellt einen einfachen Bericht in Tabellenform, der alle Felder in der Datensatzquelle enthält, die Sie im Navigationsbereich ausgewählt haben.
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Berichtsentwurf

Öffnet einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht, dem die gewünschten Felder und Steuerelemente einfach hinzugefügt werden können.
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Leerer Bericht

Öffnet einen leeren Bericht in der Layoutansicht und zeigt den Aufgabenbereich Feldliste an. Beim Ziehen von Feldern aus der Feldliste auf den Bericht erstellt Access eine eingebettete Abfrage und speichert sie in der Eigenschaft Datensatzquelle des Berichts.
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Berichts-Assistent

Zeigt einen Assistenten mit mehreren Schritten an, in dem Sie Felder, Gruppierungs-/Sortierungsebenen und Layoutoptionen angeben können. Der Assistent erstellt auf der Grundlage der getroffenen Auswahl einen Bericht.
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Etiketten

Zeigt einen Assistenten an, in dem standardmäßige oder benutzerdefinierte Etikettengrößen sowie die anzuzeigenden Felder und die Art ihrer Sortierung ausgewählt werden können. Der Assistent erstellt auf der Grundlage der getroffenen Auswahl den Etikettenbericht.

Schritt 3: Erstellen des Berichts

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche für das gewünschte Tool. Wenn ein Assistent angezeigt wird, folgen Sie den Schritten des Assistenten, und klicken Sie dann auf der letzten Seite auf Fertig stellen.

    Access zeigt den Bericht in der Entwurfsansicht an.
  2. Formatieren Sie den Bericht, bis er Ihren Vorstellungen entspricht:
  • Ändern Sie die Größe von Feldern und Beschriftungen, indem Sie sie auswählen und dann die Kanten bis zur gewünschten Größe ziehen.
  • Verschieben Sie ein Feld, indem Sie es auswählen (und dessen Beschriftung, sofern vorhanden) und es dann an die neue Position ziehen.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld, und verwenden Sie die Befehle im Kontextmenü zum Zusammenführen oder Teilen von Zellen, zum Löschen oder Auswählen von Feldern und zum Ausführen weiterer Formatierungsaufgaben.

Darüber hinaus können Sie die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Features verwenden, um den Bericht attraktiver und besser lesbar zu gestalten.

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Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnissen

Das schnellste Verfahren zum Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnissen zu einem Bericht besteht darin, mit der rechten Maustaste auf das Feld zu klicken, auf das die Gruppierung, Sortierung oder das Gesamtergebnis angewendet werden soll, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf den gewünschten Befehl.

Sie können Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnisse außerdem mithilfe des Bereichs Gruppieren, Sortieren und Summe hinzufügen, während der Bericht in der Layoutansicht oder der Entwurfsansicht geöffnet ist:

  1. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Registerkarte Entwerfen in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren.
  2. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen oder auf Sortierung hinzufügen, und wählen Sie dann das Feld aus, nach dem Sie gruppieren oder sortieren möchten.
  3. Klicken Sie in einer zu gruppierenden oder sortierenden Zeile auf Mehr, um weitere Optionen festzulegen und Gesamtergebnisse hinzuzufügen.

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Hervorheben von Werten mithilfe von bedingter Formatierung

Access 2010 enthält leistungsfähigere Tools für das Hervorheben von Daten in einem Bericht. Sie können bis zu 50 Regeln für die bedingte Formatierung für jedes Steuerelement oder jede Steuerelementgruppe hinzufügen, und in Clientberichten können Datenbalken für den Vergleich von Daten in Datensätzen hinzugefügt werden.

So fügen Sie bedingte Formatierung hinzu:

  1. Öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Layoutansicht klicken.
  2. Wählen Sie alle Steuerelemente aus, auf die Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten. Wenn Sie mehrere Steuerelemente markieren möchten, halten Sie die UMSCHALT- oder STRG-Taste gedrückt, und klicken Sie auf die gewünschten Steuerelemente.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Bedingte Formatierung.

    Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird in Access geöffnet.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf Neue Regel .
  5. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel unter Regeltyp auswählen einen Wert aus:
  • Aktivieren Sie zum Erstellen einer Regel, die für jeden Datensatz einzeln ausgewertet wird, die Option Werte in aktuellen Datensatz prüfen oder einen Ausdruck verwenden.
  • Klicken Sie zum Erstellen einer Regel, die Datensätze mithilfe von Datenbalken miteinander vergleicht, auf Mit anderen Datensätzen vergleichen.

 Hinweis    Die Option Mit anderen Datensätzen vergleichen steht in Webdatenbanken nicht zur Verfügung.


  1. Geben Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten die Regel, die bestimmt, wann die Formatierung angewendet werden soll, sowie die bei erfüllten Kriterien der Regel anzuwendende Formatierung an.
  2. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung zurückzukehren.
  3. Wiederholen Sie dieses Vorgehen ausgehend von Schritt 4, um eine weitere Regel für dieses Steuerelement oder diese Sammlung von Steuerelementen zu erstellen. Klicken Sie andernfalls auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

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Erzielen einer professionellen Wirkung mithilfe von Designs

Designs von Office 2010 können jetzt auf eine Access-Datenbank angewendet werden. Dadurch wird das Erzielen einer einheitlichen Erscheinung für Ihre sämtlichen Office-Dokumente einfacher.

 Wichtig    Wenn Sie ein Office-Design, eine Schriftart oder eine Farbe auswählen, werden diese Elemente auf alle Formulare und Berichte in einer Datenbank angewendet (nicht nur auf das aktuelle Formular oder den aktuellen Bericht).

  1. Öffnen Sie einen Bericht in der Layoutansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Layoutansicht klicken.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Entwerfen in der Gruppe Designs das gewünschte Design, die gewünschte Farbe oder die gewünschte Schriftart aus:


  • Verwenden Sie den Katalog Design, um simultan Farben und Schriftarten auf ein vordefiniertes Schema festzulegen.
  • Verwenden Sie die Kataloge Farben oder Schriftarten, um Farben oder Schriftarten unabhängig festzulegen.

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Hinzufügen von Bildern   

Traditionell wurden in Access Bilder auf Formularen und in Berichten an einzelne Bildsteuerelemente gebunden. Zum Ändern eines häufig verwendeten Bilds, das auf mehreren Formularen bzw. in mehreren Berichten verwendet wurde, muss jedes Bildsteuerelement manuell bearbeitet werden. In Access 2010 kann ein Bild jedoch einer Datenbank einmalig angefügt und dann in mehreren Objekten verwendet werden. Durch das Aktualisieren des einzelnen Bilds wird es an allen Positionen aktualisiert, an denen es verwendet wird. Dies ist beispielsweise für Firmenlogos oder Hintergrundbilder, die immer wieder in einer Datenbank verwendet werden, nützlich.

Hinzufügen eines Bilds

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, dem Sie das Bild hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
  2. Klicken Sie im Bericht auf die Stelle, an der Sie das Bild hinzufügen möchten.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Bild einfügen.
  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Verwenden eines vorhandenen Bilds   Wenn sich das gewünschte Bild bereits in der Galerie befindet, klicken Sie darauf, um es dem Bericht hinzuzufügen.
  • Hochladen eines neuen Bilds   Klicken Sie unten in der Galerie auf Durchsuchen. Navigieren Sie im Dialogfeld Bild einfügen zu dem zu verwendenden Bild, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Access fügt dem Bericht das ausgewählte Bild hinzu.

Hinzufügen eines Hintergrundbilds

 Hinweis    Hintergrundbilder können webkompatiblen Berichten nicht hinzugefügt werden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, dem Sie das Hintergrundbild hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Hintergrund auf Hintergrundbild.
  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Verwenden eines vorhandenen Bilds   Wenn sich das gewünschte Bild bereits in der Galerie befindet, klicken Sie darauf, um es dem Bericht hinzuzufügen.
  • Hochladen eines neuen Bilds   Klicken Sie unten in der Galerie auf Durchsuchen. Navigieren Sie im Dialogfeld Bild einfügen zu dem zu verwendenden Bild, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Access fügt dem Bericht das ausgewählte Bild hinzu.

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Berichte in der Vorschau anzeigen und drucken

Anzeigen eines Berichts in der Vorschau

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie in der Vorschau anzeigen möchten, oder wählen Sie ihn einfach im Navigationsbereich aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Drucken und dann auf Seitenansicht.

    Access öffnet den Bericht in der Vorschau. Sie können die Befehle auf der Registerkarte Seitenansicht verwenden, um beliebige der folgenden Vorgänge auszuführen:
  • Drucken des Berichts
  • Anpassen von Seitengröße oder Layout
  • Hinein- und Herauszoomen oder Anzeigen mehrerer Seiten zugleich
  • Aktualisieren der Daten im Bericht
  • Exportieren des Berichts in ein anderes Dateiformat
  1. Klicken Sie zur Rückkehr zum Datenbank-Arbeitsbereich auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Vorschau schließen auf Seitenansicht schließen.

Drucken eines Berichts

Berichte können nicht nur aus der Seitenansicht sondern auch ohne Anzeigen in der Vorschau gedruckt werden:

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie in der Vorschau anzeigen möchten, oder wählen Sie ihn einfach im Navigationsbereich aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Drucken.
  • Wenn Sie den Bericht direkt an den Standarddrucker senden möchten, ohne Druckeroptionen festzulegen, klicken Sie auf Schnelldruck.
  • Zum Öffnen eines Dialogfelds, in dem ein Drucker ausgewählt, die Anzahl der Exemplare festgelegt werden kann usw. klicken Sie auf Drucken.

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Zutreffend für:
Access 2010