Einführung in Abfragen

Wenn Sie Daten in der Datenbank überprüfen, hinzufügen oder ändern oder Daten aus der Datenbank löschen möchten, sollten Sie hierfür den Einsatz einer Abfrage in Erwägung ziehen.

Mithilfe von Abfragen können Sie ganz spezielle Fragen zu den Daten stellen, die beim direkten Anzeigen der Tabellendaten schwierig zu beantworten sind. Mit Abfragen können Sie Daten filtern, Berechnungen für die Daten anstellen und die Daten zusammenfassen. Darüber hinaus können Sie mit Abfragen viele Datenverwaltungsaufgaben automatisieren und Änderungen an den Daten überprüfen, bevor diese übernommen werden.

 Hinweis   Aggregatabfragefunktionen, wie beispielsweise Summe oder Anzahl sind in Webabfragen nicht verfügbar.

Mit Abfragen lassen sich viele Datenbankaufgaben vereinfachen

Inhalt dieses Artikels


Übersicht

Bei einer Abfrage handelt es sich um eine Anforderung von Datenergebnissen und/oder Aktionen, die an Daten ausgeführt werden sollen. Abfragen können Sie einsetzen, um einfache Fragen zu beantworten, Berechnungen durchzuführen, Daten aus verschiedenen Tabellen zu kombinieren oder Tabellendaten hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen. Abfragen, mit denen Sie Daten aus einer Tabelle abrufen oder Berechnungen durchführen, werden als Auswahlabfragen bezeichnet. Abfragen, mit denen Daten hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden, werden Aktionsabfragen genannt.

Dieser Artikel enthält grundlegende Informationen zu Abfragen und gibt Beispiele für die verschiedenen Abfragetypen. Weitere Informationen zu den einzelnen Abfragetypen finden Sie in der Hilfe, oder klicken Sie im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels auf die Verknüpfungen.

In einer Abfrage können Sie auch Daten für ein Formular oder einen Bericht zur Verfügung stellen. In einer gut gestalteten Datenbank befinden sich die Daten, die Sie in einem Formular oder Bericht präsentieren möchten, häufig in zahlreichen verschiedenen Tabellen. Mithilfe einer Abfrage können Sie die gewünschten Daten zusammenfassen, bevor Sie Ihr Formular oder Ihren Bericht entwerfen.

Weitere Informationen dazu, wie Sie mithilfe einer Abfrage Daten für Formulare und Berichte zur Verfügung stellen, finden Sie in der Hilfe oder durch Klicken auf die Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

Öffnen einer vorhandenen Abfrage

Wenn Sie mit dem Navigationsbereich nicht vertraut sind, wissen Sie möglicherweise nicht, wie eine vorhandene Abfrage geöffnet wird. Der Navigationsbereich ersetzt das Datenbankfenster, das in früheren Access-Versionen (2007 und früher) verwendet wurde. Der Navigationsbereich befindet sich auf der rechten Seite des Bildschirms.

Zum Öffnen eines Datenbankobjekts (auch einer Abfrage) können Sie im Navigationsbereich auf das Objekt doppelklicken.

Verwenden der Datenbank "Nordwind" zur Veranschaulichung anhand von Beispielen

 Hinweis   In den Beispielen in diesem Artikel wird eine Datenbank verwendet, die mit der Datenbankvorlage Nordwind 2010 erstellt wurde.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Neu.
  2. Klicken Sie im mittleren Bereich unter Verfügbare Vorlagen auf Beispielvorlagen und anschließend auf Nordwind.
  3. Überprüfen Sie im rechten Bereich im Feld Dateiname den Namen der Datenbankdatei, und nehmen Sie evtl. notwendige Änderungen an dem Namen vor. Durch Klicken auf das Ordnersymbol können Sie auch einen anderen Speicherort für die Datei auswählen.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.
  5. Befolgen Sie die Anweisungen auf der Seite Northwind Traders (auf der Objektregisterkarte Startbildschirm), um die Datenbank zu öffnen. Schließen Sie dann das Fenster Anmelde-Dialog.

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Anzeigen einer Teilmenge der Daten in einer Tabelle

Manchmal müssen Sie möglicherweise alle Daten aus einer Tabelle anzeigen, während Sie zu einem anderen Zeitpunkt nur Daten aus bestimmten Feldern benötigen oder Daten nur dann anzeigen möchten, wenn bestimmte Felder bestimmten Kriterien entsprechen. Zum Anzeigen einer Teilmenge der Daten in einer Tabelle führen Sie eine Auswahlabfrage durch.

Angenommen, Sie möchten eine Liste mit Produkten und deren Preisen überprüfen. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um eine Abfrage zu erstellen, die Produkt- und Preisinformationen zurückgibt:

  1. Öffnen Sie die Datenbank Nordwind, die Sie zuvor wie oben beschrieben eingerichtet haben.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Abfrageentwurf.
  3. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf der Registerkarte Tabellen auf Artikel.
  4. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
  5. Doppelklicken Sie in der Artikeltabelle auf Artikelname und Listenpreis, um diese Felder im Entwurfsbereich (Entwurfsbereich: Das Raster, mit dessen Hilfe Sie in der Entwurfsansicht einer Abfrage oder im Fenster "Spezialfilter/-sortierung" eine Abfrage oder einen Filter entwerfen. Im Zusammenhang mit Abfragen wurde dieses Raster früher als QBE-Bereich bezeichnet.) der Abfrage hinzuzufügen.
  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Abfrage wird ausgeführt, und es wird eine Liste der Produkte mit ihren Preisen angezeigt.

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Gleichzeitiges Überprüfen von Daten aus mehreren Tabellen

Tabellen in gut gestalteten Datenbanken stehen in logischen Beziehungen (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) zueinander. Diesen Beziehungen liegen die Felder zugrunde, die die Tabellen gemeinsam haben. Wenn Sie Daten aus verwandten Tabellen überprüfen möchten, verwenden Sie hierfür eine Auswahlabfrage.

Angenommen, Sie möchten Bestellungen für Kunden überprüfen, die in einer bestimmten Stadt leben. Die Daten zu Bestellungen und die zu Kunden sind in derselben Datenbank in zwei verschiedenen Tabellen gespeichert. Jede Tabelle enthält das Feld Kunden-ID, das die Basis einer 1:n-Beziehung (1:n-Beziehung: Eine Verbindung zwischen zwei Tabellen, bei der der Primärschlüsselwert jedes Datensatzes in der Mastertabelle mit dem Wert im entsprechenden Feld bzw. den entsprechenden Feldern von mehreren Datensätzen in der verknüpften Tabelle übereinstimmt.) zwischen den beiden Tabellen darstellt. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um eine Abfrage zu erstellen, die Bestellungen für Kunden aus einer bestimmten Stadt (zum Beispiel Las Vegas) zurückgibt:

  1. Öffnen Sie die Datenbank Nordwind, die Sie zuvor wie oben beschrieben eingerichtet haben.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Abfrageentwurf.
  3. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf der Registerkarte Tabellen auf Kunden und Bestellungen.
  4. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.

Beachten Sie die als Verknüpfung bezeichnete Linie, die das Feld ID in der Kundentabelle mit dem Feld Kunden-ID in der Tabelle mit Bestellungen verknüpft. Diese Linie zeigt die Beziehungen zwischen den beiden Tabellen an.

  1. Doppelklicken Sie in der Kundentabelle auf Firma und Ort, um diese Felder im Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen.
  2. Deaktivieren Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte Ort das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen.
  3. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte Ort als Wert Las Vegas ein.

Durch Deaktivieren des Kontrollkästchens Anzeigen wird verhindert, dass der Ort in den Abfrageergebnissen angezeigt wird. Wenn Sie den Text Las Vegas in der Zeile Kriterien angeben, bedeutet dies, dass nur diejenigen Datensätze angezeigt werden sollen, bei denen der Wert des Felds Ort die Stadt Las Vegas ist. In diesem Fall gibt die Abfrage als Ergebnis nur diejenigen Kunden zurück, die in Las Vegas ansässig sind, d. h. Firma L und Firma AA.

Beachten Sie, dass ein Feld nicht angezeigt werden muss, um es mit einem Kriterium zu verwenden.

  1. Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestellungen auf Bestell-Nr. und Bestelldatum, um diese Felder in den nächsten beiden Spalten des Abfrageentwurfsbereichs hinzuzufügen.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Abfrage wird ausgeführt, und es wird eine Liste mit Bestellungen für Kunden in Las Vegas angezeigt.

  1. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

  1. Geben Sie im Feld Abfragename den Text Bestellungen nach Ort ein, und klicken Sie dann auf OK.

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Stellen von Fragen mit geringfügigen Abweichungen mithilfe von Abfrageparametern

Manchmal möchten Sie möglicherweise eine Abfrage ausführen, die sich nur geringfügig von einer bereits vorhandenen Abfrage unterscheidet. Sie können die ursprüngliche Abfrage ändern und neue Kriterien angeben. Wenn Sie jedoch häufig Variationen einer bestimmten Abfrage ausführen, sollten Sie erwägen, eine Parameterabfrage zu verwenden. Beim Ausführen einer Parameterabfrage werden Sie zur Angabe von Feldwerten aufgefordert. Mithilfe der von Ihnen angegebenen Werte werden dann die Kriterien für die Abfrage erstellt.

Im vorherigen Beispiel haben Sie eine Abfrage erstellt, die Bestellungen für Kunden mit Sitz in Las Vegas zurückgibt. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um eine Abfrage so ändern, dass Sie bei jeder Ausführung der Abfrage zur Angabe der Stadt aufgefordert werden:

  1. Öffnen Sie die Datenbank Nordwind, die Sie zuvor wie oben beschrieben eingerichtet haben.
  2. Klicken Sie auf Verkleinerungsleiste, um den Navigationsbereich anzuzeigen.

 Hinweis   Dieser Schritt ist nicht notwendig, wenn der Navigationsbereich bereits angezeigt wird.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage namens Bestellungen nach Ort (wurde im vorherigen Abschnitt von Ihnen erstellt), und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
  2. Löschen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien den Text Las Vegas, und geben Sie dann [Für welchen Ort?] ein.

Bei der Zeichenfolge [Für welchen Ort?] handelt es sich um die Aufforderung zur Eingabe des Parameters. Die eckigen Klammern geben an, dass die Abfrage eine Eingabeaufforderung enthalten soll. Der Text (in diesem Fall Für welchen Ort?) ist die Frage, die in der Parametereingabeaufforderung angezeigt wird.

 Hinweis   In einer Aufforderung zur Eingabe von Parametern darf als Text weder ein Punkt (.) noch ein Ausrufezeichen (!) verwendet werden.

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen der Spalte Ort, sodass der Ort in den Abfrageergebnissen angezeigt wird.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Abfrage fordert Sie zum Eingeben eines Werts für den Ort auf.

  1. Geben Sie New York ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Die Abfrage wird ausgeführt, und es werden die Bestellungen für Kunden in New York angezeigt.

Wie gehen Sie jedoch vor, wenn Sie nicht wissen, welche Werte Sie angeben können? Um die Parameter flexibler zu gestalten, können Sie als Bestandteil der Eingabeaufforderung Platzhalterzeichen verwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.
  2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte Ort Folgendes ein: Wie [Für welchen Ort?]&"*".

In dieser Aufforderung zur Eingabe von Parametern ermöglichen das Schlüsselwort Wie, das kaufmännische Und-Zeichen (&) und das in Anführungszeichen eingeschlossene Sternchen (*) dem Benutzer die Eingabe einer Kombination aus Zeichen, einschließlich Platzhalterzeichen, mit denen eine Vielzahl von Ergebnissen zurückgegeben werden kann. Wenn Benutzer beispielsweise * eingeben, gibt die Abfrage sämtliche Orte zurück. Bei Eingabe von L gibt die Abfrage alle Orte zurück, deren Name mit dem Buchstaben "L" beginnt, und bei Eingabe von *s* werden alle Orte zurückgegeben, deren Name den Buchstaben "s" enthält.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Geben Sie in der Eingabeaufforderung der Abfrage Neu ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  1. Die Abfrage wird ausgeführt, und es werden die Bestellungen für Kunden in New York angezeigt.

Angeben von Parameterdatentypen

Sie können auch angeben, welche Art von Daten ein Parameter übernehmen soll. Sie können den Datentyp für jeden beliebigen Parameter festlegen, es ist jedoch insbesondere wichtig, den Datentyp für numerische Daten, Währungsdaten oder Datums-/Uhrzeitdaten festzulegen. Wenn Sie den Datentyp angeben, den ein Parameter übernehmen soll, wird den Benutzern eine hilfreiche Fehlermeldung angezeigt, falls sie eine falsche Datenart eingeben (beispielsweise Eingabe von Text an einer Stelle, an der eine Währung erwartet wird).

 Hinweis   Wenn der Parameter so eingerichtet ist, dass er Textdaten übernimmt, wird jede Eingabe als Text interpretiert, und es wird keine Fehlermeldung angezeigt.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um den Datentyp für Parameter in einer Abfrage anzugeben:

  1. Klicken Sie, während die Abfrage in der Entwurfsansicht geöffnet ist, auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Parameter.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Abfrageparameter in der Spalte Parameter die Eingabeaufforderung für jeden Parameter ein, für den der Datentyp angegeben werden soll. Stellen Sie sicher, dass jeder Parameter der in der Zeile Kriterien des Abfrageentwurfsbereichs verwendeten Eingabeaufforderung entspricht.
  3. Wählen Sie in der Spalte Datentyp den Datentyp für jeden Parameter aus.

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Durchführen von Berechnungen basierend auf Ihren Daten

Meistens werden Tabellen nicht verwendet, um berechnete Werte zu speichern, die auf Daten aus derselben Datenbank basieren. Beispielsweise werden in der Tabelle Bestelldetails in Nordwind 2007 keine Zwischensummen für Artikel gespeichert, da die Zwischensumme für jeden Artikel anhand der Daten berechnet wird, die in den Feldern Anzahl, Einzelpreis und Rabatt der Tabelle Bestelldetails gespeichert sind.

Es kann geschehen, dass berechnete Werte veraltet sind, da sich die Werte, auf denen sie basieren, geändert haben. Beispielsweise empfiehlt es sich nicht, das Alter einer Person in einer Tabelle zu speichern, da dieser Wert jedes Jahr aktualisiert werden muss. Speichern Sie stattdessen das Geburtsdatum der Person, und verwenden Sie dann einen Ausdruck in einer Abfrage, um das Alter der Person zu berechnen.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um eine Abfrage zu erstellen, mit der basierend auf den Daten der Tabelle Bestelldetails Zwischensummen für Artikel berechnet werden:

  1. Öffnen Sie die Datenbank Nordwind, die Sie zuvor wie oben beschrieben eingerichtet haben.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Abfrageentwurf.
  3. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf der Registerkarte Tabellen auf Bestelldetails.
  4. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
  5. Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestelldetails auf Artikel-Nr, um dieses Feld in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs hinzuzufügen.
  6. Klicken Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs mit der rechten Maustaste auf die Zeile Feld und anschließend im Kontextmenü auf Zoom.
  7. Geben Sie im Feld Zoom Folgendes ein:

Zwischensumme: ([Anzahl]*[Einzelpreis])-([Anzahl]*[Einzelpreis]*[Rabatt])

Klicken Sie auf OK.

Dies ist das berechnete Feld. In dem berechneten Feld wird die Anzahl jedes Artikels mit dem Einzelpreis für diesen Artikel multipliziert. Dann wird die Anzahl jedes Artikels mit dem Einzelpreis und dem Rabatt für diesen Artikel multipliziert. Anschließend wird der Gesamtrabatt von dem Gesamteinzelpreis abgezogen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Abfrage wird ausgeführt, und es wird eine Liste der Artikel und Zwischensummen pro Bestellung angezeigt.

  1. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern, und geben Sie als Bezeichnung der Abfrage Artikelzwischensummen an.

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Anzeigen von zusammengefassten oder Aggregatdaten

Wenn Sie zum Erfassen von Transaktionen oder Speichern regelmäßig vorkommender numerischer Daten Tabellen verwenden, ist es nützlich, wenn diese Daten als Aggregatdaten (zum Beispiel Summen oder Mittelwerte) angezeigt werden können.

Access ermöglicht durch das Hinzufügen der Zeile Summe die Überprüfung einfacher Aggregatdaten in jedem Datenblatt (Datenblatt: Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur, die in einem Zeilen/Spalten-Format angezeigt werden.). Die Zeile Summe befindet sich am unteren Ende des Datenblatts und kann ein fortlaufendes Ergebnis oder einen anderen Aggregatwert enthalten.

 Hinweis   Dem Datenblatt einer Webabfrage können Sie die Zeile Summe nicht hinzufügen.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um die Zeile Summe der im vorherigen Beispiel erstellten Abfrage zur Berechnung von Artikelzwischensummen hinzuzufügen:

  1. Führen Sie die Abfrage Artikelzwischensummen aus, und lassen Sie die Ergebnisse in der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Eine Ansicht, in der Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format angezeigt werden. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.) geöffnet.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

Am unteren Rand des Datenblatts wird eine neue Zeile angezeigt, wobei in der ersten Spalte das Wort Summe steht.

  1. Klicken Sie auf die Zelle in der letzten Zeile des Datenblatts Summe.

Beachten Sie, dass in der Zelle ein Pfeil angezeigt wird.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil, um die verfügbaren Aggregatfunktionen anzuzeigen.

Da die Spalte Textdaten enthält, stehen nur die Optionen Keine und Anzahl zur Auswahl.

  1. Wählen Sie Anzahl aus.

Der Inhalt der Zelle ändert sich von Summe in eine Anzahl der Spaltenwerte.

  1. Klicken Sie auf die angrenzende Zelle (die zweite Spalte).

Beachten Sie, dass in der Zelle ein Pfeil angezeigt wird.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil und anschließend auf Summe.

In dem Feld wird eine Summe der Spaltenwerte angezeigt.

  1. Lassen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet.

Erstellen einer Summenabfrage für komplexere Zusammenfassungen

Die Ergebniszeile in einem Datenblatt ist sehr nützlich. Für komplexere Fragen sollten Sie jedoch eine Summenabfrage einsetzen. Bei einer Summenabfrage handelt es sich um eine Auswahlabfrage, die es Ihnen ermöglicht, Daten zu gruppieren und zusammenzufassen. Angenommen, Sie möchten den Gesamtumsatz je Artikel anzeigen. In einer Summenabfrage können Sie Summe als Aggregatfunktion (Aggregatfunktion: Eine Funktion, z. B. "Summe", "Anzahl", "Mittelwert" oder "Varianz", die Sie zum Berechnen von Gesamtsummen verwenden.) verwenden, um den Gesamtumsatz pro Artikel anzuzeigen.

 Hinweis   Aggregatfunktionen können in einer Webabfrage nicht verwendet werden.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um die Artikelzwischensummen nach Artikel zusammenzufassen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.

Die Abfrage Artikelzwischensummen wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

Die Zeile Summen wird im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.

 Hinweis   Auch wenn die Bezeichnungen ähnlich sind, sind die Zeile Summen im Entwurfsbereich und die Zeile Summe in einem Datenblatt nicht identisch.

  • Mithilfe der Zeile Summen im Entwurfsbereich können Sie Daten nach Feldwerten gruppieren.
  • Die Zeile Summe eines Datenblatts können Sie den Ergebnissen einer Summenabfrage hinzufügen.
  • Wenn Sie die Zeile Summen im Entwurfsbereich verwenden, müssen Sie für jedes Feld eine Aggregatfunktion auswählen. Falls Sie keine Berechnung für ein Feld durchführen möchten, können Sie nach dem Feld gruppieren.
  1. Wählen Sie in der zweiten Spalte des Entwurfsbereichs in der Zeile Summe in der Dropdownliste Summe aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Abfrage wird ausgeführt, und eine Liste der Artikel mit Zwischensummen wird angezeigt.

  1. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern. Lassen Sie die Abfrage geöffnet.

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage, um eine weitere Gruppierungsebene hinzuzufügen

Angenommen, Sie möchten Artikelzwischensummen anzeigen, diese jedoch auch monatlich summieren, sodass in jeder Zeile die Zwischensummen für einen Artikel und in jeder Spalte die Artikelzwischensummen für einen Monat angezeigt werden. Zum Anzeigen der Zwischensummen für einen Artikel und der Artikelzwischensummen für einen Monat verwenden Sie eine Kreuztabellenabfrage (Kreuztabellenabfrage: Eine Abfrage, die eine Summe, einen Mittelwert, eine Anzahl oder ein anderes Gesamtergebnis für eine Gruppe von Datensätzen berechnet und das Ergebnis dann anhand zweier Informationsarten gruppiert: eine am linken Rand des Datenblattes von oben nach unten, die andere entlang des oberen Randes.).

 Hinweis   Eine Webabfrage kann nicht als Kreuztabellenabfrage erstellt werden.

Sie können die Abfrage Artikelzwischensummen erneut ändern, sodass die Abfrage nun Zeilen mit Artikelzwischensummen und Spalten mit monatlichen Zwischensummen zurückgibt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Abfragesetup auf Tabelle anzeigen.
  3. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf Bestellungen und dann auf Schließen.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle.

Im Entwurfsbereich ist die Zeile Anzeigen ausgeblendet, und die Zeile Kreuztabelle wird angezeigt.

  1. Klicken Sie in der dritten Spalte des Entwurfsbereichs mit der rechten Maustaste auf die Zeile Feld, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zoom. Das Feld Zoom wird geöffnet.
  2. Geben Sie im Feld Zoom Folgendes ein:

Monat: "Monat " & DatTeil("m", [Bestelldatum])

  1. Klicken Sie auf OK.
  2. Wählen Sie in der Zeile Kreuztabelle in der Dropdownliste die folgenden Werte aus: Zeilenüberschrift für die erste Spalte, Wert für die zweite Spalte und Spaltenüberschrift für die dritte Spalte.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Die Abfrage wird ausgeführt, und die nach Monat summierten Artikelzwischensummen werden angezeigt.

  1. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

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Erstellen einer neuen Tabelle anhand von Daten aus anderen Tabellen

Mit einer Tabellenerstellungsabfrage können Sie eine neue Tabelle aus Daten erstellen, die in anderen Tabellen gespeichert sind.

 Hinweis   Eine Webabfrage kann nicht als Tabellenerstellungsabfrage erstellt werden.

Angenommen, Sie möchten Daten für Bestellungen aus Chicago an einen Geschäftspartner in Chicago senden, der seine Berichte mithilfe von Access erstellt. Statt sämtliche Bestelldaten zu senden, möchten Sie nur diejenigen Daten senden, die sich auf Bestellungen aus Chicago beziehen.

Sie können eine Auswahlabfrage erstellen, die Bestelldaten aus Chicago enthält, und mithilfe dieser Auswahlabfrage dann die neue Tabelle erstellen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte durch:

  1. Öffnen Sie die Datenbank Nordwind, die Sie zuvor wie oben beschrieben eingerichtet haben.
  2. Zum Ausführen einer Tabellenerstellungsabfrage müssen Sie möglicherweise den Datenbankinhalt über die Statusleiste aktivieren, die unter dem Menüband angezeigt wird, wenn die Datenbank beim Öffnen nicht als vertrauenswürdig eingestuft ist.

AnzeigenAktivieren der Datenbank

  • Klicken Sie auf der Statusleiste auf Inhalt aktivieren.

 Hinweis   Wenn sich die Datenbank an einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet, wird die Statusleiste nicht angezeigt, und der Inhalt muss nicht aktiviert werden.

  1. Schließen Sie das Formular Anmelde-Dialog.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Abfrageentwurf.
  3. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf Bestelldetails und Bestellungen.
  4. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
  5. Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestellungen auf Kunden-ID und Lieferort, um diese Felder im Entwurfsbereich hinzuzufügen.
  6. Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestelldetails auf Bestell-Nr., Artikel-Nr., Anzahl, Einzelpreis und Rabatt, um diese Felder im Entwurfsbereich hinzuzufügen.
  7. Deaktivieren Sie in der Spalte Lieferort des Entwurfsbereichs das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen. Geben Sie in der Zeile Kriterien die Stadt 'Chicago' (einschließlich der einfachen Anführungszeichen) ein.

Überprüfen Sie die Abfrageergebnisse, bevor Sie sie zum Erstellen der Tabelle verwenden.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
  2. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

  1. Geben Sie im Feld Abfragename den Text Abfrage für Bestellungen Chicago ein, und klicken Sie auf OK.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht und dann auf Entwurfsansicht.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

Das Dialogfeld Tabelle erstellen wird angezeigt.

  1. Geben Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen im Feld Tabellenname den Text Bestellungen Chicago ein, und klicken Sie dann auf OK.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
  3. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Ja.

Die neue Tabelle wird erstellt und anschließend im Navigationsbereich angezeigt.

 Hinweis   Wenn bereits eine Tabelle mit dem von Ihnen angegebenen Namen vorhanden ist, wird diese Tabelle gelöscht, bevor die Abfrage ausgeführt wird.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Da die Tabelle Bestellungen Chicago bereits vorhanden ist, wird eine Warnmeldung angezeigt.

  1. Klicken Sie auf Nein, um den Vorgang abzubrechen und die Meldung zu schließen.

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Hinzufügen von Daten zu einer Tabelle mithilfe von Daten aus anderen Tabellen

Mit einer Anfügeabfrage können Sie Daten aus einer oder mehreren Tabellen abrufen und diese in einer anderen Tabelle hinzufügen.

 Hinweis   Eine Webabfrage kann nicht als Anfügeabfrage erstellt werden.

Angenommen, Sie haben eine Tabelle erstellt, die Sie mit einem Geschäftspartner in Chicago gemeinsam nutzen. Sie stellen jedoch fest, dass der Partner auch mit Kunden im Raum Milwaukee zusammenarbeitet. Sie möchten in der Tabelle Zeilen hinzufügen, die Daten aus dem Raum Milwaukee enthalten, bevor Sie die Tabelle gemeinsam mit Ihrem Partner nutzen.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um zu der im vorherigen Beispiel erstellten Tabelle Bestellungen Chicago Daten aus dem Raum Milwaukee hinzuzufügen:

  1. Öffnen Sie die Abfrage Abfrage für Bestellungen Chicago in der Entwurfsansicht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anhängen.Das Dialogfeld Anfügen wird geöffnet.
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf den Pfeil im Feld Tabellenname, und wählen Sie dann in der Dropdownliste Bestellungen Chicago aus.
  2. Klicken Sie auf OK.

Das Dialogfeld Anfügen wird geschlossen. Im Entwurfsbereich wird die Zeile Anzeigen nicht mehr eingeblendet. Stattdessen wird die Zeile Anfügen an angezeigt.

  1. Löschen Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte Lieferort den Text "Chicago", und geben Sie dann Milwaukee ein.
  2. Wählen Sie in der Zeile Anfügen an das entsprechende Feld für jede Spalte aus.

In diesem Beispiel sollten die Werte der Zeile Anfügen an den Werten in der Zeile Feld entsprechen. Dies ist jedoch nicht erforderlich, damit Anfügeabfragen funktionieren.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

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Automatisiertes Ändern von Daten

Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie Daten in den Tabellen ändern oder Kriterien eingeben, mit denen angegeben wird, welche Zeilen aktualisiert werden sollen. Eine Aktualisierungsabfrage bietet Ihnen die Möglichkeit, die aktualisierten Daten zu überprüfen, bevor Sie die Aktualisierung durchführen.

 Wichtig   Eine Aktionsabfrage kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie sollten ggf. eine Sicherungskopie der Tabellen erstellen, die mit einer Aktualisierungsabfrage aktualisiert werden sollen.

 Hinweis   Eine Webabfrage kann nicht als Aktualisierungsabfrage erstellt werden.

Im vorherigen Beispiel haben Sie Zeilen an die Tabelle Bestellungen Chicago angefügt. In der Tabelle Bestellungen Chicago enthält das Feld Artikel-Nr. die numerische Artikelnummer. Damit Daten besser in Berichten genutzt werden können, empfiehlt es sich, die Artikelnummern durch Artikelnamen zu ersetzen. Zum Ersetzen der Artikelnummer müssen Sie zunächst den Datentyp des Felds Artikel-Nr. der Tabelle Bestellungen Chicago von Zahl in Text ändern, damit im Feld Artikel-Nr. Artikelnamen angegeben werden können.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um die Werte in der Tabelle Bestellungen Chicago zu aktualisieren:

  1. Öffnen Sie die Tabelle Bestellungen Chicago in der Entwurfsansicht.
  2. Ändern Sie in der Zeile Artikel-Nr. den Datentyp von Zahl in Text.
  3. Speichern und schließen Sie die Tabelle Bestellungen Chicago.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Abfrageentwurf.
  5. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf Bestellungen Chicago und Artikel.
  6. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren.

Im Entwurfsbereich werden die Zeilen Sortieren und Anzeigen nicht mehr angezeigt. Die Zeile Jetzt aktualisieren wird nun angezeigt.

  1. Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestellungen Chicago auf Artikel-Nr., um dieses Feld im Entwurfsbereich hinzuzufügen.
  2. Geben oder fügen Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Aktualisieren der Spalte Artikel-Nr. Folgendes ein:

[Artikel].[Artikelname]

 Tipp   Mit einer Aktualisierungsabfrage können Sie Feldwerte löschen, indem Sie in der Zeile Aktualisieren eine leere Zeichenfolge ("") oder NULL verwenden.

  1. Geben oder fügen Sie in der Zeile Kriterien Folgendes ein:

[Artikel-Nr.] Wie ([Artikel].[ID])

Das Schlüsselwort Wie ist notwendig, da die verglichenen Felder unterschiedliche Datentypen enthalten (bei Artikel-Nr. handelt es sich um Textdaten und bei ID um numerische Daten).

  1. Welche Werte durch eine Aktualisierungsabfrage geändert werden, können Sie überprüfen, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht anzeigen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht und dann auf Datenblattansicht.

Die Abfrage gibt eine Liste der Artikelnummern zurück, die aktualisiert werden.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Wenn Sie die Tabelle Bestellungen Chicago öffnen, stellen Sie fest, dass die numerischen Werte im Feld Artikel-Nr. durch die Artikelnamen aus der Artikeltabelle ersetzt wurden.

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Automatisiertes Löschen von Daten

Mit einer Löschabfrage können Sie Daten aus den Tabellen löschen. Weiterhin können Sie eine Löschabfrage verwenden, um Kriterien einzugeben, mit denen angegeben wird, welche Zeilen gelöscht werden sollen. Eine Löschabfrage bietet Ihnen die Möglichkeit, vor Durchführung des Löschvorgangs die Zeilen zu überprüfen, die gelöscht werden.

 Hinweis   Eine Webabfrage kann nicht als Löschabfrage erstellt werden.

Angenommen, Sie planen, die Tabelle Bestellungen Chicago (wurde im vorherigen Beispiel aktualisiert) an Ihren Geschäftspartner in Chicago zu senden, und stellen fest, dass einige Zeilen leere Felder enthalten. Bevor Sie die Tabelle versenden, möchten Sie diese Zeilen entfernen. Sie können die Tabelle einfach öffnen und die Zeilen manuell löschen. Es ist jedoch ggf. hilfreich, eine Abfrage zu verwenden, wenn Sie mehr als nur ein paar Zeilen löschen möchten. Außerdem haben Sie dann klare Kriterien für die Zeilen, die gelöscht werden sollen.

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um eine Abfrage zum Löschen der Zeilen in der Tabelle Bestellungen Chicago zu verwenden, in denen kein Wert für die Artikelnummer vorhanden ist:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Abfrageentwurf.
  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf Bestellungen Chicago.
  3. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

Im Entwurfsbereich werden die Zeilen Sortieren und Anzeigen nicht mehr angezeigt. Die Zeile Löschen wird nun angezeigt.

  1. Doppelklicken Sie in der Tabelle Bestellungen Chicago auf Bestell-ID, um sie im Entwurfsbereich hinzuzufügen.
  2. Geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Kriterien der Spalte Bestell-Nr. den Text Ist Null ein.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

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Zutreffend für:
Access 2010