Informationen zur Struktur einer Access-Datenbank

Wenn Sie sich mit den Tabellen, Formularen, Abfragen und anderen Objekten in einer Datenbank vertraut machen, kann sich das Durchführen einer Vielzahl von Aufgaben vereinfachen, z. B. die Dateneingabe in ein Formular, das Hinzufügen oder Entfernen von Tabellen, das Suchen und Ersetzen von Daten sowie das Ausführen von Abfragen.

Dieser Artikel enthält eine grundlegende Übersicht über die Struktur einer Access-Datenbank. Access bietet verschiedene Tools, mit deren Hilfe Sie sich mit der Struktur einer bestimmten Datenbank vertraut machen können. Dieser Artikel beschreibt außerdem wie, wann und warum Sie die einzelnen Tools verwenden.

 Hinweis   In diesem Artikel werden herkömmliche Access-Datenbanken behandelt, die aus einer oder mehreren Dateien bestehen, die alle Daten und Anwendungsfeatures enthalten (z. B. Dateneingabeformulare). Einige Aspekte gelten nicht für Webdatenbanken, einer neuen Form von Access-Datenbanken, die über einen SharePoint-Server mit Access Services im Web veröffentlicht werden. Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer im Web freizugebenden Datenbank.

Inhalt dieses Artikels


Übersicht

Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen, die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen, z. B. das Nachverfolgen von Kundenbestellungen oder das Verwalten einer Musiksammlung. Wenn Ihre Datenbank nicht auf einem Computer gespeichert wird oder dies nur auf Teile davon zutrifft, verfolgen Sie möglicherweise Informationen aus einer Vielzahl von Quellen, die Sie koordinieren und organisieren müssen.

Nehmen Sie beispielsweise an, die Telefonnummern Ihrer Lieferanten werden an verschiedenen Speicherorten gespeichert: in einer Kartendatei, die Telefonnummern der Lieferanten enthält, in Produktinformationsakten in einem Aktenschrank und in einem Arbeitsblatt, das Bestellinformationen enthält. Wenn sich die Telefonnummer eines Lieferanten ändert, müssen Sie diese Daten möglicherweise an allen drei Orten aktualisieren. In einer wohlstrukturierten Access-Datenbank wird die Telefonnummer nur an einer Stelle gespeichert, damit diese Daten nur an einer Stelle aktualisiert werden müssen. Wenn Sie die Telefonnummer eines Lieferanten aktualisieren, wird diese daher für alle Verwendungszwecke in der Datenbank automatisch aktualisiert.

Access-Datenbankdateien

Sie können Access zum Verwalten all Ihrer Informationen in einer Datei verwenden. In einer Access-Datenbankdatei können Sie Folgendes verwenden:

  • Tabellen zum Speichern Ihrer Daten.
  • Abfragen zum ausschließlichen Suchen und Abrufen gewünschter Daten.
  • Formulare zum Anzeigen, Hinzufügen und Aktualisieren von Daten in Tabellen.
  • Berichte zum Analysieren oder Drucken von Daten in einem bestimmten Layout.

Daten aus Tabellen, die in einer Abfrage, einem Formular und einem Bericht verwendet werden

Legende 1 Speichern von Daten an einer Stelle in einer Tabelle, wobei diese an mehreren Positionen angezeigt werden können. Bei der Aktualisierung der Daten werden sie automatisch an jeder Anzeigeposition aktualisiert.
Legende 2 Abrufen von Daten mithilfe einer Abfrage.
Legende 3 Anzeigen oder Eingeben von Daten mithilfe eines Formulars.
Legende 4 Anzeigen oder Drucken von Daten mithilfe eines Berichts.

All diese Elemente - Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte  - sind Datenbankobjekte (Datenbankobjekte: Eine Access-Datenbank enthält Objekte wie Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Seiten, Makros und Module. Ein Access-Projekt enthält Objekte wie Formulare, Berichte, Seiten, Makros und Module.).


 Hinweis   Einige Access-Datenbanken enthalten Verknüpfungen zu Tabellen, die in anderen Datenbanken gespeichert sind. Sie besitzen z. B. möglicherweise eine Access-Datenbank, die ausschließlich Tabellen enthält und eine andere Access-Datenbank mit Verknüpfungen zu diesen Tabellen sowie Abfragen, Formularen und Berichten, die auf den verknüpften Tabellen basieren. In den meisten Fällen spielt es keine Rolle, ob eine Tabelle eine verknüpfte Tabelle ist oder tatsächlich in der Datenbank gespeichert wird.

Tabellen und Beziehungen

Zum Speichern Ihrer Daten erstellen Sie eine Tabelle für jeden Typ von Informationen, die Sie verfolgen. Informationstypen können Kundeninformationen, Produkt- und Auftragsdetails umfassen. Definieren Sie Beziehungen zwischen Tabellen, um die Daten aus mehreren Tabellen in einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht zusammenzutragen.

 Hinweis   In einer Webdatenbank können Sie die Objektregisterkarte Beziehungen nicht zum Erstellen von Beziehungen verwenden. Zum Erstellen von Beziehungen in einer Webdatenbank werden Nachschlagefelder verwendet.

In Tabellen gespeicherte Daten in verwandten Feldern verbunden

Legende 1 Kundeninformationen, die einmal in einer Adressenliste vorhanden waren, befinden sich jetzt in der Tabelle Kunden.
Legende 2 Bestellinformationen, die einmal in einem Arbeitsblatt vorhanden waren, befinden sich jetzt in der Tabelle Bestellungen.
Legende 3 Eine eindeutige ID, z. B. eine Kundennummer, unterscheidet verschiedene Datensätze innerhalb einer Tabelle. Durch Hinzufügen des eindeutigen ID-Felds einer Tabelle und durch das Festlegen einer Beziehung zwischen den zwei Feldern kann Access verwandte Datensätze aus beiden Tabellen vergleichen, damit Sie diese in einem Formular, einem Bericht oder in einer Abfrage zusammenstellen können.

Abfragen

Eine Abfrage kann Ihnen beim Suchen und Abrufen der Daten helfen, die den von Ihnen angegebenen Bedingungen entsprechen - einschließlich der Daten aus mehreren Tabellen. Sie können mithilfe einer Abfrage auch mehrere Datensätze gleichzeitig aktualisieren oder löschen und vordefinierte oder benutzerdefinierte Berechnungen mit den Daten durchführen.

 Hinweis   Datensätze in einer Webdatenbank können mit einer Abfrage weder aktualisiert noch gelöscht werden.

Eine Abfrage, die Ergebnisse aus verschiedenen Tabellen zurückgibt

Legende 1 Die Tabelle Kunden enthält Informationen zu Kunden.
Legende 2 Die Tabelle Bestellungen enthält Informationen zu Kundenbestellungen.
Legende 3 Diese Abfrage ruft die Daten für Bestellnummer und Lieferdatum aus der Tabelle Bestellungen sowie die Daten für Firmenname und Ort aus der Tabelle Kunden ab. Die Abfrage gibt nur Bestellungen im April und ausschließlich von Kunden aus London zurück.

Formulare

Mithilfe eines Formulars können Sie Daten zeilenweise einfach anzeigen, eingeben und ändern. Sie können mit einem Formular auch andere Aktionen durchführen, z. B. Daten an eine andere Anwendung senden. Formulare enthalten normalerweise Steuerelemente, die mit zugrunde liegenden Tabellen verknüpft sind. Wenn Sie ein Formular öffnen, ruft Access die Daten aus einer oder mehreren dieser Tabellen ab und zeigt dann die Daten in dem von Ihnen beim Erstellen des Formulars ausgewählten Layout an. Sie können ein Formular durch Verwendung einer der Formularbefehle im Menüband oder den Formular-Assistenten verwenden oder selbst ein Formular in der Entwurfsansicht erstellen.

 Hinweis   Zum Erstellen von Formularen und Berichten in Webdatenbanken verwenden Sie nicht die Entwurfsansicht, sondern die Layoutansicht.

Formulare können beim Anzeigen und Eingeben von Daten helfen

Legende 1 Eine Tabelle zeigt viele Datensätze gleichzeitig an, aber Sie müssen den Fensterinhalt horizontal verschieben, um alle Daten in einem einzelnen Datensatz anzuzeigen. Wenn Sie eine Tabelle anzeigen, können Sie jeweils nur die Daten einer Tabelle aktualisieren.
Legende 2 Ein Formular konzentriert sich jeweils auf einen Datensatz und kann Felder aus mehreren Tabellen anzeigen. Es kann auch Bilder und andere Objekte anzeigen.
Legende 3 Ein Formular kann eine Schaltfläche enthalten, mit der Sie einen Bericht drucken, andere Objekte öffnen oder anderweitig Aufgaben automatisieren können.

Berichte

Sie können einen Bericht verwenden, um Daten schnell zu analysieren oder diese auf eine bestimmte Art beim Ausdrucken oder in anderen Formaten darzustellen. Sie können z. B. einem Kollegen einen Bericht senden, der Daten gruppiert und Summen berechnet. Sie können auch einen Bericht mit Adressdaten erstellen, die für das Drucken von Adressetiketten formatiert sind.

Berichte, die formatierte oder berechnete Daten anzeigen

Legende 1 Verwenden eines Berichts zum Erstellen von Adressetiketten.
Legende 2 Verwenden eines Berichts zum Anzeigen von Summen in einem Diagramm.
Legende 3 Verwenden eines Berichts zum Anzeigen berechneter Summen.

Nachdem Sie die grundlegende Struktur der Access-Datenbanken kennen gelernt haben, erfahren Sie nachfolgend, wie eine bestimmte Access-Datenbank mithilfe der integrierten Tools untersucht wird.

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Anzeigen der Details von Objekten in einer Datenbank

Eine der besten Möglichkeiten, um Informationen über eine bestimmte Datenbank zu erhalten, ist der Datenbankdokumentierer. Sie verwenden den Datenbankdokumentierter zum Erstellen eines Berichts mit detaillierten Informationen zu den Objekten in einer Datenbank. Sie wählen zuerst aus, welche Objekte im Bericht im Detail angegeben werden. Beim Ausführen des Datenbankdokumentierers enthält der Bericht alle Daten über die Datenbankobjekte, die Sie ausgewählt haben.

  1. Öffnen Sie die zu dokumentierende Datenbank.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Analysieren auf Datenbankdokumentierer.
  3. Im Dialogfeld Dokumentierer klicken Sie auf die Registerkarte, die den Typ des zu dokumentierenden Datenbankobjekts darstellt. Zum Erstellen eines Berichts über alle Objekte in einer Datenbank klicken Sie auf die Registerkarte Alle Objekttypen.
  4. Wählen Sie eines oder mehrere der auf der Registerkarte aufgelisteten Objekte aus. Zum Auswählen aller Objekte auf einer Registerkarte klicken Sie auf Alle auswählen.
  5. Klicken Sie auf OK.

Der Datenbankdokumentierer erstellt einen Bericht, der detaillierte Daten für jedes ausgewählte Objekt enthält und öffnet den Bericht dann in der Seitenansicht. Wenn Sie den Datenbankdokumentierer beispielsweise für ein Dateneingabeformular ausführen, führt der vom Datenbankdokumentierer erstellte Bericht die Eigenschaften für das gesamte Formular, für die einzelnen Abschnitte des Formulars und die Eigenschaften für sämtliche Schaltflächen, Beschriftungen, Textfelder und andere Steuerelemente des Formulars sowie mögliche Codemodule und Benutzerberechtigungen auf, die dem Formular zugeordnet sind.

  1. Um den Bericht zu drucken, klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Drucken auf Drucken.

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Analysieren einer Tabelle in der Entwurfsansicht

 Hinweis   Die Entwurfsansicht ist für Tabellen in Webdatenbanken nicht verfügbar.

Das Öffnen einer Tabelle in der Entwurfsansicht bietet Ihnen eine Übersicht über die Struktur der Tabelle. Sie können z. B. die Datentypeinstellung für die einzelnen Felder oder beliebige Eingabeformate (Eingabeformat: Ein Eingabeformat besteht aus Literalzeichen, z. B. Klammern, Punkten und Bindestrichen, sowie Maskenzeichen, die angeben, wo Daten eingegeben werden müssen, welche Arten von Daten erlaubt sind und wie viele Zeichen eingegeben werden dürfen.) suchen oder anzeigen, ob die Tabelle Nachschlagefelder verwendet - Felder, die mithilfe von Abfragen Daten aus anderen Tabellen extrahieren. Diese Informationen sind nützlich, da Datentypen und Eingabeformate Ihre Möglichkeiten zum Suchen von Daten und Ausführen von Aktualisierungsabfragen beeinflussen können. Angenommen, Sie verwenden eine Aktualisierungsabfrage, um bestimmte Felder in einer Tabelle zu aktualisieren, indem Daten aus einer anderen Tabelle in ähnliche Felder kopiert werden. Die Abfrage wird nicht ausgeführt, wenn die Datentypen der einzelnen Felder in den Quell- und Zieltabellen nicht übereinstimmen.

  1. Öffnen Sie die zu analysierende Datenbank.
  2. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die zu analysierende Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
  3. Bei Bedarf notieren Sie den Namen der einzelnen Tabellenfelder sowie den Datentyp, der den Feldern zugewiesen ist.

Der einem Feld zugewiesene Datentyp kann die Größe und den Typ der Daten beschränken, die Benutzer in ein Feld eingeben können. Benutzer können z. B. in einem Textfeld auf 20 Zeichen beschränkt sein und in eine Feldgruppe keine Textdaten eingeben, die auf den Datentyp "Zahl" festgelegt ist.

  1. Um festzustellen, ob ein Feld ein Nachschlagefeld ist, klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen im unteren Abschnitt des Tabellenentwurfsbereich unter Feldeigenschaften.

Ein Nachschlagefeld zeigt einen Satz von Werten an (eine oder mehrere Felder, z. B. einen Vor- und Nachnamen), speichert aber normalerweise einen anderen Satz von Werten (ein Feld, z. B. eine numerische ID). Ein Nachschlagefeld kann beispielsweise die ID-Nummer eines Mitarbeiters (der gespeicherte Wert) speichern, jedoch den Mitarbeiternamen (der angezeigte Wert) anzeigen. Wenn Sie ein Nachschlagefeld in Ausdrücken oder beim Suchen und Ersetzen einsetzen, verwenden Sie den gespeicherten und nicht den angezeigten Wert. Wenn Sie sich mit den gespeicherten und angezeigten Werten eines Nachschlagefelds vertraut machen, ist dies die beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass ein Ausdruck oder ein Suchen- und Ersetzen-Vorgang, der das Nachschlagefeld verwendet, erwartungsgemäß funktioniert.

Die folgende Abbildung zeigt ein typisches Nachschlagefeld. Beachten Sie, dass die in der Eigenschaft Datensatzherkunft angezeigten Einstellungen des Felds variieren.

Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für ein Nachschlagefeld

Das hier gezeigte Nachschlagefeld verwendet eine Abfrage, um Daten aus einer anderen Tabelle abzurufen. Möglicherweise wird auch ein anderer Typ von Nachschlagefeld, eine sogenannte Werteliste, mit einer hartcodierten Liste der Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Diese Abbildung zeigt eine typische Werteliste.

Verwenden einer Werteliste als Datenquelle für ein Nachschlagefeld

Standardmäßig verwenden Wertelisten den Datentyp "Text".

Die beste Möglichkeit, um Nachschlage- und Wertelisten zu finden, ist durch Anzeigen der Registerkarte Nachschlagen, um dann für die einzelnen Felder in der Tabelle auf die Einträge in der Spalte Datentyp zu klicken. Weitere Informationen zum Erstellen von Nachschlagefeldern finden Sie über die Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

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Anzeigen der Beziehungen zwischen Tabellen

 Hinweis   Die Objektregisterkarte Beziehungen kann in einer Webdatenbank nicht verwendet werden.

Um eine grafische Darstellung der Tabellen in einer Datenbank anzuzeigen, verwenden die Felder in den einzelnen Tabellen sowie die Beziehungen zwischen diesen Tabellen die Objektregisterkarte Beziehungen. Die Objektregisterkarte Beziehungen bietet ein Gesamtbild der Tabellen- und Beziehungsstruktur in einer Datenbank  - wichtige Informationen, wenn Sie die Beziehungen zwischen Tabellen erstellen oder ändern müssen.

 Hinweis   Mithilfe der Objektregisterkarte Beziehungen können Sie auch Beziehungen hinzufügen, ändern oder löschen.

  • Öffnen Sie die zu analysierende Datenbank.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen bearbeiten.

Die Objektregisterkarte Beziehungen wird geöffnet und zeigt die Beziehungen zwischen allen Tabellen in der geöffneten Datenbank an.

Eine Beziehung zwischen zwei Tabellen

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Anzeigen der Verwendung von Objekten durch andere Objekte

Der Bereich Objektabhängigkeiten veranschaulicht, wie Datenbankobjekte wie Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte einander beeinflussen oder von anderen Objekten abhängig sind.

Sie können den Bereich Objektabhängigkeiten verwenden, um das versehentliche Löschen von Datensatzquellen zu vermeiden. Angenommen, Sie verfügen über eine Abfrage "Quartalsbestellungen" in der Datenbank "Vertrieb", die nicht länger erforderlich ist. Bevor Sie die Abfrage löschen, sollten Sie prüfen, ob andere Objekte in der Datenbank, z. B. ein Formular oder ein Bericht, die Abfrage als Datenquelle verwenden. Sie können dann entweder die abhängigen Objekte ändern, um Verweise auf die Abfrage zu entfernen oder die abhängigen Objekte zusammen mit der Abfrage löschen. Wenn Sie eine vollständige Liste der abhängigen Objekte anzeigen, kann dies Zeit sparen, da die Objekteigenschaften nicht mehr manuell geprüft werden müssen. Außerdem wird die Anzahl möglicher Fehler minimiert, da die Details offen gelegt werden, die bei einer manuellen Prüfung möglicherweise übersehen werden.

Wenn Sie den Entwurf eines Datenbankobjekts ändern möchten, kann der Bereich Objektabhängigkeiten auch hilfreich sein, indem Ihnen gezeigt wird, wie sich die Entwurfsänderung auf andere Objekte auswirkt. Sie sollten den Bereich Objektabhängigkeiten verwenden, damit dieser Ihnen beim Planen wesentlicher Entwurfsänderungen hilft.

Verwenden des Bereichs Objektabhängigkeiten

  1. Öffnen Sie die zu prüfende Datenbank.
  2. Wählen Sie im Navigationsbereich eine Tabelle, ein Formular, einen Bericht oder eine Abfrage aus, oder öffnen Sie sie.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Objektabhängigkeiten.
  4. Wenn Sie aufgefordert werden, klicken Sie auf OK, um die Abhängigkeitsinformationen zu aktualisieren.

 Hinweis   Das Aktualisieren von Abhängigkeitsinformationen kann eine Weile dauern.

Der Bereich Objektabhängigkeiten wird angezeigt.

Objektabhängigkeiten (Bereich)

  1. Um eine Liste von Objekten anzuzeigen, die Sie in Schritt 2 ausgewählt haben, klicken Sie oben im Bereich auf Objekte, die von mir abhängen. Klicken Sie auf Objekte, von denen ich abhänge, um eine Liste der Objekte anzuzeigen, die vom ausgewählten Objekt verwendet werden.
  2. Um Abhängigkeitsinformationen für ein Objekt anzuzeigen, klicken Sie auf das Erweiterungssymbol (+) neben dem Objekt. Access zeigt bis zu vier Abhängigkeitsebenen für ein Objekt an.

Beachten Sie diese Aspekte bei der Verwendung des Bereichs Objektabhängigkeiten:

  • Abhängigkeitsinformationen sind nur verfügbar, wenn Sie über Berechtigungen zum Öffnen eines Objekts in der Entwurfsansicht verfügen.
  • Informationen zu Makros und Codemodulen werden im Bereich nicht angezeigt.
  • Der Bereich funktioniert nur für Tabellen, Formulare, Berichte und Abfragen, ausgenommen für die folgenden Arten von Abfragen:
    • Aktionsabfragen  - Abfragen, die Daten einfügen, aktualisieren oder löschen
    • SQL-spezifische Abfragen, einschließlich Union-Abfragen, Datendefinitionsabfragen und Pass-Through-Abfragen
    • Unterabfragen

Wenn Access verschachtelte Abfragen erkennt, werden Abhängigkeitsinformationen nur für die übergeordnete Abfrage generiert. Diese Regel gilt auch für die Quelltabellen und Abfragen eines Unterdatenblatts einer Abfrage sowie für Nachschlagefelder.

  • Access generiert Abhängigkeitsinformationen über die Suche nach Namenszuordnungen mithilfe des Features "Objektnamen-Autokorrektur" - ein Feature, dass automatisch beim Umbenennen von Formularen, Berichten, Tabellen, Abfragen, Feldern oder Steuerelementen auf Formularen und Berichten auftretende allgemeine Nebeneffekte korrigiert. Wenn die Nachverfolgung der Objektnamen-Autokorrekturdaten deaktiviert ist, werden Sie aufgefordert, diese zu aktivieren, bevor Sie die Abhängigkeitsinformationen anzeigen können.

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Zutreffend für:
Access 2010