Importieren von oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Wenn Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe Windows SharePoint Services 2.0 oder höher für die Kommunikation und Zusammenarbeit miteinander verwendet, können Situationen eintreten, in denen Sie mit einigen der SharePoint-Listen in Microsoft Office Access 2007 arbeiten müssen, um die Access-Features für Abfragen und Berichte zu nutzen.

Wenn Sie nicht mit Windows SharePoint Services vertraut sind und mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie die Windows SharePoint Services-Homepage. Folgen Sie dem Hyperlink im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Listen in Office Access 2007 zu nutzen: Sie können sie importieren oder verknüpfen. In diesem Artikel werden die Schritte für das Importieren aus und das Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste beschrieben.

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• Importieren einer Share-Point-Liste
• Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

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Importieren einer Share-Point-Liste

Beim Importieren einer SharePoint-Liste wird eine Kopie der Liste in einer Access-Datenbank erstellt. Während des Importvorgangs können Sie die Listen angeben, die Sie kopieren möchten. Für jede ausgewählte Liste können Sie angeben, ob Sie die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Sicht importieren möchten.

Beim Importvorgang wird eine Tabelle in Access erstellt. Dann werden die Spalten und Elemente aus der Quellliste (oder Ansicht) als Felder und Datensätze in diese Tabelle kopiert. Hyperlinks zu weiteren Informationen zu Tabellen und zur Struktur einer Datenbank finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Am Ende des Importvorgangs können Sie die Details des Importvorgangs als Spezifikation speichern. Mithilfe einer Importspezifikation können Sie den Importvorgang später wiederholen, ohne jedes Mal die Schritte des Import-Assistenten auszuführen.

Häufige Szenarien beim Importieren einer Liste in Access

Für das Importieren einer SharePoint-Liste gibt es in der Regel die folgenden Gründe:

• Sie möchten eine Liste wie die Kontaktliste dauerhaft in eine Access-Datenbank verschieben, da die Liste auf der SharePoint-Website nicht mehr benötigt wird. Sie können die Liste in Access importieren und sie dann von der SharePoint-Website löschen.
• In Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe wird Access verwendet, aber Sie werden gelegentlich wegen zusätzlicher Daten, die mit Ihren Datenbanken zusammengeführt werden müssen, an eine SharePoint-Liste verwiesen.

In den folgenden Abschnitten wird das Importieren einer SharePoint-Liste in eine Datenbank erläutert.

Vorbereiten des Importvorgangs

1. Suchen Sie die SharePoint-Website, die die zu kopierenden Listen enthält, und notieren Sie sich die Websiteadresse.

Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http:// gefolgt vom Namen des Servers und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server.

2. Identifizieren Sie die Listen, die Sie in die Datenbank kopieren möchten. Entscheiden Sie dann, ob Sie die gesamte Liste oder nur eine bestimmte Sicht benötigen. Sie können mehrere Listen in einem Importvorgang importieren, Sie können aber immer nur eine Sicht jeder Liste importieren. Erstellen Sie ggf. eine Sicht, die nur die für Sie relevanten Spalten und Elemente enthält.

 Hinweis   Sie können keine Umfragen oder Diskussionen importieren.

3. Überprüfen Sie die Spalten in der Quellliste oder -sicht. In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die Sie beim Importieren unterschiedlicher Elemente berücksichtigen sollten.

4. Identifizieren Sie die Datenbank, in die Sie die Listen importieren möchten.

Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen von Daten zur Datenbank verfügen. Wenn Sie die Daten nicht in einer der vorhandenen Datenbanken speichern möchten, erstellen Sie eine leere Datenbank, indem Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Neu klicken. .

5. Überprüfen Sie die Tabellen in der Datenbank.

Beim Importvorgang wird eine Tabelle mit dem gleichen Namen wie die SharePoint-Liste erstellt. Wird der Name bereits verwendet, wird von Access 1 an den neuen Tabellennamen angefügt, z. B. Kontakte1. (Wird Kontakte1 auch bereits verwendet, wird von Access Kontakte2 erstellt usw.)

 Hinweis   Eine Tabelle in der Datenbank wird von Access als Teil eines Importvorgangs nicht überschrieben, und die Inhalte einer Liste oder Ansicht können nicht an eine vorhandene Tabelle angefügt werden.

Importieren der Daten

1. Öffnen Sie die Zieldatenbank.

Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf SharePoint-Liste.

2. Geben Sie im Assistenten die Adresse der Quellwebsite an.
3. Klicken Sie auf Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank, und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Wählen Sie in der vom Assistenten angezeigten Liste die Listen aus, die Sie importieren möchten.
5. Wählen Sie in der Spalte Zu importierende Elemente die gewünschte Ansicht für jede ausgewählte Liste aus. Wählen Sie eine Ansicht Alle Elemente aus (z. B. Alle Elemente, Alle Kontakte oder Alle Dokumente), um eine vollständige Liste zu importieren.
6. Mit dem Kontrollkästchen Anzeigewerte importieren statt IDs für Felder, mit denen in einer anderen Liste gespeicherte Werte nachgeschlagen werden wird gesteuert, welche Daten für Nachschlagespalten in den ausgewählten Listen importiert werden. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
• Wenn Sie die Anzeigewerte als Bestandteil des Felds selbst importieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. In diesem Fall schlägt das Feld Werte nicht in einer anderen Tabelle nach.
• Wenn das Zielfeld Werte in einer anderen Tabelle nachschlagen soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dadurch werden die IDs der Anzeigewertzeilen in das Zielfeld kopiert. Die IDs sind zum Definieren eines Nachschlagefelds in Access erforderlich.

Beim Importieren von IDs müssen Sie die Listen importieren, die zurzeit die Werte für die Nachschlagespalten bereitstellen (es sei denn, die Zieldatenbank weist bereits Tabellen auf, die als Nachschlagetabellen dienen können).

7.  Hinweis   Sie müssen daran denken, dass beim Importvorgang die IDs im entsprechenden Feld platziert werden. Es werden aber nicht alle Eigenschaften festgelegt, die erforderlich sind, damit das Feld als Nachschlagefeld verwendet werden kann. Die Schritte zum Festlegen der Nachschlageeigenschaften solcher Felder werden unter Festlegen von Nachschlagefeldern im Abschnitt Verwandte Aufgaben in diesem Artikel beschrieben.

8. Klicken Sie auf OK.

Die Listen werden von Access importiert, und dann wird der Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten angezeigt. Wenn Sie den Importvorgang wiederholen möchten, speichern Sie die Details als Importspezifikation. Führen Sie die nächsten Schritte aus, um diese Aufgabe abzuschließen.

Speichern der Importeinstellungen als Importspezifikation

1. Aktivieren Sie im letzten Fenster des Assistenten das Kontrollkästchen Importschritte speichern.

Es werden weitere Steuerelemente angezeigt.

2. Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Importspezifikation ein. Sie können auch eine Beschreibung in das Feld Beschreibung eingeben.
3. Wenn der Vorgang in bestimmten Zeitabständen ausgeführt werden soll, z. B. wöchentlich oder monatlich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen. So wird eine Aufgabe in Microsoft Office Outlook 2007 erstellt, über die Sie die Spezifikation ausführen können.
4. Klicken Sie auf Import speichern.

Konfigurieren der Outlook-Aufgabe

Wenn Sie im vorherigen Vorgang das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen aktiviert haben, startet Access Outlook und zeigt eine neue Aufgabe an. Gehen Sie wie folgt vor, um die Aufgabe zu konfigurieren.

 Hinweis   Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert ist, wird der Konfigurations-Assistent von Outlook angezeigt. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.

1. Überprüfen Sie im Fenster Name importieren - Aufgabe in Outlook die Aufgabeneinstellungen, z. B. Fälligkeitsdatum und Erinnerung, und ändern Sie die Einstellungen.

Damit eine Aufgabe als Serie eingerichtet wird, klicken Sie auf Serientyp. In dieser Abbildung ist der Aufgabenplaner mit einigen typischen Einstellungen dargestellt:

Informationen zum Planen von Outlook-Aufgaben finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.

2. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Ausführen einer gespeicherten Aufgabe

1. Klicken Sie im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und doppelklicken Sie dann auf die Aufgabe, die Sie ausführen möchten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen.
3. Wechseln Sie wieder zu Access, öffnen Sie dann die importierte Tabelle in der Datenblattansicht. Stellen Sie sicher, dass alle Felder und Datensätze importiert wurden und dass keine Fehler eingetreten sind. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht, um die Datentypen und die anderen Feldeigenschaften zu überprüfen.

Verwandte Aufgaben

Nachdem Sie den Importvorgang abgeschlossen haben, sollten Sie einige zusätzliche Aufgaben ausführen:

Überprüfen der Datentypen    In Access wird der geeignete Datentyp für jedes Feld anhand der Quellspalte ausgewählt. Unter Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen weiter unten in diesem Artikel finden Sie eine Liste der Zuordnungen von Access- und Windows SharePoint Services-Datentypen beim Importieren oder Verknüpfen und die für die Datentypen importierten Feldeinstellungen.

Ermitteln zusätzlicher Felder    Abhängig vom Listentyp auf dem die Tabelle basiert, stellen Sie möglicherweise fest, dass die Tabelle einige zusätzliche Felder enthält (z. B. Bearbeiten, Geändert und Typ). Weitere Informationen zu diesen Feldern und den darin enthaltenen Informationen finden Sie in der Windows SharePoint Services-Hilfe. Wenn diese Felder in der Access-Datenbank nicht erforderlich sind, können sie gelöscht werden.

Festlegen von Nachschlagefeldern    Wenn Sie IDs für Nachschlagespalten importiert haben, müssen Sie manuell die Nachschlageeigenschaften der entsprechenden Felder festlegen.

1. Klicken Sie in der Tabellenentwurfsansicht in der Liste Datentyp des Felds auf Nachschlage-Assistent.
2. Übernehmen Sie im Assistenten die Standardauswahl (Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen), und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus, die die Nachschlagewerte für das Feld bereitstellt, und klicken Sie dann auf Weiter.

 Hinweis   Bei dieser Tabelle kann es sich um eine neu importierte oder um eine vorhandene Tabelle handeln.

4. Wählen Sie im Bereich Feldliste das ID-Feld und das Feld mit den Anzeigewerten aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
5. Geben Sie eine Sortierreihenfolge an, und klicken Sie dann auf Weiter.
6. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Beim Verknüpfen können Sie eine Verbindung mit Daten in einem anderen Programm herstellen, ohne die Daten zu importieren. Sie können die aktuellen Daten dann im ursprünglichen Programm und in der Access-Datenbank anzeigen und bearbeiten, ohne eine Kopie der Daten in Access erstellen und verwalten zu müssen. Wenn Sie eine SharePoint-Liste nicht in die Access-Datenbank kopieren möchten, aber stattdessen auf der Grundlage des Inhalts dieser Liste Abfragen ausführen und Berichte generieren möchten, sollten Sie eine Verknüpfung herstellen, statt die Liste zu importieren.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste herstellen, wird von Access eine neue Tabelle erstellt, die häufig als verknüpfte Tabelle bezeichnet wird. Diese Tabelle gibt die Struktur und die Inhalte der Quellliste wieder. Anders als beim Importieren wird beim Verknüpfen nur eine Verknüpfung mit der Liste erstellt, nicht mit bestimmten Sichten der Liste.

Das Verknüpfen hat in zweierlei Hinsicht Vorteile gegenüber dem Importieren:

• Hinzufügen und Aktualisieren von Daten    Sie können Änderungen an den Daten vornehmen, indem Sie zu der SharePoint-Website navigieren oder indem Sie in der Datenblatt- oder Formularansicht in Access arbeiten. Die an der einen Stelle vorgenommenen Änderungen werden an der anderen wiedergegeben.

Wenn Sie jedoch Änderungen an der Struktur vornehmen möchten, z. B. eine Spalte entfernen oder ändern, müssen Sie dazu die Liste auf der SharePoint-Website öffnen. Sie können die Felder in einer verknüpften Tabelle nicht in Access hinzufügen, löschen oder ändern.

• Nachschlagetabellen    Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste herstellen, werden von Access automatisch verknüpfte Tabellen für alle Nachschlagelisten erstellt (es sein denn, die Nachschlagelisten sind bereits mit der Datenbank verknüpft). Wenn die Nachschlagelisten Spalten enthalten, die andere Listen zum Nachschlagen verwenden, werden diese Listen auch in den Verknüpfungsvorgang einbezogen. Auf diese Weise verfügt die Nachschlageliste jeder verknüpften Tabelle über eine entsprechende verknüpfte Tabelle in der Datenbank. Von Access werden zudem Beziehungen zwischen diesen verknüpften Tabellen erstellt.

Häufige Szenarien beim Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste

Für das Verknüpfen einer SharePoint-Liste aus einer Access-Datenbank gibt es in der Regel die folgenden Gründe:

• In Ihrer Abteilung oder Arbeitgruppe wird Access für umfangreiche Berichts- und Abfragefunktionen und Windows SharePoint Services für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verwendet. Einzelne Teams erstellen Listen, um Verschiedenes (wie Kontakte und Probleme) zu überwachen. Häufig müssen diese Listendaten für Aggregationen und Berichte in eine Datenbank aufgenommen werden. Verknüpfungen stellen die geeignete Methode dar, da dabei Benutzer der SharePoint-Website und der Datenbank Daten hinzufügen und aktualisieren können und die Benutzer immer die aktuellen Daten anzeigen und bearbeiten können.
• Sie sind ein Access-Benutzer, der erst seit kurzem Windows SharePoint Services verwendet. Sie haben einige Ihrer Datenbanken auf die SharePoint-Teamwebsite migriert, und die meisten Tabellen in diesen Datenbanken sind verknüpfte Tabellen. Von jetzt an werden Sie keine lokalen Tabellen mehr erstellen, sondern Sie werden SharePoint-Listen erstellen und diese mit den Listen der Datenbanken verknüpfen.
• Sie möchten Ihre Listen weiterhin auf SharePoint-Websites speichern, Sie möchten aber auch mit den aktuellen Daten in Access arbeiten, um Abfragen auszuführen und Berichte zu drucken.

Vorbereiten auf das Verknüpfen einer SharePoint-Liste

1. Suchen Sie die SharePoint-Website, die die Listen enthält, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und notieren Sie sich die Websiteadresse.

Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http:// gefolgt vom Namen des Servers und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server.

2. Identifizieren Sie die Listen, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten. Sie können in einem Verknüpfungsvorgang Verknüpfungen mit mehreren Listen herstellen, aber Sie können keine Verknüpfung mit einer bestimmten Sicht einer Liste herstellen.

 Hinweis   Sie können auch keine Verknüpfungen mit Umfragen oder Diskussionen herstellen.

3. Überprüfen Sie die Spalten in der Quellliste. In der folgenden Tabelle werden einige Überlegungen erläutert, die Sie beim Importieren unterschiedlicher Elemente berücksichtigen sollten.

4. Identifizieren Sie die Datenbank, in der Sie die verknüpfte Tabelle erstellen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Hinzufügen von Daten zur Datenbank verfügen. Wenn Sie die Daten nicht in einer der vorhandenen Datenbanken speichern möchten, erstellen Sie eine leere Datenbank.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office , zeigen Sie auf Datenbank verwalten, und klicken Sie anschließend auf Tabellenverknüpfungs-Manager.

5. Überprüfen Sie die Tabellen in der Datenbank. Beim Importieren einer SharePoint-Liste wird eine Tabelle mit dem gleichen Namen wie die Quellliste erstellt. Wird der Name bereits verwendet, wird von Access 1 an den neuen Tabellennamen angefügt, z. B. Kontakte1. (Wird Kontakte1 auch bereits verwendet, wird von Access Kontakte2 erstellt usw.) Die gleichen Regeln gelten für verbundene Listen.

 Hinweis   Denken Sie immer daran, dass eine Tabelle in der Datenbank während des Imports von Access nicht überschrieben wird. Es ist außerdem nicht möglich, die Inhalte einer SharePoint-Liste an eine vorhandene Tabelle anzufügen.

Verknüpfen mit den Daten

1. Öffnen Sie die Zieldatenbank.

Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf SharePoint-Liste.

2. Geben Sie im Assistenten die Adresse der Quellwebsite an.
3. Klicken Sie auf Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen, und klicken Sie dann auf Weiter.

Im Assistenten werden die Listen angezeigt, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen können.

4. Wählen Sie die Listen aus, mit denen Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

 Hinweis   Sind bereits einige Listen mit der aktuellen Datenbank verknüpft, dann sind die Kontrollkästchen dieser Listen aktiviert. Wenn Sie nun Verknüpfungen entfernen möchten, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Verknüpfungen, die Sie entfernen möchten. Andernfalls lassen Sie die Kontrollkästchen aktiviert, um die Verknüpfungen beizubehalten.

Von Access wird versucht, verknüpfte Tabellen zu erstellen, sowohl für die von Ihnen bei diesem Vorgang ausgewählten Listen als auch für die verbundenen Listen. Von Access wird zudem versucht, die verknüpften Tabellen zu aktualisieren, die den im Assistenten ausgewählten Listen entsprechen. Außerdem werden von Access Beziehungen zwischen den Tabellen erstellt.

 Hinweis   Anders als beim Importvorgang werden bei einem Verknüpfungsvorgang die Einstellungen für die Nachschlageeigenschaften zwischen einem Nachschlagefeld und der verknüpften Tabelle beibehalten. Sie müssen die Eigenschaften des Nachschlagefelds nicht manuell in der Entwurfsansicht der Tabelle festlegen.

5. Überprüfen Sie die neuen verknüpften Tabellen in der Datenblattansicht. Stellen Sie sicher, dass alle Felder und Datensätze richtig angezeigt werden.

 Hinweis   Von Access werden die richtigen Datentypen für jedes Feld ausgewählt, das einer Quellspalte entspricht. Im Abschnitt Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen in diesem Artikel finden Sie eine Liste der Zuordnung von Access- und Windows SharePoint Services-Datentypen.

Sie sollten beachten, dass beim Öffnen der verknüpften Tabelle oder der Quellliste immer die aktuellen Daten angezeigt werden. Die an einer Liste vorgenommenen Änderungen der Struktur werden aber nicht automatisch in einer verknüpften Tabelle wiedergegeben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich, zeigen Sie auf SharePoint-Listenoptionen, und klicken Sie dann auf Liste aktualisieren, um eine verknüpfte Tabelle zu aktualisieren, indem Sie die aktuelle Listenstruktur übernehmen.

Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen

In der folgenden Tabelle ist aufgeführt, wie in Access die Datentypen der Felder in der importierten Tabelle festgelegt werden, wenn Sie eine SharePoint-Liste importieren oder eine Verknüpfung damit erstellen.

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