Grundlegende Aufgaben in einer Access 2013-Desktopdatenbank

In Access-Datenbanken können Sie im Grundsatz jede Art von Informationen, beispielsweise Bestände, Kontakte oder Geschäftsprozesse, speichern und nachverfolgen. Es werden die Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie eine Access-Desktopdatenbank erstellen und dieser dann Daten hinzufügen können. Daran anschließend werden die nächsten Schritte erläutert, in denen Sie die neue Datenbank anpassen und nutzen.

 Hinweis    Wenn Sie mehr an dem neuen Typ von Access-Apps interessiert sind, der für das Web entworfen wurde, sollten Sie folgende Artikel lesen: Erstellen einer Access-App und Grundlegende Aufgaben in einer Access-App.

Weitere Informationen zu anderen neuen Features finden Sie unter Neuerungen in Access 2013.

Auswählen einer Vorlage

Access-Vorlagen haben integrierte Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte, die Sie direkt verwenden können. Eine Auswahl von Vorlagen ist das Erste, was Sie beim Start von Access sehen. Außerdem können Sie online nach weiteren Vorlagen suchen.

Vorlagenansicht auf dem Startbildschirm

  1. Klicken Sie in Access auf Datei > Neu.
  2. Wählen Sie eine Vorlage für eine Desktopdatenbank aus, und geben Sie unter Dateiname einen Namen für die Datenbank ein. (Wenn keine Vorlage angezeigt wird, die Ihren Vorstellungen entspricht, verwenden Sie das Feld Nach Onlinevorlagen suchen .)
  3. Sie können entweder den Standardspeicherort verwenden, den Access unter dem Feld Dateiname anzeigt, oder auf das Ordnersymbol klicken, um einen Speicherort auszuwählen.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Erstellen einer Desktopdatenbank aus einer Vorlage

Je nach Vorlage müssen Sie zunächst möglicherweise eine der folgenden Aktionen ausführen:

  • Wenn Access ein Anmeldung-Dialogfeld mit einer leeren Benutzerliste anzeigt:
  1. Klicken Sie auf Neuer Benutzer.
  2. Füllen Sie das Formular Benutzerdetails aus.
  3. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
  4. Wählen Sie den Benutzernamen aus, den Sie soeben eingegeben haben, und klicken Sie dann auf Anmeldung.
  • Wenn Access auf der Statusleiste eine Sicherheitswarnung anzeigt und Sie der Quelle der Vorlage trauen, klicken Sie auf Inhalt aktivieren. Wenn für die Datenbank eine Anmeldung erforderlich ist, müssen Sie sich erneut anmelden.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-Desktopdatenbank aus einer Vorlage.

Erstellen einer neuen Datenbank

Wenn keine der Vorlagen Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie mit einer leeren Desktopdatenbank beginnen.

  1. Klicken Sie in Access auf Neu > Leere Desktopdatenbank.
  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein.
  3. Sie können entweder den Standardspeicherort verwenden, den Access unter dem Feld Dateiname anzeigt, oder auf das Ordnersymbol klicken, um einen Speicherort auszuwählen.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinzufügen einer Tabelle

In einer Datenbank werden die zugehörigen Informationen in mehreren verknüpften Tabellen gespeichert. So erstellen Sie eine Tabelle:

  1. Wenn Sie Ihre Datenbank das erste Mal öffnen, sehen Sie in der Datenblattansicht eine leere Tabelle, in der Sie Daten hinzufügen können. Wenn Sie eine weitere Tabelle hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen auf Tabelle. Sie können entweder damit beginnen, Daten in die leeren Felder (Zellen) einzugeben, oder Sie können Daten aus einer anderen Datenquelle (etwa aus einer Excel-Arbeitsmappe) einfügen.
  2. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den neuen Namen ein.

 Tipp    Aussagefähige Namen erleichtern es Ihnen zu wissen, welche Art von Daten jedes Feld enthält, ohne dass Sie dessen Inhalt sehen.

  1. Klicken Sie auf Datei > Speichern.
  • Um weitere Felder hinzuzufügen, geben Sie Text in der Spalte Zum Hinzufügen klicken ein.
  • Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, markieren Sie sie, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, und ziehen Sie sie dann an die gewünschte Stelle. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten markieren und sie zusammen an eine andere Stelle verschieben.

Weitere Informationen finden Sie unter Einführung in Tabellen.

Kopieren und Einfügen von Daten

Sie können Daten aus einem anderen Programm wie Excel oder Word kopieren und in eine Access-Tabelle einfügen. Dies funktioniert am besten, wenn die Daten in Spalten aufgeteilt sind. Wenn sich die Daten in einem Textverarbeitungsprogramm (beispielsweise Word) befinden, trennen Sie die Spalten mithilfe von Tags, oder konvertieren Sie die Daten in ein Tabellenformat, bevor Sie sie kopieren.

  1. Wenn die Daten bearbeitet werden müssen, etwa Aufteilung von vollständigen Namen in Vor- und Nachnamen, sollten Sie dies zuvor im Quellprogramm erledigen.
  2. Öffnen Sie die Quelle, und kopieren (STRG + C) Sie die Daten.
  3. Öffnen Sie die Access-Tabelle, in der Sie die Daten hinzufügen möchten, in der Datenblattansicht, und fügen Sie die Daten ein (STRG + V).
  4. Doppelklicken Sie auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie einen aussagefähigen Namen ein.
  5. Klicken Sie auf Datei > Speichern, und geben Sie einen Namen für die neue Tabelle ein.

 Hinweis    Access legt den Datentyp für jedes Feld anhand der Daten fest, die Sie in die erste Zeile jeder Spalte einfügen. Stellen Sie also sicher, dass die Daten in den folgenden Zeilen der ersten Zeile entsprechen.

Importieren von oder Verknüpfen zu Daten

Sie können Daten aus anderen Quellen importieren, oder Sie können in Access eine Verknüpfung zu den Daten erstellen, sodass die Daten nicht von dort kopiert werden müssen, wo sie gespeichert sind. Das Erstellen von Verknüpfungen empfiehlt sich, wenn es mehrere Benutzer gibt, die die Daten aktualisieren, und Sie sicherstellen möchten, dass immer die neueste Version der Daten zu sehen ist, oder wenn Sie Speicherplatz sparen möchten. Sie haben für die meisten Formate die Wahl, ob Sie zu den Daten verknüpfen oder die Daten importieren möchten.

Optionen auf der Registerkarte 'Externe Daten'

Die Vorgehensweise weicht je nach Datenquelle etwas ab, doch mit den folgenden Anweisungen können Sie den Vorgang beginnen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf das Datenformat, in dem die Daten vorliegen, die importiert oder zu denen verknüpft werden soll. Wird das von Ihnen gewünschte Format nicht angezeigt, klicken Sie auf Weitere.

 Hinweis    Wird das gewünschte Format immer noch nicht angezeigt, müssen Sie die Daten zunächst in einem Dateiformat exportieren, das von Access unterstützt wird (beispielsweise eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei (Textdatei mit Trennzeichen: Eine Datei, die Daten enthält, bei denen einzelne Feldwerte durch ein Zeichen [z. B. ein Komma oder einen Tabulator] getrennt sind.)).

  1. Folgen Sie den Anweisungen im Dialogfeld Externe Daten.

Nachstehend sind die externen Quellen aufgeführt, aus denen Sie Daten importieren bzw. zu deren Daten Sie Verknüpfungen erstellen können:

Importieren Verknüpfen
Microsoft Excel Ja Ja
(schreibgeschützt)
Microsoft Access Ja Ja
ODBC-Datenbanken (z. B. SQL Server) Ja Ja
Text- oder CSV-Dateien Ja Ja
(nur neue Datensätze hinzufügen)
SharePoint-Liste Ja Ja
XML Ja
Datendienste Ja
(schreibgeschützt)
HTML-Dokument Ja Ja
Outlook-Ordner Ja Ja

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Daten in eine Access-Datenbank und Importieren von Daten aus einer Access-Datenbank.

Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten

Redundante Daten können Sie schnell mit dem Tabellenanalyse-Assistenten identifizieren. Der Assistent bietet dann eine einfache Möglichkeit, die Daten in einzelnen Tabellen zu organisieren. Access behält die Originaltabelle als Sicherung bei.

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die zu analysierende Tabelle enthält.
  2. Klicken Sie auf Datenbanktools > Tabelle analysieren.

Die beiden ersten Seiten des Assistenten enthalten ein kurzes Lernprogramm samt Beispielen. Wenn Sie ein Kontrollkästchen namens Einführungsseiten anzeigen? sehen, aktivieren Sie es, und klicken Sie dann zweimal auf Zurück, damit die Einführung angezeigt wird. Wenn die Einführungsseiten nicht mehr angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Einführungsseiten anzeigen?

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Weitere Schritte

Der restliche Entwurfsprozess unterscheidet sich je nach zu erledigender Aufgabenstellung, aber vermutlich möchten Sie Abfragen, Formulare, Berichte und Makros erstellen. Dazu können die folgenden Artikel hilfreich sein:

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Zutreffend für:
Access 2013