Erstellen einer neuen Desktopdatenbank

In diesem Artikel werden die Grundschritte zum Starten von Access 2010 und zum Erstellen einer Datenbank beschrieben, die nicht über das Web, sondern auf einem Desktopcomputer verwendet wird. Es wird sowohl erläutert, wie Sie eine Datenbank mithilfe einer Vorlage erstellen, als auch, wie Sie eine Datenbank von Grund auf erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und sonstige Datenbankobjekte erstellen. Außerdem werden einige Vorgehensweisen vorgestellt, wie vorhandene Daten in die neue Datenbank eingebunden werden können.

 Hinweis   Mit Access 2010 können auch Webdatenbanken erstellt werden, die auf einem Server bereitgestellt werden, auf dem Access Services (eine neue Komponente von SharePoint Server) ausgeführt wird. Eine Webdatenbank können Sie mit einem Webbrowser verwenden - Access ist nicht erforderlich (sofern Sie keine Entwurfsänderungen vornehmen möchten). In diesem Artikel wird nicht beschrieben, wie eine Webdatenbank erstellt wird. Informationen zum Erstellen einer Webdatenbank finden Sie in dem Artikel Erstellen einer Datenbank, die im Web freigegeben werden soll.

Inhalt dieses Artikels


Übersicht

Wenn Sie Access erstmalig starten oder wenn Sie eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, wird die Microsoft Office Backstage-Ansicht angezeigt.

Backstage-Ansicht von Access

Die Backstage-Ansicht ist ein Ausgangspunkt, von dem aus Sie eine neue Datenbank erstellen, eine vorhandene Datenbank öffnen oder präsentierte Inhalte aus Office.com anzeigen können: jegliche Vorgänge, die Sie mit Access, im Gegensatz zu in einer Datenbank, an einer Datenbankdatei oder außerhalb einer Datenbank ausführen können.

Erstellen einer Datenbank

Wenn Sie Access öffnen, wird in der Backstage-Ansicht die Registerkarte Neu angezeigt. Die Registerkarte Neu bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen einer neuen Datenbank:

  • Eine leere Datenbank    Sie können ohne irgendwelche Vorgaben starten. Diese Option empfiehlt sich, wenn Sie sehr spezielle Entwurfsanforderungen haben oder wenn Sie vorhandene Daten haben, die Sie übernehmen oder einbinden müssen.
  • Eine Vorlage, die mit Access installiert ist    Das Verwenden einer Vorlage bietet sich an, wenn Sie ein neues Projekt beginnen und dafür eine Ausgangsbasis wünschen. Zu Access gehören mehrere standardmäßig installierte Vorlagen.
  • Eine Vorlage aus Office.com    Zusätzlich zu den Vorlagen, die direkt zu Access gehören, können Sie viele weitere Vorlagen auf Office.com finden. Sie müssen dazu noch nicht einmal einen Browser öffnen, denn die Vorlagen sind über die Registerkarte Neu verfügbar.

Hinzufügen zu einer Datenbank

Sobald Sie in einer Datenbank arbeiten, können Sie Felder, Tabellen oder Anwendungsparts hinzufügen.

Anwendungsparts sind ein neues Feature, das es Ihnen ermöglicht, mehrere zusammengehörige Datenbankobjekte gemeinsam zu verwenden, als wären sie ein Objekt. Ein Anwendungspart kann beispielsweise aus einer Tabelle und einem Formular bestehen, das auf der Tabelle basiert. Sie können die Tabelle und das Formular gleichzeitig hinzufügen, indem Sie das Anwendungspart verwenden.

Außerdem können Sie Abfragen, Formulare, Berichte, Makros erstellen, also alle Datenbankobjekte, mit denen Sie arbeiten.

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Zum Lieferumfang von Access gehört eine ganze Reihe von Vorlagen, die Sie ungeändert oder als Ausgangspunkte verwenden können. Eine Vorlage ist eine gebrauchsfertige Datenbank, die bereits alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen, die Sie zum Überwachen von Problemen, zum Verwalten von Kontakten oder zum Erfassen von Ausgaben verwenden können. Einige Vorlagen enthalten Beispieleinträge, um die Art ihrer Verwendung zu verdeutlichen.

Wenn eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, eröffnet deren Verwendung üblicherweise die schnellste Möglichkeit, mit der Datenbank zu starten. Wenn Sie dagegen Daten haben, die in einem anderen Programm vorliegen und die Sie in Access importieren möchten, werden Sie es wahrscheinlich vorziehen, eine Datenbank zu erstellen, ohne eine Vorlage zu verwenden. Eine Vorlage hat eine bereits definierte Datenstruktur, und es kann viel Arbeit erforderlich sein, die vorhandenen Daten an die Struktur der Vorlage anzupassen.

  1. Wenn Sie eine Datenbank geöffnet haben, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, und klicken Sie dann auf Datenbank schließenSchaltflächensymbol. In der Backstage-Ansicht wird die Registerkarte Neu angezeigt.
  2. Auf der Registerkarte Neu sind mehrere Vorlagengruppen verfügbar, von denen einige in Access integriert sind. Sie können weitere Vorlagen von Office.com-herunterladen. Informationen hierzu finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.
  3. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten. Das Symbol der Vorlage wird im rechten Bereich direkt über dem Feld Dateiname angezeigt.
  4. Access schlägt im Feld Dateiname einen Dateinamen für die Datenbank vor, den Sie ändern können. Wenn Sie die Datenbank nicht in dem Ordner speichern möchten, der unter dem Feld Dateiname angezeigt wird, klicken Sie auf Schaltflächensymbol, navigieren zu dem Ordner, in dem die Datenbank gespeichert werden soll, und klicken dann auf OK. Optional können Sie die Datenbank erstellen und mit einer SharePoint Foundation-Website verknüpfen.

 Hinweis   Obwohl auch eine Desktopdatenbank, die mit einer SharePoint-Website verknüpft ist, SharePoint verwendet, ist sie nicht das gleiche wie eine Webdatenbank, für die Access Services verwendet wird. Wenn Sie mit einer Desktopdatenbank arbeiten möchten, müssen Sie Access installiert haben. Ein Webdatenbank kann dagegen mit einem Webbrowser verwendet werden.

  1. Klicken Sie auf Erstellen.

Access erstellt aus der Vorlage, die Sie ausgewählt haben, eine Datenbank und öffnet dann diese Datenbank. Bei vielen Vorlagen wird ein Formular angezeigt, für das Sie mit der Eingabe von Daten beginnen können. Wenn die Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Datensatz löschen, indem Sie auf den Datensatzmarkierer (dies ist der farbige Balken links neben dem jeweiligen Datensatz) klicken und dann wie folgt vorgehen:

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.Schaltflächensymbol

  1. Beginnen Sie mit dem Eingeben von Daten, indem Sie in die erste leere Zelle des Formulars klicken und mit der Eingabe beginnen. Verwenden Sie den Navigationsbereich (Navigationsbereich: Der Bereich, der angezeigt wird, wenn Sie eine Access-Datenbank oder ein Access-Projekt öffnen. Im Navigationsbereich werden die in der Datenbank enthaltenen Objekte angezeigt. Der Bereich kann angepasst werden, sodass die Objekte auf unterschiedliche Arten sortiert und gruppiert werden.), wenn Sie zu anderen Formularen oder Berichte navigieren möchten, um mit diesen zu arbeiten.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen finden Sie in dem Artikel Auswählen und Verwenden einer Access-Vorlage.

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Erstellen einer Datenbank, ohne eine Vorlage zu verwenden

Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, können Sie eine Datenbank erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare und sonstige Datenbankobjekte erstellen. Üblicherweise hat dies zur Folge, dass Sie mindestens einen der folgenden Schritte ausführen müssen:

  • Eingeben, Einfügen oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen der neuen Datenbank erstellt wurde, und anschließend Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie über den Befehl Tabelle (Registerkarte Erstellen) erstellt haben.
  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen von neuen Tabellen im Vorgang.

Wenn Sie weitere Informationen zum Planen und Entwerfen einer Datenbank wünschen, wechseln Sie zum Abschnitt Siehe auch.

Erstellen einer leeren Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Leere Datenbank.
  2. Geben Sie im rechten Bereich unter Leere Datenbank einen Dateinamen in das Feld Dateiname ein. Wenn Sie die Datei nicht am Standardspeicherort speichern möchten, klicken Sie auf Nach einem Speicherort für die Datenbank suchenSchaltflächensymbol (neben dem Feld Dateiname), navigieren zu dem neuen Speicherort und klicken auf OK.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.

Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle, die den Namen Tabelle1 hat, und öffnet dann Tabelle1 in der Datenblattansicht. Der Cursor wird in ersten leeren Zelle der Spalte Zum Hinzufügen klicken platziert.

  1. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen. Sie können aber auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen. Beschreibungen hierzu finden Sie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle.

Das Eingeben von Daten in der Datenblattansicht ist so gestaltet, dass es dem Arbeiten in einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt. Die Tabellenstruktur wird erstellt, während Sie Daten eingeben. Wenn Sie dem Datenblatt eine neue Spalte hinzufügen, wird in der Tabelle ein neues Feld definiert. Access legt für jedes Feld automatisch dessen Datentyp anhand der Daten fest, die Sie eingeben.

Wenn Sie jetzt keine Daten in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf SchließenSchaltflächensymbol. Wenn Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben, fordert Access Sie auf, die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie die Änderungen speichern möchten, klicken Sie auf Nein, wenn Sie die Änderungen verwerfen möchten, oder klicken Sie auf Abbrechen, wenn die Tabelle geöffnet bleiben soll.

 Wichtig   Wenn Sie die Tabelle Tabelle1 schließen, ohne sie mindestens einmal gespeichert zu haben, löscht Access die gesamte Tabelle. Dies gilt selbst dann, wenn Sie Daten in die Tabelle eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen verwenden.

Bild des Menübands von Access

Erstellen einer Tabelle, Beginn in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie sofort Daten eingeben und es Access überlassen, die Tabellenstruktur im Hintergrund zu erstellen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen ( Feld1, Feld2 usw.), und Access legt den Datentyp jedes Felds automatisch anhand der von Ihnen eingegebenen Daten fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.Schaltflächensymbol

Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte Zum Hinzufügen klicken aus.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Hinzufügen und Löschen auf den Typ, den das hinzuzufügende Feld haben soll. Wird der gewünschte Datentyp nicht angezeigt, klicken Sie auf Weitere FelderSchaltflächensymbol.

Access zeigt eine Liste der am häufigsten verwendeten Feldtypen an. Klicken Sie auf den gewünschten Feldtyp. Access fügt dann dem Datenblatt das neue Feld an der Einfügemarke hinzu.

Sie können das Feld verschieben, indem Sie es ziehen. Wenn Sie ein Feld in einem Datenblatt ziehen, wird ein vertikaler Einfügebalken an der Stelle angezeigt, an der das Feld platziert wird.

  1. Fügen Sie Daten hinzu, indem Sie mit der Eingabe in der ersten leeren Zelle beginnen oder Daten aus einer anderen Quelle einfügen (siehe Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle).
  2. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den neuen Namen ein.

Sie sollten jedem Feld einen aussagekräftigen Namen geben, damit Sie schon im Bereich Feldliste erkennen können, was das Feld enthält.

  1. Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, klicken Sie auf deren Überschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie die Spalte dann an die gewünschte Position.

Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten markieren und diese gleichzeitig an eine neue Stelle ziehen. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Spalten auswählen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann, bei gedrückter UMSCHALTTASTE, auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle, Beginn in der Entwurfsansicht    Zunächst erstellen Sie in der Entwurfsansicht die Struktur der Tabelle. Anschließend wechseln Sie in die Datenblattansicht, um Daten direkt oder mit einer anderen Methode, z. B. Einfügen oder Importieren, einzugeben.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf.Schaltflächensymbol
  1. Geben Sie für jedes Feld der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp in der Liste Datentyp aus.
  2. In der Spalte Beschreibung können Sie für jedes Feld eine Beschreibung eingeben. Die jeweilige Beschreibung wird dann in der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in der Datenblattansicht in diesem Feld befindet. Die Beschreibung wird auch als Statuszeilentext für Steuerelemente eines Berichts oder Formulars verwendet, die Sie erstellt haben, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste gezogen haben, oder für Steuerelemente, die über den Formular-Assistenten oder Berichts-Assistenten für dieses Feld erstellt wurden.
  3. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:
    • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern.
  4. Sie können jederzeit mit dem Eingeben von Daten in die Tabelle beginnen, indem Sie in die Datenblattansicht wechseln und in die erste leere Zelle klicken. Außerdem können Sie Daten aus einer anderen Quelle einfügen (siehe Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle).

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie eine Tabelle erstellt wurde, empfiehlt es sich, Feldeigenschaften auszuwerten und festzulegen. Einige Eigenschaften sind in der Datenblattansicht verfügbar, einige Eigenschaften können dagegen nur in der Entwurfsansicht festgelegt werden. Um in die Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Damit die Eigenschaften eines Felds angezeigt werden, klicken Sie im Entwurfsbereich auf das Feld. Die Eigenschaften werden unter dem Entwurfsbereich unter Feldeigenschaften angezeigt.

Wenn Sie die Beschreibung einer Feldeigenschaft anzeigen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft. Lesen Sie dann die Beschreibung in dem Feld, das sich neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften befindet. Durch Klicken auf die Schaltfläche Hilfe können Sie ausführlichere Informationen abrufen.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft Beschreibung
Feldgröße Für ein Text-Feld legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die in dem Feld gespeichert werden können. Der größtmögliche Wert ist 255. Für ein Zahl-Feld legt die Eigenschaft den Typ der Zahl fest, die gespeichert wird (Long Integer, Double usw.). Damit die effizienteste Datenspeicherung erreicht wird, sollten Sie den Datentyp zuweisen, der den geringsten Speicherplatzbedarf für die Daten hat. Sie können den Wert später nach oben anpassen, wenn eine Änderung erforderlich ist.
Format Mit dieser Eigenschaft wird festgelegt, wie die Daten angezeigt werden. Die Eigenschaft hat keine Auswirkungen darauf, wie die tatsächlichen Daten im Feld gespeichert werden. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.
Eingabeformat Mit dieser Eigenschaft können Sie ein Muster für alle Daten angeben, die in dieses Feld eingegeben werden. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass alle Daten korrekt eingegeben werden und die erforderliche Anzahl von Zeichen enthalten. Wenn Sie Informationen zum Erstellen eines Eingabeformats wünschen, klicken Sie auf Schaltflächenbild rechts neben dem Eigenschaftenfeld.
Standardwert Mit dieser Eigenschaft geben Sie den Standardwert an, der immer dann in diesem Feld angezeigt wird, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Wenn Sie z. B. ein Datum/Uhrzeit-Feld haben, in dem Sie das Datum protokollieren möchten, an dem der Datensatz hinzugefügt wurde, können Sie "Datum()" (ohne die Anführungszeichen) als Standardwert hinzufügen.
Eingabe erforderlich Mit dieser Eigenschaft wird festgelegt, ob das jeweilige Feld einen Wert enthalten muss. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festgelegt haben, lässt Access das Hinzufügen eines neuen Datensatzes erst zu, wenn ein Wert in das Feld eingegeben wurde.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Falls Ihre Daten zurzeit in einem anderen Programm gespeichert sind, z. B. in Excel, können Sie diese in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt sind, wie dies bei einem Excel-Arbeitsblatt der Fall ist. Falls sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, sollten Sie die Spalten mithilfe von Tabulatoren trennen oder die Daten im Textverarbeitungsprogramm in eine Tabelle konvertieren, bevor Sie die Daten kopieren. Falls Sie Ihre Daten bearbeiten möchten (z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, wird der Datentyp der einzelnen Felder in Access entsprechend den dort vorgefundenen Daten festgelegt. Wenn ein eingefügtes Feld z. B. nur Datumswerte enthält, wird auf dieses Feld der Datentyp Datum/Uhrzeit angewendet. Falls das eingefügte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wird auf das Feld der Datentyp Ja/Nein angewendet.

Access benennt die Felder entsprechend den Werten, die es in der ersten Zeile der eingefügten Daten findet. Wenn die in der ersten Zeile enthaltenen eingefügten Daten die gleichen Typen haben wie die Daten in den nachfolgenden Zeilen, legt Access die erste Zeile als Teil der Daten fest und ordnet den Feldern generische Namen (F1, F2 usw.) zu. Unterscheidet sich die erste Zeile der eingefügten Daten hinsichtlich der Typen von den nachfolgenden Zeilen, legt Access fest, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access benennt die Felder entsprechend und fügt die erste Zeile nicht den Daten hinzu.

Wenn Access generische Feldnamen zugeordnet hat, sollten Sie die Felder schnellstmöglich umbenennen, um Verwirrungen zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Drücken Sie STRG+S, um die Tabelle zu speichern.
  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann für jede Spalte einen aussagekräftigen Feldnamen ein.
  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

 Hinweis   Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie in die Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Um in die Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um wieder in die Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle.

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Importieren von, Anfügen von oder Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise haben Sie Daten, die in einem anderen Programm gespeichert sind, und möchten diese Daten in eine neue Access-Tabelle importieren oder an eine vorhandene Access-Tabelle anfügen. Oder Sie möchten mit anderen Personen zusammenarbeiten, die ihre Daten mit anderen Programmen verwalten, möchten selbst die Daten aber in Access bearbeiten, indem Sie eine Verknüpfung zu den Daten erstellen. Egal wie Sie vorgehen, mit Access ist es einfach, Daten aus anderen Quellen zu verwenden. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer SharePoint Foundation-Liste oder aus einer Vielzahl anderer Quellen importieren. Je nach Quelle ist die Vorgehensweise zwar etwas unterschiedlich, aber das folgende Verfahren verdeutlicht die grundsätzlichen Schritte.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf den Befehl für den Typ der Datei, die Sie importieren möchten.

'Importieren' und 'Verknüpfungsgruppe' auf der Registerkarte 'Externe Daten'

Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren möchten, klicken Sie auf Excel. Wenn der benötigte Programmtyp nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere.

 Hinweis   Wenn Sie in der Gruppe Importieren nicht den richtigen Formattyp finden, müssen Sie ggf. das Programm starten, mit dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm zum Speichern der Daten in einem üblichen Dateiformat (z. B. eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei (Textdatei mit Trennzeichen: Eine Datei, die Daten enthält, bei denen einzelne Feldwerte durch ein Zeichen [z. B. ein Komma oder einen Tabulator] getrennt sind.)) verwenden, bevor Sie die Daten in Access importieren können.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um nach der Quelldatendatei zu suchen, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.
  2. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten auf die gewünschte Option (in allen Programmen können Sie Daten importieren, in einigen können Sie auch Daten anfügen oder zu Daten verknüpfen). Sie können eine neue Tabelle erstellen, für die die importierten Daten verwendet werden, oder Sie können (bei einigen Programmen) die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, für die eine Verknüpfung zu den Daten im Quellprogramm verwaltet wird,
  3. Wenn ein Assistent gestartet wird, gehen Sie gemäß den Anleitungen vor, die auf den Seiten des Assistenten angezeigt werden. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird das Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, und klicken Sie dann auf OK.

Die genaue Vorgehensweise hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen.

  1. Access fordert Sie auf anzugeben, ob die Details des soeben abgeschlossenen Importvorgangs gespeichert werden sollen. Wenn Sie vermuten, dass Sie den gleichen Importvorgang in Zukunft erneut ausführen müssen, klicken Sie auf Importschritte speichern, und geben Sie die Details ein. Sie können den Vorgang dann zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Gespeicherte ImporteSchaltflächensymbol klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie die Option zum Importieren einer Tabelle ausgewählt haben, importiert Access die Daten in eine neue Tabelle und zeigt die Tabelle im Navigationsbereich in der Gruppe Tabellen an. Wenn Sie die Option zum Anfügen von Daten an eine vorhandene Tabelle ausgewählt haben, werden die Daten an die entsprechende Tabelle angefügt. Wenn Sie die Option zum Verknüpfen von Daten ausgewählt haben, erstellt Access eine verknüpfte Tabelle, die im Navigationsbereich in der Gruppe Tabellen angezeigt wird.

Ausführlichere Informationen dazu, wie Daten unterschiedlicher Typen in Access importiert werden können, finden Sie über die Links im Abschnitt Siehe auch.

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Hinzufügen eines Anwendungsparts

Mit einem Anwendungspart können Sie einer vorhandenen Datenbank Funktionalität hinzufügen. Ein Anwendungspart kann einfach nur eine einzelne Tabelle sein, kann aber auch mehrere zusammengehörige Objekte umfassen (z. B. eine Tabelle und ein gebundenes Formular).

Das Anwendungspart Kommentare besteht beispielsweise aus einer Tabelle mit einem AutoWert-ID-Feld, mit einem Datum-Feld und mit einem Memo-Feld. Sie können das Anwendungspart jeder Datenbank ungeändert oder minimal angepasst hinzufügen.

  1. Öffnen Sie die Datenbank, der Sie ein Anwendungspart hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen.
  3. Klicken Sie in der Gruppe Vorlagen auf Anwendungsparts. Die Liste der verfügbaren Parts wird geöffnet.
  4. Klicken Sie auf das Anwendungspart, das Sie hinzufügen möchten.

Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.
  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.
  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um sie entweder im Standardmodus zu öffnen, der im Dialogfeld Access-Optionen angegeben ist, oder in dem Modus, der durch eine administrative Richtlinie festgelegt wurde.
    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Mehrbenutzerumgebung zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und in sie schreiben können.
    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, sodass Sie sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie vor lesen und in sie schreiben.
    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen, um die Datenbank mit exklusivem Zugriff zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, wird anderen Benutzern, die versuchen, die Datenbank zu öffnen, die Meldung "Datei wird bereits verwendet" angezeigt.
    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie vor öffnen, sind aber auf den schreibgeschützten Modus beschränkt.

 Hinweis   Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat (z. B. dBASE, Microsoft Exchange oder Excel) öffnen. Sie können auch eine beliebige ODBC-Datenquelle (ODBC-Datenquelle: Daten und die erforderlichen Informationen für den Zugriff auf Daten aus Programmen und Datenbanken, die das ODBC-Protokoll (Open Database Connectivity) unterstützen.) direkt öffnen (z. B. Microsoft SQL Server). Access erstellt automatisch eine neue Access-Datenbank in demselben Ordner, in dem sich die Datendatei befindet, und fügt Verknüpfungen zu jeder Tabelle hinzu, die es in der externen Datenbank gibt.

Tipps

  • Wenn Sie eine der zuletzt geöffneten Datenbanken öffnen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Zuletzt verwendet, und klicken Sie dann auf den Dateinamen der gewünschten Datenbank. Die Datenbank wird von Access mit denselben Optionseinstellungen wie beim letzten Öffnen geöffnet. Wenn die Liste der zuletzt geöffneten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Clienteinstellungen. Geben Sie unter Anzeigen ein, wie viele Dokumente in der Liste Zuletzt verwendete Dokumente angezeigt werden sollen (bis zu maximal 50).

Sie können eine die zuletzt verwendeten Datenbanken in der Navigationsleiste der Backstage-Ansicht auch für Zugriff über zwei Klicks anzeigen: 1) die Registerkarte Datei, 2) die zuletzt verwendete Datenbank, die Sie öffnen möchten. Aktivieren Sie unten auf der Registerkarte Zuletzt verwendet das Kontrollkästchen Schnellzugriff auf diese Anzahl von zuletzt verwendeten Datenbanken, und passen Sie dann die Anzahl von anzuzeigenden Datenbanken an.

  • Wenn Sie eine Datenbank öffnen, indem Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnenklicken, können Sie eine Liste von Verknüpfungen zu den von Ihnen zuvor geöffneten Datenbanken anzeigen, indem Sie im Dialogfeld Öffnen auf Zuletzt verwendete Dokumente klicken.

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Zutreffend für:
Access 2010