Erste Schritte mit Access 2007

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Arbeit mit Microsoft Office Access 2007 zu beginnen, je nachdem, ob Sie Access zum ersten Mal verwenden, Daten aus einem anderen Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogramm nach Access verschieben oder eine frühere Access-Version aktualisieren. In diesem Artikel werden wahrscheinlich auftretende Fragen zu diesen verschiedenen Situationen erläutert.

Was möchten Sie tun?


Erstmaliges Verwenden von Access

Office Access 2007 enthält eine Reihe von Verbesserungen, die das Erstellen einer Datenbank einfacher als je zuvor machen. Benutzer, die bereits Datenbanken in Access erstellt haben, werden zu schätzen wissen, dass Datenbanken dank dieser neuen und optimierten Features schneller erstellt werden können.

Beim Start von Office Access 2007 wird als erster Bildschirm die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access angezeigt (außer wenn Sie Access durch Doppelklicken auf eine bestimmte Access-Datenbankdatei gestartet haben, dann wird stattdessen die entsprechende Datenbank geöffnet). Die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access dient als Ausgangspunkt, um eine neue Datenbank zu erstellen, eine vorhandene Datenbank zu öffnen oder wichtigen Inhalt aus Microsoft Office Online anzuzeigen.



Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Access stellt eine Vielzahl von Vorlagen bereit, mit denen Sie Datenbanken schneller erstellen können. Eine Vorlage ist eine gebrauchsfertige Datenbank, die bereits alle Tabellen, Abfragen (Abfrage: Eine Anfrage nach in Tabellen gespeicherten Daten oder eine Aufforderung, bestimmte Aktionen mit den Daten durchzuführen. Eine Abfrage kann Daten aus mehreren Tabellen als Datenquelle für ein Formular oder einen Bericht zusammenführen.), Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen zum Überwachen von Problemen, zum Verwalten von Kontakten oder zum Aufzeichnen von Ausgaben. Bestimmte Vorlagen enthalten Beispieleinträge, um die Art der Verwendung zu verdeutlichen. Vorlagendatenbanken können unverändert verwendet werden oder Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden.

  1. Starten Sie Access, wenn es nicht bereits ausgeführt wird.

Wenn eine Datenbank bereits geöffnet ist, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access anzuzeigen:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche, und klicken Sie anschließend auf Datenbank schließen.Schaltflächensymbol

Erste Schritte bei Microsoft Office Access (Seite)

  1. Unter Wichtige Online-Vorlagen auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access werden verschiedene Vorlagen angezeigt. Weitere Vorlagen werden zur Verfügung gestellt, wenn Sie auf der linken Seite des Access-Fensters unter Vorlagenkategorien auf eine der Kategorien klicken. Und Sie können zusätzliche Vorlagen von der Microsoft Office-Website herunterladen. Ausführliche Informationen dazu finden Sie im nächsten Abschnitt: Herunterladen einer Vorlage von Microsoft Office Online.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.
  3. Auf der rechten Seite des Access-Fensters zeigt Access im Feld Dateiname einen Dateinamen für die Datenbank als Vorschlag an. Sie können den Dateinamen bearbeiten und einen anderen Ordner angeben. Sie können die Datenbank ggf. auch erstellen und mit einer Windows SharePoint Services 3.0-Website verknüpfen.
  4. Klicken Sie auf Erstellen. (Oder klicken Sie auf Herunterladen, um eine Office Online-Vorlage abzurufen.)

In Access wird die Datenbank erstellt und dann geöffnet. Es wird ein Formular angezeigt, in das Sie Daten eingeben können.

 Hinweis   Wenn die Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie die einzelnen Einträge wie folgt löschen:

  • Klicken Sie auf die Zeilenüberschrift für den Datensatz, der gelöscht werden soll. (Die Zeilenüberschrift ist das Feld oder die Leiste direkt links vom Datensatz.)
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen.Schaltflächensymbol
  1. Um Daten einzugeben, klicken Sie in die erste leere Zelle im Formular, und beginnen Sie dann mit der Eingabe. Wenn Sie einige Datensätze eingegeben haben, können Sie im Navigationsbereich sehen, ob es andere Formulare oder Berichte gibt, die sich für Ihre Anforderungen eignen.

Herunterladen einer Vorlage von Microsoft Office Online

Wenn Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access keine Vorlage finden können, die Ihren Anforderungen entspricht, können Sie die Office Online-Website durchsuchen. Dort finden Sie eine größere Auswahl.

  1. Starten Sie Access, wenn es nicht bereits ausgeführt wird.

Wenn eine Datenbank bereits geöffnet ist, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access anzuzeigen:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche, und klicken Sie anschließend auf Datenbank schließen.Schaltflächensymbol
  1. Klicken Sie am unteren Rand der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access unter Weitere Informationen zu Office Online auf Vorlagen.

Die Office Online-Website wird in einem neuen Browserfenster angezeigt.

  1. Verwenden Sie die Suchtools auf der Office Online-Website, um die gewünschte Vorlage zu suchen und herunterzuladen.
  2. Wenn eine Vorlage heruntergeladen wurde, wird die neue Datenbank in einem der folgenden Ordner gespeichert:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Benutzer\Benutzername\Dokumente
    • Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    c:\Dokumente und Einstellungen\Benutzernamen\Eigene Dateien

Wenn Sie das nächste Mal die Datenbank verwenden möchten, öffnen Sie sie mithilfe von Access oder Windows Explorer von diesem Speicherort.

Abschnittsanfang

Erstellen einer neuen Datenbank

Wenn keine der Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht oder wenn Sie Daten aus einem anderen Programm in Access importieren möchten, kann es sinnvoll sein, eine neue Datenbank zu erstellen. Für die meisten Anwendungsbereiche müssen Sie dazu in der Regel eine oder beide der folgenden Aktionen ausführen:

  • Erstellen neuer Tabellen, und dann Eingeben, Einfügen oder Importieren in diese Tabellen.
  • Importieren von Daten aus anderen Quellen, wobei neue Tabellen als Teil dieses Vorgangs erstellt werden.

Folgen Sie den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels, um weitere Informationen zum Planen und Entwerfen von Datenbanken bzw. zum Erstellen von Beziehungen, Formularen, Berichten oder Abfragen zu erhalten.

Erstellen einer leeren Datenbank

  1. Starten Sie Access.
  2. Klicken Sie auf der Seite Erste Schritte bei Microsoft Office Access auf Leere Datenbank.

Leere Datenbank (Schaltfläche)

  1. Geben Sie im Bereich Leere Datenbank einen Dateinamen im Feld Dateiname ein. Wenn Sie keine Dateinamenerweiterung angeben, wird sie von Access automatisch hinzugefügt. Als Standardarbeitsordner verwendet man u. a.:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Benutzer und Einstellungen\Benutzername\Dokumente
    • Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    c:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dokumente

Wenn Sie den Speicherort der Datei ändern möchten, klicken Sie neben dem Feld Dateiname auf DurchsuchenSchaltflächensymbol, wählen Sie den neuen Speicherort aus, und klicken Sie dann auf OK.

  1. Klicken Sie auf Erstellen.

Access erstellt die Datenbank und öffnet dann eine leere Tabelle (Tabelle 1) in der Datenblattansicht (Datenblattansicht: Eine Ansicht, in der Daten aus einer Tabelle, einem Formular, einer Abfrage, einer Sicht oder einer gespeicherten Prozedur in einem Zeilen/Spalten-Format angezeigt werden. In der Datenblattansicht können Sie Felder bearbeiten, Daten hinzufügen oder löschen und nach Daten suchen.).

  1. In Access wird der Cursor in der ersten leeren Zelle in der Spalte Neues Feld hinzufügen positioniert.

Eine neue, leere Tabelle in einer neuen Datenbank

Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen – oder aus einer anderen Datenquelle einzufügen, wie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Einfügen von Daten in eine Access-Tabelle aus einer anderen Quelle beschrieben wird.

 Hinweise 

  • Die Dateneingabe in der Datenblattansicht ähnelt dem Eingeben von Daten in ein Excel-Arbeitsblatt. Die wichtigste Beschränkung besteht darin, dass die Daten in zusammenhängende Zeilen und Spalten eingegeben werden müssen, und zwar von der linken oberen Ecke des Datenblatts aus. Daten sollten nicht durch das Einfügen leerer Zeilen oder Spalten formatiert werden, wie dies in einem Excel-Arbeitsblatt möglich ist, da auf diese Weise Platz in der Tabelle verschwendet wird. Die Tabelle enthält lediglich die Daten. Die visuelle Darstellung dieser Daten erfolgt über die Formulare und Berichte, die Sie später erstellen.
  • Die Tabellenstruktur wird während der Dateneingabe erstellt. Jedes Mal, wenn Sie der Tabelle eine neue Spalte hinzufügen, wird ein neues Feld definiert. Access legt den Datentyp (Datentyp: Die Eigenschaft eines Felds, die bestimmt, welche Art von Daten das Feld aufnehmen kann. Als Datentypen sind Währungs- und Datumstypen sowie "Boolean", "Integer", "Long", "Single", "Double", "String" und "Variant" (Standardwert) verfügbar.) des Felds basierend auf der Art der eingegebenen Daten fest. Wenn Sie beispielsweise in eine Spalte ausschließlich Datumsangaben eingegeben haben, legt Access Datum/Uhrzeit als Datentyp dieses Felds fest. Wenn Sie später versuchen, in dieses Feld einen Wert einzugeben, der keine Datumsangabe ist (z. B. einen Namen oder eine Telefonnummer), werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen, dass dieser Wert nicht dem Datentyp der Spalte entspricht. Sie sollten die Tabelle möglichst so planen, dass jede Spalte dieselbe Art von Daten enthält, z. B. Text, Datumsangaben, Zahlen oder andere Typen. Dies erleichtert das Erstellen von Abfragen, Formularen und Berichten, in denen ausschließlich die gewünschten Daten ausgewählt werden.
  • Weitere Informationen zur Arbeit mit Datenblättern finden Sie im Artikel Öffnen eines leeren Datenblatts.

Wenn Sie derzeit noch keine Daten eingeben möchten, klicken Sie auf SchließenSchaltflächensymbol .

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank eine neue Tabelle hinzufügen, indem Sie die Tools in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen verwenden.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Klicken Sie auf Tabelle, um eine leere Tabelle in Datenbankansicht zu erstellen. Sie können Daten sofort in der Datenblattansicht eingeben, wobei Access die Tabellenstruktur automatisch erstellt, oder Sie können die Entwurfsansicht (Entwurfsansicht: Eine Ansicht, in der der Entwurf der folgenden Datenbankobjekte angezeigt wird: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros. In der Entwurfsansicht können Sie neue Datenbankobjekte erstellen und den Entwurf vorhandener Objekte ändern.) verwenden, um zunächst die Tabellenstruktur zu erstellen, und dann für die Dateneingabe zur Datenblattansicht wechseln. Unabhängig davon, welche Ansicht zuerst angezeigt wird, können Sie jederzeit mithilfe der Ansichtsschaltflächen auf der Statusleiste des Access-Fensters zur anderen Ansicht wechseln.

Einfügen einer Tabelle über die Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie sofort Daten eingeben, während Access die Tabellenstruktur im Hintergrund erstellt. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 usw.), und Access legt den Datentyp eines Felds basierend auf den eingegebenen Daten fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle.Schaltflächensymbol
  1. Access erstellt die Tabelle und platziert dann den Cursor in der ersten leeren Zelle der Spalte Neues Feld hinzufügen.

 Hinweis   Wenn die Spalte Neues Feld hinzufügen nicht angezeigt wird, befinden Sie sich möglicherweise in der Entwurfsansicht anstelle der Datenblattansicht. Um zur Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie die Tabelle im Navigationsbereich. Sie werden von Access aufgefordert, einen Namen für die neue Tabelle einzugeben. Anschließend wird die Datenblattansicht angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Felder und Spalten auf Neues Feld.Schaltflächensymbol

Access zeigt den Bereich Feldvorlagen an, der eine Liste häufig verwendeter Feldtypen enthält. Wenn Sie einen dieser Feldtypen auf das Datenblatt ziehen, fügt Access ein Feld mit dem entsprechenden Namen hinzu und legt als Eigenschaften für dieses Feld die entsprechenden Werte für diese Art von Feld fest. Sie können die Eigenschaften später ändern. Sie müssen das Feld in den Bereich des Datenblatts ziehen, der Daten enthält. Es wird eine vertikale Einfügemarke angezeigt, die angibt, an welcher Stelle das Feld eingefügt wird.

  1. Geben Sie Daten in die erste leere Zelle ein. Oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie weiter unten in diesem Artikel beschrieben.
    • Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den neuen Namen ein. Jedem Feld sollte ein aussagekräftiger Name zugewiesen werden, damit Sie schon im Bereich Feldliste erkennen können, was das Feld enthält.
    • Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, markieren Sie sie, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, und ziehen Sie sie dann an die gewünschte Stelle. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten markieren und sie zusammen an eine andere Stelle verschieben.

Einfügen einer Tabelle über die Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zunächst die Struktur der neuen Tabelle. Dann wechseln Sie entweder zur Datenblattansicht, um Daten einzugeben, oder Sie geben Daten auf andere Weise ein, z. B. durch Einfügen oder Anfügen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf.Schaltflächensymbol
  1. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

 Hinweis   Wenn die Spalten Feldname und Datentyp nicht angezeigt werden, befinden Sie sich möglicherweise in der Datenblattansicht anstelle der Entwurfsansicht. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie in der Statusleiste des Access-Fensters auf die Schaltfläche Entwurfsansicht. Sie werden von Access aufgefordert, einen Namen für die neue Tabelle einzugeben. Anschließend wird die Entwurfsansicht angezeigt.

  1. Sie können für jedes Feld eine Beschreibung in die Spalte Beschreibung eingeben. Die eingegebene Beschreibung wird in der Statusleiste angezeigt, wenn sich die Einfügemarke im entsprechenden Feld befindet. Sie wird außerdem als Statusleistentext für Steuerelemente verwendet, die Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste auf ein Formular oder in einen Bericht ziehen, sowie für Steuerelemente, die mithilfe des Formular-Assistenten oder des Berichts-Assistenten für dieses Feld erstellt werden.
  2. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Schaltflächensymbol, und klicken Sie anschließend auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S.
  1. Sie können jederzeit mit der Dateneingabe beginnen, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln, auf die erste leere Zelle klicken und Daten in die Tabelle eingeben. Sie können Daten auch aus einer anderen Quelle einfügen. Dieser Vorgang wird im nächsten Abschnitt beschrieben.

Wenn Sie einen Teil der Daten eingegeben haben und dann der Tabelle weitere Felder hinzufügen möchten, können Sie entweder Daten in die Spalte Neues Feld hinzufügen in der Datenblattansicht eingeben oder neue Felder hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Felder & Spalten auf der Registerkarte Datenblatt verwenden.

Weitere Informationen zum Erstellen von Tabellen und die Verwendung von Tabellenvorlagen finden Sie im Artikel Erstellen von Tabellen in einer Datenbank.

Abschnittsanfang

Einfügen von Daten in eine Access-Tabelle aus einer anderen Quelle

Falls Ihre Daten zurzeit in einem anderen Programm gespeichert sind, z. B. in Office Excel 2007, können Sie diese in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten aufgeteilt sind, wie dies bei einem Excel-Arbeitsblatt der Fall ist. Falls sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befinden, sollten Sie die Spalten mithilfe von Tabulatoren trennen oder die Daten im Textverarbeitungsprogramm in eine Tabelle konvertieren, bevor Sie die Daten kopieren. Falls Sie Ihre Daten bearbeiten möchten (z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, wird der Datentyp der einzelnen Felder in Access entsprechend den dort vorgefundenen Daten festgelegt. Wenn ein eingefügtes Feld z. B. nur Datumswerte enthält, wird auf dieses Feld der Datentyp Datum/Uhrzeit angewendet. Falls das eingefügte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wird auf das Feld der Datentyp Ja/Nein angewendet.

In Access werden die Felder mit der ersten Zeile der eingefügten Daten als Feldnamen bezeichnet. Wenn die erste Zeile der eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilentypen ähnelt, wird die erste Zeile in Access als Teil der Daten festgelegt, und dem Feld werden generische Namen (F1, F2 usw.) zugeordnet. Falls die erste Zeile von eingefügten Daten den nachfolgenden Zeilen nicht ähnlich ist, wird in Access festgelegt, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. In Access werden den Feldern entsprechende Namen zugeordnet, und es wird die erste Zeile nicht in die Daten eingefügt.

Falls Access generische Feldnamen zuordnet, sollten Sie die Felder so bald wie möglich umbenennen, um Verwirrungen zu vermeiden. Verwenden Sie die folgende Prozedur:

  1. Speichern Sie die Tabelle.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Schaltflächensymbol, und klicken Sie anschließend auf Speichern, oder drücken Sie STRG+S.
  1. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann für jede Spalte einen Feldnamen ein. Unter Umständen sieht es so aus, als ob Sie Daten überschreiben, die Zeile mit der Spaltenüberschrift enthält jedoch Feldnamen, keine Daten.
  2. Speichern Sie die Tabelle erneut.

 Hinweis   Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie in die Entwurfsansicht wechseln und die Feldnamen dort bearbeiten. Um in die Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um zurück in die Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie in die Tabelle im Navigationsbereich.

Abschnittsanfang

Importieren von Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise haben Sie in einem anderen Programm Daten gesammelt, die Sie in Access importieren möchten. Oder Sie arbeiten mit Benutzern zusammen, die Daten in anderen Programmen speichern, und Sie möchten diese Daten in Access verwenden. In jedem dieser Fälle ist es einfach, Daten aus anderen Programmen in Access zu importieren. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Reihe anderer Quellen importieren. Die Vorgehensweise ist je nach Quelle leicht unterschiedlich, doch mit den folgenden Anweisungen können Sie den Vorgang beginnen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für den Dateityp, aus dem Sie importieren.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn der korrekte Programmtyp nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter.

 Hinweis   Wenn Sie in der Gruppe Importieren nicht den richtigen Formattyp finden, müssen Sie ggf. das Programm starten, mit dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm zum Speichern der Daten in einem häufig verwendeten Dateiformat (wie eine durch Trennzeichen getrennte Textdatei (Textdatei mit Trennzeichen: Eine Datei, die Daten enthält, bei denen einzelne Feldwerte durch ein Zeichen [z. B. ein Komma oder einen Tabulator] getrennt sind.)) verwenden, bevor Sie die Daten in Access importieren können.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten entweder auf Durchsuchen, um zur Quelldatendatei zu wechseln, oder geben Sie in das Feld Dateiname den vollständigen Pfad der Quelldatendatei ein.
  2. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten auf die gewünschte Option. Sie können mithilfe der importierten Daten eine neue Tabelle erstellen, die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die eine Verknüpfung zur Datenquelle enthält.
  3. Klicken Sie auf OK.

Der Import-Assistent wird gestartet.

  1. Folgen Sie den Anweisungen des Import-Assistenten. Die genaue Vorgehensweise hängt von der gewählten Import- oder Verknüpfungsoption ab.
  2. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Sie werden gefragt, ob die Details des gerade abgeschlossenen Importvorgangs gespeichert werden sollen.

  • Wenn Sie vermuten, dass Sie denselben Importvorgang in Zukunft erneut ausführen werden, klicken Sie auf Importschritte speichern, und geben Sie die Einzelheiten ein.

Sie können dann den Importvorgang problemlos reproduzieren, indem Sie auf Importschritte speichern in der Gruppe Importieren auf der Registerkarte Externe Daten klicken. Anschließend klicken Sie auf die Importspezifikation und dann auf Ausführen.

  • Wenn die Vorgangsdetails nicht gespeichert werden sollen, klicken Sie auf Schließen.

Access importiert die Daten in eine neue Tabelle und zeigt die Tabelle dann im Navigationsbereich unter Tabellen an.

Folgen Sie den Hyperlinks im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels, um weitere Informationen zum Importieren von Daten in Access zu erhalten.

Abschnittsanfang

Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf eine Verknüpfung, oder klicken Sie im Feld Suchen in auf das Laufwerk oder den Ordner mit der gewünschten Datenbank.
  2. Doppelklicken Sie in der Ordnerliste mehrmals auf Ordner, bis Sie den Ordner geöffnet haben, der die Datenbank enthält.
  3. Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie die Datenbank gefunden haben:
    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um sie im Standardöffnungsmodus zu öffnen.
    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für gemeinsamen Zugriff in einer Mehrbenutzer (Mehrbenutzerdatenbank [freigegeben]: Eine Datenbank, die es mehreren Benutzern ermöglicht, zur selben Zeit auf die gleiche Gruppe von Daten zuzugreifen und sie zu ändern.)umgebung zu öffnen. Auf diese Weise haben Sie gleichzeitig mit anderen Benutzern Lese- und Schreibzugriff auf die Datenbank.
    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen und dann auf Schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank schreibgeschützt zu öffnen, sodass Sie sie anzeigen, jedoch nicht bearbeiten können.
    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen und dann auf Exklusiv öffnen, um die Datenbank exklusiv zu öffnen, sodass sie von keinem anderen Benutzer geöffnet werden kann, während Sie sie geöffnet haben.
    • Um die Datenbank für schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank nach wie vor öffnen, aber sie haben nur Lesezugriff.

So suchen Sie die zu öffnende Datenbank    

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf die Verknüpfung Arbeitsplatz, oder klicken Sie im Feld Suchen in auf Arbeitsplatz.
  2. Klicken Sie in der Liste der Laufwerke mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, von dem Sie annehmen, dass es die Datenbank enthält, und klicken Sie auf Suchen.
  3. Geben Sie die Suchkriterien ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um nach der Datenbank zu suchen.
  4. Wenn die Datenbank gefunden wurde, öffnen Sie sie, indem Sie im Dialogfeld Suchergebnisse auf die Datenbank doppelklicken.
  5. Da die Suche über das Dialogfeld Öffnen initiiert wurde, müssen Sie in diesem Dialogfeld auf Abbrechen klicken, damit die Datenbank geöffnet wird.

 Hinweis   Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat, z. B. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel öffnen. Sie können auch eine beliebige ODBC-Datenquelle (ODBC-Datenquelle: Daten und die erforderlichen Informationen für den Zugriff auf Daten aus Programmen und Datenbanken, die das ODBC-Protokoll (Open Database Connectivity) unterstützen.) direkt öffnen, z. B. Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro. In Access wird automatisch eine neue Access-Datenbank in demselben Ordner erstellt, in dem sich die Datendatei befindet, und jeder Tabelle in der externen Datenbank werden Verknüpfungen hinzugefügt.

AnzeigenTipps

  • Zum Öffnen einer der letzten geöffneten Datenbanken, die Sie geöffnet haben, klicken Sie auf den Dateinamen in der Liste Zuletzt verwendete Datenbank öffnen auf der Seite Erste Schritte mit Microsoft Office Access. Die Datenbank wird von Access mit den gleichen Optionseinstellungen wie beim letzten Mal geöffnet. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf die Microsoft Office-SchaltflächeSchaltflächensymbol, und klicken Sie dann auf Access-Optionen. Das Dialogfeld Access-Optionen wird geöffnet. Klicken Sie auf die Kategorie Erweitert, und aktivieren Sie dann unter dem Abschnitt Anzeige das Kontrollkästchen Liste zuletzt geöffneter Dateien. (Sie können auch die Anzahl von zuletzt geöffneten Dateien auswählen, die in der Liste angezeigt werden sollen, maximal neun Dateien).
  • Wenn Sie eine Datenbank durch Klicken auf die Microsoft Office-SchaltflächeSchaltflächensymbol öffnen und den Befehl Öffnen verwenden, können Sie eine Liste von Verknüpfungen zu Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor durch Klicken auf Zuletzt verwendete Dokumente im Dialogfeld Öffnen geöffnet haben.

Abschnittsanfang


Seitenanfang Seitenanfang

Importieren von Daten aus einer Kalkulationstabelle oder aus einem anderen Programm

Wenn Sie sich mit anderen Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogrammen auskennen, verfügen Sie wahrscheinlich über grundlegende Kenntnisse zur Funktionsweise dieser Anwendungen und zu den Verwendungsmöglichkeiten von Datenbanken. Access unterscheidet sich von vielen anderen Datenbankanwendungen dadurch, dass Ihnen das Erstellen relationaler Datenbanken (Relationale Datenbank: Ein Datenbanktyp, in dem Informationen in Tabellen gespeichert werden. Verwendet übereinstimmende Werte aus zwei Tabellen, um Daten in der einen Tabelle mit Daten in der anderen in Beziehung zu setzen. In einer relationalen Datenbank werden bestimmte Datentypen in der Regel nur einmal gespeichert.) ermöglicht wird. Access stellt außerdem zahlreiche Optionen für die Arbeit mit anderen Datenbankprogrammen, wie z. B. SQL Server, zur Verfügung.

Inhalt dieses Abschnitts


Importieren eines Excel-Arbeitsblatts in Access

Viele Benutzer fangen erst an, die Möglichkeiten zu erkunden, die Access bietet, nachdem sie bereits eine Liste in Excel erstellt haben. Excel ist zum Anlegen einer Liste gut geeignet, aber je umfangreicher die Liste wird, desto schwieriger wird es, sie zu organisieren und auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Liste nach Access zu verschieben, ist i. A. der nächste logische Schritt.

Eine Datenbanktabelle ist ähnlich wie ein Arbeitsblatt strukturiert, d. h. Daten werden in Zeilen und Spalten gespeichert. Somit ist der Import eines Arbeitsblatts in eine Datenbanktabelle in der Regel problemlos möglich. Der Hauptunterschied zwischen dem Speichern von Daten in einem Arbeitsblatt und dem Speichern von Daten in einer Datenbank besteht in der Art und Weise, wie die Daten organisiert werden. Das gesamte Arbeitsblatt einfach als neue Tabelle in eine Datenbank zu importieren, löst die Probleme in Bezug auf das Organisieren und Aktualisieren der Daten nicht, insbesondere, wenn das Arbeitsblatt nicht erforderliche Daten enthält. Zum Lösen dieser Probleme müssen Sie die Daten der Tabellenkalkulation in separate Tabellen aufteilen, wobei jede Tabelle verknüpfte Daten enthält. Weitere Informationen zum Anordnen von Daten in Ihren Tabellen finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Access enthält den Tabellenanalyse-Assistenten, der Sie bei diesem Vorgang unterstützen kann. Nachdem die Daten in eine Tabelle importiert wurden, hilft der Assistent dabei, die Tabelle in separate Tabellen zu unterteilen, wobei jede Tabelle Daten enthält, die nicht in den anderen Tabellen dupliziert werden. Der Assistent erstellt außerdem die erforderlichen Beziehungen zwischen den Tabellen. Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie unter Beziehungen in einer Datenbank in diesem Artikel.

Importieren eines Excel-Arbeitsblatts in eine neue Office Access 2007-Datenbank als Tabelle

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche, zeigen Sie auf Datenbank verwalten, und klicken Sie anschließend auf Tabellenverknüpfungs-Manager.
  1. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für die neue Datenbank ein, und klicken Sie dann auf Erstellen.
  2. Schließen Sie Tabelle 1.

Wenn Sie gefragt werden, ob die Änderungen am Entwurf von Tabelle 1 geändert werden sollen, klicken Sie auf Nein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Excel.Schaltflächensymbol
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten auf Durchsuchen.
  2. Verwenden Sie das Dialogfeld Datei öffnen, um die Datei zu suchen.
  3. Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.
  4. Vergewissern Sie sich, dass im Dialogfeld Externe Daten die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aktiviert ist.
  5. Klicken Sie auf OK.

Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird aufgerufen und stellt einige Fragen zu den Daten.

  1. Befolgen Sie die Anweisungen, und klicken Sie jeweils auf Weiter bzw. auf Zurück, um durch die Seiten zu navigieren. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

 Hinweis   Sie werden gefragt, ob die Details des gerade abgeschlossenen Importvorgangs gespeichert werden sollen. Wenn Sie vermuten, dass Sie denselben Importvorgang in Zukunft erneut ausführen werden, klicken Sie auf Ja, und geben Sie die Einzelheiten ein. Sie können den Vorgang dann in Zukunft problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Importieren in der Gruppe Externe Daten auf Gespeicherte Importe klicken. Wenn die Vorgangsdetails nicht gespeichert werden sollen, klicken Sie auf Schließen.

Access importiert die Daten in eine neue Tabelle und zeigt sie dann im Navigationsbereich unter Alle Tabellen an.

Verwenden des Tabellenanalyse-Assistenten zum Organisieren der Daten

Wenn die Daten in eine Access-Tabelle importiert wurden, können Sie sich wiederholende Daten schnell mithilfe des Tabellenanalyse-Assistenten identifizieren. Der Assistent bietet dann eine einfache Möglichkeit, die sich wiederholenden Daten in separaten Tabellen zu organisieren, damit sie auf möglichst effiziente Weise gespeichert werden. Access bewahrt die ursprüngliche Tabelle als Sicherung auf und erstellt dann neue Tabellen, die Sie als Grundlage für die Datenbankanwendung verwenden können.

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die zu analysierende Tabelle enthält.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Analysieren auf Tabelle analysieren.

Der Tabellenanalyse-Assistent wird gestartet.

Wenn Ihnen das Konzept der Normalisierung noch nicht bekannt ist, empfehlen wir, das kurze Lernprogramm auf den beiden Einführungsseiten des Assistenten auszuführen. Dieses Lernprogramm enthält Beispiele, die Sie aufrufen, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen klicken. Wenn anstelle der Einführungsseiten das Kontrollkästchen Einführungsseiten anzeigen? angezeigt wird, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, und klicken Sie dann zweimal auf Zurück, um die Einführung anzuzeigen. Wenn die Einführungsseiten in Zukunft nicht mehr angezeigt werden sollen, nachdem Sie sie gelesen haben, können Sie das Kontrollkästchen wieder deaktivieren.

  1. Markieren Sie auf der Seite, die mit der Frage Welche Tabelle enthält Felder mit Werten, die in vielen Datensätzen wiederholt werden? beginnt, die Tabelle, die analysiert werden soll, und klicken Sie dann auf Weiter.
  2. Sie können die Entscheidung, welche Felder in welcher Tabelle gespeichert werden sollen, dem Assistenten überlassen oder selbst treffen. Wenn Sie die Vorschläge des Assistenten akzeptieren, können Sie das Tabellenlayout auf der nächsten Seite des Assistenten immer noch ändern.

 Hinweis   Wenn Sie den Assistenten entscheiden lassen, welche Felder in welcher Tabelle abgelegt werden, kann es sein, dass die Ergebnisse für die speziellen Daten nicht immer angemessen sind, insbesondere, wenn die Datenmenge gering ist. Sie sollten die Ergebnisse des Assistenten immer sorgfältig prüfen. Auf der anderen Seite sind die Vorschläge des Assistenten jedoch möglicherweise effizienter als die von Ihnen geplante Anordnung, daher ist es sinnvoll, den Assistenten zumindest einmal auszuprobieren. Wenn Ihnen die Vorschläge nicht gefallen, können Sie die Felder immer noch manuell neu anordnen, und Sie können jederzeit auf Zurück klicken und alle Felder selbst anordnen.

  1. Klicken Sie auf Weiter. Auf dieser Seite geben Sie an, welche Tabellen welche Felder enthalten. Wenn Sie diese Entscheidung dem Assistenten überlassen, sollten mehrere Tabellen angezeigt werden, die durch Beziehungslinien miteinander verbunden sind. Andernfalls erstellt Access nur eine Tabelle, die alle Felder enthält. In jedem Fall können Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen.
    • Sie können Felder aus einer Tabelle in einen leeren Bereich der Seite ziehen, um eine neue Tabelle zu erstellen, die diese Felder enthält. Sie werden aufgefordert, einen Tabellennamen einzugeben.
    • Sie können Felder von einer Tabelle zu einer anderen ziehen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Felder dort effizienter gespeichert werden.
    • Den meisten Tabellen wird ein ID-Feld oder ein Feld des Typs Generierte eindeutige Kennnummer zugewiesen. Weitere Informationen zu ID-Feldern erhalten Sie, wenn Sie in der rechten oberen Ecke des Assistenten auf Tipps klicken.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig, um eine Änderung rückgängig zu machen.
    • Wenn Sie eine Tabelle umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Titelleiste der Tabelle, geben Sie den neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.
  2. Wenn Sie die Felder wie gewünscht angeordnet haben, klicken Sie auf Weiter.
  3. Wenn der Assistent Datensätze mit sehr ähnlichen Werten findet, werden diese Werte als mögliche Rechtschreibfehler identifiziert, und es wird ein Bildschirm angezeigt, auf dem Sie die weitere Vorgehensweise bestätigen können. Blättern Sie durch die Liste, um alle Einträge mit Daten in der Spalte Korrektur zu finden, und klicken Sie dann auf das entsprechende Element in der Dropdownliste. Aktivieren Sie die Option (Beibehalten), damit der Assistent keine Änderungen am Wert vornimmt. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.
  4. Sie werden gefragt, ob Sie eine Abfrage erstellen möchten, die der ursprünglichen Tabelle ähnelt. Wenn Sie bereits Formulare und Berichte basierend auf der ursprünglichen Tabelle erstellt haben, ist das Erstellen einer solchen Abfrage ein sinnvoller Schritt. Wenn Sie Eine Abfrage erstellen wählen, benennt der Assistent die ursprüngliche Tabelle um, indem dem Tabellennamen die Endung _OLD angefügt wird, und weist der neuen Abfrage dann den Namen der ursprünglichen Tabelle zu. Die auf dieser Tabelle basierenden Formulare und Berichte verwenden nun die Abfrage für ihre Daten und funktionieren wie zuvor.
  5. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Die neuen Tabellen werden wie angegeben im Assistenten erstellt und dann geöffnet. Wenn Sie die Ergebnisse überprüft haben, schließen Sie die Tabellen.

Abschnittsanfang

Arbeiten mit Daten aus anderen Programmen

Office Access 2007 enthält Features für die Arbeit mit Daten, die in anderen Programmen gespeichert sind.

  • Erstellen einer neuen Access-Datenbank mit Verknüpfungen zu Daten in anderen Dateiformaten    Sie können in Access eine Datei in einem anderen Dateiformat öffnen, beispielsweise im Text-, dBASE- oder Tabellenkalkulationsformat. Access erstellt automatisch eine Access-Datenbank und verknüpft die Datei.
    1. Starten Sie Access.
    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf den Dateityp, der in der Dropdownliste Dateityp geöffnet werden soll. Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Dateityp der Richtige ist, klicken Sie auf Alle Dateien (*.*).
  2. Wechseln Sie ggf. zu dem Ordner, der die zu öffnende Datei enthält. Öffnen Sie die Datei, indem Sie darauf doppelklicken.
  3. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.
  • Importieren oder Verknüpfen von Daten in eine bzw. mit einer vorhandenen Access-Datenbank    Sie können Daten entweder aus anderen Quellen und Programmen in Access-Tabellen importieren, damit die Daten in der Access-Datei enthalten sind, oder Sie können eine Verknüpfung zwischen Access und den Daten erstellen, sodass die Daten in der ursprünglichen Datei bleiben (außerhalb der Access-Datei).

Importieren oder Verknüpfen von Daten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf das Format, in dem die Daten gespeichert sind.

Sie können Daten aus den folgenden Formaten importieren oder verknüpfen:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Textdateien
  • XML-Dateien
  • ODBC-Datenbanken
  • HTML-Dokumente
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

Das Dialogfeld Externe Daten wird geöffnet.

  1. Folgen Sie den Anweisungen im Dialogfeld.

Access importiert die Daten in die Datenbank oder erstellt die Verknüpfung mit der Datenbank. Bei den meisten Formaten müssen Sie den Speicherort der Daten angeben und dann wählen, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden sollen.

Abschnittsanfang


Seitenanfang Seitenanfang

Verwenden einer früheren Datenbankversion in mehreren Access-Versionen

Wenn die Access-Datenbank oder das Access-Projekt in Access 2000 oder einer aktuelleren Version erstellt wurde, können Sie mit der Datenbank bzw. mit dem Projekt in der zum Erstellen verwendeten Access-Version oder in einer späteren Version arbeiten – selbst wenn für diese Datei die Sicherheit aktiviert wurde. Access 2000-Dateien können beispielsweise in Access 2000 bis Office Access 2007 verwendet werden und Dateien aus Access 2002-2003 können jeweils in Access 2002-2003 bis einschließlich Office Access 2007 verwendet werden.

Möglicherweise möchten Sie in einer bestimmten Situation Ihre Daten in einer früheren Version von Access beibehalten, aber einige Ihrer Benutzer besitzen eine spätere Version von Access, die eine Verbindung zu diesen Daten herstellen möchten und dennoch die Vorteile von Features der späteren Version nutzen. In einem solchen Falle empfiehlt es sich, eine "Front-End"-Datenbank in der späteren Version zu erstellen (die Formulare, Berichte, Abfragen, Makros, aber keine Tabellen enthält), um diese mit den Tabellen in der früheren Dateiversion zu verbinden. Verwenden Sie eine der folgenden Prozeduren, abhängig davon, ob Ihre Datenbank in einer Datei enthalten oder bereits in eine Front-End/Back-End-Anwendung (Front-End/Back-End-Anwendung: Eine Datenbankanwendung, die aus einer "Back-End"-Datenbankdatei mit Tabellen und und Kopien einer "Front-End"-Datenbankdatei besteht, die alle anderen Datenbankobjekte mit Verknüpfungen zu den "Back-End"-Tabellen enthält.) gespalten ist.



Verwenden einer Access-Datenbank, die sich in einer einzigen Datei befindet, in verschiedenen Versionen von Access

Wenn alle Tabellen, Formulare und andere Objekte Ihrer Access-Datenbank in einer MDB-Datei enthalten sind, und Sie möchten die Datenbank in mehreren Access-Versionen verwenden, können Sie eine neue Front-End-Datenbank in einer späteren Version erstellen und diese mit der ursprünglichen Datei verknüpfen. Benutzer, die die frühere Version von Access verwenden, können die ursprüngliche Datenbank weiterhin versenden. Benutzer der späteren Version können die neue Front-End-Datenbank verwenden, um eine Verknüpfung zu denselben Daten zu erstellen.

  1. Verwenden Sie den folgenden Vorgang, um die Datenbank in eine der drei zuletzt verwendeten Formate zu konvertieren: Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007. Mit diesem Befehl wird das ursprüngliche Format der ursprünglichen Datenbank beibehalten und eine Kopie im angegebenen Format erstellt.
    • Schließen Sie die Access-Datei. Falls es sich bei der Datei um eine Mehrbenutzer-Access-Datenbank auf einem Server oder in einem freigegebenen Ordner handelt, stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer diese Datenbank geöffnet hat.
    • Starten Sie Access 2007.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  • Navigieren Sie zum Speicherort der Datei, die konvertiert werden soll, und öffnen Sie die Datei, indem Sie darauf doppelklicken.

 Hinweis   Wenn das Dialogfeld Datenbankverbesserung geöffnet wird, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Datenbank verbessern möchten, klicken Sie auf Nein.

  • Wenn beim Starten der Datenbank ein Formular geöffnet wird, schließen Sie dieses Formular.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Schaltflächensymbol, zeigen Sie auf Speichern unter, und klicken Sie anschließend unter Datenbank in anderem Format speichern auf das Dateiformat, in das Sie konvertieren möchten.
  • Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Datenbank ein.

 Hinweis   Sofern Sie die neue Datenbank nicht an einer anderen Stelle speichern, muss sie einen anderen Namen als die ursprüngliche Datenbank haben. Es ist i. A. auf jeden Fall besser, einen anderen Namen zu verwenden, um problemlos zwischen der Front-End- und der Back-End-Datenbank unterscheiden zu können. Wenn Sie jedoch in das Access 2007-Format konvertieren, wird die Dateinamenerweiterung von MDB zu ACCDB geändert, sodass Sie denselben Dateinamen verwenden können.

  • Klicken Sie auf Speichern.
  1. Teilen Sie die konvertierte Datenbank in eine Front-End/Back-End-Anwendung mithilfe der folgenden Prozedur:
    • Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Daten verschieben auf Access-Datenbank.Schaltflächensymbol
  • Klicken Sie im Dialogfeld Assistent zur Datenbankaufteilung auf Datenbank aufteilen.
  • Geben Sie einen Namen für die Back-End-Datenbank ein, und klicken Sie auf Teilen.
  1. Löschen Sie die Back-End-Datenbank, die vom Assistenten zur Datenbankaufteilung erstellt wurde. Achten Sie darauf, dass Sie nicht die ursprüngliche Datenbank löschen. 
  2. Verknüpfen Sie die neue Front-End-Datenbank mit den Tabellen in der ursprünglichen Datenbank: Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Datenbanktools auf Tabellenverknüpfungs-Manager.Schaltflächensymbol
  1. Klicken Sie auf Alle auswählen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Neuen Speicherort immer bestätigen lassen.
  2. Klicken Sie auf OK, navigieren Sie zur Datenbank der früheren Version, und doppelklicken Sie dann darauf.

Bei erwartungsgemäßem Ablauf wird in Access eine Meldung angezeigt, die angibt, dass alle ausgewählten verknüpften Tabellen erfolgreich aktualisiert wurden.

Sie können nun die neue Front-End-Datenbank so erweitern, dass sie neue Features für Benutzer unterstützt, die auf Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007 aktualisiert haben. Benutzer, die mit früheren Versionen arbeiten, können weiterhin die Datenbank der früheren Version verwenden.

Wenn Sie möchten, können Sie die neue Front-End-Datenbank in eine weitere Version konvertieren. Wenn die ursprüngliche Datenbank z. B. im Access 2000-Format war, könnten Sie ein Access 2002-2003-Front-End für Benutzer mit dieser Version erstellen sowie ein Access 2007-Front-End für Benutzer mit dieser Version. Beide Front-End-Versionen werden mit diesen Daten in der Access 2000-Datei verknüpft.

Abschnittsanfang

Verwenden einer Front-End-/Back-End-Anwendung in verschiedenen Versionen von Access

Wenn die Access-Datenbank bereits eine Front-End-/Back-End-Anwendung (Front-End/Back-End-Anwendung: Eine Datenbankanwendung, die aus einer "Back-End"-Datenbankdatei mit Tabellen und und Kopien einer "Front-End"-Datenbankdatei besteht, die alle anderen Datenbankobjekte mit Verknüpfungen zu den "Back-End"-Tabellen enthält.) ist, müssen Sie die Front-End-Datenbank lediglich in das Dateiformat von Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007 konvertieren. An der Back-End-Datenbank müssen keine Änderungen vorgenommen werden.

In der folgenden Prozedur wird die Verwendung des Befehls Datenbank in anderem Format speichern veranschaulicht, um die Front-End-Datenbank in eines der drei aktuellen Formate zu konvertieren: Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007. Mit diesem Befehl wird das ursprüngliche Format der ursprünglichen Datenbank beibehalten und eine Kopie im angegebenen Format erstellt.

  1. Schließen Sie die Front-End-Datenbank. Falls es sich bei der Datei um eine Mehrbenutzer-Access-Datenbank auf einem Server oder in einem freigegebenen Ordner handelt, stellen Sie sicher, dass kein anderer Benutzer diese Datenbank geöffnet hat.
  2. Starten Sie Access 2007.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Schaltfläche und anschließend auf Neu.
  1. Navigieren Sie zum Speicherort der Front-End-Datenbank, und öffnen Sie sie, indem Sie darauf doppelklicken.

 Hinweis   Wenn das Dialogfeld Datenbankverbesserung geöffnet wird, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Datenbank verbessern möchten, klicken Sie auf Nein.

  1. Wenn beim Öffnen der Datenbank ein Formular angezeigt wird, schließen Sie dieses Formular.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Schaltflächensymbol, zeigen Sie auf Speichern unter, und klicken Sie anschließend unter Datenbank in anderem Format speichern auf das Dateiformat, in das Sie konvertieren möchten.
  1. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Datenbank ein.
  2. Klicken Sie auf Speichern.

Sie können nun die neue Front-End-Datenbank so erweitern, dass sie neue Features für Benutzer unterstützt, die auf Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007 aktualisiert haben.

Abschnittsanfang


Seitenanfang Seitenanfang

 
 
Zutreffend für:
Access 2007