Elektronisches Verteilen eines Berichts

Mit Microsoft Office Access können Access-Bericht auf elektronischem Weg verteilt werden. So können Sie beispielsweise den Befehl E-Mail aus dem Menü der Microsoft Office-Schaltfläche verwenden, um den Bericht schnell zu exportieren und als E-Mail-Anlage zu versenden, Alternativ können Sie den Bericht auch als Datei exportieren. Für die Verteilung dieser Datei stehen nun mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Mit der Verwendung von elektronischen Verteilungsmethoden können Sie dafür sorgen, dass wichtige Informationen im Handumdrehen die gewünschten Empfänger erreichten. Darüber hinaus können die Dateien zum Erstellen von Datensicherungen und Berichtsarchiven verwendet werden. Außerdem wird hiermit der Papierverbrauch in Fällen reduziert, in denen keine gedruckte Kopie des Berichts benötigt wird.

In diesem Artikel werden die verschiedenen Dateiformate erläutert, die zum Exportieren eines Berichts zur Verfügung stehen. Darüber hinaus befasst er sich mit den unterschiedlichen Methoden, die zum Verteilen von exportierten Berichten an die entsprechenden Empfänger bereitstehen.

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Dateiformate, in die ein Bericht exportiert werden kann

Ein Bericht kann in mehrere unterschiedliche Dateiformate exportiert werden. Allerdings bleiben das Layout und die Formatierung des ursprünglichen Berichts nicht bei allen Dateiformaten erhalten. Wenn Sie einen Bericht beispielsweise als HTML-Datei (*.htm oder *.html), als RTF-Datei (Rich Text Format, *.rtf) oder als TXT-Datei (*.txt) exportieren, enthält die hieraus resultierende Datei nicht alle visuellen Elemente, die im ursprünglichen Bericht vorhanden sind, wie Grafiken, Farben, Linien oder Rahmen. Es gibt aber auch diverse Dateiformate, bei denen das Layout und die Formatierung des ursprünglichen Berichts beibehalten wird. Hierzu gehören das Snapshotformat (*.snp), PDF (Portable Document Format, *.pdf) und das Format "XML Paper Specification" (*.xps). Dieser Artikel befasst sich mit der Verwendung der vorstehend genannten Formate.

In der folgenden Tabelle sind alle für den Export eines Berichts verfügbaren Formate sowie die Programme aufgeführt, die Sie und die Empfänger verwendet können, um die resultierenden Dateien zu öffnen.

Format Dateierweiterung(en) Programme zum Öffnen der Datei
HTML *.htm, *.html Internetbrowser wie Microsoft Internet Explorer
PDF *.pdf PDF-Anzeigeprogramme, die als kostenlose Downloads von Drittanbietern zur Verfügung stehen
Rich-Text *.rtf Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Office Word und WordPad
Snapshot *.snp Microsoft Snapshot Viewer, kann aus dem Microsoft Download Center heruntergeladen werden. Einen Link zu einem kostenlosen Download finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
Text *.txt Textverarbeitungsprogramme und Text-Editoren wie Word und Notepad.
XPS *.xps
  • In Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 oder Microsoft Windows XP    Microsoft XML Paper Specification Viewer, steht im Rahmen eines Downloads des Microsoft XML Paper Specification Essentials Packs zur Verfügung. Weitere Informationen zum Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack finden in den Links im Abschnitt Siehe auch.
  • In Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 oder höher

 Hinweis   Die Optionen PDF-Format (*.pdf) und XPS-Format (*.xps) stehen nach der Installation eines Add-Ins zur Verfügung. Weitere Informationen zur Unterstützung dieser Dateiformate finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Verteilen eines Berichts mit dem Befehl "E-Mail"

Eine der schnellsten Möglichkeiten zum Verteilen eines Office Access 2007-Berichts besteht in der Verwendung des Befehls E-Mail im Menü der Microsoft Office-Schaltfläche. Mit nur wenigen Mausklicks veranlassen Sie Access, den Bericht in das gewünschte Dateiformat zu exportieren. Anschließend wird eine neue E-Mail-Nachricht erstellt und die Datei als Anlage angehängt.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich den Bericht aus, den Sie als Anlage einer E-Mail-Nachricht senden möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft OfficeSchaltflächensymbol und anschließend auf E-Mail.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Objekt senden als das zu verwendende Ausgabeformat aus, und klicken Sie auf OK. Denken Sie daran, dass die Formate Snapshotformat (*.snp), PDF-Format (*.pdf) und XPS- Format (*.xps) die einzigen Optionen darstellen, mit denen das Layout und die Formatierung des ursprünglichen Berichts beibehalten wird.

In Office Outlook 2007 wird eine neue E-Mail-Nachricht mit einer Dateianlage des von Ihnen angegebenen Typs geöffnet.

  1. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger in das Feld An, einen Betreff in das Feld Betreff sowie die Nachricht in den Nachrichtenbereich ein.

 Tipp   Standardmäßig wird die Datei, die Sie mithilfe dieser Methode senden, nicht auf dem Computer gespeichert. Wenn Sie eine Kopie der Datei auf dem Computer speichern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste im Feld Angefügt auf die Anlage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Speichern unter.

  1. Klicken Sie auf Senden.

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Verteilen eines Berichts mit anderen Methoden

Wenn Sie für die Verteilung des Berichts nicht den Befehl E-Mail verwenden möchten, können Sie den Bericht zunächst in das gewünschte Dateiformat exportieren und ihn dann auf die gleiche Weise wie jede andere Datei verteilen. So können Sie die Datei beispielsweise auf ein Wechselmedium wie eine CD, eine Diskette oder ein USB-Laufwerk kopieren und sie dann an die gewünschten Empfänger verteilen. Alternativ können Sie die Datei in einen freigegebenen Netzwerkordner oder in die Dokumentenbibliothek einer Microsoft Windows SharePoint Services-Site kopieren und den Empfängern den Speicherort der Datei mitteilen.

In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie einen Bericht als Snapshotdatei (*.snp), als PDF-Datei (*.pdf) oder als Datei im Format XML Paper Specification (*.xps) exportieren, die Sie dann mit der von Ihnen bevorzugten Methode verteilen können.

Exportieren eines Berichts als Snapshotdatei

Zum Anzeigen einer Snapshotdatei muss das Programm Microsoft Snapshot Viewer auf Ihrem und dem Computer der Empfänger installiert sein. In früheren Versionen von Access wurde Snapshot Viewer zusammen Access installiert. Dies ist in Verbindung mit Office Access 2007 jedoch nicht der Fall. Zum Anzeigen einer Snapshotdatei müssen Sie daher das kostenlose Programm Microsoft Snapshot Viewer vom Microsoft Download Center herunterladen und installieren. Da zum Herunterladen von Snapshot Viewer keine Office Access 2007-Lizenz erforderlich ist, können auch Benutzer, auf deren Computer Access 2007 nicht installiert ist, Snapshot Viewer herunterladen und zum Anzeigen der von Ihnen erstellen Snapshotdateien verwenden. Einen Link zum Herunterladen des Programms finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, den Sie exportieren möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Weitere, und klicken Sie dann auf Snapshot Viewer.
  3. Geben Sie auf der ersten Seite des Assistenten für Snapshot Viewer-Export im Feld Dateiname einen Dateinamen ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um zu einer anderen Speicherposition zu wechseln, an der die Datei gespeichert werden soll.
  4. Wenn Sie den Snapshot unmittelbar nach seiner Erstellung anzeigen möchten, aktivieren Sie unter Geben Sie die Exportoptionen an das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs.
  5. Klicken Sie auf OK.

Ist im angegebenen Ordner bereits eine Datei gleichen Namens vorhanden, fordert Access Sie auf, die vorhandene Datei entweder zu ersetzen oder einen neuen Namen einzugeben. Klicken Sie auf Ja, um die Datei zu ersetzen, oder klicken Sie auf Nein, um einen anderen Dateinamen einzugeben.

Access erstellt nun die Snapshotdatei. Wenn Sie das Kontrollkästchen zum sofortigen Öffnen der Zieldatei aktiviert haben und Snapshot Viewer auf dem Computer installiert ist, wird das Programm gestartet, und die Snapshotdatei wird angezeigt. Wenn Snapshot Viewer nicht auf dem Computer installiert ist, wird keine Meldung angezeigt, und die Snapshotdatei wird nicht angezeigt. Sie können die Datei aber dennoch an andere Benutzer verteilen.

  1. Wenn Sie die Schritte des soeben durchgeführten Vorgangs speichern möchten, damit Sie den Vorgang später schnell erneut durchführen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exportschritte speichern, und geben Sie dann einen Namen und eine Beschreibung für die Schritte ein. Wenn Sie eine Outlook-Aufgabe erstellen möchten, um den Exportvorgang an einem zukünftigen Datum gemäß Zeitplan auszuführen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Zeitplänen für Import- und Exportvorgänge finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Exportieren eines Berichts als PDF- oder XPS-Datei

Bevor Sie einen Bericht als PDF- oder XPS-Datei exportieren können, müssen Sie erst ein Add-In installieren. Für weitere Informationen zur Unterstützung von anderen Dateiformaten wie PDF und XPS klicken Sie auf die Links im Abschnitt Siehe auch dieses Artikels.

Gehen Sie nach der Installation des Add-Ins wie folgt vor, um den Bericht als PDF- oder XPS-Datei zu exportieren:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, den Sie exportieren möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf PDF oder XPS.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld Als PDF oder XPS veröffentlichen im Feld Dateityp den Dateityp der Exportdatei des Berichts aus.
  4. Wenn Sie den Namen ändern möchten, unter dem der Bericht gespeichert wird, geben Sie im Feld Dateiname einen neuen Namen ein.
  5. Damit der Bericht unmittelbar nach dem Export geöffnet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen. Wenn auf dem Computer kein Programm installiert ist, mit dem dieser Dateityp geöffnet werden kann, steht diese Option nicht zur Verfügung.
  6. Führen Sie unter Veröffentlichung optimieren für eine der folgenden Aktionen aus:
    • Wenn der Bericht für eine größere, höher aufgelöste Datei optimiert werden soll (empfohlen für die Druckausgabe), wählen Sie Standard aus.
    • Wenn der Bericht für eine kleinere, niedriger aufgelöste Datei optimiert werden soll (empfohlen für die Veröffentlichung im Internet), wählen Sie Minimale Größe aus.
  7. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Access erstellt nun die PDF- oder XPS-Datei. Wenn Sie in Access das Kontrollkästchen "Datei nach dem Veröffentlichen öffnen" aktiviert haben, wird das geeignete Programm gestartet und die Datei angezeigt.

  1. Wenn Sie die Schritte des soeben durchgeführten Vorgangs speichern möchten, damit Sie den Vorgang später schnell erneut durchführen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exportschritte speichern, und geben Sie dann einen Namen und eine Beschreibung für die Schritte ein. Wenn Sie eine Outlook-Aufgabe erstellen möchten, um den Exportvorgang an einem zukünftigen Datum gemäß Zeitplan auszuführen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Zeitplänen für Import- und Exportvorgänge finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Zutreffend für:
Access 2007