Einführung in Berichte in Access

Berichte bieten die Möglichkeit, die Informationen in Ihrer Microsoft Access-Datenbank anzuzeigen, zu formatieren und zusammenzufassen. Sie können beispielsweise einen einfachen Bericht mit den Telefonnummern aller Kontakte oder einen zusammenfassenden Bericht mit dem Gesamtumsatz in verschiedenen Regionen und Zeiträumen erstellen.

Dieser Bericht bietet eine Übersicht über Berichte in Access. Darüber hinaus werden die Grundlagen der Berichterstellung und die Verwendung von Optionen, wie z. B. Sortieren, Gruppieren und Zusammenfassen der Daten, sowie Voranzeigen und Drucken des Berichts behandelt.

 Hinweis    Die Informationen in diesem Artikel gelten lediglich für Access-Desktopdatenbanken.

Inhalt dieses Artikels


Übersicht

Was kann man mit einem Bericht anfangen?

Ein Bericht ist ein praktisches Datenbankobjekt, wenn Sie die Informationen in Ihrer Datenbank für folgende Zwecke verwenden möchten:

  • Anzeigen oder Verteilen einer Zusammenfassung der Daten
  • Archivieren von Momentaufnahmen der Daten
  • Bereitstellen von Details zu einzelnen Datensätzen
  • Erstellen von Etiketten

Bestandteile eines Berichts

Obwohl die Möglichkeit besteht, “ungebundene” Berichte zu erstellen, die keine Daten anzeigen, wird im Rahmen dieses Artikels jedoch davon ausgegangen, dass ein Bericht an eine Datenquelle, z. B. eine Tabelle oder Abfrage, gebunden ist. Der Entwurf eines Berichts ist in Bereiche unterteilt, die Sie in der Entwurfsansicht anzeigen können. Die Kenntnis der Funktionsweise der einzelnen Bereiche erleichtert das Erstellen optimaler Berichte. Beispielsweise bestimmt der Bereich, in dem Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, wie die Ergebnisse in Access berechnet werden. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Bereichstypen und ihrer Verwendung:

Abschnitt Anzeige des Bereichs beim Drucken Verwendungsmöglichkeiten des Bereichs
Berichtskopf Am Anfang des Berichts Verwenden Sie den Berichtskopf für Informationen, die normalerweise auf einem Deckblatt stehen, z. B. ein Logo, Titel oder Datum. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion "Summe" verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für den gesamten Bericht berechnet. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt.
Seitenkopf Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie einen Seitenkopf, um den Berichtstitel auf jeder Seite zu wiederholen.
Gruppenkopf Am Anfang jeder neuen Datensatzgruppe Verwenden Sie den Gruppenkopf zum Drucken des Gruppennamens. Verwenden Sie den Gruppenkopf z. B. in einem Bericht, der nach Artikel gruppiert ist, um den Artikelnamen zu drucken. Wenn Sie ein Steuerelement, das die Aggregatfunktion "Summe" verwendet, in den Gruppenkopf aufnehmen, wird die Summe für die aktuelle Gruppe berechnet. Es können mehrere Gruppenkopfbereiche in einem Bericht verwendet werden, abhängig von der Anzahl der hinzugefügten Gruppierungsebenen. Weitere Informationen zum Erstellen von Gruppenköpfen und Gruppenfüßen finden Sie im Abschnitt "Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnissen".
Detailbereich Dieser Abschnitt wird einmal für jede Zeile in der Datensatzquelle gedruckt. Hier fügen Sie die Steuerelemente ein, die den Hauptteil des Berichts bilden.
Gruppenfuß Am Ende jeder Datensatzgruppe Verwenden Sie den Gruppenfuß, um zusammenfassende Informationen für eine Gruppe zu drucken. Es können mehrere Gruppenfußbereiche in einem Bericht verwendet werden, abhängig von der Anzahl der hinzugefügten Gruppierungsebenen.
Seitenfuß Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie den Seitenfuß, um Seitenzahlen oder Informationen auf Seitenbasis zu drucken.
Berichtsfuß

Am Ende des Berichts

 Hinweis    In der Entwurfsansicht wird der Berichtsfuß unter dem Seitenfuß angezeigt. In allen anderen Ansichten (z. B der Layoutansicht oder beim Drucken oder bei der Vorschau des Berichts) wird der Berichtsfuß jedoch über dem Seitenfuß angezeigt, direkt nach dem letzten Gruppenfuß oder der Detailzeile auf der letzten Seite.

Verwenden Sie den Berichtsfuß, um Berichtssummen oder andere zusammenfassende Informationen für den gesamten Bericht zu drucken.

Eine gut entworfene Tabellenstruktur und sinnvolle Beziehungen erleichtern das Erstellen aussagekräftiger Berichte erheblich. Eine Einführung in das Planen und Entwerfen einer Datenbank finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

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Erstellen eines Berichts

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Berichte für eine Access-Desktopdatenbank zu erstellen:

Schritt 1: Auswählen einer Datensatzquelle

Die Datensatzquelle eines Berichts kann eine Tabelle, eine benannte Abfrage oder eine eingebettete Abfrage sein. Die Datensatzquelle muss alle Zeilen und Spalten der Daten enthalten, die im Bericht angezeigt werden sollen.

  • Wenn die gewünschten Daten aus einer vorhandenen Tabelle oder Abfrage stammen, wählen Sie die Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich aus, und fahren Sie dann mit Schritt 2 fort.
  • Wenn die Datensatzquelle noch nicht vorhanden ist, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Fahren Sie mit Schritt 2 fort, und verwenden Sie das Berichtstool Leerer Bericht,

Oder

  • Erstellen Sie die Tabellen oder die Abfrage mit den erforderlichen Daten. Wählen Sie die Abfrage oder Tabelle im Navigationsbereich aus, und fahren Sie dann mit Schritt 2 fort.

Schritt 2: Auswählen eines Berichtstools

Die Berichtstools befinden sich auf der Registerkarte Erstellen des Menübands in der Gruppe Berichte. In der folgenden Tabelle sind die Optionen beschrieben:

Tool Beschreibung

Bericht

Erstellt einen einfachen Bericht in Tabellenform, der alle Felder in der Datensatzquelle enthält, die Sie im Navigationsbereich ausgewählt haben.

Berichtsentwurf

Öffnet einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht, dem die erforderlichen Felder und Steuerelemente hinzugefügt werden können.

Leerer Bericht

Öffnet einen leeren Bericht in der Layoutansicht und zeigt die Feldliste an, aus der Sie Felder zum Bericht hinzufügen können.

Berichts-Assistent

Zeigt einen Assistenten mit mehreren Schritten an, in dem Sie Felder, Gruppierungs-/Sortierungsebenen und Layoutoptionen angeben können.

Etiketten

Zeigt einen Assistenten an, in dem standardmäßige oder benutzerdefinierte Etikettengrößen sowie die anzuzeigenden Felder und die Art ihrer Sortierung ausgewählt werden können.

Schritt 3: Erstellen des Berichts

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche für das gewünschte Tool. Wenn ein Assistent angezeigt wird, folgen Sie den Schritten des Assistenten, und klicken Sie dann auf der letzten Seite auf Fertig stellen.
    Access zeigt den Bericht in der Entwurfsansicht an.
  2. Formatieren Sie den Bericht, bis sein Aussehen Ihren Vorstellungen entspricht:
  • Ändern Sie die Größe von Feldern und Beschriftungen, indem Sie sie auswählen und dann die Kanten bis zur gewünschten Größe ziehen.
  • Verschieben Sie ein Feld, indem Sie es auswählen (und dessen Beschriftung, sofern vorhanden) und es dann an die neue Position ziehen.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld, und verwenden Sie die Befehle im Kontextmenü zum Zusammenführen oder Teilen von Zellen, zum Löschen oder Auswählen von Feldern und zum Ausführen weiterer Formatierungsaufgaben.

Darüber hinaus können Sie die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Features verwenden, um den Bericht attraktiver und besser lesbar zu gestalten.

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Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnissen

Das schnellste Verfahren zum Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnissen zu einem Desktopdatenbankbericht besteht darin, mit der rechten Maustaste auf das Feld zu klicken, auf das die Gruppierung, Sortierung oder das Gesamtergebnis angewendet werden soll, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf den gewünschten Befehl.

Sie können Gruppierung, Sortierung oder Gesamtergebnisse außerdem mithilfe des Bereichs Gruppieren, Sortieren und Summe hinzufügen, während der Bericht in der Layoutansicht oder der Entwurfsansicht geöffnet ist:

  1. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Registerkarte Entwerfen in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren.
  2. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen oder auf Sortierung hinzufügen, und wählen Sie dann das Feld aus, nach dem Sie gruppieren oder sortieren möchten.
  3. Klicken Sie in einer zu gruppierenden oder sortierenden Zeile auf Mehr, um weitere Optionen festzulegen und Gesamtergebnisse hinzuzufügen.

Detailliertere Informationen zu Gruppierung, Sortierung und Gesamtergebnissen finden Sie im Artikel Erstellen eines gruppierten oder zusammenfassenden Berichts.

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Hervorheben von Daten mit bedingter Formatierung

Access enthält Tools für das Hervorheben von Daten in einem Bericht. Sie können Regeln für die bedingte Formatierung für jedes Steuerelement oder jede Steuerelementgruppe hinzufügen. In Clientberichten können Sie außerdem Datenbalken für den Vergleich von Daten hinzufügen.

So fügen Sie bedingte Formatierung zu Steuerelementen hinzu:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Layoutansicht.
  2. Wählen Sie die erforderlichen Steuerelemente aus, und klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Bedingte Formatierung.

 Tipp    Wenn Sie mehrere Steuerelemente markieren möchten, klicken Sie bei gedrückter STRG-Taste auf die Steuerelemente.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf Neue Regel.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel unter Regeltyp auswählen einen Wert aus:
  • Aktivieren Sie zum Erstellen einer Regel, die für jeden Datensatz einzeln ausgewertet wird, die Option Werte in aktuellen Datensatz prüfen oder einen Ausdruck verwenden.
  • Klicken Sie zum Erstellen einer Regel, die Datensätze mithilfe von Datenbalken miteinander vergleicht, auf Mit anderen Datensätzen vergleichen.
  1. Geben Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten die Regel, die festlegt, wann die Formatierung angewendet werden soll, sowie die Formatierung an, die angewendet werden soll, wenn Sie auf OK klicken. .
  2. Wiederholen Sie diese Schritte ausgehend von Schritt 4, um eine weitere Regel für dieses Steuerelement oder diese Sammlung von Steuerelementen zu erstellen.

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Anpassen von Farben und Schriftarten

Mithilfe der Optionen für App-Designs können Sie Farben und Schriftarten anpassen.

  1. Öffnen Sie einen Bericht in der Layoutansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Layoutansicht klicken.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in den Optionen unter Berichtslayouttools auf Designs. Wenn Sie den Cursor über die verschiedenen Designs im Katalog bewegen, wird eine Vorschau der jeweiligen Auswirkungen angezeigt. Klicken Sie auf ein Design, um es auszuwählen, und speichern Sie anschließend den Bericht.
  3. Verwenden Sie die Kataloge Farben oder Schriftarten, um Farben oder Schriftarten unabhängig festzulegen.


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Hinzufügen eines Logos oder Hintergrundbilds   

Sie können ein Logo oder ein Hintergrundbild zu einem Bericht hinzufügen. Wenn Sie das Bild aktualisieren, erfolgt die Aktualisierung automatisch überall dort, wo das Bild in der Datenbank verwendet wird.

So fügen Sie ein Bild hinzu, oder entfernen Sie ein Bild:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie auf Layoutansicht.
  2. Klicken Sie im Bericht auf die Stelle, in der Sie das Bild hinzufügen möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile auf Logo.
  3. Navigieren Sie zum Bild, und klicken Sie auf Öffnen. Access fügt dem Bericht das Bild hinzu.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, wenn Sie das Bild entfernen möchten, und klicken Sie im Kontextmenü auf Löschen.

So fügen Sie in Hintergrundbild hinzu:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie auf Layoutansicht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Hintergrund auf Hintergrundbild.
  3. Wählen Sie in der Liste Bildergalerie ein Bild aus, oder klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie ein Bild aus, und klicken Sie anschließend auf OK.

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Anzeigen von Berichten in der Vorschau und Drucken

Berichte in der Vorschau anzeigen und drucken

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Seitenansicht. Sie können die Befehle auf der Registerkarte Seitenansicht verwenden, um beliebige der folgenden Vorgänge auszuführen:
  • Drucken des Berichts
  • Anpassen von Seitengröße oder Layout
  • Hinein- und Herauszoomen oder Anzeigen mehrerer Seiten zugleich
  • Aktualisieren der Daten im Bericht
  • Exportieren des Berichts in ein anderes Dateiformat
  1. Klicken Sie auf Seitenansicht schließen.

Drucken eines Berichts

So drucken Sie einen Bericht ohne Vorschau:

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht und dann auf Drucken. Der Bericht wird an den Standarddrucker gesendet.

 Hinweis    Wenn Sie den Bericht im Navigationsbereich und dann auf der Registerkarte Datei die Option Drucken auswählen, können Sie weitere Druckoptionen auswählen, z. B. Seitenzahlen und Anzahl der Exemplare, und einen Drucker angeben.

  • Zum Öffnen eines Dialogfelds, in dem ein Drucker ausgewählt, die Anzahl der Exemplare festgelegt werden kann usw. klicken Sie auf Drucken.

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Zutreffend für:
Access 2013