Wiederverwenden und Verteilen von Teilen eines Dokuments

Bausteine sind wiederverwendbare Inhalte oder andere Dokumentteile, die in Katalogen gespeichert werden. Sie können die Bausteine jederzeit wiederverwenden. Sie können Bausteine auch speichern und mit Dokumentvorlagen verteilen.

Mit AutoText, einen Bausteintyp, können Sie Text oder Grafiken speichern, die Sie wiederverwenden möchten, wie z. B. eine Standardvertragsklausel oder eine lange Verteilerliste. Jede Text- oder Grafikmarkierung wird als AutoText-Eintrag in der Bausteinverwaltung gespeichert, und es wird ein eindeutiger Name zugewiesen, anhand dessen Sie den Inhalt problemlos finden, wenn Sie ihn verwenden möchten.

Was möchten Sie tun?


Erstellen eines wiederverwendbaren Inhaltsbausteins

  1. Markieren Sie den Text oder die Grafik, der oder die als wiederverwendbarer Baustein gespeichert werden soll.

Um die Absatzformatierung, wie z. B. Einzüge, Ausrichtung, Zeilenabstand und Paginierung) mit dem Eintrag zu speichern, müssen Sie die Absatzmarke (Absatzmarke ) ebenfalls markieren.

 Hinweis    Um Absatzmarken anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf Einblenden/Ausblenden.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Oder drücken Sie ALT+F3.
  1. Füllen Sie das Dialogfeld Neuen Baustein erstellen aus:
    • Name    Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Baustein ein.
    • Katalog    Wählen Sie den Katalog aus, in dem der Baustein angezeigt werden soll.
    • Kategorie    Wählen Sie eine Kategorie aus, wie z. B. Allgemein oder Integriert, oder erstellen Sie eine neue Kategorie.
    • Beschreibung    Geben Sie eine Beschreibung für den Baustein ein.
    • Speichern in    Wählen Sie den Namen der Dokumentvorlage aus der Dropdownliste aus.
    • Optionen    Wählen Sie Inhalt auf eigener Seite einfügen aus, um sicherzustellen, dass der Baustein auf einer eigenen Seite eingefügt wird. Wählen Sie Inhalt in eigenem Absatz einfügen für Inhalte aus, die nicht Teil eines anderen Absatzes werden sollen, auch wenn sich der Cursor des Benutzers mitten in einem Absatz befindet. Wählen Sie Nur Inhalt einfügen für alle anderen Inhalte aus.

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Suchen und Verwenden eines Bausteins

  1. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie im Dokument einen Baustein einfügen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Organizer für Bausteine.

Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name, um nach Namen zu sortieren.

  1. Klicken Sie auf Einfügen.

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Ändern eines Inhaltsbausteins

Sie können einen Baustein ändern, indem Sie ihn ersetzen. Sie fügen den Baustein ein, nehmen die gewünschten Änderungen vor und speichern den Baustein mit demselben Namen.

  1. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie den Baustein, wie z. B. einen AutoText-Eintrag, einfügen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Organizer für Bausteine.

Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name, um nach Namen zu sortieren.

  1. Klicken Sie auf Einfügen.
  2. Nehmen Sie am Baustein die gewünschten Änderungen vor.
  3. Markieren Sie den überarbeiteten Text.

Um die Absatzformatierung, wie z. B. Einzüge, Ausrichtung, Zeilenabstand und Paginierung) mit dem Eintrag zu speichern, müssen Sie die Absatzmarke (Absatzmarke ) ebenfalls markieren.

 Hinweis    Um Absatzmarken anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf Einblenden/Ausblenden.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
  1. Geben Sie im Dialogfeld Neuen Textbaustein erstellen den ursprünglichen Namen, die ursprüngliche Kategorie und den ursprünglichen Katalog für den Bausteineintrag ein, und klicken Sie dann auf OK.

Zum Ersetzen des ursprünglichen Eintrags im Katalog müssen der Name, die Kategorie und der Katalog dem ursprünglichen Eintrag entsprechen.

 Hinweis   Sie können einen Baustein beliebig vielen Katalogen hinzufügen.

  1. Klicken Sie unter Möchten Sie den Eintrag für den Baustein neu definieren? auf Ja.

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Umbenennen eines Bausteins

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Organizer für Bausteine.
  1. Klicken Sie auf den Namen des Bausteins, den Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften bearbeiten.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Baustein ändern einen neuen Namen für den Eintrag an, und klicken Sie dann auf OK.
  3. Klicken Sie unter Möchten Sie den Eintrag für den Baustein neu definieren? auf Ja.

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Speichern und Verteilen von Bausteinen mit einer Dokumentvorlage

Sie können Bausteine jederzeit wiederverwenden. Sie können Bausteine auch mit Dokumentvorlagen verteilen. So können Sie beispielsweise eine Berichtvorlage erstellen, die den Vorlagenbenutzern zwei Typen von Anschreiben zum Erstellen eines eigenen Berichts basierend auf Ihrer Dokumentvorlage bereitstellt.

  1. Erstellen Sie die Dokumentvorlage, der Sie Bausteine zur Auswahl für Vorlagenbenutzer hinzufügen möchten.
  2. Speichern und schließen Sie die Dokumentvorlage.
  3. Öffnen der Dokumentvorlage

Lassen Sie die Dokumentvorlage geöffnet, der Sie Bausteinoptionen für Vorlagenbenutzer hinzufügen möchten.

  1. Erstellen Sie die Bausteine, die Sie den Vorlagenbenutzern bereitstellen möchten.

Klicken Sie beim Ausfüllen des Dialogfelds Neuen Baustein erstellen im Feld Speichern in auf den Namen der Dokumentvorlage.

Verwenden Sie für alle Optionen, die Sie den Benutzern für einen bestimmten Baustein bereitstellen möchten, denselben Kategorienamen.

  1. Klicken Sie in der Dokumentvorlage auf die Stelle, an der Sie einen Katalog mit Optionen für Benutzer hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe Steuerelemente auf Bausteinkatalog.
  1. Klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf Entwurfsmodus und dann auf Eigenschaften.
  2. Geben Sie im Feld Titel den Titel ein, der im Inhaltssteuerelement angezeigt werden soll. So können Sie beispielsweise einen Hinweistitel für Benutzer, wie z. B. Vorname eingeben.
  3. Wählen Sie unter Eigenschaften der Dokumentbausteine den Katalog und die Kategorie für die Bausteine aus, die Sie den Benutzern zur Auswahl stellen möchten.
  4. Speichern und schließen Sie die Dokumentvorlage.
  5. Verteilen Sie die Dokumentvorlage.

Wenn Sie die Dokumentvorlage senden oder anderen Benutzern zur Verfügung stellen, werden die Bausteine, die Sie mit der Dokumentvorlage gespeichert haben, in den von Ihnen angegebenen Katalogen verfügbar.

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Zutreffend für:
Word 2007