Dieser Artikel enthält Anweisungen dazu, wie Microsoft Word-Dokumente auf solche Weise erstellt werden, dass Benutzer mit Behinderungen besser darauf zugreifen können. Da viele Dateien häufig in elektronischer Form angezeigt werden, führen Regierungen und Branchen weltweit Richtlinien ein, die eine Bereitstellung barrierefreier Elektronik und Informationstechnik für Personen mit Behinderungen vorschreiben. Beispielsweise schreibt der geänderte Paragraf 508 des United States Rehabilitation Act von 1973 den Bundesbehörden vor, ihre gesamte Elektronik und Informationstechnik barrierefrei zu gestalten.
Tipp Beginnend mit Microsoft Office 2010 steht ein neues Tool für Word, Excel und PowerPoint mit dem Namen Barrierefreiheitsprüfung zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Word-Dokument auf Probleme prüfen können, die Benutzern mit Behinderungen den Umgang damit erschweren könnten. Weitere Informationen finden Sie unter Barrierefreiheitsprüfung.
Inhalt dieses Artikels
Hinzufügen von Alternativtext zu Bildern und Objekten
Alternativer Text (oder auch Alternativtext) wird angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über ein Bild oder Objekt bewegen. Er erleichtert den Benutzern einer Bildschirmsprachausgabe, den Inhalt von Bildern im Dokument zu verstehen. Für viele Leser ist dies die einzige Information, die ihnen zu den Bildern und Objekten im Dokument bereitsteht. Alternativer Text sollte für die folgenden Objekte in das Dokument eingefügt werden:
- Bilder
- ClipArt
- Diagramme
- Tabellen
- Formen (die keinen Text enthalten und sich nicht in Gruppen befinden)
- SmartArt-Grafiken
- Gruppen (alle Objekte in dieser Liste, mit Ausnahme der Formen, sollten auch alternativen Text aufweisen, wenn sie in Gruppen auftreten)
- Eingebettete Objekte
- Freihandobjekte
- Video- und Audiodateien
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um alternativen Text hinzuzufügen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild oder Objekt, und klicken Sie dann auf Format.
Hinweis Bei Tabellen klicken Sie auf Tabelleneigenschaften.
- Klicken Sie auf Alternativtext.
- Geben Sie eine Beschreibung des Bilds oder Objekts in die Textfelder Titel und Beschreibung ein.
Tipp Verwenden Sie kurze, aber aussagekräftige Beschreibungen. Beispielsweise verrät die Beschreibung "ein roter Ferrari" mehr über das Bild als die Beschreibung "ein Auto".
- Klicken Sie auf Schließen.
Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Alternativtext zu Formen, Bildern, Diagrammen, Tabellen, SmartArt-Grafiken oder anderen Objekten oder Geeignete Verwendung von Alternativtext.
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Angeben von Spaltenkopfzeilen in Tabellen
Zusätzlich zu alternativem Text, der die Tabelle beschreibt, können eindeutige Spaltenüberschriften den Kontext angeben und die Navigation im Inhalt der Tabelle erleichtern.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Kopfzeile in einer Tabelle anzugeben:
- Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle.
- Aktivieren Sie auf der Registerkarte Tabellentools | Entwurf in der Gruppe Optionen für Tabellenformat das Kontrollkästchen Überschrift.
- Fügen Sie die Überschrifteninformationen hinzu.
Weitere Informationen finden Sie unter Word 2010: Tabellen.
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Verwenden von Formatvorlagen in langen Dokumenten
Formatvorlagen für Überschriften und Absätze sowie ggf. Inhaltsverzeichnisse erleichtern es allen Lesern, Ihrem Dokument zu folgen. Bei längeren Dokumenten kann durch diese Elemente eine Struktur für Benutzer einer Bildschirmsprachausgabe geschaffen werden, oder für solche Benutzer, die Abschnittsüberschriften als visuelle Elemente für die Navigation beim Lesen verwenden.
Hinweis Mithilfe des Navigationsbereichs in Word können Sie das Dokument anhand der Überschriften durchlaufen. Weitere Informationen finden Sie unter Navigieren in einem Dokument.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um Formatvorlagen für Überschriften auf das Dokument anzuwenden:
- Markieren Sie den Text, den Sie in eine Überschrift umwandeln möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen die Formatvorlage der entsprechenden Überschriftenebene aus dem Katalog der Schnellformatvorlagen aus.
Sie können auch eigene Formatvorlagen für Überschriften und Absätze erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Hinzufügen einer Überschrift oder Erstellen eines benutzerdefinierten Formatvorlagensatzes.
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Verwenden kurzer Titel in Überschriften
Wenn Sie Überschriften in einem Dokument verwenden, achten Sie darauf, sie kurz zu halten (weniger als 20 Wörter). Im Allgemeinen sollten Überschriften maximal eine Zeile lang sein. Dadurch können die Leser einfacher durch das Dokument navigieren, entweder durch schnelles Überfliegen oder mithilfe des Navigationsbereichs.
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Sicherstellen, dass alle Formatvorlagen für Überschriften die richtige Reihenfolge aufweisen
Die Verwendung von Überschriftenebenen in einer logischen Reihenfolge (z. B. ist Überschrift 4 und nicht Überschrift 2 der Überschrift 3 untergeordnet) erleichtert Benutzern die Navigation im Dokument und das Auffinden von Informationen.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Formatvorlage für Überschriften zu ändern:
- Wählen Sie die zu ändernde Überschrift aus.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen die richtige Formatvorlage für Überschriften aus.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Überschriftenzeile hinzuzufügen:
- Fügen Sie eine Textzeile an der Position ein, an der die neue Überschrift angezeigt werden soll.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen die richtige Formatvorlage für Überschriften aus.
Sie können die Struktur Ihres Dokuments anzeigen und aktualisieren, indem Sie auf die Registerkarte Ansicht und dann in der Gruppe Anzeigen auf das Kontrollkästchen Navigationsbereich klicken. Damit in längeren Dokumenten eine eindeutige Navigation erhalten bleibt, achten Sie darauf, wenigstens alle zwei Seiten eine Überschrift zu verwenden, und beachten Sie die richtige Reihenfolge der Überschriften (Überschrift 2 unter Überschrift 1 usw.)
Sehen Sie sich das Video Schulungsvideo: Suchen und Navigieren im Dokument mithilfe des Navigationsbereichs an.
Sehen Sie sich das Video Demonstrationsvideo: Verwenden des Navigationsbereichs in Word 2010 an.
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Verwenden aussagekräftiger Hyperlinktexte
Hyperlinktext sollte eine verständliche Beschreibung des Sprungziels bereitstellen, nicht nur die URL.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um dem Dokument einen Hyperlink hinzuzufügen:
- Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Hyperlink platzieren möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Link auf Link, um das entsprechende Dialogfeld zu öffnen.
- Geben Sie im Feld Anzuzeigender Text den Namen oder einen Satz ein, der das Sprungziel des Links kurz beschreibt.
- Geben Sie in das Feld Adresse die Hyperlink-URL ein.
- Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie den Text eines Hyperlinks ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie den Link aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Link auf Link, um das Dialogfeld Link zu öffnen.
- Nehmen Sie im Feld Anzuzeigender Text alle erforderlichen Änderungen am Text vor.
- Klicken Sie auf OK.
Darüber hinaus können Sie einen QuickInfo-Text einfügen, der dann angezeigt wird, wenn Sie den Cursor über einen Hyperlink bewegen, und der auf ähnliche Weise wie Alternativtext verwendet werden kann. Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um einen QuickInfo-Text hinzuzufügen:
- Setzen Sie den Cursor in den Hyperlink, dem Sie einen QuickInfo-Text hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Link auf Link, um das entsprechende Dialogfeld zu öffnen.
- Klicken Sie auf QuickInfo.
- Geben Sie den Text in das Feld QuickInfo-Text ein.
- Klicken Sie auf OK.
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Verwenden einer einfachen Tabellenstruktur
Wenn Sie weder verschachtelte Tabellen noch verbundene oder geteilte Zellen innerhalb von Tabellen verwenden, werden die Daten vorhersehbar und es kann problemlos darin navigiert werden. Beispiel: Beim Entwerfen eines Formulars basiert das gesamte Dokument häufig auf einer stark formatierten Tabelle. Dies erschwert den Benutzern mit einer Bildschirmsprachausgabe das Navigieren und macht es erforderlich, die Inhalte der einzelnen Zellen stückweise zusammenzusetzen, die in unvorhersehbarer Reihenfolge vorgelesen werden, um so eine Vorstellung vom Inhalt des Formulars zu erhalten.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um die Tabellenstruktur zu testen und zu vereinfachen:
- Wählen Sie die erste Zelle der Tabelle aus.
- Drücken Sie wiederholt die TAB-TASTE, um zu überprüfen, dass der Fokus sich entlang der Zeile und dann abwärts zur ersten Zelle der nächsten Zeile verschiebt.
- Wenn Sie Zellen verbinden oder teilen müssen, um die Tabelle zu vereinfachen, klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools – Layout in der Gruppe Zusammenführen nach Bedarf auf Zellen verbinden oder Zellen teilen.
Weitere Informationen finden Sie unter Word 2010: Tabellen.
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Vermeiden leerer Zellen zur Formatierung
Wenn leere Zellen zum Formatieren der Tabelle verwendet werden, kann dem Benutzer einer Bildschirmsprachausgabe der Eindruck vermittelt werden, dass keine weiteren Einträge in der Tabelle vorhanden sind. Sie können dieses Problem vermeiden, indem Sie unnötige leere Zellen löschen, oder Sie können in dem Fall, in dem die Tabelle speziell für das Layout von Inhalt innerhalb des Dokuments verwendet wird, alle Tabellenformatvorlagen löschen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Markieren Sie die gesamte Tabelle.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools – Entwurf in der Gruppe Tabellenformatvorlagen auf den Pfeil neben dem Formatvorlagenkatalog, um den Katalog der Tabellenformatvorlagen zu erweitern.
- Klicken Sie im Menü unterhalb des Katalogs auf Löschen.
Weitere Informationen finden Sie unter Word 2010: Tabellen.
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Strukturieren von Layouttabellen für einfache Navigation
Wenn Sie eine Layouttabelle (Tabelle mit Formatvorlage Normale Tabelle) verwenden, prüfen Sie die Lesereihenfolge, um sicherzustellen, dass sie auch sinnvoll ist (im Deutschen von links nach rechts und von oben nach unten).
Prüfen Sie die Lesereihenfolge der Tabelle, indem Sie mit der TAB-TASTE die Zellen durchlaufen und prüfen, ob die Informationen in einer logischen Reihenfolge präsentiert werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Word 2010: Tabellen.
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Vermeiden mehrerer Leerzeichen
Überflüssige Leerzeichen, Tabstopps und leere Absätze können von Personen, die eine Bildschirmsprachausgabe verwenden, als Leerschritte wahrgenommen werden. Nachdem mehrmals "leer" gesagt wurde, nehmen diese Benutzer möglicherweise an, dass sie das Ende der Informationen erreicht haben. Verwenden Sie stattdessen Formatierungen, Einzüge und Formatvorlagen, um Abstände zu erstellen.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Formatierung zum Hinzufügen von Abständen um einen Absatz zu verwenden:
- Entfernen Sie jedes vorhandene Leerzeichen, das den Absatz umgibt.
- Wählen Sie den Text aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Absatz aus.
- Wählen Sie Werte für Einzug und Abstand aus, um Abstände zu erstellen.
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Vermeiden unverankerter Objekte
Objekte, die sich nicht mit dem Text in einer Zeile befinden, erschweren die Navigation und können für Benutzer mit eingeschränkter Sehfähigkeit eine Barriere darstellen. Setzen Sie den Textumbruch um Objekte auf Oben und unten oder Mit Text in Zeile, damit Benutzer mit einer Bildschirmsprachausgabe der Struktur des Dokuments leichter folgen können.
Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um den Textumbruch um Objekte zu ändern:
- Wählen Sie das Objekt aus, und klicken Sie mit der rechten Maustaste.
- Wählen Sie Textfluss und anschließend entweder Mit Text in Zeile oder Oben und unten in der Liste aus.
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Vermeiden grafischer Wasserzeichen
Als Wasserzeichen verwendete Bilder werden von Personen mit Sehschwäche oder kognitiven Einschränkungen möglicherweise falsch gedeutet. Wenn Sie ein Wasserzeichen verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass die darin enthaltenen Informationen auch an anderer Stelle im Dokument enthalten sind.
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Einfügen von Untertiteln für Audioelemente
Wenn Sie zusätzliche Audiokomponenten in einem Dokument verwenden, stellen Sie sicher, dass der Inhalt für Benutzer mit Behinderungen in alternativen Formaten bereitsteht, z. B. als Untertitel, Transkriptionen oder Alternativtext.
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