Antwortensammlung: Drucken von Adressetiketten in Word

Antwortensammlung

von Connie Miller

Sie haben die Adressen Ihrer Kunden in einer Datendatei gespeichert. Nun möchten Sie diese Adressen auf Adressetiketten übertragen. Hier erfahren Sie, wie Ihnen das gelingt, und Sie erhalten gleich noch ein paar nützliche Tipps dazu.

Anwendbar unter
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Eine Frage aus Ihren Kommentaren

Ich möchte Adressetiketten drucken, um Informationen an meine Kunden zu schicken. Dabei treten immer wieder Probleme auf. Warum ist das so kompliziert?

Hilfe aus der Antwortensammlung

Sie können sich zuerst meine Demos anschauen, oder beginnen Sie damit, Näheres zu den Einzelheiten dieses Prozesses zu lesen.

Wie kompliziert das Erstellen von Etiketten ist, hängt von der Anzahl ab, die Sie erstellen möchten.

Adressetikett mit Grafik

Die folgenden Vorgänge sind eigentlich ganz einfach:

  • Drucken Sie ein Etikett oder mehrere Etiketten, die identisch gestaltet sind. Informationen zur Vorgehensweise erhalten Sie, indem Sie auf die entsprechende Verknüpfung im Feld Siehe auch klicken.
  • Geben Sie ein paar unterschiedliche Etiketten auf einer Etikettenseite ein, und drucken Sie sie. Hierzu gibt es eine Reihe von Möglichkeiten:
    • Denken Sie darüber nach, ob Sie eine der Vorlagen von der Website Vorlagen auf Microsoft Office Online herunterladen sollten. .
    • Mithilfe des Dialogfelds Umschläge und Etiketten können Sie eine Seite mit Etiketten erstellen.
      1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie dann auf Umschläge und Etiketten.
      2. Klicken Sie auf die Registerkarte Etiketten, und klicken Sie auf Optionen.
      3. Wählen Sie den Druckertyp und den Hersteller der Etikettenbögen aus, auf denen die Etiketten gedruckt werden sollen. Wählen Sie unter Bestellnummer die Nummer aus, die mit der Nummer auf der Verpackung der Etikettenbögen übereinstimmt, und klicken Sie dann auf OK.
      4. Klicken Sie im Dialogfeld Umschläge und Etiketten auf die Schaltfläche Neues Dokument.

Es wird ein neues Dokument für die Etiketten geöffnet.

  1. Geben Sie die gewünschten Informationen ein.
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken, um die Etiketten zu drucken.

Wenn Sie mehr als eine Seite mit Etiketten erstellen und drucken möchten, kann es ein bisschen komplizierter werden. Hierbei müssen Sie nämlich einen Seriendruck durchführen. Wenn Sie sich einmal damit beschäftigt haben, ist es gar nicht so schwer – es ist jedoch eine Vorgehensweise, die aus mehreren Schritten besteht, und bei jedem Schritt gibt es potenzielle Fallen.

In dieser Kolumne wird der Seriendruck für Etiketten genau beschrieben und jeder Schritt detailliert erläutert. Dabei werden auch die möglichen Probleme angesprochen und wie sie umgangen und ihre Folgen behoben werden können.

Verfahren beim Seriendruck für Etiketten

Das Erstellen von Etiketten umfasst fünf Schritte:

  1. Zunächst müssen Sie das Hauptdokument für die Etiketten einrichten . Dabei handelt es sich um die Etikettenseite, mit der Sie beginnen. Sie dient als Modell für die Größe und Gestaltung der Etiketten, die Sie später drucken werden.
  2. Danach verknüpfen Sie das eingerichtete Hauptdokument mit einer Datendatei, die die Namen und Adressen enthält, die den Etiketten hinzugefügt werden sollen. Später erfahren Sie mehr zu Datendateien.
  3. Anschließend folgt das Hinzufügen von Platzhaltern (offiziell als Felder bezeichnet) zum Hauptdokument für die Etiketten. Sie enthalten die individuellen Informationen (Namen, Adressen usw.), die bei jedem Etikett anders sind. In diesem Schritt fügen Sie auch andere Informationen wie eine Absenderadresse, ein Logo oder ein anderes Bild hinzu, die bei jedem Etikett gleich sind.
  4. Nun zeigen Sie eine Vorschau der Etiketten an, um sicherzustellen, dass die Informationen aus der Datendatei richtig zusammengeführt wurden. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie den Seriendruck abschließen.
  5. Schließlich drucken Sie die Etiketten.

Schritt 1: Einrichten des Hauptdokuments


Nächste Demo

Da Sie wussten, dass Sie Etiketten erstellen möchten, waren Sie wahrscheinlich bereits im Schreibwarenladen. Sie haben ein Paket mit Etikettenbögen gekauft, z. B. von einem Hersteller wie Avery, AOne oder Formtec. Jede Seite hat eine bestimmte Größe und enthält eine bestimmte Anzahl von Etiketten in einem bestimmten Format.

Um das Hauptdokument für die Etiketten einzurichten, müssen Sie das Format des Dokuments so festlegen, dass es mit der Größe der Etiketten übereinstimmt, die Sie gekauft haben.

So richten Sie das Hauptdokument für die Etiketten ein

  1. Starten Sie Word.
  2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie dann auf Serienbrieferstellung, um den Aufgabenbereich Seriendruck zu öffnen.
  3. Klicken Sie im Aufgabenbereich unter Wählen Sie einen Dokumenttyp auf Etiketten. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich unter Schritt 1 von 6 auf Weiter: Dokument wird gestartet.
  4. Um ein neues Hauptdokument für Etiketten zu erstellen, klicken Sie auf Dokumentlayout ändern.

Warum Dokumentlayout ändern? Wenn Sie Word öffnen, wird standardmäßig ein leeres Dokument angezeigt. Das Layout dieses Dokuments ist nicht für Etiketten geeignet. Wenn Sie Etiketten erstellen möchten, müssen Sie das Layout dieses Standarddokuments für Etiketten ändern.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich unter Dokumentlayout ändern auf Etikettenoptionen.
  2. Im Dialogfeld Etiketten einrichten können Sie eine Reihe von Optionen festlegen:

Dialogfeld 'Etiketten einrichten'

Legende 1 Der Druckertyp, der für die Etiketten verwendet werden soll
Legende 2 Der Hersteller der Etikettenbögen
Legende 3 Die Bestellnummer der Etikettenbögen, die auf der Verpackung angegeben wird

 Hinweis   Was passiert, wenn die Bestellnummer Ihrer Etikettenbögen nicht mit den Optionen im Dialogfeld Etiketten einrichten übereinstimmt? Sie können die Etiketten trotzdem drucken, Sie müssen nur einige Anpassungen vornehmen. Messen Sie zunächst Ihre Etiketten ab, und notieren Sie die Maße und wie viele Etiketten auf eine Seite passen. Folgen Sie nun den Anweisungen unter Erstellen benutzerdefinierter Adressetiketten. Beginnen Sie dabei mit Schritt 4.

  1. Wenn Sie alle Einstellungen für die Etiketten vorgenommen haben, klicken Sie auf OK.

Es wird ein Etikettendokument angezeigt. Die Einfügemarke blinkt im ersten Etikett, und Sie können mit dem nächsten Schritt fortfahren.

 Hinweis   Wenn die Anzeige im Fenster eher nach einem normalen Dokument und nicht nach Etiketten aussieht, sind möglicherweise die Gitternetzlinien ausgeblendet. Klicken Sie im Menü Tabelle auf Gitternetzlinien anzeigen, um die Begrenzungen der Etiketten anzuzeigen.

  1. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich unter Schritt 2 von 6 auf Weiter: Empfänger wählen.

Schritt 2: Erstellen einer Verknüpfung mit der Datendatei


Nächste Demo

Wenn Sie Adressetiketten erstellen, werden Sie wohl eine Sendung vorbereiten. Wenn Sie eine Sendung vorbereiten, haben Sie sicher irgendwo eine Liste gespeichert, die die Namen und Adressen Ihrer Kunden, Mitarbeiter oder Empfänger enthält. Diese Adressenliste bezeichnen wir als „Datendatei“. In diesem Schritt erstellen Sie eine Verknüpfung mit einer Datendatei, damit die Namen und Adressen aus der Liste auf den Etiketten eingefügt werden können.

 Hinweis   Wenn Sie noch keine Datendatei mit einer Adressenliste eingerichtet haben, lesen Sie weiter. Sie können in Word eine solche Liste einrichten.

Word kann Verknüpfungen mit einer Reihe von unterschiedlichen Datendateien erstellen (eine vollständige Liste finden Sie, wenn Sie auf die entsprechende Verknüpfung im Feld Siehe auch klicken), Ihre Adressenliste können Sie daher höchstwahrscheinlich verwenden. Ihre Daten können beispielsweise in einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt, einer Microsoft Access-Datenbanktabelle oder in einer Word-Tabelle gespeichert sein. Oder Sie verwenden eine Microsoft Outlook®-Kontaktdatei speziell für diesen Zweck. Diese Möglichkeiten (und viele andere) sind ideal für den Seriendruck.

Weitere Informationen zu Datendateien und zu ihrer Verwendung beim Seriendruck erhalten Sie, wenn Sie auf die entsprechende Verknüpfung im Feld Siehe auch klicken.

 Hinweise 

  • Überprüfen Sie, wie die Namen der Empfänger in der Datendatei angeordnet sind. Wenn Sie Namen aus der Datendatei in den Etiketten zusammenführen, sollten Sie Vor- und Nachnamen in unterschiedlichen Spalten speichern.
  • Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen, können aus einem Excel-Arbeitsblatt nur dann richtig übernommen werden, wenn Sie vor der Null ein Apostroph eingeben. Das Apostroph wird in der Zelle im Arbeitsblatt und im Etikett nicht angezeigt, es dient nur als Hilfestellung für die Null.

So richten Sie eine Verknüpfung zwischen dem Hauptdokument für die Etiketten und der Datendatei ein

Im Aufgabenbereich Seriendruck gibt es unter Empfänger wählen drei Optionen:

  • Vorhandene Liste verwenden    Klicken Sie auf diese Option, wenn die Namen und Adressen der Empfänger bereits in einer Datendatei vorliegen, z. B. in einer Excel-Tabelle, einer Access-Datenbanktabelle oder einer Word-Tabelle.
  • Von Outlook-Kontakten wählen    Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie Namen und Adressen aus der Outlook-Kontaktliste verwenden möchten.
  • Neue Liste eingeben    Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie noch nicht über eine Datendatei mit den Namen und Adressen der Empfänger verfügen.

Klicken Sie auf einer der folgenden Optionen, um mehr zum weiteren Vorgehen zu erfahren.

AnzeigenVorhandene Liste verwenden

  1. Klicken Sie unter Vorhandene Liste verwenden auf Durchsuchen, um die Datendatei mit der Adressenliste zu suchen.
  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zu der Datei, markieren Sie sie, und klicken Sie auf Öffnen.
  3. Wenn das Dialogfeld Tabelle auswählen angezeigt wird, klicken Sie auf die Tabelle oder das Arbeitsblatt mit den Namen und Adressen.
  4. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird geöffnet.

AnzeigenVon Outlook-Kontakten wählen

  1. Klicken Sie unter Von Outlook-Kontakten wählen auf Wählen Sie einen Kontakteordner.

Wenn das Dialogfeld Profil auswählen angezeigt wird, wählen Sie das Profil mit der gewünschten Kontaktliste aus, und klicken Sie dann auf OK.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Kontaktlistenordner wählen auf den Kontaktlistenordner, der die Namen und Adressen der Empfänger enthält, und klicken Sie auf OK.
  2. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird geöffnet.

 Hinweis   Wenn beim Verknüpfen mit der Kontaktliste Probleme auftreten, können Sie unter Siehe auch auf eine Antwortensammlung-Verknüpfung klicken.

AnzeigenNeue Liste eingeben

  1. Klicken Sie unter Neue Liste eingeben auf Erstellen.

Das Dialogfeld Neue Adressliste wird geöffnet. Unter Adresseninformationen eingeben wird eine Liste von Kategorien angezeigt, z. B. Vorname, Nachname und Adresszeile 1. Sie müssen diese Liste nun so ändern, dass sie mit den Kategorien übereinstimmt, in denen Sie die Informationen zu den Empfängern speichern möchten. Sie könnten in Ihrer Liste beispielsweise nur den Vornamen, Nachnamen und die Adresse erfassen, obwohl die Liste im Dialogfeld auch Elemente wie Titel, Telefon privat und E-Mail-Adresse enthält.

  1. Um die Kategorienliste zu bearbeiten, klicken Sie auf Anpassen.
  2. Fügen Sie im Dialogfeld Adressliste anpassen mithilfe der Schaltflächen Kategorien hinzu, löschen Sie sie, oder ändern Sie ihre Reihenfolge. Wenn die Liste Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf OK.
  3. Geben Sie die Informationen für den ersten Eintrag im Dialogfeld Neue Adressliste ein.
  4. Klicken Sie auf Neuer Eintrag, um die Informationen für den zweiten Eintrag einzugeben, usw..
  5. Wenn Sie die Angaben zu allen Empfängern eingegeben haben, klicken Sie auf Schließen.
  6. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für die Datei ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
  7. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird geöffnet.

Tipps

  • Wenn Sie keinen anderen Speicherort angeben, wird die Datendatei mit der Adressliste, die Sie gerade erstellt haben, unter Eigene Dokumente im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Dies ist recht praktisch, denn wenn Sie später noch einmal Etiketten auf der Grundlage der gleichen Datendatei erstellen möchten, sucht Word automatisch zuerst im Ordner Eigene Datenquellen nach der Datei.
  • Wenn Sie der gerade erstellten Datendatei Einträge hinzufügen oder sie ändern möchten, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Sie können die Datei in Access öffnen, und die gewünschten Änderungen dort vornehmen. Sie können sie aber auch während des Seriendrucks in Word ändern. Führen Sie die Schritte im Aufgabenbereich Seriendruck bis zum Schritt Empfänger wählen aus. Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden, und klicken Sie dann auf Durchsuchen. Öffnen Sie die Datendatei mit der Adressliste, die Sie gerade erstellt haben. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Bearbeiten. Das Dialogfeld Adressliste anpassen wird geöffnet, und Sie können Kategorien ändern, neue Kategorien hinzufügen, neue Einträge hinzufügen usw.

Im Dialogfeld Seriendruckempfänger können Sie die Einträge in der Datendatei filtern und sortieren. Sie könnten beispielsweise nur an Kunden in einem bestimmten Postleitzahlenbereich oder in einer bestimmten Stadt schreiben. Oder Sie erstellen Etiketten für eine Sendung an Mitarbeiter, die erst im vergangenen Jahr zu Ihrem Unternehmen gestoßen sind.

Wenn Sie Etiketten für alle Empfänger in der Datendatei erstellen und nichts ändern oder sortieren möchten, klicken Sie einfach auf OK, um fortzufahren.

Wenn Sie nicht für alle Empfänger in der Datendatei Etiketten drucken möchten, können Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen, bevor Sie auf OK klicken:

  • Um einen Empfänger zu löschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Zeile für den entsprechenden Empfänger.
  • Zum Sortieren der Zeilen nach den Informationen in einer bestimmten Spalte (z. B. wenn die Etiketten alphabetisch nach Nachnamen sortiert werden sollen) klicken Sie auf die Spaltenüberschrift.
  • Wenn Sie die Liste nach bestimmten Kriterien filtern möchten (z. B. alle Empfänger mit einer bestimmten Postleitzahl), klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift. Wenn Sie darauf klicken, wird eine ähnliche Liste wie die folgende angezeigt:

Dropdownliste zum Einschränken der Empfänger einer Sendung

Legende 1 Klicken Sie auf (Alle), wenn Sie die Liste bereits gefiltert haben, und nun wieder alle Einträge anzeigen möchten.
Legende 2 Klicken Sie auf den Wert, nach dem die Liste gefiltert werden soll. In diesem Beispiel enthält die Spalte für die Postleitzahl nur zwei unterschiedliche Zahlen. In Ihrer Datendatei ist die Liste der Einträge vermutlich deutlich länger.
Legende 3 Klicken Sie auf (Leere), um die Liste nur nach den Einträgen zu filtern, bei denen diese Spalte leer ist.
Legende 4 Klicken Sie auf (Nicht leere), um die Liste nur nach den Einträgen zu filtern, bei denen diese Spalte leer ist.
Legende 5 Klicken Sie auf (Weitere Optionen), um das Dialogfeld Filtern und sortieren zu öffnen, in dem Sie die Anzahl der Empfänger mit komplexeren Kriterien einschränken können. Sie können die Liste z. B. auf drei Postleitzahlen oder zwei Städte einschränken.

 Hinweis   Alle Änderungen durch Filtern und Sortieren im Dialogfeld Seriendruckempfänger haben keine Auswirkungen auf die ursprüngliche Datendatei.

Wenn Sie das Dialogfeld Seriendruckempfänger schließen, wird in den Etiketten im Startdokument jeweils das Feld «Nächster Datensatz» angezeigt. Löschen Sie diese Felder nicht. Sie werden nicht auf den gedruckten Etiketten angezeigt und sind für den nächsten Schritt sehr wichtig. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich unter Schritt 3 von 6 auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Schritt 3: Hinzufügen von Platzhaltern und Informationen, die bei allen Etiketten identisch sind


Nächste Demo

In diesem Schritt fügen Sie im Hauptdokument für die Etiketten Inhalt hinzu. Hierzu gehört Folgendes:

  • Informationen, die bei allen Etiketten gleich sind     Auf den Etiketten könnte z. B. immer das Firmenlogo gedruckt werden. Sie können solche Informationen direkt im Hauptdokument eingeben bzw. einfügen.
  • Informationen, die bei den einzelnen Etiketten unterschiedlich sind, z. B. die Adresse des Empfängers     Diese Informationen können Sie nicht im Hauptdokument eingeben. Stattdessen fügen Sie Platzhalter, oder Felder, ein. Diese Felder entsprechen den Kategorien (Spalten) in der Datendatei mit der Adressliste. Wenn Sie den Seriendruck im nächsten Schritt abschließen, werden die Felder durch Informationen in den Zeilen der Datendatei ersetzt und individuelle Etiketten erstellt.

So könnte ein Hauptdokument für Etiketten mit einer Grafik und einem Feld aussehen

Hauptdokument für Etiketten mit Feld 'Adresse' und Grafik

Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen, um mehr zum weiteren Vorgehen zu erfahren.

AnzeigenHinzufügen eines Bildes

Bei dieser Vorgehensweise wird davon ausgegangen, dass Sie das Bild, das Sie einfügen möchten, bereits auf dem Computer gespeichert haben. Das Hauptdokument für die Etiketten sollte geöffnet sein und die Einfügemarke im ersten Etikett stehen.

  1. Zeigen Sie im Menü Einfügen auf Grafik, und klicken Sie dann auf Aus Datei.
  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Grafik einfügen zur gewünschten Grafik, markieren Sie sie, und klicken Sie dann auf Einfügen.

Das Bild wird links im Etikett angezeigt. Machen Sie sich keine Gedanken darüber, wie Sie die Grafik bei den anderen Etiketten einfügen. Dies geschieht später, wenn Sie die Etiketten aktualisieren.

  1. Wenn Sie die Größe der Grafik ändern möchten, ziehen Sie einen der Ziehpunkte an den Ecken.
  2. Klicken Sie im Menü Format auf Grafik und dann auf die Registerkarte Layout.
  3. Klicken Sie unter Umbruchart auf Rechteck. Klicken Sie unter Horizontale Ausrichtung auf Links und anschließend auf OK.

Wenn Sie nun in das erste Etikett klicken, sodass die Einfügemarke rechts neben der Grafik angezeigt wird, können Sie Felder hinzufügen.

AnzeigenHinzufügen von Platzhaltern

Bei den Etiketten müssen Sie im Hauptdokument vermutlich nur ein Feld hinzufügen: das Feld Adresse.

 Hinweis   Wenn Sie mehr über das Hinzufügen von postalischen Barcodes und elektronischem Porto erfahren möchten, klicken Sie auf die entsprechende Verknüpfung unter Siehe auch.

Betrachten Sie an dieser Stelle den Aufgabenbereich Seriendruck etwas genauer. Unter Ordnen Sie Ihre Etiketten an werden eine Reihe von Verknüpfungen angezeigt. Wenn Sie auf eine dieser Verknüpfungen klicken, wird ein Feld im Hauptdokument eingefügt. Betrachten Sie außerdem den Bereich Etiketten replizieren mit der großen Schaltfläche Alle Etiketten aktualisieren.

So fügen Sie Platzhalter hinzu

  1. Stellen Sie sicher, dass sich die Einfügemarke an der Stelle befindet, an der Sie das Adressfeld einfügen möchten. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Adressblock. Wenn sich im Etikett eine Beispieladresse befindet, markieren Sie den Text.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen die Elemente aus, die der Adressblock enthalten soll. Klicken Sie auf Felder wählen.

Im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen werden auf der linken Seite Elemente des Adressblocks aufgeführt und auf der rechten Seite die Kategorien (Spaltenüberschriften) aus der Datendatei.

Damit die Adressen aus der Datendatei richtig in den Etiketten angezeigt werden, muss jedem wichtigen Element des Adressblocks eine Spalte der Datendatei zugeordnet werden. Wenn bei einigen Elementen rechts kein Spaltenname, sondern (nicht übereinstimmend) angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil im Feld (nicht übereinstimmend), und klicken Sie dann in der Liste auf den richtigen Spaltennamen.

  1. Wenn Sie alle Elemente zugeordnet haben, klicken Sie zweimal auf OK.

Im Etikett wird das Feld «Adresse» angezeigt.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Etiketten replizieren auf Alle Etiketten aktualisieren.

Das Feld «Adresse» (und ggf. die Grafik) wird automatisch auf allen anderen Etiketten eingefügt. Nun können Sie eine Vorschau anzeigen.

Schritt 4: Anzeigen einer Vorschau für die Etiketten und Abschließen des Seriendrucks

(Diese Informationen sind in der nächsten Demo enthalten.)

Nächste Demo

Wenn Sie unten im Aufgabenbereich Seriendruck auf Weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten klicken, werden die Platzhalter in den Etiketten durch Informationen aus der Datendatei ersetzt. So können Sie sofort erkennen, ob die Adressen richtig angezeigt werden. Außerdem können Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltflächen mit den doppelten Pfeilen klicken, um durch die Etiketten zu blättern, oder auf Empfänger suchen, um nach einem bestimmten Etikett zu suchen.

Aufgabenbereich 'Seriendruck', Schritt 'Vorschau'

 Hinweis   Wenn Sie die Vorschau der Etiketten anzeigen, sind Sie vielleicht ein bisschen verwirrt. Angenommen, Sie beginnen mit dem ersten Etikett oben links auf der Seite. Wenn Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach rechts klicken, sehen Sie immer das Etikett rechts neben dem gerade angezeigten, bis zum Etikett rechts oben auf der Seite. Dann folgt das erste Etikett in der zweiten Reihe usw. Auf dem Bildschirm sieht es jedoch immer so aus, als befände sich das Etikett in der linken oberen Ecke der Seite. Dies dient nur Ihrer Bequemlichkeit beim Betrachten der Vorschau – die Etiketten wurden nicht etwa auf geheimnisvolle Weise auf der Seite verschoben.

Einige Dinge, die möglicherweise noch optimiert werden müssen

  • Fehlende Adresselemente    Wenn nicht alle Elemente einer Adresse angezeigt werden, müssen Sie möglicherweise einem Element im Adressblock eine Spaltenüberschrift in der Datendatei zuordnen. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich Seriendruck auf die Verknüpfung Zurück. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld «Adresse» im ersten Etikett, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Adressblock bearbeiten. Klicken Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen auf Felder wählen. Stellen Sie im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen sicher, dass jedem Element in der Liste links auf der rechten Seite eine Spaltenüberschrift zugeordnet wurde. Wenn bei einem wichtigen Element (nicht übereinstimmend) angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil neben diesem Feld, und klicken Sie dann in der Liste auf den richtigen Spaltennamen. Klicken Sie danach zweimal auf OK.
  • Nicht beabsichtigte Empfänger    Wenn Etiketten für Empfänger erstellt wurden, die die Sendung nicht erhalten sollen, klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Empfängerliste bearbeiten, um das Dialogfeld Seriendruckempfänger zu öffnen, und filtern Sie dann die Empfängerliste.
  • Fehlende Empfänger    Wenn nur ein Teil der Datensätze (Zeilen) aus der Datendatei in den Etiketten zusammengeführt wurde, klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Empfängerliste bearbeiten, um das Dialogfeld Seriendruckempfänger zu öffnen. Überprüfen Sie, ob Sie nicht aus Versehen die Liste der Empfänger gefiltert haben. Klicken Sie bei den Kategorien, die Sie nicht filtern möchten, auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann in der Liste auf (Alle). Wenn Sie die Empfängerliste nicht gefiltert haben, überprüfen Sie, ob die Datendatei die richtigen Daten enthält.
  • Die meisten Etiketten sind leer    Wenn nur ein Etikett eine Adresse enthält und alle anderen leer sind, haben Sie womöglich den Schritt vergessen, bei dem Sie den Inhalt im Hauptdokument für die Etiketten anordnen. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich Seriendruck auf Zurück: Ordnen Sie Ihre Etiketten an. Klicken Sie im Aufgabenbereich unter Etiketten replizieren auf Alle Etiketten aktualisieren, um die im ersten Etikett hinzugefügten Felder in alle anderen Etiketten auf der Seite zu kopieren. Klicken Sie dann auf Weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten, um zur Vorschau zurückzukehren.

Wenn Sie mit den Etiketten zufrieden sind, klicken Sie unten im Aufgabenbereich Seriendruck auf Weiter: Seriendruck beenden.

Schritt 5: Drucken der Etiketten


Wenn Sie den Schritt Seriendruck beenden erreicht haben, können Sie die Etiketten drucken. Sie haben zwei Möglichkeiten:

  • Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Drucken, um die Etiketten zu drucken.

Tun Sie dies nur, wenn Sie mit der Vorschau zufrieden sind, und die endgültigen Etiketten wirklich drucken möchten.

  • Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Individuelle Etiketten bearbeiten, um ein neues Dokument zu erstellen, das alle zusammengeführten Etiketten enthält.

Wählen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie die Etiketten noch einmal genauer überprüfen möchten, bevor Sie sie drucken, oder wenn Sie an bestimmten Etiketten noch Änderungen vornehmen möchten. Wenn Sie mit den Etiketten zufrieden sind, können Sie sie direkt aus diesem Dokument drucken.

AnzeigenDrucken der Etiketten

  1. Wenn Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Drucken klicken, wird das Dialogfeld Seriendruck an Drucker geöffnet. Hier haben Sie drei Optionen:
    • Alle     Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie alle Etiketten drucken möchten.
    • Aktueller Datensatz     Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie nur die Etiketten auf der gerade angezeigten Seite drucken möchten.
    • Von... Bis     Mithilfe dieser Option können Sie einen Bereich von Etiketten drucken. Dieser Bereich kann beliebig groß sein und sich über beliebig viele Seiten erstrecken.

Sie müssen dabei Datensatznummern in den Feldern Von und Bis eingeben. Das erste Etikett in der linken oberen Ecke auf der ersten Seite ist Datensatz 1. Datensatz 2 ist das Etikett rechts daneben usw. bis zum rechten Rand der Seite. Danach geht es eine Zeile darunter mit dem ersten Etikett links weiter. Wenn Sie beispielsweise mit Etikettenbögen arbeiten, die drei Spalten und 10 Reihen mit Etiketten enthalten, sind die Datensatznummern folgendermaßen verteilt:

Datensatznummern bei einem Etikettenbogen

  1. Wenn Sie die Etiketten ausgewählt haben, die gedruckt werden sollen, klicken Sie auf OK.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld Drucken den Drucker und ggf. weitere Optionen aus.

Überprüfen Sie, ob die Etikettenbögen in den Drucker eingelegt werden können und ob Sie die richtige Papierquelle angegeben haben (d. h. den Schacht mit den Etikettenbögen). Stellen Sie außerdem sicher, dass der Drucker die Etikettenbögen nur einseitig bedruckt. Die Papierquelle können Sie im Allgemeinen angeben, indem Sie im Dialogfeld Drucken auf Eigenschaften klicken.

  1. Klicken Sie auf OK.

AnzeigenErstellen eines neuen Dokuments mit den Etiketten und anschließendes Drucken

  1. Wenn Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf Individuelle Etiketten bearbeiten klicken, wird das Dialogfeld Seriendruck in neues Dokument geöffnet. Hier haben Sie drei Optionen:
    • Alle     Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie ein neues Dokument erstellen möchten, dass alle zusammengeführten Etiketten enthält.
    • Aktueller Datensatz     Wählen Sie auf diese Option aus, um ein neues Dokument zu erstellen, das nur die Etiketten auf der gerade angezeigten Seite enthält.
    • Von... Bis     Mithilfe dieser Option können Sie ein Dokument erstellen, das einen Bereich von Etiketten enthält. Dieser Bereich kann beliebig groß sein und sich über beliebig viele Seiten erstrecken.

Sie müssen dabei Datensatznummern in den Feldern Von und Bis eingeben. Das erste Etikett in der linken oberen Ecke auf der ersten Seite ist Datensatz 1. Datensatz 2 ist das Etikett rechts daneben usw. bis zum rechten Rand der Seite. Danach geht es eine Zeile darunter mit dem ersten Etikett links weiter. Wenn Sie beispielsweise mit Etikettenbögen arbeiten, die drei Spalten und 10 Reihen mit Etiketten enthalten, sind die Datensatznummern folgendermaßen verteilt:

Datensatznummern bei einem Etikettenbogen

  1. Wenn Sie die Etiketten ausgewählt haben, die das neue Dokument enthalten soll, klicken Sie auf OK.

Es wird ein neues Dokument geöffnet, das die von Ihnen ausgewählten Etiketten enthält. Jeder Etikettenbogen wird dabei in dem neuen Dokument als neuer Abschnitt angezeigt. Dies hat keine Auswirkungen darauf, wie die Etiketten gedruckt werden.

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Drucken den Drucker und ggf. weitere Optionen aus.

Überprüfen Sie, ob die Etikettenbögen in den Drucker eingelegt werden können und ob Sie die richtige Papierquelle angegeben haben (d. h. den Schacht mit den Etikettenbögen). Stellen Sie außerdem sicher, dass der Drucker die Etikettenbögen nur einseitig bedruckt. Die Papierquelle und Druckereinstellungen können Sie im Allgemeinen angeben, indem Sie im Dialogfeld Drucken auf Eigenschaften klicken.

  1. Klicken Sie auf OK.

Mögliche Probleme beim Drucken

  • Statt der tatsächlichen Informationen werden Felder gedruckt    Wenn auf den Etiketten Felder gedruckt wurden (z. B. «Adresse») und nicht die Werte für diese Felder, müssen Sie möglicherweise eine Einstellung ändern. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte Drucken unter Mit dem Dokument ausdrucken das Kontrollkästchen Feldfunktionen deaktiviert ist.
  • Das Druckergebnis stimmt nicht mit der Vorschau überein    Wenn die gedruckten Etiketten nicht mit der Vorschau übereinstimmen, verwenden Sie wahrscheinlich einen veralteten oder beschädigten Druckertreiber. Sie können aktuelle Druckertreiber von der Website des Druckerherstellers downloaden.

Bevor Sie das Hauptdokument schließen

Sie haben sich gerade große Mühe gegeben, ein Hauptdokument für Etiketten eingerichtet und es mit einer Datendatei für die Adressliste verknüpft. Wenn Sie dieses Hauptdokument speichern, war diese Mühe nicht umsonst, da Sie beim nächsten Mal schneller und einfacher neue Etiketten erstellen können. Beim Speichern des Hauptdokuments für die Etiketten speichern Sie auch die Verknüpfung mit der Datendatei.

Wenn Sie das Dokument das nächste Mal öffnen, wird eine Meldung angezeigt, dass Informationen aus einer Datendatei in das Dokument eingefügt werden. Klicken Sie auf Ja, um fortzufahren. Wenn Sie eine Outlook-Kontaktliste als Datendatei verwendet haben, wird auch das Dialogfeld Kontaktlistenordner wählen angezeigt. Wählen Sie den Kontaktlistenordner aus, mit dem Sie auch beim ersten Mal eine Verknüpfung erstellt haben, und klicken Sie dann auf OK. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen und dann auf Serienbrieferstellung. Der Aufgabenbereich Seriendruck wird bei dem Schritt Empfänger wählen geöffnet, in dem Sie die Datendatei auswählen können, mit der eine Verknüpfung erstellt werden soll.

  • Wenn Sie die Datendatei verwenden möchten, ohne sie zu filtern oder zu sortieren, klicken Sie einfach auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an, und fahren Sie mit den weiteren Schritten für den Seriendruck fort.
  • Wenn Sie die Empfängerliste aus der Datendatei für die neuen Etiketten filtern oder sortieren möchten, klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten.
  • Wenn Sie Empfängerinformationen aus einer anderen Datendatei zusammenführen möchten, klicken Sie auf Andere Liste wählen.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß mit Ihren Etiketten

Connie, Mitglied im Team für die Antwortensammlung

Informationen über die Autorin

Connie Miller schreibt für das Microsoft Office-Unterstützungsteam. Sie sammelt die Probleme der Benutzer, die diese an die Word-Antwortensammlung senden, und beantwortet sie. Wenn Sie auch eine detaillierte Frage einsenden möchten, bei der wir Ihnen helfen können, senden Sie uns bitte Ihr Feedback.

 
 
Zutreffend für:
Word 2003