Mit Microsoft Office 365 können Sie Projekte erstellen, gleichzeitig an denselben Dateien zusammenarbeiten und Ihren Fortschritt verfolgen – schnell und effizient und ohne an den Texten eines Teammitglieds Schaden anzurichten.
Warum soll das helfen? Was ist, wenn ein großes Teamprojekt fällig wird – beispielsweise für die Beantragung einer Subvention – und Ihr Team sämtliche Daten zusammenstellen, den Antrag schreiben, ihn überarbeiten und rechtzeitig einreichen muss, weil Sie diese potenzielle Finanzierungsquelle sonst verpassen?
Sie können ein Nachverfolgungsblatt in Microsoft Excel erstellen oder aber mithilfe einer Vorlage beginnen.
Sie können Zuweisungen (die Aufgaben, die von einer bestimmten Person erledigt werden müssen) und einen Zeitplan (die Angabe, bis wann die Aufgaben erledigt werden müssen) hinzufügen.
Sie können wichtige Informationen verknüpfen.
Außerdem können Sie einen Statusmaßstab einrichten – z. B. "Nicht begonnen", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen". Eine Farbcodierung, z. B. Rot-Gelb-Grün, ermöglicht es, jeden Status auf einen Blick zu erkennen.
Sie können die Farbcodierung mithilfe von bedingter Formatierung automatisieren.
Nachdem Sie Ihr Nachverfolgungsblatt eingerichtet haben, können Sie es in der Dokumentbibliothek auf Ihrer Office 365-Teamwebsite speichern, damit es von jedem Mitglied des Teams angezeigt und aktualisiert werden kann.
Richten Sie eine Benachrichtigung ein, damit Sie informiert werden, wenn eines der Teammitglieder das Nachverfolgungsblatt ändert.
Und senden Sie eine E-Mail-Nachricht an Ihre Teamkollegen, in der Sie ihnen mitteilen, wo das Nachverfolgungsblatt aktualisiert werden kann.
Die Teammitglieder können das Nachverfolgungsblatt mithilfe von Microsoft Excel Web App aktualisieren und alle gleichzeitig daran arbeiten.
Außerdem können sie schnell Antworten auf ihre Fragen erhalten, indem sie sie in Microsoft Lync Online diskutieren.
Ihre Teamkollegen können die von ihnen erstellten Dokumente in die Dokumentbibliothek hochladen, und sie können dem Nachverfolgungsblatt Links hinzufügen, damit jeder auf jede Komponente des Projekts schnell zugreifen kann.
Sie können den Fortschritt des Projekts immer überprüfen, wenn Sie online sind – auch über das Telefon.
Mithilfe von Office 365 können Sie Ihre Prozesse optimieren und müssen weniger Zeit mit der Erledigung Ihrer Arbeit verbringen, sodass Sie mehr Zeit haben, ein hervorragendes Ergebnis zu erzielen.
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