Importieren von Daten in Shapes einer Zeichnung

Daten aus externen Quellen wie Excel, Access, SQL Server oder SharePoint werden in zwei Schritten verknüpft: Zuerst importieren Sie die Daten, und dann verknüpfen Sie sie mit den Shapes.

Im ersten Schritt verwenden Sie den Assistenten Datenauswahl, um Daten in das Fenster Externe Daten zu importieren.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten auf Daten mit Shapes verknüpfen.
  2. Legen Sie auf der ersten Seite im Assistenten Datenauswahl fest, welche Datenquellentypen Sie verwenden möchten:
    • Microsoft Excel-Arbeitsmappe
    • Microsoft Access-Datenbank
    • Microsoft SharePoint Foundation-Liste
    • Microsoft SQL Server-Datenbank
    • Andere OLEDB- oder ODBC-Datenquelle
    • Zuvor erstellte Verbindung
  3. Führen Sie die Anweisungen im Assistenten Datenauswahl aus.
  4. Nachdem Sie auf der letzten Seite des Assistenten Datenauswahl auf Fertig stellen geklickt haben, wird das Fenster Externe Daten mit den importierten Daten in einer Tabelle angezeigt.

Importierte Daten

Bei den Daten im Fenster Externe Daten handelt es sich um eine Momentaufnahme der Quelldaten zum Zeitpunkt des Imports. Sie können diese Daten aktualisieren, damit sie den an den Quelldaten vorgenommenen Änderungen entsprechen (klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf Alle aktualisieren). Umgekehrt gibt Visio jedoch im Diagramm vorgenommene Änderungen nicht an die Datenquelle weiter.

Deaktivieren Sie zum Ausblenden des Fensters Externe Daten auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Einblenden/Ausblenden das Kontrollkästchen Fenster 'Externe Daten'.

Verknüpfen von Datenzeilen mit Shapes in der Zeichnung

Es gibt drei Möglichkeiten, Datenzeilen mit Shapes in der Zeichnung zu verknüpfen: Sie können Datenzeilen einzeln mit vorhandenen Shapes verknüpfen, Sie können die Zeilen automatisch mit Shapes verknüpfen lassen, oder Sie können Shapes aus den Daten erstellen.

Einzelnes Verknüpfen von Zeilen mit vorhandenen Shapes

Dieser Ansatz empfiehlt sich für vorhandene Zeichnungen mit relativ wenigen Shapes, da er im Vorfeld keine besonderen Vorbereitungen erfordert.

  • Ziehen Sie eine Zeile aus dem Fenster Externe Daten, und legen Sie sie auf einem Shape in der Zeichnung ab
     Ziehen von Daten auf ein Shape

Zweite Möglichkeit:

  • Wählen Sie ein Shape aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datenzeile, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Mit ausgewählten Shapes verknüpfen. Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie Daten mit einem Container-Shape verknüpfen möchten.

Ihre Daten werden im Shape angezeigt. Im Fenster Externe Daten wird ein Verknüpfungssymbol Verknüpfung erstellen angezeigt, um anzugeben, dass die Zeile mit einem Shape verknüpft ist. Sie können eine einzelne Zeile mit mehreren Shapes verknüpfen, doch jedes Shape nur mit einer einzigen Zeile.

Automatisches Verknüpfen von Zeilen mit Shapes

Dieser Ansatz eignet sich am besten für vorhandene Zeichnungen mit vielen Shapes. Allerdings müssen Sie die Shapes im Vorfeld vorbereiten und ihnen unter den Shape-Daten spezielle Felder zuweisen. Der Wert in einem Feld der Shape-Daten muss mit dem Wert in der Zeile aus der Datenquelle übereinstimmen, damit Visio diese spezielle Zeile mit dem Shape, das den entsprechenden Wert enthält, verknüpfen kann.

Angenommen, Sie haben eine Excel Arbeitsmappe, die Statusdaten für Computer in einem Netzwerk enthält, und Sie möchten mithilfe eines Netzwerkdiagramms den Computerstatus visuell überwachen. In der Arbeitsmappe entspricht jede Datenzeile einem Computer. In diesem Beispiel ist die Spalte "Computername" die eindeutige Kennung. Um die richtigen Zeilen in der Arbeitsmappe mit den richtigen Shapes im Diagramm zu verknüpfen, fügen Sie für jedes Shape den Shape-Daten das Feld Computername hinzu, geben Sie in das Feld den Namen des eindeutigen Computers im Netzwerk ein, und starten Sie dann den Assistenten Automatische Verknüpfung:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten auf Automatisch verknüpfen.
  2. Führen Sie die Anweisungen im Assistenten Automatische Verknüpfung aus.

Im vorliegenden Beispiel würden Sie auf der Seite des Assistenten unter Zeile automatisch mit Shape verknüpfen, wenn sowohl in der Liste Datenspalte als auch in der Liste Shape-Feld den Computernamen auswählen. Wenn Sie im Assistenten auf Fertig stellen klicken, verknüpft Visio die Zeilen und Shapes, die übereinstimmende Werte aufweisen.

Erstellen von Shapes aus Daten

Dieser Ansatz empfiehlt sich, wenn die Zeichnung noch keine Shapes enthält und Sie keine bestimmten Shapes verwenden müssen.

  1. Wählen Sie im Fenster Shapes ein Shape aus.
  2. Ziehen Sie eine Zeile oder eine Gruppe von Zeilen aus dem Fenster Externe Daten auf einen leeren Bereich in der Zeichnung.

Eine Instanz des ausgewählten Shapes wird für jede Zeile angezeigt, die Sie auf die Zeichnung ziehen.

Formatieren der Daten auf dem Zeichenblatt

Wenn Sie die visuelle Darstellung der Daten verbessern möchten, damit sie sich einfacher durchsuchen lassen, können Sie benutzerdefinierte Datengrafiken auf die Shapes anwenden.

 
 
Zutreffend für:
Visio Professional 2013