Hinzufügen von Daten zu Shapes

Eine Microsoft Visio 2010-Zeichnung kann weit mehr als nur ein Bild sein. Sie kann auch eine wertvolle Möglichkeit zum Organisieren und Abrufen von Daten in einem Bericht darstellen. Sie können ausgewählten Shapes Daten manuell hinzufügen, wiederverwendbare Datensätze erstellen, die auf mehrere Shapes in der Zeichnung angewendet werden können, sowie Daten zu einem Master-Shape hinzufügen.

 Hinweise 

  • Die folgenden Vorgehensweisen gelten für Microsoft Visio Standard 2010, Visio Professional 2010 und Microsoft Visio Premium 2010. Wenn Sie über Visio Professional 2010 oder Visio Premium 2010 verfügen, können Sie Daten automatisch aus verschiedenen Quellen importieren. Diese Daten können Sie Shapes hinzufügen und sie mithilfe von Datengrafiken darstellen. Sie finden heraus, welche Version von Visio Sie installiert haben, indem Sie auf Datei und dann auf Hilfe klicken und im Bereich Produkt aktiviert nachsehen.
  • Weitere Informationen zum Importieren einer externen Quell in Visio Professional 2010 oder Visio Premium 2010 finden Sie unter Importieren von Daten aus Excel, SQL Server, SharePoint und anderen externen Quellen.
  • Weitere Informationen zum Anwenden von Datengrafiken für Ihre Shapes in Visio Professional 2010 oder Visio Premium 2010 finden Sie unter Erweitern von Daten mit Datengrafiken.
Was möchten Sie tun?


Hinzufügen von Daten zu ausgewählten Shapes

Wenn Sie den bereits in der Zeichnung vorhandenen Shapes Daten hinzufügen möchten, fügen Sie ihnen zuerst die Datenfelder hinzu. Anschließend können Sie die Werte hinzufügen.

 Tipp    Das folgende Verfahren stellt die einfachste Möglichkeit zum Hinzufügen von Daten zu Shapes dar. Wenn Sie dieselben Daten jedoch mehreren Shapes hinzufügen möchten, sollten Sie sich überlegen, ob Sie einen wiederverwendbaren Satz von Datenfeldern erstellen oder Datenfelder zu einem Master-Shape hinzufügen.

AnzeigenWorin unterscheiden sich ein Datenfeld und ein Wert?

Ein Datenfeld ist eine beschriftete Zelle, die Werte enthalten kann.

Ein Wert ist der Text oder die Zahlen in den Zellen einer Datenbanktabelle, eines Arbeitsblatts oder, wie in diesem Fall, eines Shapes.

Im folgenden Beispiel ist das Fenster Shape-Daten mit den Feldern und Werten für ein Entscheidungs-Shape aus der Schablone Standardflussdiagramm dargestellt. Hier sind die Felder Stundensatz, Netzwerkzugriff erforderlich und Vertragsdauer, und die Werte lauten 49,00 €, Ja und 3 Wochen.

Ein Entscheidungs-Shape mit drei Shape-Feldern und entsprechenden Werten

Hinzufügen von Daten zu ausgewählten Shapes

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen auf Aufgabenbereiche, und klicken Sie dann auf Shape-Daten.
    Der Bereich Shape-Daten wird geöffnet.
  2. Wählen Sie das Shape oder die Shapes aus, dem bzw. denen Sie Daten hinzufügen möchten.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Shapes, zeigen Sie im Kontextmenü auf Daten, und klicken Sie dann auf Shape-Daten definieren.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Shape-Daten definieren auf Neu, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:
  • Geben Sie im Feld Beschriftung einen Namen für das neue Feld ein.
  • In der Liste Typ wählen Sie einen Datentyp für das neue Feld aus.
  • In der Liste Format wählen Sie ein Anzeigeformat für die Daten aus.
  • Wenn Sie ein Person dazu auffordern möchten, dem Feld Daten hinzuzufügen, geben Sie im Textfeld Eingabeaufforderung den gewünschten Text ein.
  1. Klicken Sie auf OK.

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Hinzufügen von Werten zu Datenfeldern

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen auf Aufgabenbereiche, und klicken Sie dann auf Shape-Daten.
    Der Bereich Shape-Daten wird geöffnet.
  2. Markieren Sie immer jeweils ein Shape, und geben Sie die Werte im Bereich Shape-Daten in die Datenfelder ein.

 Hinweis    Der Inhalt des Bereichs Shape-Daten zeigt nur die Daten für das ausgewählte Shape.

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Erstellen wiederverwendbarer Datenfelder

Sie können Datenfelder erstellen, die Sie auf später eingefügte Shapes anwenden. Außerdem können Sie Datenfelder erstellen, die Sie auf bereits in der Zeichnung vorhandene Shapes anwenden.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen auf Aufgabenbereiche, und klicken Sie dann auf Shape-Daten.
    Der Bereich Shape-Daten wird geöffnet.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Fenster Shape-Daten, und klicken Sie dann auf Shape-Datensätze.
  3. Klicken Sie im Bereich Shape-Datensätze auf Hinzufügen.
  4. Geben Sie im Dialogfeld Shape-Datensatz hinzufügen einen Namen für den Datensatz ein.
  5. Wählen Sie Neuen Satz erstellen, und klicken Sie dann auf OK.
    Der Datensatz wird in der Spalte Name im Bereich Shape-Datensätze angezeigt.
  6. Klicken Sie unter Name auf den neuen Datensatz, und klicken Sie dann auf Definieren.
  7. Im Dialogfeld Shape-Daten definieren definieren Sie die Felder für Ihren Shape-Datensatz. Weitere Informationen zur Definition von Datenfelder finden Sie unter Hinzufügen von Daten zu ausgewählten Shapes.
  8. Um ein weiteres Feld zu erstellen, klicken Sie auf Neu, und wiederholen Sie den vorherigen Schritt.
  9. Nachdem Sie alle Datenfelder definiert haben, klicken Sie auf OK.
  10. Um den Datensatz auf markierte Shapes in der Zeichnung anzuwenden, markieren Sie den Satz im Bereich Shape-Datensätze, und klicken Sie dann auf Übernehmen.

 Hinweis    Markieren Sie das Shape, um im Bereich Shape-Daten die neuen Felder in einem der Shapes anzuzeigen, auf das Sie sie angewendet haben.

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Hinzufügen von Datenfeldern zu einem Master-Shape

Wenn Sie beim Verwenden eines bestimmten Shapes jedes Mal denselben Shape-Datensatz hinzufügen möchten, können Sie Zeit sparen, indem Sie die Datenfelder einem Master-Shape (Master-Shape: Eine Form in einer Schablone, die Sie wiederholt verwenden, um Zeichnungen zu erstellen. Wenn Sie eine Form aus der Schablone auf das Zeichnungsblatt ziehen, wird die Form zu einer Instanz dieses Masters.) hinzufügen. Sie können beispielsweise Datenfelder wie Name und Mitarbeiternummer zum Master eines Person-Shapes hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen auf Aufgabenbereiche, und klicken Sie dann auf Shape-Daten.
    Der Bereich Shape-Daten wird geöffnet.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Master-Shape, dem Sie Shape-Daten hinzufügen möchten, zeigen Sie auf Zu meinen Shapes hinzufügen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
  • Wenn Sie das Master-Shape einer neuen Schablone hinzufügen möchten, klicken Sie auf Zur neuen Schablone hinzufügen.
  • Wenn Sie das Master-Shape einer vorhandenen benutzerdefinierten Schablone hinzufügen möchten, klicken Sie auf Zur vorhandenen Schablone hinzufügen.
  1. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Schablone ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
  2. Zeigen Sie im Fenster Shapes auf Weitere Shapes und auf Meine Shapes. Dann klicken Sie auf die Schablone, die das kopierte Master-Shape enthält.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der neuen Schablone, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Schablone bearbeiten.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Shape, das Sie der Schablone soeben hinzugefügt haben, zeigen Sie auf Master-Shape bearbeiten, und klicken Sie dann auf Master-Shape bearbeiten.
  5. Klicken Sie im Bearbeitungsfenster des Shapes mit der rechten Maustaste auf das Shape, zeigen Sie auf Daten, und klicken Sie dann auf Shape-Daten definieren.
  6. Geben Sie im Dialogfeld Shape-Daten definieren einen Namen für das Feld ein, und geben Sie ggf. weitere Informationen an. Möglicherweise möchten Sie den Datentyp ändern oder jetzt eine Shape-Eingabeaufforderung hinzufügen.
  7. Um ein weiteres Feld zu erstellen, klicken Sie auf Neu, und wiederholen Sie den vorherigen Schritt.
  8. Nachdem Sie die Datenfelder definiert haben, klicken Sie auf OK.
  9. Sie schließen das Fenster zum Bearbeiten des Master-Shapes, indem Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Fenster auf Überlappend klicken. Wählen Sie das Fenster für das Master-Shape aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schließen.
  10. Wenn eine Meldung angezeigt wird, in der Sie gefragt werden, ob Sie das Shape aktualisieren möchten, klicken Sie auf Ja.
  11. Klicken Sie im Fenster Shapes mit der rechten Maustaste auf die Schablone, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Löschen eines Datenfelds

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen auf Aufgabenbereiche, und klicken Sie dann auf Shape-Daten.
    Der Bereich Shape-Daten wird geöffnet.
  2. Wählen Sie das Shape aus, das das zu löschende Datenfeld enthält.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bereich Shape-Daten, und klicken Sie auf Shape-Datensätze definieren.
  4. Wählen Sie im Dialogfeld Shape-Datensätze unter Eigenschaften das Datenfeld aus, das Sie löschen möchten. Klicken Sie dann auf Löschen.

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Zutreffend für:
Visio 2010