Einführung in Visio

Obwohl es viele Arten von Visio-Diagrammen gibt, wie Organigramme, Netzwerkdiagramme, Workflows, Hauseinrichtungs- oder Büropläne, sind die drei grundlegenden Erstellungsschritte bei nahezu allen Diagrammen identisch:

  1. Auswählen und Öffnen einer Vorlage
  2. Ziehen und Verbinden von Shapes
  3. Hinzufügen von Text zu Shapes

Lassen Sie uns beispielsweise ein Flussdiagramm erstellen.

Schritt 1: Auswählen und Öffnen einer Vorlage

  1. Starten Sie Visio.
  2. Klicken Sie auf die große Schaltfläche für die Kategorie Flussdiagramm.
  3. Klicken Sie auf Standardflussdiagramm, und klicken Sie dann auf Erstellen.

Jede Vorlage enthält Shapes, die mit dem Zeichnungstyp verbunden sind, und zwar in Sammlungen, die "Schablonen" genannt werden. Die Schablonen befinden sich im Fenster Shapes neben dem Zeichenblatt. Mit der Vorlage Standardflussdiagramm wird beispielsweise die Schablone Standardflussdiagramm-Shapes geöffnet.

Schritt 2: Ziehen und Verbinden von Shapes

Zum Erstellen eines Diagramms ziehen Sie die Shapes aus der Schablone auf das leere Zeichenblatt, und verbinden Sie sie miteinander. Shapes können auf verschiedene Art und Weise verbunden werden. Hier wird AutoVerbinden verwendet. Mit ein paar Mausklicks wird beispielsweise das Anfangs-/Ende-Shape eines Flussdiagramms mit einem neuen Prozess-Shape verbunden.

  1. Ziehen Sie das Anfangs-/Ende-Shape aus der Schablone Standardflussdiagramm-Shapes auf das Zeichenblatt, und lassen Sie die Maustaste los.
  2. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Shape, damit die blauen AutoVerbinden-Pfeile eingeblendet werden.

AutoVerbinden-Pfeile

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den blauen Pfeil, der in die Richtung zeigt, in der Sie das zweite Shape platzieren möchten.

Eine Minisymbolleiste mit Shapes vom Anfang der Schablone wird eingeblendet.

Minisymbolleiste 'AutoVerbinden'

  1. Klicken Sie auf das quadratische Prozess-Shape.

Das Prozess-Shape wird zum Diagramm hinzugefügt und automatisch mit dem Anfang/Ende-Shape verbunden.

Wenn sich das hinzuzufügende Shape nicht auf der Minisymbolleiste befindet, können Sie es aus dem Fenster Shapes ziehen und auf einem blauen Pfeil ablegen. Das neue Shape wird genauso mit dem ersten Shape verbunden, als ob Sie auf die Minisymbolleiste geklickt hätten.

Sie können die AutoVerbinden-Pfeile auch verwenden, um zwei Shapes zu verbinden, die sich bereits in der Zeichnung befinden. Ziehen Sie einen AutoVerbinden-Pfeil von einem Shape zu einem anderen Shape, und lassen Sie die Maustaste los. Damit wird ein Pfeil angezeigt, der die beiden Shapes miteinander verbindet.

Schritt 3: Hinzufügen von Text zu Shapes

  1. Klicken Sie auf das Shape, und beginnen Sie mit der Eingabe. Sie müssen nicht auf das Shape doppelklicken, um Text eingeben zu können; bei der Eingabe wird der Text dem Shape hinzugefügt, das gerade ausgewählt ist.

Auswählen eines Shapes und Eingabe von Text

  1. Nachdem Sie den Text eingegeben haben, klicken Sie auf einen leeren Bereich auf dem Zeichenblatt, oder drücken Sie ESC.

Fast jedem Objekt, sogar Verbindern, kann Text hinzugefügt werden, indem Sie das Objekt auswählen und mit der Eingabe beginnen.

Was sind Visio-Shapes, -Schablonen und -Vorlagen?

Shapes

Visio-Shapes sind vordefinierte Objekte, die auf das Zeichenblatt gezogen werden – sie stellen sozusagen die Bausteine des Diagramms dar.

Wenn Sie ein Shape aus dem Fenster Shapes auf das Zeichenblatt ziehen, bleibt das ursprüngliche Shape in der Schablone erhalten. Dieses ursprüngliche Shape wird als "Master-Shape" bezeichnet. Das Shape, das Sie auf der Zeichnung ablegen, ist eine Kopie des Master-Shapes (auch "Instanz" genannt). Sie können nach Bedarf beliebig viele Instanzen desselben Shapes auf die Zeichnung ziehen.

Drehen von Shapes und Ändern von deren Größe

Die meisten Aktionen im Zusammenhang mit Shapes beziehen sich auf Funktionen, die in die Shapes integriert sind. Anhand visueller Hinweise lassen sich diese Funktionen schnell suchen und verwenden.

  • Drehpunkte

Der runde Ziehpunkt Ziehpunkt über einem ausgewählten Shape wird "Drehpunkt" genannt. Wenn Sie ihn nach rechts oder links ziehen, wird das Shape entsprechend gedreht.

  • Verbindungspfeile für das automatische Verbinden

Die Verbindungspfeile Schaltflächensymbol helfen Ihnen, die Shapes problemlos miteinander zu verbinden, wie Sie bereits im vorherigen Abschnitt erfahren haben.

  • Auswahlpunkte für die Größenanpassung von Shapes

Mit den quadratischen Auswahlpunkten können Sie die Höhe und Breite von Shapes ändern. Klicken Sie auf einen Auswahlpunkt an einer Ecke eines Shapes, und ziehen Sie diesen, um das Shape ohne Änderung der Proportionen zu vergrößern. Mit den Auswahlpunkten an den Seiten eines Shapes werden dessen Höhe oder Breite angepasst.

Sonderfunktionen von Visio-Shapes

Visio-Shapes sind viel mehr als einfache Bilder oder Symbole.

Shapes können Daten enthalten

Sie können zu jedem Shape Daten hinzufügen, indem Sie sie im Fenster Shape-Daten eingeben. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen auf Aufgabenbereiche und dann auf Shape-Daten. Mit Visio Professional Edition können Sie außerdem Daten aus einer externen Datenquelle importieren.

Daten werden in der Zeichnung standardmäßig nicht angezeigt. Wenn Sie die Daten für ein einzelnes Shape anzeigen möchten, öffnen Sie das Fenster Shape-Daten unter Daten > Einblenden/Ausblenden > Fenster 'Shape-Daten'. Wählen Sie dann das gewünschte Shape aus.

Wenn die Daten für viele Shapes gleichzeitig angezeigt werden sollen, können Sie die Funktion Datengrafiken verwenden, die ebenfalls auf der Registerkarte Daten zu finden ist. In der folgenden Abbildung sind die Daten für zwei Baumstrukturen gleichzeitig dargestellt.

Die Datengrafik zeigt die Daten für zwei Shapes gleichzeitig.

Shapes mit besonderem Verhalten

Viele Visio-Shapes weisen ein besonderes Verhalten auf, das Sie herausfinden können, indem Sie den gelben Steuerpunkt auf dem Shape dehnen, verschieben oder mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Das Shape Personen kann beispielsweise gedehnt werden, damit mehr Personen angezeigt werden. Auch das Shape Wachsende Blume lässt sich zum Darstellen des Wachstums dehnen.

Das Shape 'Personen' zeigt bis zu vier Personen an, wenn es horizontal gedehnt wird  Das Shape 'Wachsende Blume' wird größer, wenn es vertikal gedehnt wird

 Tipp    Eine gute Möglichkeit, etwas über die Funktionsweise eines Shapes zu erfahren, besteht darin, mit der rechten Maustaste darauf zu klicken und das Kontextmenü auf besondere Befehle zu untersuchen.

Wenn Sie ein Organigramm erstellen, können Sie mithilfe von Shapes automatisch eine Hierarchie erstellen. Ziehen Sie das Shape jeder Person in das Diagramm, und legen Sie es auf dem Shape des Managers ab. Die Shapes werden automatisch verbunden, um die Hierarchie anzuzeigen.

Schablonen

Visio-Schablonen enthalten Sammlungen von Shapes, die jeweils gemeinsame Merkmale haben, z. B. eine Sammlung von Shapes, die zum Erstellen einer bestimmten Diagrammart benötigt werden, oder mehrere unterschiedliche Versionen desselben Shapes.

Shapes-Fenster

So enthält beispielsweise die Schablone Standardflussdiagramm-Shapes nur allgemeine Flussdiagramm-Shapes. Speziellere Flussdiagramm-Shapes sind in anderen Schablonen zu finden, z. B. den Schablonen Workflowobjekte und TQM.

Schablonen werden im Fenster Shapes angezeigt, wobei die Titelleisten im oberen Bereich des Fensters zusammengefasst sind. Wenn Sie die Shapes einer bestimmten Schablone anzeigen möchten, klicken Sie auf die Titelleiste der Schablone. Enthält die Vorlage viele Schablonen, ist der Titelleistenbereich mit einer Bildlaufleiste versehen, und einige Titelleisten sind nicht sichtbar. Führen Sie einen Bildlauf durch, um alle Titelleisten anzuzeigen. Sie können zudem den Titelleistenbereich erweitern, indem Sie die untere Trennlinie nach unten ziehen, damit alle Titelleisten sichtbar sind.

Öffnen von Visio-Schablonen

Jede Vorlage wird zusammen mit den Schablonen geöffnet, die für eine bestimmte Zeichnungsart erforderlich sind. Sie können aber auch jederzeit andere Schablonen öffnen.

  • Klicken Sie im Fenster Shapes auf Weitere Shapes, und zeigen Sie auf die gewünschte Kategorie. Klicken Sie dann auf den Namen der zu verwendenden Schablone.

Vorlagen

Wenn Sie ein neues Diagramm erstellen möchten, beginnen Sie mit einer Vorlage für den betreffenden Diagrammtyp (oder einem ähnlichen Typ, wenn es keine exakte Übereinstimmung gibt), wobei die Einstellungen stets an Ihre Vorstellungen angepasst werden können. Visio-Vorlagen helfen Ihnen dabei, mit den richtigen Einstellungen zu beginnen:

  • Schablonen mit den Shapes, die zum Erstellen einer bestimmten Zeichnungsart erforderlich sind

Die Vorlage Hauseinrichtungsplan beispielsweise wird mit Schablonen mit Shapes wie Wänden, Möbeln, Haushaltsgeräten, Schränken usw. geöffnet.

Die Vorlage Organigramm enthält bestimmte Shapes für Geschäftsführer, Manager, Assistenten, Positionen, Berater, freie Stellen und weitere mehr.

  • Entsprechende Maße für die Gittergröße und das Lineal

Für einige Zeichnungen ist ein bestimmter Maßstab erforderlich. So wird die Vorlage Grundstücksplan beispielsweise mit einem Konstruktionsmaßstab von 1:200 geöffnet (also 1 cm auf dem Bildschirm = 200 cm in der Realität). Die Vorlagen verfügen bereits über die geeigneten Einstellungen für den jeweiligen Zeichnungstyp.

  • Spezielle Registerkarten

Einige Vorlagen verfügen über Sonderfunktionen, die im Menüband auf speziellen Registerkarten zu finden sind. Wenn Sie beispielsweise die Vorlage Büroplan öffnen, wird die Registerkarte Plan angezeigt. Über die Registerkarte Plan können Sie Anzeigeoptionen konfigurieren, die speziell für Büroplan-Diagramme vorgesehen sind.

  • Assistenten zur Unterstützung bei bestimmten Zeichnungsarten

In manchen Fällen hilft Ihnen beim Öffnen einer Visio-Vorlage ein Assistent bei den ersten Schritten. Die Vorlage Raumplan beispielsweise wird mit einem Assistenten geöffnet, der Sie beim Festlegen der Raumdaten unterstützt.

Anzeigen von Beispielen für Vorlagen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu erfahren, welche Vorlagen verfügbar sind:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  1. Klicken Sie auf Neu.
  2. Klicken Sie auf die verschiedenen Vorlagenkategorien und dann auf die Miniaturansichten der Vorlagen, um eine kurze Beschreibung der jeweiligen Vorlage anzuzeigen.

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Zutreffend für:
Visio 2013, Visio Professional 2013